雙向溝通

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問題描述

Q

您好~保存年限為永久之民眾申請案(建築物會審會勘))近年始建置電子系統轉為數位存檔,本機關僅紙本歸檔申請書,至於附件卷宗則掃描存於電子系統。試問未建置數位化系統前之申請案是否可比照此歸檔模式,將過去歷史紙本案件掃描上傳數位系統及備份光碟,紙本原件經機關首長許可簽准予以銷毀? 編號:MB1090921001 (未回覆) 發表時間:109-09-21 17:37:51

Q

有關簽辦公文保存年限問題,性質屬人民陳情案件,有規定保存的年限嗎?抑或可以由機關或業務單位認定保存重要性,自行規定幾年?如需修改年限,需要經過什麼程序嗎?謝謝 編號:MB1090917001 (未回覆) 發表時間:109-09-17 17:49:01

Q

關於編號:MB1090904003雙向溝通,機關管理手冊以及檔案法相關規定,都是要「簽請權責長官處理」,並沒有另外敘明91年檔案法實施前的檔案該如何處置;因為其他機關或人民有這個檔案,所以發函或提出檔案應用,本機關沒有檔案就是有問題,「簽請權責長官處理」後就是長官要檔案管理人提出查無檔案的合理解釋,但不接受91年前檔案法實施前的各種檔案可能會發生的情況,煩請貴局給予檔案管理人自保的實質建議。 編號:MB1090914001 (回覆內容) 發表時間:109-09-14 14:40:24 回覆時間:109-09-17 14:12:22

Q

依機密檔案管理辦法第 22 條略以:「業務承辦單位應依有關法規之規定, 主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜。」請問: 1.前開業務承辦單位指的是"原核定機密等級之單位"嗎? 2.上開「有關法規」是指什麼? 3. 另依文書處理手冊第73條第一項,規定機密文書"未標示"保密期限或條件 的變更及解密程序,是否第二項的"已標示"者,其保密期限或條件,核定單位就 不能再主動檢討或變更原保密期限或條件嗎? 如果可以,其依據什麼法規,謝謝。 編號:MB1090911001 (回覆內容) 發表時間:109-09-11 10:27:58 回覆時間:109-09-17 18:56:47

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您好,近期實施機密檔案清查,發現有部份機密檔案解密時間大於保存年限,或是明確未設定解密日期,請問該如何處理。 編號:MB1090909003 (回覆內容) 發表時間:109-09-09 13:09:48 回覆時間:109-09-17 17:16:51

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您好:承編號:MB1090904003近來各機關針對檔案法實施前的機密檔案辦理解降密等檢討,請問,本機關接獲來文機關通知註銷51年機密檔案密等或建議檢討密等一案,惟組改時,本機關於承接A機關移交的檔案,經查當時檔案移交是以案卷方式辦理,核實查閱A機關檔案移交清冊及逐件查對移交機密檔案(含普通檔案),都找不到該等機密檔案蹤影,另外,亦請A機關協助查找也回復年代久遠找不到紙本,系統也無紀錄。請問本機關檔管承辦人應如何釐清事實?以及如何回復來文機關? 編號:MB1090909002 (回覆內容) 發表時間:109-09-09 11:56:40 回覆時間:109-09-15 13:55:13

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您好, 想請教一下,依檔案法第13條規定:「公務員於職務移交或離職時,應將其職務上掌管之檔案連同辦理移交,並應保持完整,不得隱匿、銷毀或藉故遺失」,另依機關檔案檢調作業要點第16點規定「機關人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其借調檔案情形。調、離職人員如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借」。 試問,同仁離(調)職或退休時,若手上有已簽准抽存續辦之附件或經簽准自存的附件,其離職時這些(已辦畢或未辦畢)檔案是否應要求先辦理「歸檔」後始准離(調)職,或僅要求離職同仁完整轉交給下一任同仁保管即可。謝謝… 編號:MB1090908001 (回覆內容) 發表時間:109-09-08 11:16:49 回覆時間:109-09-16 13:59:32

