雙向溝通

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問題描述

Q

依機關檔案檢調作業要點第2點規定:因業務需要,借調非主管案件時,應送會承辦業務主管同意,或簽請本機關權責長官核准。 請問權責長官是否可通案授權,抑或是需要個案簽請長官核准? 編號:MB1080115001 (未回覆) 發表時間:108-01-15 16:14:40

Q

請問以電子方式做公文的線上簽核,於案件編目歸檔後,因該案全卷均以電子方式陳核及歸檔,無紙本資料,且保存年限較短、於公文系統即可查詢目次表,是否可不需另立空卷將目次表列印存放?或者是否可以只列印目次表另外彙整存放,而不必另立空卷,避免佔據庫房空間? 編號:MB1080114001 (回覆內容) 發表時間:108-01-14 16:57:31 回覆時間:108-01-17 13:43:37

Q

您好:因本機關有承辦人辦理機關編印之統計書刊歸檔,因該項就GRS為永久保存檔案(查GRS編號為030406),檔管人員要求依規定為紙本陳核並歸檔。承辦人希望以線上陳核辦理,該附件統計書刊以附件另存的方式辦理,是否可行。 編號:MB1080111001 (回覆內容) 發表時間:108-01-11 10:57:14 回覆時間:108-01-16 16:43:39

Q

請問一下,本單位有承辦人,總是把須自存的業務檢查資料,掛上公文號,然後送歸檔,甚至有拿105年業務資料,掛108年公文號,由二層決行就要送檔案室。請問遇上如此狀況,檔案人員能否有相關規定拒絕? 編號:MB1080107001 (回覆內容) 發表時間:108-01-07 08:08:01 回覆時間:108-01-08 16:01:38

Q

您好: 請問公文如果為普通件,但公文附件內容涉及機敏機料, 故承辦人將其放入信封彌封後陳核, 在公文歸檔時,該附件能否仍以信封密封並隨同公文歸檔, 抑或是否有相關規定說明附件如須彌封歸檔則應以密件方式辦理。 謝謝您 編號:MB1071225001 (回覆內容) 發表時間:107-12-25 11:59:21 回覆時間:107-12-26 15:49:23

Q

您好:因本處許多承辦人有將核定之前案影印後,做為後案參考附件歸檔之習慣,屢勸不聽,想請問是否有類似貴局公文處理作業要點第二十六點(九):擬辦公文,應扼要說明案件背景,並檢附前案供參,及避免將前案影本納為公文附件歸檔之檔案管理規定,能較對機關人員產生強制力,謝謝。 編號:MB1071224001 (回覆內容) 發表時間:107-12-24 16:05:15 回覆時間:107-12-26 15:54:09

Q

請問收受來文為有指定日期的開會通知單及會勘通知單,是否要登錄為限期案件呢? 編號:MB1071220003 (回覆內容) 發表時間:107-12-20 14:34:03 回覆時間:107-12-24 11:11:36

Q

請問: 一、機關檔案管理作業手冊規定: 目次號之編寫宜以鉛筆為之,而各 承辦人員辦畢擬歸檔案件分類號及 保存年限之填列是否也宜以鉛筆編 寫,另檔號編訂編寫時,是否均宜 以鉛筆為之? 二、承辦人員紙本型式歸檔案件頁 碼編寫及案件首頁註明總頁數是否 均應以鉛筆於每頁適當位置編寫? 編號:MB1071220002 (回覆內容) 發表時間:107-12-20 10:45:35 回覆時間:107-12-25 08:18:42

Q

本單位參加第17屆金檔獎,惟本單位網站目前正在重新規劃建置,其中「檔案應用專區」-採用AA無障礙網頁設計,提供視障人士享有無障礙的網頁服務,預計107年12月底前重新建置完成,惟要在正式上線6個月後才可取得AA無障礙網頁的認證標章,尚未取得標章前可否呈現在檔案管理特殊績效報告中? 編號:MB1071218001 (回覆內容) 發表時間:107-12-18 16:42:07 回覆時間:107-12-19 15:25:24

Q

本機關參加第17屆金檔奬, 其中公文電子交換安全管理作業衡量指標, 符合「公文電子交換系統資訊安全管理規範」終端層相關規定且提供自評表或稽核表佐證資料者, 依符合項目數量給分, 本機關已完成稽核表, 惟為因應e-Client於108年起停止服務, 107年11月16日已改採公文共用收發平臺, 原e-Client主機已停用,如何因應實地考核呢? 編號:MB1071213002 (回覆內容) 發表時間:107-12-13 15:30:50 回覆時間:107-12-17 10:56:36

Q

本機關參加第17屆金檔奬, 使用102年通過完整版驗證之公文及檔案管理系統, 依衡量指標配分僅能得32分, 是否有方法能更精進, 達到40分目標? 編號:MB1071213001 (回覆內容) 發表時間:107-12-13 15:23:57 回覆時間:107-12-17 10:55:39

Q

有關金檔獎參獎檔案立案編目問題:本單位明年參加金檔獎,今年訂定機密檔案解降密清理計畫之清理年度為92年,實際清理進度超前為92年至96年,是否需修正計畫? 又因公文系統問題92~94年度無法列印機密公文解降密清單,可否僅提供95~96年機密公文解降密清單? 編號:MB1071212001 (回覆內容) 發表時間:107-12-12 12:05:15 回覆時間:107-12-14 10:02:20

