國家發展委員會檔案管理局

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微縮片維護方法

檔案是政府施政的重要紀錄,保存著國家發展經驗與人民的共同記憶,在檔案的各種媒體類型中,微縮片是人類為保管大量資料而發明的一種資料儲存方式。本文旨在介紹微縮片基本的維護方法,俾提供機關進行檔案微縮相關作業時之參考。

◎資料蒐集:檔案典藏組

微縮片因具有長久可讀性、高度穩定性及不易被竄改之安全性等優點,在提供檔案長久保存上扮演著重要的角色,也是目前檔案複製儲存的主要方式之一。但微縮片常因灰塵、手指印、接片膠或簽字筆殘跡等造成髒污現象,造成放大閱讀或複印紙本時影像畫面不清;更甚者,因透過閱讀機的磨擦導致微縮片藥膜面及片基的刮傷,連帶影響微縮片複製及複印的品質,因此避免微縮片沾染灰塵或異物是最好的防治方法。以下概略介紹微縮片常用的五種維護方法:

一、乾拭刷除法
乾拭刷除法是維護微縮片花費最低,也是最基礎的一種保養方法。所謂「乾拭刷除法」,即使用乾的且不脫落纖維的軟質布或長毛絨,擦拭清除微縮片表面的灰塵及纖維線頭;或以軟質毛刷刷除微縮片表面的纖維、室內落塵、髒污顆粒及軟片上剝落的碎屑等。一般選用白色或淡色的布或絨,以便擦拭後從顏色變化判斷髒污程度,並更換擦拭布絨。但須特別注意的是,乾拭軟片易產生靜電現象,並造成灰塵及纖維回流的情形,因此操作乾拭清潔作業的工作室,濕度應控制在50%至60%之間,或搭配軟片清潔機、真空吸塵器使用。

二、溶劑清潔法
使用溶劑主要用來清潔軟片上的手指印、膠帶所殘留的膠質、沖片作業殘留的沈積物、潤滑油跡、灰塵、纖維及黴菌等。通常使用三氯乙烷清潔軟片上的髒污,至於黴菌清除,若黴斑不多時,可用脫脂棉球沾藥用酒精加以擦拭;黴斑嚴重者,則以乙醚(85%)、乙醇(15%)及五氯酚鈉(0.5-1%)混合溶液擦拭,亦可調製淡濃度硼砂與五氯酸鈉水溶液(藥水溫度約18-24℃間)配合軟片清潔機清洗。

三、離子化空氣清潔法
離子化空氣清潔法是藉助專用機械清潔軟片,並控制軟片產生靜電現象,其原理是以離子化的空氣噴射軟片,藉以驅散軟片附著的異物,並以真空方式吸除被吹散的顆粒。採用此法應特別留意的是,噴向軟片的空氣必須是清潔的,如果空氣中存有異物時,將造成軟片的嚴重磨損,而且此法僅能清除灰塵、纖維線頭及附著的異物顆粒,不能清除油跡、手指印或蠟跡等。

四、溫水沖洗法
溫水沖洗法是利用自動沖片機將捲狀微縮片從頭到尾經顯影、水洗、定影、水洗、烘乾一貫作業沖洗乙次的過程,其中顯影及定影槽不加任何藥水,改以加滿約40℃±1的溫水替代,可以有效清除軟片上的手指印、油脂、臘質、灰塵、纖維及輕微的黴菌斑等。

五、超音波清潔法
超音波清潔法是利用超音波頻率震落軟片上的異物,有乾式及溶劑兩種方式,採用溶劑的超音波清潔機,可以清除手指印、油脂、臘質、灰塵及纖維等;而乾式的超音波清潔機僅能清除灰塵、纖維等異物,其清除的異物顆粒可以細微至「微米」(μm)(即百萬分之一米)的程度。

參考資料:
《檔案保存維護手冊06-檔案微縮作業與保存維護》。台北市:檔案管理局,民94。

義大利中央國家檔案館應用服務概況

由義大利中央國家檔案館之官方網站,觀察該館在檔案應用服務及展示推廣方面所作之努力,包含其應用服務空間功能(如諮詢服務台、目錄查詢區、閱覽區、檔案借調暫存區、影印複製區以及圖書室等)以及相關收費標準等規定之簡介,並可瀏覽義大利中央國家檔案館目前所舉辦之檔案展覽及線上展覽內容。

