雙向溝通

感謝各位檔管先進的厚愛,提供許多寶貴意見。為節省您寶貴的時間,儘速得到問題的解答,歡迎多利用【常見問答】服務進行問題檢索。如無您所需的相關解答,可藉由本系統雙向溝通服務機制,提出您所要詢問解答之問題,並同時以電子郵件方式進行通知。如問題屬機關檔案管理資訊網(含檔案目錄彙送及檔案管理調查)、小型檔案管理系統及檔案目錄檢測軟體 ,則請多利用檔案資訊諮詢服務專線電話(02)2312-8884、(02)2312-8885,傳真號碼(02)2388-0919,電子信箱online@archives.gov.tw。


問題描述

Q

您好,請問若某些「附件」無標示任何年度、分類號、公文文號、案名等資訊,供檔管人員勾稽相對應之原公文,該附件是否應另取公文號存檔呢?或是以其他形式記錄於公文系統中?謝謝 編號:MB1090401001 (未回覆) 發表時間:109-04-01 16:36:25

Q

您好,請問辦理檔案編目時,同案卷內各目次的排列順序究竟係依案件之"文件產生日期"為基準,亦或是依案件之"決行日期"為基準? 此順序在檔案管理作業手冊或相關文書檔案規定是否有明確規定? 編號:MB1090331001 (未回覆) 發表時間:109-03-31 19:10:02

Q

本所最近在做民國五十七到六十三年的檔案鑑定,對下列三類檔案的保存年限為永久或是定期有所疑惑: (1)被災土地地價緩徵、田賦減免申請書 本鎮57年土地災歉勘查清冊 (2)公共造產委員會呈報之公共造產計畫書圖(如牧場、耕牛、土石採取、植栽撫育) 公共造產成果報表 (3)租地造林主伐申請書及搬運路線圖、伐木預定案申報書及實測位置圖、搬運查驗申請、風害木處理申請、林產物交付申請、分收讓售申請、採伐竣工報告、跡地查驗報告等採運管理公文 年度造林計畫、造林工作月報表、造林決算及支出報表、公有山坡地租金補(預)繳旬報表 編號:MB1090327001 (回覆內容) 發表時間:109-03-27 11:38:12 回覆時間:109-03-31 15:04:20

Q

您好,想請教,限期公文時效計算係: 「於來文所訂或規定期限內辦結,未超過6日者,扣除假日已實際處理日數計算; 超過6日者,則最高以6日計算」,那麼,如果逾期無法辦結,依規定聯繫來文機關 獲得同意變更限辦期限,那麼辦理時效之計算,是依規定期限內辦結之計算方式還 是以逾期(實際辦理日數)之計算方式為準?麻煩您,謝謝。 編號:MB1090325001 (回覆內容) 發表時間:109-03-25 09:57:55 回覆時間:109-03-26 16:40:12

Q

您好,近來本局在檢討歸檔案件層級編目時案由著錄資訊,過去本局案由欄位係由系統自動代入案件主旨,經諮詢其他金檔獎獲獎機關作法,其建議將案由中有關"貴公司"、"臺端"、"本府"、"本局"等字樣置換為該機關完整名稱或受文者姓名,以增加案由之明確性。 請問在案由著錄之原則中,是否有規定不得著錄"本府"、"本局"或"貴公司"等不明確之名稱?如著錄受文者之姓名是否會有觸犯個人資訊保護法的問題? 編號:MB1090324002 (回覆內容) 發表時間:109-03-24 19:34:10 回覆時間:109-03-26 17:29:12

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以前的檔案有先封面闇名只有寫存查卷,裏面的案件有不同分類號的案件都放在同一卷裡,這樣在清查檔案時,卷數如何計算? 是依照每種分類號在哪些卷次號的案卷,假如總共有10卷案名為存查的案卷,在卷次號1 2 3有分類號1的案件,那分類號1就有3卷? 還是要把不同分類號的案件分開,另外印製不同分類號的封面,將不同分類號的案件夾在新封面及封底打洞穿線,滿3cm算1卷? 編號:MB1090314001 (回覆內容) 發表時間:109-03-14 18:22:03 回覆時間:109-03-17 08:57:11