Q

請問使用檔案目錄建檔軟體編製檔案銷毀目錄,已產生銷毀批號後,發現批號內公文需永久保存,可以刪除批號或是做其它處理嗎?謝謝! 編號:MB1071211002 (回覆內容) 發表時間:107-12-11 16:39:24 回覆時間:107-12-12 17:01:07

Q

依據機關檔案管理作業手冊第8章8.4.2.2:「檔案經檔案管理人員查檢,屬性質相同、案情關聯之檔案,應併於同一案名處理,......」、第12章12.4.1.1之3.(3):「同案名之案件過多時,得分置數個容具;......」及(4):「檔案容具內置放之每卷檔案厚度以3公分為原則。」,和12.4.1.1之4.:「檔案置入容具後,應於容具背脊標示檔號、案名及保存年限,必要時得於封面併同標示。」,以及大局雙向溝通編號MB1071130001之回復:「......又依機關檔案管理作業手冊8.4.2規定,歸檔案件經分類後,檔案管理人員就檔案內容進行查檢,如有性質相同或案情關聯之前案者,編整併入同一案卷(即同一案次號)或同一案件(即同一目次號)整理。......」 綜上,有性質相同或案情關聯之前案者應併案,若併入同一案件(即同一目次號),因檔案過多,導致該卷檔案厚度超過3公分時,請問: 1.可否將該等檔案另行編案後,依文件產生日期依序排列,於第1卷滿卷時(例如厚度達3公分),將第1卷背脊卷次號加註之一(例如1-1),其後續併案則置於卷次號加註之二(例如1-2)之卷,以此類推,以使該等檔案維持同一檔號(同一目次號)方式辦理? 2.抑或將後續併案置於卷次號編列為2之第2卷(與第1卷母案不同檔號[不同卷次號]),使該等檔案以併入同一案卷(即同一案次號)方式辦理? 編號:MB1071211001 (回覆內容) 發表時間:107-12-11 11:46:40 回覆時間:107-12-19 17:27:50

Q

敬啟者:本機關因檔案庫房空間有限,將規劃辦理檔案銷毀事宜,惟民國89-101年間的檔案未尚辦理回溯建檔掃描事宜,想請教(1)檔管局是否有規定各機關辦理回溯建檔掃描的法令依據或行文各機關的函文?(2)機關在辦理檔案銷毀前,一定要先辦理檔案回溯建檔掃描嗎?是否有相關法令規定或函釋?謝謝 編號:MB1071210001 (回覆內容) 發表時間:107-12-10 11:27:56 回覆時間:107-12-18 14:19:36

Q

本機關現正進行區分表的修正前置作業。按人事類GRS,其中有關聘僱人員(040406)及勳獎章(040508-3) 之保存年限均定為50年。 不過在跟人事單位溝通時他們是希望年限能調降為30年,理由是方便線上簽核作業。 因本機關為某直轄市政府所屬,並規定50年以上案件不得線簽,另本人亦參看區分表編製之保存年限的相關規定, 請問應先以GRS所定年限辦理亦或先進行檔案鑑定來決定該二類案件的保存年限。 謝謝! 編號:MB1071207002 (回覆內容) 發表時間:107-12-07 17:52:00 回覆時間:107-12-12 16:28:36

Q

你好 這邊要詢問,點收完後要進行編目時,系統登打上的問題 在系統執行「編目」後,由公文線上簽核系統跑出完整「檔號」 但公文線上簽核系統,頁數著錄該如何著錄? 是登打含(本文+隨文附件)的總頁數 ? 還是寫本文頁數 ,而隨文附件頁數則另外在附件資訊欄位另外登打 如收到一件公文:總共20頁,本文5頁、隨文附件15頁 系統的頁數該如何填寫 ----------------------------------------------------------------- 另外在機關檔案管理手冊9-9有提到「案件之本文及其附件應分別著錄其總數量與單位」 請教本文的定義為何?是指有核過章的簽稿嗎? (承辦人的草稿如要歸檔算是本文的一種嗎) 謝謝 編號:MB1071207001 (回覆內容) 發表時間:107-12-07 16:57:40 回覆時間:107-12-12 16:55:59

Q

請問同一份文件有稿本、函、令時,如何選本別 謝謝 編號:MB1071206001 (回覆內容) 發表時間:107-12-06 11:54:55 回覆時間:107-12-12 11:56:44

Q

您好: 依據文書流程管理作業規範第5點第19款規定,併辦案件係指各件公文案情相同、同一案情之正副本,或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者,基於效率原則所統一處理之案件。 倘有一案件A已編目歸檔,後續接連有相關案件B、C、D,可否將B、C、D三案先行併案簽辦後,再以嗣後併案之方式併入A案,以保持檔案之完整性? 編號:MB1071130001 (回覆內容) 發表時間:107-11-30 10:44:50 回覆時間:107-12-05 10:48:52

Q

您好 想請問,人事主計政風屬於一條鞭的單位,都有單位發文的權限可以發文, 本機關公文系統設有「自存」功能,而人事主計政風都會發「室稿」或是自 行創簽的公文,都會使用自存功能,存放在單位裡面,想請問有無法規規定 關於這些單位是否也是要依循檔案法規定保存,或是需強制送至檔管單位保 存,謝謝 編號:MB1071129001 (回覆內容) 發表時間:107-11-29 14:32:30 回覆時間:107-12-05 10:33:28