雙向溝通

感謝各位檔管先進的厚愛,提供許多寶貴意見。為節省您寶貴的時間,儘速得到問題的解答,歡迎多利用【常見問答】服務進行問題檢索。如無您所需的相關解答,可藉由本系統雙向溝通服務機制,提出您所要詢問解答之問題,並同時以電子郵件方式進行通知。如問題屬機關檔案管理資訊網(含檔案目錄彙送及檔案管理調查)、小型檔案管理系統及檔案目錄檢測軟體 ,則請多利用檔案資訊諮詢服務專線電話(02)2312-8884、(02)2312-8885,傳真號碼(02)2388-0919,電子信箱online@archives.gov.tw。


問題描述

Q

案卷銷毀目錄送審後,經檔管局核定後,須於同意銷毀的案卷封面和目次表蓋銷毀章並保存,請問公文銷毀後剩下的封面(含目次表)需存放在檔案盒中,並製作背脊封面(檔號索引卡)置於檔案盒背脊上嗎?我覺得案卷中的公文銷毀,也無調閱之需要,是不是可以不用放在檔案盒,用繩子捆好,疊放存放就行了?這樣也比較節省空間。 另外一個問題,本所99年度以前的檔案將發文的檔案存放於檔案盒,存查的檔案則是在封面訂上小標籤,上面註明分類號和卷次號,依分類號由小至大,由上至下,由左至右整齊堆疊,請問存查檔案這樣的存放方式可以嗎? 編號:MB1100729001 (未回覆) 發表時間:110-07-29 22:53:00

Q

一、公文內有行政稽憑價值之信封,是否可併同規檔?或應一律抽除?如可歸檔,是否需以公文用紙襯貼?如何襯貼? 二、陳情人以較小規格紙張雙面書寫之陳情書,是否需以公文用紙襯貼?如何襯貼? 謝謝。 編號:MB1100723001 (回覆內容) 發表時間:110-07-23 22:35:58 回覆時間:110-07-27 17:03:47

Q

請問關於機關檔案管理評鑑要點 1、三、(一)機關自行評估:各機關依國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔案局)所定檢核表,每年進行檔案管理成效自行檢核,並評析風險及因應處置。及五、各機關於每年三月底前應依檔案局所定檢核表辦理自行評估。 請問:上述是指每年年初在機關檔案管理資訊網填寫的檔案管理情形調查、檔案風險管理及檔案管理作業檢核嗎? 2、該要點內規定:主管機關應掌握所屬(轄)機關自行評估結果並定期進行考評,實地考評週期以每三年至少一次為原則,若所屬機關有2個(A、B機關),可這安排第一年考核A機關、第二年考核B機關,然後第四年再重複一次前述考核順序? 編號:MB1100714001 (回覆內容) 發表時間:110-07-14 17:32:28 回覆時間:110-07-23 10:25:43

Q

您好,本公司文書流程管理上,對於併辦案件計算時效有些疑義,請釋示。 案例:承辦人先收到一開會通知單是為前案、再收到一開會通知單通知改期是為後案。 承辦人以併案方式處理,目前遭遇問題為: 1、承辦是否可依據案情自行判斷,何為主案,何為被併案?抑或統一以首件為主案。 2、依文書流程作業規範第五十六點規定略以,併辦案件以首件收文進行管制…。又、第六十三點一般公文時效計算標準表 (四)併辦公文:自首件收文之次日起算,至發文之日止,所需日數扣除假日,計算發文使用日數;至其餘併辦公文以存查公文計算。 (六)限期公文:3、為處理限期公文需以彙併辦公文辦理者,依主案限期公文計算辦理時效,其餘彙併辦公文以一般公文存查件處理。 以前述案例而言,其公文計算標準應依何者為準? 編號:MB1100706001 (回覆內容) 發表時間:110-07-06 13:42:27 回覆時間:110-07-14 09:32:59

Q

依機關檔案點收作業要點第2點規定,各機關歸檔案件以原件為原則。 1.請問辦理移文單時,來文原件的處理方式應為何?是隨文一併寄出, 抑或是原件歸檔,影本加蓋與正本相符隨同移文單寄出? 2.移文單出去不就已經是正式文件了嗎? 以上問題,謝謝答覆。 編號:MB1100624002 (回覆內容) 發表時間:110-06-24 16:49:21 回覆時間:110-06-28 17:47:06

