檔案的價值—定位於時間與空間
雖然「檔案」一詞首見於清代，康熙十九年（西元1680）《起居注》中記載，康熙帝在批閱秋審眾犯冊時問：「馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本人亦有功牌，其罪如何？」大學士奏曰：「部中無檔案，故控告時部議不准。」而後康熙四十六年，楊賓所著《柳邊紀略》，對檔案這個詞彙有較為詳細的說明，然而檔案存在的歷史卻相當悠久。……
◎作者：陳光華，摘錄自《檔案的故事》(台北市：檔案管理局，民91)，頁2-6。
雖然「檔案」一詞首見於清代，康熙十九年（西元1680）《起居注》中記載，康熙帝在披閱秋審眾犯冊時問：「馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本人亦有功牌，其罪如何?」大學士奏曰：「部中無檔案， 故控告時部議不准。」（註1），而後康熙四十六年，楊賓所著《柳邊紀略》，對檔案這個詞彙有較為詳細的說明，然而檔案存在的歷史卻相當悠久。即使如此，檔案的概念卻可能人人不盡相同，且隨著時間的遞移，其定義亦隨之遞變。對於一般人而言，什麼叫做檔案都可能是一個問題；對於重度的電腦使用者，檔案就是放在儲存裝置的0101的玩意；對於嗜古如命的讀書人，任何有點年紀的東西都是檔案；對於公務機構而言，檔案有嚴謹的定義，如檔案管理局出版的「檔案管理名詞彙編」，對於檔案有如下的說明：「指由機關、機構、組織或個人在業務處理過程所產生、持有並保存的紀錄、文件或資料。」
早期的檔案是紙本的形式，後來逐漸出現各種型式的檔案，為了有效保存並管理檔案，遂於各機構內部設置檔案室。更隨著各國政府對於檔案的重視，紛紛成立主管檔案的機構，如我國的檔案管理局（https://www.archives.gov.tw/），此外，亦成立展示典藏機構，以推廣檔案無價的觀念。時自今日，電腦的運用極為普遍，公務機構或是私人機構多以電腦產生公文及檔案，雖然，檔案的管理與保存，面臨新的課題與考驗，但是也提供了更多使用與應用檔案的管道。
對於許多人而言，檔案和他的距離很遠，花費大量的經費，保存管理檔案是否值得？換句話說，檔案的價值為何？檔案的價值如何衡量？檔案和自己有何關係？
事實上，我們可以從宏觀的角度以及微觀的角度來看待檔案的價值。宏觀是指檔案的價值由國家與社會的角度衡量，如
二二八事件檔案資訊網（http://va.archives.gov.tw/theme/ch/topicshow.aspx?path=102&show=123）*，
淡新檔案（http://140.112.192.4/project/database1/index.htm）*，
岸裡大社文書（http://140.112.192.4/project/database2/index.htm）*，
大溪檔案（http://www.drnh.gov.tw/ddrnh2/1229.htm）*。
這些檔案可以提供我們特定時期、特定事件、與特定人物的相關資料，讓我們瞭解國家與社會各個時期的情況與發展，特定事件或人物對國家社會的影響。這些資料若是由歷史學者進一步分析、比對、與闡述，或許會有新的發現，讓我們有新的見識。這類型的檔案當然是非常重要，被視為是重要時代的偉大記錄，但對於芸芸眾生們，卻較為遙遠。
微觀是指檔案的價值由個人的角度衡量，這部分才是和每個人密切相關的，也是最能讓大家感同身受的。事實上，所謂的檔案有各種類型，有公機構的檔案，亦有私機構的檔案，前者如人口普查資料，後者如報社所藏的報紙，而早期這兩者皆可能製作為微縮片，以利於保存管理。前述的檔案類型，經常是與普羅大眾息息相關的。最近，2002年11月號的讀者文摘刊載了一篇美國南方黑人尋找白人親屬的故事，可以借證為檔案價值的一個案例。
這是一位美國黑人記者得知自己的外高祖父竟是白人後，一段長達17年的尋根的故事，在這段歷程中，黑人記者曾拜訪國家檔案局、公共圖書館、墓園、法院博物館、與柏克萊加大圖書館。查詢或查閱的檔案類型有：人口普查資料，法庭審判紀錄，報紙微縮片，人名地址錄，遺囑公證紀錄，社會安全號碼索引，此外，該記者亦曾使用網際網路上提供查詢人名、電話、與住址的服務。最後，終於找到其外高祖父的白人後裔，這個歷程不僅對作者（即黑人記者）是一段洗滌內心靈魂的過程，同時也見證了美國解放黑奴、南北戰爭、種族歧視、黑人奮鬥的過程，個人歷程亦足以反應大時代的脈動，而這種平凡人物的不平凡見證，更能打動人心，引發內心靈魂的悸動。這個故事告訴我們，若不是有關機構保存了檔案資料，這位記者是無法找到其親屬的。這個尋根的故事深深地感動了我，除此之外，我得到的一個重要啟示是，報紙的訃文提供的訊息真是多啊，這也讓我想起神探福爾摩斯也是極為推崇訃文的，經常藉由訃文的訊息，建構偵察案件的脈絡。
其實，我是非常愛好歷史與地理的，除了本身專業的書籍與文章外，平時看的書都偏向歷史與地理，我常常會問自己，我打哪兒來，我的先祖又是從何而來的問題，我的學生裡也不乏來自馬來西亞或緬甸等地，我也會問類似的問題。每一個人存在的時間與空間都是獨特的，都是引人入勝的。然而，這些精彩的時間與空間的脈絡，都是由許許多多的文件、歷史紀錄等檔案抽絲剝繭，逐漸建構而成的，檔案的價值由此可見。無論是宏觀的角度或是微觀的角度，檔案都是人類文化或是個人重要的寶藏之一，怎能不妥善的保存管理呢？
註釋：
註1：請見北京大學檔案館http://www.pku.edu.cn/lib&mus/archives/ywzhdao/ daywzhd2/dadyi.htm有關檔案定義的說明。
*編者按：本文因轉載自本局91年出版品，當時開放的網站，目前已有改變，特補充說明如下：
1.淡新檔案已併入臺灣大學典藏數位化計畫網頁(網址：http://www.darc.ntu.edu.tw/newdarc/darc/index.jsp ) (民98年6月10日檢索) 。
2.二二八事件檔案資訊網已併入檔案管理局虛擬檔案館(網址：http://va.archives.gov.tw/theme/ch/topicshow.aspx?path=102&show=123 ) (民98年6月10日檢索)。
2.岸裡大社文書網址改為http://formosa.ntm.gov.tw/dasir/ (民98年6月10日檢索)。
3.大溪檔案網頁已移除(民98年6月10日檢索)。