◎資料蒐集:應用服務

壹、前言

檔案的開放應用是檔案保存的終極目標,透過網際網路的便利,可以一窺目前義大利在檔案應用方面所做的努力以及創新作法,義大利自1870年完成統一後,便採行集中管理模式,以國家檔案總局為中央主管機關,統籌領導全國各檔案典藏機構。目前,義大利全國共計有103個檔案館,其中18個為各歷史時期形成的國家檔案館,而中央國家檔案館為典藏義大利全國統一後之國家檔案,館藏內涵包括相關法規命令之正本、除國防部及外交部以外各政府部門及最高法院、議會、審計部之文件,與著名政治家的相關文書,本文係就義大利中央國家檔案館網頁所蒐集資料,簡要說明該館在檔案應用之相關做法,俾供同仁在執行業務時之參考。

貳、中央國家檔案館之應用服務空間

該館在應用服務空間上可區分為諮詢服務台、書本式目錄查詢區、傳統卡片式目錄查詢區、主要閱覽區、檔案借調暫存區、線上目錄查詢區、影印複製區、圖書室以及位於樓層之微縮影片目錄查詢區與展覽區,以下分別就各服務空間功能簡要說明:(圖1)

檔案館

圖1 中央國家檔案館應用服務空間平面圖(資料來源:中央國家檔案館網站)

一、諮詢服務台(標示1位置)

由檔案管理人員負責來訪民眾的諮詢服務,其主要的工作包含受理民眾的檔案閱覽申請、解答檔案應用的相關問題、協助來訪學生創造檔案相關議題以及與來訪專家學者進行學術交流或討論。

目錄查詢是從眾多案卷中找尋所需檔案最便捷的方法,目前義大利的國家檔案館的目錄查詢方式,除了傳統卡片式目錄、書本式目錄、微縮影片目錄外,為改善檔案目錄檢索品質,大部分的國家檔案館都已致力於提供網際網路線上目錄查詢功能,不過,義大利的國家檔案館的檔案典藏量都十分龐大,動輒就有40萬公尺以上的長度。礙於財政困難,雖然整體環境架構都已完成,但現階段所能提供的線上目錄查詢資料量仍相當有限。

二、書本式目錄查詢區(標示2位置)

從書本式目錄的數量規模可以發現,書本式目錄是中央國家檔案館查詢檔案的主要方式,由於書本式目錄的數量十分龐大,館方在裝修時將其與其他空間作結合,以期將有限的空間作最有效的使用,不但利用閱覽室四週的牆面製作書架以擺放目錄,使人有進入高級書店的書香氣息,還以檔案館一樓足夠的挑高製作夾層,再配合現代建築的設計手法,如鏤空地面及螺旋樓梯等等,營造出超越傳統的空間感。

三、傳統卡片式目錄查詢區(標示3位置)

中央國家檔案館內共有兩區,第一區在閱覽室的右側,由15架卡片式目錄櫃組成,中間擺放桌椅提供民眾使用,第二區位於閱覽室的左側,由10架卡片式目錄櫃組成,中間擺放桌椅及電腦與線上目錄查詢區結合。

四、閱覽室(標示4位置)

提供閱覽服務是每個國家檔案館眾多服務項目中最基本的服務,在中央國家檔案館,除每週一至週五上午9 點至下午7點開放閱覽室外,為服務無法於上班時段前來閱覽的民眾,週六上午9 點至下午1點亦開放民眾閱覽服務。

從閱覽區圖面可以發現其為主要的應用空間,約有50個座位供民眾使用,在空間設計上擺脫傳統制式的一套桌椅用到底的做法,而是採用多樣性桌椅並結合空間的特性,營造出典雅的氛圍,使來訪的民眾,在閱覽檔案之外,還能得到祥和安靜的舒適感,閱覽座位除提供必要的燈光設備外,配合筆記型電腦的普及,亦提供電源插座及電腦網路功能。

閱覽國家檔案前,需事先提出申請,首先須申請閱覽識別證,始得進入閱覽室,申請應用檔案時,須以申請單申辦,以利檔管人員準備檔案,填列完檔號及申請人姓名後,再向服務台的諮詢人員說明閱覽的理由後,完成審核後即可閱覽檔案。

閱覽室

圖2 中央國家檔案館應用服務空間

五、檔案借調暫存區(標示5位置)

