雙向溝通

感謝各位檔管先進的厚愛,提供許多寶貴意見。為節省您寶貴的時間,儘速得到問題的解答,歡迎多利用【常見問答】服務進行問題檢索。如無您所需的相關解答,可藉由本系統雙向溝通服務機制,提出您所要詢問解答之問題,並同時以電子郵件方式進行通知。如問題屬機關檔案管理資訊網(含檔案目錄彙送及檔案管理調查)、小型檔案管理系統及檔案目錄檢測軟體 ,則請多利用檔案資訊諮詢服務專線電話(02)2312-8884、(02)2312-8885,傳真號碼(02)2388-0919,電子信箱online@archives.gov.tw。


問題描述

Q

您好,請問一下,依機關檔案保存年限及銷毀辦法第八條規定「已屆保存年限之檔案,各機關檔案管理單位或人員應依檔案中央主管機關規定之格式製作檔案銷毀目錄,送會相關業務單位表示意見」,如果有早期公文承辦單位是A單位,但後來該業務十年前已改由B單位承辦,請問該公文銷毀審核時之業務單位應由哪一單位進行校內審核?麻煩請撥空回覆,謝謝… 編號:MB1090623002 (回覆內容) 發表時間:109-06-23 11:03:58 回覆時間:109-07-02 09:54:23

Q

目前機關有很多紙本轉線上後 的紙本公文,請問這些紙本公文 該如何處理,因為公文已變電子文 編號:MB1090623001 (回覆內容) 發表時間:109-06-23 10:37:12 回覆時間:109-06-30 17:52:47

Q

關於檔案銷毀作業跟您請教幾個問題: 一、早期永久檔案經機關召開檔案鑑定會議認為無永久保存之價值,如他機關的法規,爰參酌行政類檔案保存年限基準表(項目編號061301-2),將保存年限從永久調整為5年,請問保存年限起算點是從何時?其後續作業又該如何處理呢?如需要至系統修改年限嗎?案卷是要放在永久區或定期檔案區存放等等。 二、早期保存年限為10年的檔案,經機關召開檔案鑑定會議認為有永久保存,請問後續該如何處理? 三、依據人事類檔案保存年限基準表,項目編號040604出國考察報告表應永久保存1份,請問是指公文可銷毀但報告要留著的意思嗎?那報告要放在原案卷中移到永久檔案區存放嗎? 編號:MB1090622001 (回覆內容) 發表時間:109-06-22 16:07:17 回覆時間:109-07-02 12:08:35

Q

您好,想請問兩個問題如下: 一、依「機關檔案保管作業要點第9點規定,永久保存之檔案應定期裝訂成冊」,如果我們是線上簽核之永久檔案,為了加強備份,我們將線上簽核之永久檔案全部另行列印為紙本備份至於卷盒保存,想知道這些檔案是否也應裝訂成冊。 二、若為紙本簽核之永久檔案本應要依規定定期裝訂成冊,且附件以與原件併同存放為原則,若該卷盒之附件有超過1cm寬之書籍或證書或精裝協議書,是否得以暫不進行裝訂,以避免破壞檔案。 謝謝撥空回覆 編號:MB1090612002 (回覆內容) 發表時間:109-06-12 13:36:02 回覆時間:109-06-16 14:07:24

Q

您好, 您好,我有兩個問題如下: 一、如果我現在已收到一份要早期(約民國60年)要解密之公文,但該早期公文文面上沒有看得到密等及解密條件,有可能是當初密等及解密條件是在公文封面,後期檔管人員在整理早期檔案時,不知該公文為密件,以致在本機關公文系統是以非密件歸檔,請問現在對方來函通知解密,是否仍應於原密件公文後檢附「機密文書機密等級變更或註銷紀錄單」。 二、機關收到通知解密之公文是否應由業務承辦單位來簽辦並辦理解密,還是由檔管人員來簽辦欲解密之公文比較適當 謝謝… 編號:MB1090612001 (回覆內容) 發表時間:109-06-12 10:03:00 回覆時間:109-06-16 11:24:22

Q

長官好:關於7.0檔案目錄軟體(單機版)已停止維運,要轉到那個軟體較 為適當,請指教謝謝(是否提供下載流程) 編號:MB1090608001 (回覆內容) 發表時間:109-06-08 13:47:16 回覆時間:109-06-09 17:05:12