Q

層送檔案銷毀目錄審核的函稿,以線上簽核方式辦理, 且該目錄也以電子形式列為函稿附件, 請問該目錄仍須列印紙本,另以紙本形式歸檔嗎? 編號:MB1100617001 (回覆內容) 發表時間:110-06-17 14:17:09 回覆時間:110-06-21 16:17:53

Q

您好,想請問以下幾個問題: 1. 檔案盒是否以無酸或去酸皆可;如是,那二者在使用上有何區別? 2. 是否有規定檔案盒宜使用非環保材質? 3. 檔案庫房能否改裝LED燈具? 謝謝。 編號:MB1100616001 (回覆內容) 發表時間:110-06-16 18:08:38 回覆時間:110-06-18 16:16:40

Q

請教併案(併於同一案名或併入同一目次號)各機密文件(解密條件皆為保存年限屆滿後解密),彙編機密檔案目錄之問題:併入同一案件(併入同一目次號)各文件,是否應俟最晚文件產生日期之文件屆滿保存年限後,方視該等文件解密條件皆已成就,才一齊彙編入機密檔案目錄?若其中任一文件解密條件並非保存年限屆滿後解密,則是否該文件解密條件成就,即需彙編入機密檔案目錄?至其餘文件仍俟最晚文件產生日期之文件屆滿保存年限後,方視其餘文件解密條件皆已成就,才一齊彙編入機密檔案目錄?另該案案件層級編目時,解密條件是否依主併之案件解密條件填寫(即保存年限屆滿後解密)即可?又併於同一案名(併入同一案次號),裝訂為不同卷(區分為不同卷次號)的重要案件之各文件,則是否仍應俟最晚文件產生日期之文件屆滿保存年限後,方視該等文件解密條件皆已成就,才一齊彙編入機密檔案目錄?亦或因各文件併為同一案卷時,以新增一目次號方式編定,使各案件(同一目次號)之文件產生日期有所不同,其屆滿保存年限時間點因此有所差異,則是否於各該案件屆滿保存年限時,即應個別彙編入機密檔案目錄? 編號:MB1100615001 (回覆內容) 發表時間:110-06-15 11:46:59 回覆時間:110-06-22 10:02:27

Q

長官您好 想請教公文承辦人辦畢公文依照規定是5日內歸檔,如公文線上系統已點送檔,但承辦人未即時把紙本公文送給檔管人員歸檔,依照規定是以文件產生順序,晚者在上,早者在下,但檔管人員分類號已歸檔至5月份,承辦人再把1月份的紙本公文送給檔管人員歸檔 1.是否依長官的陳核日期為順序,修正前面已歸檔順序再予歸檔? 2.或不理會依公文送至檔管人員處日期順號歸檔,不溯及既往? 煩請貴局給予檔案管理人建議,謝謝。 編號:MB1100611001 (回覆內容) 發表時間:110-06-11 10:39:26 回覆時間:110-06-18 10:12:13

Q

有關檔案管理人員未將承辦人所附之採購案之證件封、標單封及外封套一併隨同公文歸檔疑義一案 依據機關檔案保管作業要點第17點所示:「檔案有遺失、毀損情形,各機關應即查明原因簽請權責長官處理,並採取適當補救措施。」 本機關應將遺失檔案附件之範圍及處理情形等陳報權責長官核定,俾憑日後查考。想詢問該案是否要報檔案管理局備查? 編號:MB1100610001 (回覆內容) 發表時間:110-06-10 12:10:24 回覆時間:110-06-18 10:10:20

Q

您好 本單位時常有其他稅務單位來的含有個資之課稅資料,承辦人進行附件抽辦後,並蓋章獲主管同意,後另將課稅資料歸檔於課稅資料庫進行儲存,此樣造成公文及附件分開儲存,是否符合規定 編號:MB1100526001 (回覆內容) 發表時間:110-05-26 17:38:35 回覆時間:110-05-28 08:56:13

