雙向溝通

感謝各位檔管先進的厚愛,提供許多寶貴意見。為節省您寶貴的時間,儘速得到問題的解答,歡迎多利用【常見問答】服務進行問題檢索。如無您所需的相關解答,可藉由本系統雙向溝通服務機制,提出您所要詢問解答之問題,並同時以電子郵件方式進行通知。如問題屬機關檔案管理資訊網(含檔案目錄彙送及檔案管理調查)、小型檔案管理系統及檔案目錄檢測軟體 ,則請多利用檔案資訊諮詢服務專線電話 070-1016-0017 ,傳真號碼(02)2513-6075,電子信箱 support@archives.gov.tw。


問題描述

Q

審計部於110年12月20日公告,倘自總決算公布或令行日起,已保存5年未屆滿10年,審計機關同意銷毀,請問已保存5年未屆滿10年之各類會計檔案可函送審核銷毀嗎?另外函送審核,仍須檢附上級機關及審計機關同意銷毀之函件影本併同送審嗎? 編號:MB1130524001 (未回覆) 發表時間:113-05-24 14:35:16

Q

您好: 請問依文書處理手冊第31點規定,限期公文不予填列速別,則人民申請、人民陳情、訴願等以案管制案件,因來文亦無速别資訊,係依案件性質不同依不同之辦理期限予以管制,其在收文登錄時是否可同樣不予填列速別?如不填列速别,對於後續檔案管理作業是否會有所影響(是否允許速別欄位無速别資訊)? 編號:MB1130523003 (未回覆) 發表時間:113-05-23 16:05:43

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請問,文書及檔案管理專業分級配訓計畫內所稱「督導人員」,係單指公文檔案管理單位之主管或亦包含其他檔案庫房之單位主管?其他檔案庫房之單位主管適用之培訓對象為何呢? 編號:MB1130523002 (未回覆) 發表時間:113-05-23 13:52:36

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請問承辦人辦文時貼附件1、附件2的標籤貼,需要移除嗎?因為沒移除委員直接給0分,但是承辦人本就是辦文所需才會貼,移除了會影響公文整體訊息。 編號:MB1130523001 (回覆內容) 發表時間:113-05-23 10:10:53 回覆時間:113-05-24 16:28:03

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請問關於機密檔案專用封套上之保密期限或解密條件(含公務及國家機密),條件是否皆不可標示為永久保密 編號:MB1130522004 (回覆內容) 發表時間:113-05-22 16:41:59 回覆時間:113-05-24 16:14:36

Q

您好,檔管手冊表16-2,請問「來(受)文者」欄位,我們在製作銷毀目錄時,可以做成「來文者」及「受文者」2個欄位嗎? 編號:MB1130522003 (未回覆) 發表時間:113-05-22 16:27:44

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您好: 本機關組織改造接收他機關101年至112年電子檔案,經移交機關以檢測工具4.8版檢測無異常。惟經本機關以4.8.2 版多次檢測結果未通過,主要錯誤在資料檢測封裝之線上簽核檔案,沒有加雜湊值欄位,簽章資訊內未包含電子檔案資訊元素所紀錄之檔案雜湊值,且線上簽核電子檔案內容,只有來文資料缺漏簽核資訊等內容。請問移交電子檔案不完整應如何辦理接管?後續移轉及提供檔案運用是否會有問題? 編號:MB1130522002 (未回覆) 發表時間:113-05-22 15:55:21

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檔案局您好,附件僅1份且隨文發出,檔案室本就不會收到隨文發出的附件,故本單位一直都是請承辦人以便利貼註明「附件隨文發出不歸檔」,但考評委員卻說如未能以原件歸檔且未經簽奉機關權責長官核准直接給予0分,請問如何改善?因為附件隨文發出還要請權責長官核准才能不歸檔,如是以稿代簽,是要請承辦人把「附件隨文發出不歸檔」這句話寫在公文裡面?這句話不就會跟著公文發出去了嗎?以便利貼註明為何不可? 編號:MB1130522001 (未回覆) 發表時間:113-05-22 09:31:40

Q

您好,想請教歸檔清單註記之問題,如果承辦人的公文附件有一本書,該承辦人已在文面上備註附件由承辦人自存不歸檔,並經權責長官核准,那麼歸檔清單的「附件媒體類型/數量/單位」是否不用列出該附件?那有需要在歸檔清單上備註附件自存嗎? 編號:MB1130521003 (回覆內容) 發表時間:113-05-21 17:54:54 回覆時間:113-05-24 08:13:59

Q

有關「文書及檔案管理電腦化作業規範」之「案件」層級XML檔缺少「應用限制」欄位問題 您好: 一、本機關因辦理政治檔案移轉之需要,需產製「案卷」及「案件」兩層級XML檔進行彙送,惟其中「案件」層級之XML檔並無「應用限制」欄位,導致本機關公文及檔案管理系統即使已註記「限制開放」,但彙送至機關檔案管理資訊系統之「國檔目錄移轉」功能後,前開政治檔案後仍誤顯示為「開放」狀態,日後恐易造成民眾申請檔案應用時之誤解與爭端。(註:但現行「案卷」層級之XML檔則有「應用限制」欄位,並可正常顯示) 二、本案檔管人員原已請求公文系統廠商針對「案件」層級之XML檔新增「應用限制」欄位,但廠商表示因「文書及檔案管理電腦化作業規範」於109修正後,已刪除「案件」層級XML檔之「應用限制」欄位(按:規範修正前據悉有「應用限制」欄位),需俟規範修正後,始能增加前開「應用限制」欄位。基於實務需要及避免民眾誤解,本案擬建請貴局未來修正前開規範時,研議再增修納入前開「案件」層級XML檔之「應用限制」欄位。但在前開規範尚未修正前,類此XML檔無法匯出「應用限制」欄位問題,盼暫由本機關提供案件限制應用說明表,送請貴局協助於系統端(或資料庫)註記,以為因應。 編號:MB1130521002 (未回覆) 發表時間:113-05-21 11:51:14