Q

民眾向機關提出陳情,業經機關依照陳情案件處理方式及相關法令規定辦理,並將民眾陳情書及相關簽陳資料完成歸檔程序,由機關保管在案。嗣後民眾要求機關返還上開業經歸檔之陳情書及附件等檔案原件,機關得否逕行返還? 編號:MB1090604001 (回覆內容) 發表時間:109-06-04 16:40:25 回覆時間:109-06-09 09:51:55

Q

與民眾訪談之紙本型式筆錄或協商紀錄等(上面有民眾簽名或蓋章之文件),如為線上簽核案件之佐證資料(非案件來文),請問線上簽辦完畢後,該紙本型式筆錄或訪談紀錄等,是否仍需歸檔留存查考? 如是類紙本資料未歸檔,爾後可否以該線上簽核之電子檔案列印出之紙本資料作行政稽憑檔案使用? 編號:MB1090529002 (回覆內容) 發表時間:109-05-29 15:30:55 回覆時間:109-06-03 09:26:29

Q

請問編目時計算頁數的目的為何?如是為了計算檔案長度,又或為了便利清點避免缺漏等目的。先行線上簽核既無檔案長度的顧忌,也無頁數缺漏的問題,有關線上簽核有否記錄總頁數之必要?? 編號:MB1090529001 (回覆內容) 發表時間:109-05-29 11:32:02 回覆時間:109-06-03 18:02:34

Q

機關受理來自行政院消費申訴及調解案件管理系統之消費爭議調解案件,因本機關公文系統未與前開行政院系統介接,本機關之處理方式是自該系統下載列印消費爭議申訴(調解)資料表後,貼上收文條碼,再掃描轉以線上簽核簽辦。 想請問這類案件來源係來自主管機關建置之系統之案件(不會由行政院消保會發文來),是否可視其為機關來文,可依機關檔案點收作業要點第5點第2項規定,得不歸檔? 編號:MB1090527001 (回覆內容) 發表時間:109-05-27 14:59:12 回覆時間:109-06-03 09:23:31

Q

您好,有關檔案移交需檢附檔案交接紀錄及檔案目錄等相關資料,但是檔案交接紀錄中 有一個「移交日期」,另外系統轉出電子檔也需要一個「移交日期」,想請問針對「移交日期」 是否有定義是哪一個日期,是實體檔案實際運到至他機關的日期,還是簽辦移交公文時的 創簽日期,謝謝再麻煩協助。 編號:MB1090525001 (回覆內容) 發表時間:109-05-25 15:45:54 回覆時間:109-06-02 10:24:30

Q

依據貴局提供之「政治檔案條例-總說明及逐條說明」電子檔, 第3條第1項關於政治檔案之定義,逐條說明載明「依促轉條 例第三條第一款、第二款規定,政治檔案包括動員戡亂體制、 戒嚴體制下涉及之政治事件、財產變動或司法平復等各類檔案 及紀錄文件」。依上述,如僅為轉頒或函頒法律之檔案(如:函 轉「動員戡亂時期檢肅流氓條例」),是否即不屬政治檔案? 另有關永久檔案鑑定,如鑑定結果均屬機關永久保存,即無移 轉目錄可報核,鑑定報告是否仍須單獨陳報檔管局? 編號:MB1090522003 (回覆內容) 發表時間:109-05-22 16:57:41 回覆時間:109-05-28 08:47:14

Q

請問,如一件密件公文經過解密程序之後,變為普通件;但是系統密件時其應用限制為「限制開放」 但解密完成後變為普通件後,公文系統是自動變為「開放」還是仍呈現「限制開放」需由檔管人員 再行去編目作業調整為「開放」,因每家公文系統廠商不同,此呈現方式有無統一規範或法條供參考 ,謝謝。 編號:MB1090522002 (回覆內容) 發表時間:109-05-22 16:14:01 回覆時間:109-06-01 17:22:51

Q

您好: 機關檔案管理作業手冊8.4.2.6及8.4.2.7規定編訂卷次號和目次號,一般紙本公文右上角自帶的檔號只包含年度號、分類號、案次號,請問編目時若無手寫補上卷次號和目次號,只依規定用鉛筆在各案件第一頁空白處編目次,是否屬重大情節違反規定?謝謝。 編號:MB1090522001 (回覆內容) 發表時間:109-05-22 10:53:44 回覆時間:109-06-01 17:16:22

Q

請問若主案公文於辦理中時已設定為以案管制, 則過程中已發文或辦畢之相關聯子案公文是否可提前送檔案室完成歸檔作業 待主案也結案歸檔後再於檔案室與其他已歸檔的子案進行併案? 謝謝 編號:MB1090519001 (回覆內容) 發表時間:109-05-19 17:43:41 回覆時間:109-05-26 17:22:26