Q

基於檔案保存之妥適性,紙質類檔案之保存,須避免受紫外線之照射。 然而,當前武漢肺炎疫情嚴峻,為免紙質類檔案(調閱前後)、紙本公文及公文卷宗夾成為病毒傳播之媒介,紙質類檔案、紙本公文及公文卷宗夾應當如何消毒? 能否比照圖書館使用紫外線滅菌箱消毒(但紫外線穿透力有限,一旦紙本內頁過多,似乎也只能消毒受照射面,無法消毒內頁)?又或者使用酒精、乾洗手、次氯酸水等化學藥劑進行消毒(但又擔心損及紙本文書)? 面臨文檔保存與防疫措施之兩難,還請大局惠予賜示,以利遵循辦理。 編號:MB1100516001 (回覆內容) 發表時間:110-05-16 11:24:39 回覆時間:110-05-20 08:57:51

Q

長官您好:   茲因敝機關民國100年後之紙質類檔案附件光碟甚多,且其數量逐年成長,防潮箱有不敷使用之虞(保存年限均未屆滿)。   倘若將附件光碟內之電子檔,複製於硬碟內,且採異地儲存方式。   那麼,附件光碟得否檢還各該承辦單位,以利騰出防潮箱之空間。   此外,硬碟內的電子檔命名與資料夾階層架構,是否有應遵循的規範。   上開檔管疑義,尚請賜示為荷。 編號:MB1100513001 (回覆內容) 發表時間:110-05-13 10:26:48 回覆時間:110-05-18 15:43:27

Q

您好,我是XX局OO室的檔管人員,最近外機關來函說民國64年的文,要請本室檢討解密條件是否已成就。但因年代久遠,是否已解密或銷毀也不清楚,假設庫房找不到公文的話該怎麼辦?謝謝! 編號:MB1100512001 (回覆內容) 發表時間:110-05-12 14:58:24 回覆時間:110-05-14 15:57:24

Q

您好: 經查檔案法第28條於民國97年修正排除高國中小於檔案法準用範圍外,但教育部仍應督導各校善盡檔案管理責任。 想請教,各公立高國中小及幼兒園檔案之主管機關是否為教育部?謝謝! 編號:MB1100511001 (回覆內容) 發表時間:110-05-11 11:24:25 回覆時間:110-06-04 10:37:36

Q

請問公文密件歸檔後, 已屆保密期限檔案, 是由檔管人員通知承辦人辦理解密? 或是由承辦人主動辦理解密作業? 編號:MB1100506002 (回覆內容) 發表時間:110-05-06 16:59:57 回覆時間:110-05-11 14:04:35

Q

謹依據編號MB1100427001之回覆,請問:機關檔案點收作業要點第5點第1項「各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於5日內逐件依序彙齊後,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔」之「5日內」究以何日期時間之區間來計算呢?再依前項回復,請問:文書及檔案管理電腦化作業規範有無前項回復區間之相對應欄位(例如編號MB1100427001原提問之「送歸日期」及「點收日期」區間)以供機關做系統設計呢?懇請回覆,感謝您! 編號:MB1100503002 (回覆內容) 發表時間:110-05-03 12:06:24 回覆時間:110-05-06 18:12:22

Q

臺灣鐵道線路圖,1931年 案名:臺灣總督府交通局鐵道第三十二年報 檔號:0020/013/001 上述這張圖在「電子檔案保存實驗室」中找不到,請問該上哪搜尋?可否提供更高解析度版本? 編號:MB1100503001 (回覆內容) 發表時間:110-05-03 08:31:21 回覆時間:110-05-06 16:35:34

Q

請問併案或併辦案件於執行點收,編目作業時 1.可否一次點收母案及子案2.編目時僅需做母案著錄,其他子案無需逐案檢視編目 編號:MB1100427002 (回覆內容) 發表時間:110-04-27 13:40:14 回覆時間:110-05-04 14:18:09

Q

依據編號MB1090819002之回覆略以「依機關檔案點收作業要點第5點第1項規定,各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於5日內逐件依序彙齊後,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。」請問是否即指「文書及檔案管理電腦化作業規範」「附錄3使用欄位定義表」「四檔案管理欄位」之「送歸日期」及「點收日期」區間應為5日內呢?懇請回覆,感謝您! 編號:MB1100427001 (回覆內容) 發表時間:110-04-27 11:11:32 回覆時間:110-05-03 09:25:15