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您好,屆滿保存年限之會計憑證銷毀,應先依會計法第83條規定,報經上級機關與審計機關同意,請問係由保管會計憑證的檔管報送,還是應由主辦會計人員報送? 編號:MB1130521001 (回覆內容) 發表時間:113-05-21 10:28:02 回覆時間:113-05-24 13:36:32

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你好~~想請問如果密件調出去延長保密期限時是有保密日期, 但因對方來文時保密條件變為其他特別條件未註明解密日期, 這樣是可行的嘛? 這樣有需要請對方壓上解密期限嘛? 編號:MB1130520002 (回覆內容) 發表時間:113-05-20 11:12:16 回覆時間:113-05-23 09:15:12

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收到民眾申請案件來文,以線上簽核方式辦畢歸檔,請問民眾所提出的文件正本,例如身分證、診斷證明書等必須歸還民眾的無法歸檔文件正本應如何歸檔,較為妥適? 編號:MB1130515001 (回覆內容) 發表時間:113-05-15 14:15:42 回覆時間:113-05-17 16:03:52

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您好,因現行多以線上簽核為主,少部分案件有實體附件 承辦人才會送至檔案室歸檔,導致歸檔案件目次號不連續, 請問這種情形目次表的檔號起訖該如何編寫呢?謝謝。 編號:MB1130514002 (回覆內容) 發表時間:113-05-14 16:59:54 回覆時間:113-05-20 09:40:08

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請問去年已完成銷毀101年的檔案,今年只能銷毀102年以後的檔案嗎?可以跳年度銷毀嗎?比如銷毀98和103年的檔案。有相關建議嗎? 編號:MB1130514001 (回覆內容) 發表時間:113-05-14 12:21:36 回覆時間:113-05-20 09:43:23

Q

機密公文因年限屆期解密,原承辦人還在,可否請其他人解密,抑或一定要原承辦人解密? 編號:MB1130513002 (回覆內容) 發表時間:113-05-13 16:23:34 回覆時間:113-05-20 09:32:44

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您好,機密檔案管理辦法第11條規定,機關借調密件,應經密件核定機關核准,請問密件受文機關,收到第三機關借調請求,該密件受文機關如何提供?請該第三機關檢附原核定機關核准函後,再以書面向密件受文機關提出借調請求嗎? 編號:MB1130510004 (回覆內容) 發表時間:113-05-10 16:32:27 回覆時間:113-05-14 16:00:18

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承貴局於常見問答有關外國人檔案應用之回覆: 「檔案屬政府資訊之一部分,依政府資訊公開法第9條第2項規定『外國人,以其本國法令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限,亦得依本法申請之』。為便於資訊之跨國流通,同時兼顧我國民權益,本項規定係採平等互惠原則,對於外國人向我國政府機關申請提供政府資訊者,以其該國法令未限制我國國民申請提供其政府資訊者,得依本法申請之(最高行政法院102年判字第746號判決)。故外國人申請機關檔案應用,應依上開規定辦理。」 想請教法國籍教授是否能申請應用我國機關檔案,謝謝。 編號:MB1130510003 (回覆內容) 發表時間:113-05-10 16:31:59 回覆時間:113-05-14 09:11:50

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文書流程管理作業規範第65點「申請專案管制案件,如因機關首長或單位主管書面指示而符合前述實質要件者,申請時間不受前目限制」,這段話是指什麼情形呢?可否舉例說明。另外,若已超過申請期限,又沒有長官的書面指示,但符合實質要件情形下,應如何取得長官書面指示?實務上的做法要如何處理呢? 編號:MB1130509002 (回覆內容) 發表時間:113-05-09 17:08:35 回覆時間:113-05-17 16:49:13

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有關批次解密問題,檔管人員因解密時間到,拿一疊密件要求A單位解密,A單位近幾年B科的業務移轉到C單位,當收到以前B科的密件公文需要解密時候,是否能直接退給檔管人員,再請檔管人員移交C單位呢?B單位沒有被廢除或裁撤,檔管人員要求A單位把以前B科的密件公文還回去時候需要寫簽註,要不然請A單位把B科的密件直接拿給C單位,這裡有個疑問,批次解密由檔管人員拿給A單位,A單位檢查之後,發現裡面已經有移轉出去的B科密件公文,理應把B科的密件公文還給檔管人員,再由檔管人員交給C單位,為什麼檔管人員要求A單位還給檔管人員需要寫簽註呢?這裡有相關規定嗎? 編號:MB1130509001 (回覆內容) 發表時間:113-05-09 08:49:05 回覆時間:113-05-09 17:11:07