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您好:我想請問本機關早期是A機關之分段,93年9月後才正式成為單獨機關,那請問一下93年9月之前本機關的公文還需要回溯建檔並匯送以及公文永久檔案鑑定嗎?若之前公文已屆保存年限那該如何處理 編號:MB1090312001 (回覆內容) 發表時間:109-03-12 14:17:23 回覆時間:109-03-17 13:51:46

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請問公文線上簽核採用自然人憑證加簽作業,若於行動裝置簽核公文,目前內政部已開發行動裝置綁定自然人憑證之APP(T-FidO APP「臺灣行動身分識別平台」),請問行動簽核採用此方式簽核公文,是否符合文書及檔案管理相關規定?T-FidO APP「臺灣行動身分識別平台」簡介請參閱內政部憑證管理中心108-10-23新聞發布(網址此處無法貼上) 編號:MB1090311001 (回覆內容) 發表時間:109-03-11 15:27:12 回覆時間:109-03-16 15:42:37

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請問:本機關目前管有一批90年移入之檔案,該批檔案已無法取得原移出單位之「檔案分類及保存年限區分表」(簡稱區分表),然該檔案與目前本機關現行區分表之某一分類號屬同一類型之檔案,現欲編目,是否可採用本單位之分類號進行歸檔作業? 編號:MB1090310002 (回覆內容) 發表時間:109-03-10 16:26:08 回覆時間:109-03-17 13:49:17

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我們刻正在進行80年至85年的檔案清查作業,發現部分紙本檔案的分類號跟保存年限為永久,惟在早期回溯建檔時卻給予另一個分類號跟保存年限為定期檔案,造成實體公文與系統上的資料不一致,請問該如何處理?謝謝 編號:MB1090310001 (回覆內容) 發表時間:109-03-10 08:53:49 回覆時間:109-03-17 13:45:15

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紙本來文經轉為線上簽核辦畢後,原紙本來文如不屬「得不歸檔」的原因,應併同歸檔。 請問應如何併同歸檔?因為畢辦的屬電子媒體,是否應將已簽核辦畢之檔案改轉為紙本後再行歸檔? 編號:MB1090306001 (回覆內容) 發表時間:109-03-06 10:51:17 回覆時間:109-03-11 16:00:50

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請問機關之收文登記本、交換簽收簿、公文簽收單及發文清冊等傳遞簽收紀錄的銷毀作業程序為何?請指導。 編號:MB1090302002 (回覆內容) 發表時間:109-03-02 16:38:59 回覆時間:109-03-09 13:40:25

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長官您好 在做紙本檔案清查作業時,發現前人歸檔的檔案已不見(非移轉、交)亦無併入他年度檔案內,請問該如何處理? 編號:MB1090302001 (回覆內容) 發表時間:109-03-02 14:48:45 回覆時間:109-03-04 16:52:52

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有關檔案管理作業檢核表第106項 「每年辦理電子檔案清查、電子影音 檔檢測作業1 次,並將結果做成紀錄 。」,其中指的電子檔案及電子影音 檔的定義為何? 係指線上簽核的電子 檔案?有包含附件光碟片嗎? 還是指 未透過紙本陳核或線上簽核逕行歸檔 之電子檔案? 編號:MB1090226001 (回覆內容) 發表時間:109-02-26 11:48:36 回覆時間:109-02-27 17:10:20