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補充詢問-雙向溝通回覆函-MB1090604001 民眾向機關提出陳情,業經機關依照陳情案件處理方式及相關法令規定辦理,並將民眾陳情書及相關簽陳資料完成歸檔程序,由機關保管在案。嗣後民眾要求機關歸還上開已歸檔之陳情書及附件等檔案原件,業經貴局函復可依照機關檔案點收作業要點第9點第2項第10款規定,由承辦單位敘明原委並簽奉權責長官核准後,將原件發還陳情人並以複製品替代原已歸檔之正本,另該簽辦文件應與前案併案管理,以利後續稽考。惟實務上,民眾陳情案件原件常存有業經機關或業務單位黏貼之公文條碼、相關印章戳記、劃線註記、權責長官裁示等因公務處理而產生之相關資訊,機關能否逕依上開規定返還上開陳情案件原件,實不無疑義。請貴局再詳細說明,民眾要求機關返還業經歸檔之陳情資料,檔案法或相關子法有無強制機關必須返還?機關能否有裁量空間(例如,請民眾改循檔案應用程序辦理),還是無論該等已歸檔陳情資料原件是否存有機關後續添註之各項資訊,承辦單位均得依機關檔案管理點收作業要點第9點第2項第10款規定辦理? 編號:MB1090907001 (回覆內容) 發表時間:109-09-07 12:58:02 回覆時間:109-09-15 13:49:17

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檔案法於91年實施,檔案法實施前的檔案找不到,請問責任是由誰負?機關長官可以據貴局於雙向溝通(編號:MB1060921001)「如有損毀、棄置、遺失公文或檔案者,依文書流程管理作業規範第157點第2項第2款第3目規定,得酌予懲處。」來懲處檔案管理人嗎?請問檔案法實施前的檔案遺失,是規責91年檔案法實施後才承接檔案業務的承辦人嗎?檔案承辦人應如何自保? 編號:MB1090904003 (回覆內容) 發表時間:109-09-04 16:16:03 回覆時間:109-09-11 16:34:09

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問題:檢卷答辯之公文(訴願答辯案件),可否依據一般公文限期公文變更來文所訂期期限之規定,聯繫來文機關變更辦理期限,或應依法規規定於20日內辦結,不得變更辦理期限? 一、法規: (一)依據文書流程管理作業規範第一百一十點規定,「訴願管轄機關函請原行政處分機關依法檢卷答辯之案件」、「原行政處分機關收受之訴願書未附具訴願理由者,應於10日內移由訴願管轄機關審理之案件」及「原行政處分機關收受之訴願書附具理由,或不依訴願人之請求撤銷或變更原行政處分者,應於20日內附具答辯書,並將必要之關係文件送於訴願管轄機關之案件」…等為訴願處理過程中之收發文件,應依一般公文處理時效規定處理。 (二)再依同規範第五十一點規定,一般公文之限期公文「變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認」。 (三)另依行政院及各級行政機關訴願審議委員會審議規則第6條規定,原行政處分機關收受之訴願書未具訴願理由者,應於十日內移由訴願管轄機關審理;附具訴願理由者,應於二十日內依本法第五十八條第二項至第四項規定辦理。 二、問題說明: 原處份機關收受訴願管轄機關函請檢卷答辯之公文(訴願答辯案件),此類公文為訴願處理過程中之收發文件,雖按一般公文限期公文之處理期限管制,惟其辦理期限法規已明定為20日。 此案原處份機關如無法於限辦期限20日內辦結,原處份機關可否依據一般公文限期公文變更來文所訂期限之規定,聯繫來文機關變更辦理期限,或應依法規規定於20日內辦結,不得變更辦理期限? 編號:MB1090904002 (回覆內容) 發表時間:109-09-04 14:39:25 回覆時間:109-09-11 11:30:22

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國發會推動公文下載檔案ODF格式,非可編輯者則採用PDF的文書格式,請問電子公文的附件,非可編輯的附件檔案是否可以傳輸圖檔或CAD檔案?請釋疑,謝謝。 編號:MB1090904001 (回覆內容) 發表時間:109-09-04 11:55:44 回覆時間:109-09-08 13:53:32