Q

請問如果承辦人在公文右上角所註明的檔號與公文內文不符合時, 檔管人員可否有權利更正其檔號後,再行放置於更正後之檔號內呢? 可否有相關之法規規定? 謝謝您 。 編號:MB1090514001 (回覆內容) 發表時間:109-05-14 14:46:09 回覆時間:109-05-18 09:15:42

Q

1.請問機關紙質檔案在哪些情況下須全程使用手套?如檔案歸檔入庫保管、檔管人員於庫房內整理檔案、借調查閱過程或修護過程是否均須全程戴手套?相關規定為何? 2.請問手套需使用何種材質之手套(如棉質、乳膠或其他材質等)? 3.請問機關如需委外請專業修護師修護檔案時,可否將檔案送至修護師公司進行修護?還是一定要請修護師至機關內闢室修護(機關內並無設置相關空間及設備)?如可送至修護師公司進行修護,請問過程中需注意哪些安全問題(如運送或檔案保護等)? 4.機關委託專業修護師修護檔案,除機關檔案管理作業手冊第13章作業說明外,還有無其他詳細作業規定? 編號:MB1090512002 (回覆內容) 發表時間:109-05-12 19:40:59 回覆時間:109-05-15 10:13:35

Q

您好,本機關承辦人為提高線上簽核比例,擬以下面作法進行公文批核與歸檔: 一、辦理先簽後稿的公文,先以紙本型式完成簽文送批,再將完成批核之紙本簽掃描上傳,附於參考資料中,復以線上簽核的方式進行函稿送批。(紙本簽由承辦人留存不歸檔) 二、辦理以稿代簽的公文,先以紙本型式完成第一層送批,再將完成批核之紙本函稿掃描上傳,附於參考資料中,復以線上簽核的方式進行第二層送批。(紙本函稿由承辦人留存不歸檔) 請問這些作法是否可行? 編號:MB1090511001 (回覆內容) 發表時間:109-05-11 11:35:01 回覆時間:109-05-18 09:47:40

Q

實務上有關公文附件如何歸檔點收疑義,茲提問如下: 一、依機關檔案點收作業要點第2點規定:「各機關歸檔案件以原件為原則,有附件者,每⼀種以⼀份為限」,並依會計法第109條:「各機關之會計憑證、會計報告及記載完畢之會計簿籍等檔案,於總決算公布或令行日後,應由主辦會計人員移交所在機關管理檔案人員保管之。」,所以公文附件若屬於會計簿籍(傳票)而暫由主計室抽存保管,於年度結束再移交至檔案庫房,因附件每一種以一份為限,是否於公文歸檔時,無須要求附件先影印一份歸檔? 二、承上題,因會計簿籍保存年限為10年,若公文保存年限超過10年,是否仍應將上述附件影印歸檔? 三、若為上級機關辦理研習結束後,來函請本校代為轉發結業證書,因結業學員人數多達四、五十人,而證書型式固定,僅學員資料不同,依機關檔案點收作業要點第2點規定:「各機關歸檔案件以原件為原則,有附件者,每⼀種以⼀份為限」,則上述結業證書是否可以一份影印歸檔?或是否得以清冊替代證書影印歸檔? 四、依機關檔案管理作業手冊7.5.1.1:「附件抽存續辦者,承辦人員應於本文敘明,並於附件註記文(編)號,簽奉權責長官核准俟辦畢後,承辦人員應依規定辦理附件歸檔」,請問附件辦畢後,是歸回原來的公文文號嗎? 五、承上題,依機關檔案點收作業要點第6點規定,附件抽存續辦者,歸檔清單應記載其名稱及應辦畢日期。若承辦人未能於應辦畢日期內辦畢,是否得以展期?又是否有相關規定呢? 編號:MB1090507002 (回覆內容) 發表時間:109-05-07 11:15:25 回覆時間:109-05-18 09:44:14

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請問簽稿併陳案件的歸檔順序? 簽稿併陳的案件,陳核時為簽在上, 稿在下, 但歸檔時,是否應該要求承辦人員 將簽調整位置,把簽放置於函稿的 後面,並從函稿開始編頁碼? 如此才符合機關點收要點的規定, 晚者在上,早者在下? 編號:MB1090506001 (回覆內容) 發表時間:109-05-06 15:34:31 回覆時間:109-05-11 11:47:28