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有關機關檔案點收作業要點第5點第2項規定相關疑問及建議說明如下: 一、「機關檔案點收作業要點」第5點第2項規定:「機關間之紙本行文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢,其紙本如無重複歸檔之必要者,得不歸檔。」; 99年修正說明指出「涉及個人權益或信證稽憑之機關間行文」及「非屬機關間之紙本來文」,經改為線上簽核辦畢者,其紙本原件仍有歸檔管理之必要,不在得不歸檔之範圍。 二、依前開規定,紙本行文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢,僅有機關間行文且不涉及個人權益或信證稽憑,紙本來文得不歸檔,餘均須歸檔。 三、惟在全國各機關配合國家推動電子化政府及無紙化作業,多數機關均有將紙本行文掃描後轉線上簽核辦理,以提升線上簽核比例之情形,相信貴局亦同,但由99年修正條文及說明中,看不出為何「非機關來文」被「一概排除」的理由? 四、公文經掃描後,完成線上簽核辦畢,代表陳核過程中,承辦人至各級主管,均相信該來文掃描檔為真實、完整的,因此可以據以作成行政決定,但歸檔時,卻因作風保守,將得不歸檔範圍鎖定於「機關來文」,似否定該簽核過程的真實可信。 五、貴局主要來文對象是行政機關,或許本條文可以賦予貴局很高的自由度,但更多數的機關,主要的來文對象是民眾、是廠商,是較難與政府機關進行「電子交換」的「非機關來文」,且也並非所有「非機關來文」都涉及個人權益或信證稽憑,許多是謾罵的、重複的陳情信,但目前的條文,似無掌握實務需求,無法達到當年修法時,「考量同一案件重複歸檔,徒增機關典藏空間負荷及後續檔案管理成本」的修法目的,所謂的線上簽核推動,流於無謂的數值比賽,因紙本仍在,典藏空間仍在,甚至辦理線上簽核檔案銷毀作業時,還必須精心挑出那份紙本原件,使流程更為複雜。目前檔案應用以複製品提供應用為原則,該紙本來文既無簽辦,亦非附件,無法提供應用,卻徒留少則一年,多則數十年的保存年限,幾無實益。 六、另機關檔案保存年限及銷毀辦法第7條規定略以,定期保存之檔案經微縮、電子或其他方式儲存者,具確保複製儲存紀錄具存取有效性之保存措施者,得調整其檔案原件之保存年限。該規定係針對原生性紙本簽核檔案,掃描為電子檔後進行放寬措施。其是否含括原生性線上簽核檔案其「紙本原件」之處置呢? 七、建議貴局能因應線上簽核的推動、科技生活形式轉變、機關庫房空間壓力負擔,酌予修正現行規定,使檔案管理作業真正達到現代化的目標。 編號:MB1090217002 (回覆內容) 發表時間:109-02-17 15:18:03 回覆時間:109-02-25 11:51:19

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您好, 依機關檔案保管作業要點 十一、檔案附件以與原件併同存放為原則;另行存置者,應於附件標記檔號,並於原件目次表註明媒體型式、數量及存放位置。想問若附件另行存置者,其卷盒有何相關規定,一定需要目次表及背脊嗎?一定要同一分類號置於同一卷盒?若為多筆不同分類號之B4大小附件,可否一起放在一個卷盒內?謝謝… 編號:MB1090216001 (回覆內容) 發表時間:109-02-16 00:14:16 回覆時間:109-02-18 08:40:27

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您好! 請問在檔案分類編目(例如:無加害人死亡相驗案)時,於「機關檔案分類及保存年限區分表」尋無合適的分類號,但在「檔案保存年限基準表」有適切的分類與保存年限(例如:121309-4;10年),承辦人可否從「機關檔案分類及保存年限區分表」中尋保存年限10年的分類號,並在該分類號下另行立案? 編號:MB1090215001 (回覆內容) 發表時間:109-02-15 10:15:26 回覆時間:109-02-19 14:16:28

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本院明年要辦理永久保存檔案屆期移轉檔案目錄送審作業,對於永久檔案的鑑定有些疑問,假設70幾年的「榮民亡故及遺款」是保存永久,但109年新的保存年限是10年,那麼70多年的榮民亡故仍然是保存永久嗎?要依照當年的保存年限,還是參考現在的保存年限做鑑定?可否明確解答此疑問。 編號:MB1090213001 (回覆內容) 發表時間:109-02-13 13:45:23 回覆時間:109-02-17 16:58:14

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您好,想請問是否有法規明訂(一)線上簽核電子檔案在何時之後,就不可以再異動?(二)封裝檔之在哪一程序後即進行檔案封裝?(三)線上簽核檔案歸檔後,是否可以再異動或更換公文檔案的附件,如果異動是否會影響事後電子檔案清查或銷毀及移轉等作業。 編號:MB1090212002 (回覆內容) 發表時間:109-02-12 20:45:07 回覆時間:109-02-13 16:09:13

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各地方政府行文檢送水土保持申請書(計畫書)請本校教師審查,老師審查完畢後,將檢還該申請書(計畫書),請問老師可以敘明理由不歸檔嗎 編號:MB1090212001 (回覆內容) 發表時間:109-02-12 17:07:49 回覆時間:109-02-19 14:22:23