Q

您好,我有兩個問題請教 一、依據機關檔案保管作業要點規定,附件無法隨原件歸檔,需另行存置者,應於附件標記檔號,並於原件目次表註明媒體型式、數量及存放位置。本機關之另存附件依同檔號逐件存置於附件袋內,依規定註記欄位, 1.如果早期檔管人員同檔案不同目次之另存附件以多件(2件以上)的方式裝入附件袋,並於袋外註記[年度號/分類號/案次號/卷次號],以及填寫袋內各件公文文號與附件內容,卻沒有註記目次號,也沒有於公文系統註記附件內容,是否符規定? 2.隨公文書簽辦之附件,於稿件內已註明[附件1.附件2.附件3…等附件,且不超過2公分,但承辦人為省略編寫頁碼,硬是將附件抽離裝入附件袋內另存,這樣是否符合規定? 二、另,有關檔案檢調作業,機關內部承辦人申請調案作業,申請方式[檔案原件]及[線上瀏覽],請教 如果承辦人如果欲申請檔案複製品?是由承辦人申請檔案原件自行COPY影印?還是由檔案管理人員影印好送交承辦人? 因為承辦人一次申請20件檔案,檔管人員僅有1人,就必須為這位申請人服務全日,耽誤檔案業務之進行, 承辦人申請檔案複製品應由檔管人員影印?這樣是否符合規定? 編號:MB1090831001 (回覆內容) 發表時間:109-08-31 13:53:53 回覆時間:109-09-03 15:27:18

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依據機關檔案點收作業要點第5點規定 ,各機關承辦單位或文書單位應將依 文書處理手冊或業務相關規定,完成 發文、存查或其他辦結程序之案件, 於辦畢5日內逐件依序彙齊後,送交 檔案管理單位歸檔。 請問:有規定檔案室要幾日內完成檔案 點收、立案編目、檔案掃描嗎? 編號:MB1090819002 (回覆內容) 發表時間:109-08-19 22:12:46 回覆時間:109-08-24 09:57:07

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請問:檔案裝訂每卷厚度以3公分為原則,但如果單一案件其附件就已經超過3公分時,如何處置?可分開存放嗎?券次號如何編列? 編號:MB1090819001 (回覆內容) 發表時間:109-08-19 10:37:50 回覆時間:109-08-20 09:44:51

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請問線上簽核公文系統上是否可取消使用者清稿功能之權限。 編號:MB1090812002 (回覆內容) 發表時間:109-08-12 12:29:32 回覆時間:109-08-17 17:38:40

Q

紙本公文辦到一半,是否可以直接掃描該公文更改成線上簽核辦理。 編號:MB1090810001 (回覆內容) 發表時間:109-08-10 14:33:44 回覆時間:109-08-11 15:52:42

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請問簽稿併陳時, 簽稿會核單歸檔擺放順序是否有規定 陳核時又是否有規定擺放順序 應該放在第1頁文稿批示單上 或簽與稿之間呢 謝謝。 編號:MB1090806001 (回覆內容) 發表時間:109-08-06 08:42:06 回覆時間:109-08-11 11:21:31

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您好!請教問題如下:有關簿冊歸檔事宜,如學生接見有接見登記簿,每日登記陳核,並非1個月1本,而是連續性,1本用完再用新的,請教的是,依機關檔案點收作業要點第5點規定:各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔;那陳核完畢用完之簿冊,有無規定應歸檔之期限,謝謝! 編號:MB1090716001 (回覆內容) 發表時間:109-07-16 15:28:13 回覆時間:109-07-24 09:14:50

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您好:想請問一下,關於公文歸檔排放順序,若有來函、公文簽辦單、員工簽收單(需員工簽收),那排放順序為公文簽辦單、員工簽收單、來函嗎?還是公文簽辦單、來函、員工簽收單?麻煩您解惑,謝謝 編號:MB1090708001 (回覆內容) 發表時間:109-07-08 09:46:10 回覆時間:109-07-13 17:35:10

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請問歷年國家檔案審選原則及重點(截至105年底共26項)其項目為何? 編號:MB1090704001 (回覆內容) 發表時間:109-07-04 20:56:21 回覆時間:109-07-13 16:26:02