本區域主要功能係提供民眾借閱檔案、歸還檔案以及申請複製服務使用,由專責人員負責管理,民眾利用檔案申請單申請調卷後,檔案管理人員會將檔案暫存於該區,民眾可自行取閱,使用完畢後,亦於該區歸還。此外,若有需要國家檔案館代為複製或重製檔案時,只需填寫申請表並附於卷夾外,檔案管理人員也會協助製作。

六、線上目錄查詢區(標示6位置)

由1張桌子、2張椅子以及2部線上目錄查詢電腦組成。

七、影印複製區(標示7位置)

一般而言,檔案顧客在閱覽檔案之後,只要查得個人所需,通常都會有需要進行檔案的複製或重製工作,與一般認知較為不同的是,義大利的國家檔案館是允許民眾自行攜帶數位相機對檔案進行拍攝。此外,為減少收費上的困擾,據接待人員表示,該館也採用十分簡單的收費方式,即規定每案卷不論拍攝幾張照片都只要3歐元,這點對雙方來說都十分簡便。

至於未攜帶設備的民眾,中央國家檔案館也有設置影印複製專區,提供相關影印及掃描等設備,便利民眾自行進行影印及複製,下表1即為中央國家檔案館於網路上所公告的收費標準

表1 中央國家檔案館收費標準表

項目
收費
A4黑白影印
每張0.08歐元
A3黑白影印
每張0.16歐元
A4彩色影印
每張1.03歐元
A3彩色影印
每張1.81歐元
掃描(JEPG格式)
每張1歐元+設備費2.5歐元
掃描(TIFF格式)
每張6歐元+設備費2.5歐元
掃描(TIFF格式)600dpi
每張12歐元+設備費2.5歐元
低解析度數位相機拍攝
每張1歐元+設備費2.5歐元
高解析度數位相機拍攝
每張6歐元+設備費2.5歐元
CD複製
每片3歐元+設備費2.5歐元
自行攜帶數位相機拍攝
每案卷3歐元(不計張數)

八、圖書室(標示8的位置)

主要典藏中央國家檔案館自行出版的書籍或相關研究資料,並收納與該館收藏國家檔案有關之學者論述或研究等,提供此空間的目的,是便利民眾查詢與國家檔案相關之文獻及研究,不必再千里迢迢跑去國家圖書館調閱;在空間設計上,有效利用挑高及自然採光的優勢,使人不會產生空間壓迫感,粗估約可容納30人。

九、微縮影片目錄查詢區

位於中央國家檔案館2樓的獨立空間,由於與國家檔案的微縮影片合併存放,因此有特別的門禁管制,進入前須向諮詢服務台申請許可,始得進入查詢;此外,微縮影片目錄查詢區由2台微縮影片閱讀機及電腦輸出設備組成,由於座位有限,使用上採預約制。

參、中央國家檔案館舉辦檔案展覽

中央國家檔案館以提供後人從事歷史研究之檔案素材為營運目標,且不斷提升服務品質及技術,全年皆規劃有不同主題之展覽活動。以2007至2008年為例,中央國家檔案館與義大利的大學合作辦理「地震中的義大利」檔案展,展場主題包括義大利強烈地震介紹、地震的成因、地震測量技術發展、地震防治技術展示、互動式展示、地震模擬體驗、線上展覽系統、官方與民間相關地震檔案及文物的展示等。

肆、結語

由上述簡介可以瞭解,義大利中央國家檔案館成立已久且館藏資料豐富,在應用服務方面已頗具規模,從該展覽中可以一窺該館館藏的多元化,十分吸引民眾的目光,也證明檔案不僅僅只是文書而已,這正是我國所需正視的問題,未來國家檔案館設置應用服務空間可取法義大利中央國家檔案館之優點,提供多元且多種類的檔案應用服務,突顯我國檔案館之主要特色,吸引民眾到館使用,以彰顯檔案價值,宜列為規劃之重點與未來發展方向。

參考資料:
1.義大利中央國家檔案館官方網頁。http://archivi.beniculturali.it/ACS/(98年2月2日檢索)。
2.「地震中的義大利」線上檔案展覽網頁。http://www.terremotiditalia.it/(98年2月2日檢索)。

備註:1歐元約等於新台幣45元。(資料來源:中央國家檔案館網站)

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