諮詢溝通
問題描述
Q
請問依文書處理手冊六十二、機密文書之傳遞方式如下： （一）分文（交辦）、陳核（判）、送會、送繕、退稿、歸檔等流程，除 「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外，其餘非由 承辦人員傳遞時，應密封交遞。傳送一般公務機密文書應交指定專 責人員或承辦人員親自簽收。 今天有一件「密」等級公文，傳遞時應使用封套密封、簽章，以公文夾遞送。 且每一過程的拆封者，均須將封套再彌封、簽章嗎？ 還是用公文夾就好？ 編號：MB1130425003 (未回覆) 發表時間：113-04-25 17:13:12
請教一下，我們今年在作檔案清查時發現，明年有1個分類號屆期，而且這個分類號的清理處置方式為屆期後鑑定，不過因為這個分類號項下的檔案量很少，每年大約只有1到3件檔案，這樣每年都要辦鑑定嗎？因為只為了2件檔案辦鑑定會議，找一堆長官來開會有點不符比例原則，我們可以累積到檔案量多一點再辦理鑑定會議嗎？例如每3年辦理一次，這樣也不用一直頻繁的開會。感謝解惑。 編號：MB1130425002 (未回覆) 發表時間：113-04-25 14:14:04
您好，依據第116期檔案樂活情報檔案知識＋「常見Q＆A」第4題，保密期限大於保存年限時，應主動個案檢討調整其保存年限，或於定期清查機密檔案時，請原核定機關檢討保密期限，或至屆滿保存年限時延長保存年限。俟保密期限屆滿或經原核定機關檢討解密後，依規定辦理解密程序並配合修正檔案目錄。惟保存年限區分表與分類表屬結合編製者，單一分類號應僅對應一特定保存年限，即同一分類號之檔案其保存年限均應相同。請問採用結合編製區分表的機關，遇有保密期限大於保存年限的密件，承辦人員得否在歸檔前，逕於密件稿面及封套上，修改調整保存年限？還是必須於歸檔後，承辦人員主動個案檢討，或請原核定機關檢討，或屆滿年限再延長，再由檔管人員協助修正保存年限？ 編號：MB1130425001 (未回覆) 發表時間：113-04-25 13:34:12
您好，請問如承辦人於(113年4月23日)加班時辦理簽奉文件公文系統稿轉函作業，並系統於函面先行產生發文日期(113年4月23日)後流程送發文，發文人員次日(113年4月24日)執行完成發文作業，請問文件產生日期應為113年4月23日或113年4月24日。 編號：MB1130424002 (回覆內容) 發表時間：113-04-24 14:09:52 回覆時間：113-04-26 11:24:46
請問歸檔文件中，來文信封除正面來文、受文者相關信息面需編頁碼外，信封背面有郵寄收據條碼是否也需編寫頁碼?依據為何法令 ? 編號：MB1130424001 (回覆內容) 發表時間：113-04-24 12:00:18 回覆時間：113-04-26 08:38:49
謝謝回復，若剛好第2頁只有一個句號，其他都是空白的，那這樣要編寫頁碼嗎？ 編號：MB1130423002 (回覆內容) 發表時間：113-04-23 14:56:32 回覆時間：113-04-25 14:50:26
您好：在某分類號底下有立3個案，假設案次號1及案次號3內皆有存放檔案，但案次號2沒有檔案，請問有需要將案次號3的檔案移至案次號2嗎?還是案次號不連續也沒有關係? 編號：MB1130423001 (未回覆) 發表時間：113-04-23 13:34:58
您好 請問有關轉陳附屬機關所送的契約書副本報於中央機關審核、核銷之案件 且附屬單位給於附件也僅此一件，轉陳公文附件可不歸檔或需影本歸檔嗎? 編號：MB1130422002 (回覆內容) 發表時間：113-04-22 14:41:57 回覆時間：113-04-24 15:21:26
有時候紙張之間會有空白頁，這些空白頁也需要編寫頁碼嗎？ 編號：MB1130422001 (回覆內容) 發表時間：113-04-22 10:22:18 回覆時間：113-04-25 14:49:43
想詢問，如果過去以案卷層級報銷毀，並經核准，惟現在發現當時報銷毀時並未以案件層級建檔，現在欲以公文流水號勾稽，但未案件層級建檔，根本無法確認當時銷毀之公文為何？想問實務有何補救辦法，謝謝。 編號：MB1130418003 (回覆內容) 發表時間：113-04-18 17:17:12 回覆時間：113-04-24 15:30:36
您好：評鑑表操作說明／（四）檔案鑑定與清理（考評項目２２－３１）／項目２４、２６、２８分別於評分標準（４）、（４）、（３）若機關從未辦理檔案銷毀作業，請敘明機關檔案清理作業規劃情形，並出具簽請權責長官同意之佐證文件，本項始得免評，否則以０分計；但項目２７之評分標準（３）若機關從未辦理檔案銷毀作業，請敘明機關檔案清理作業規劃情形，並出具簽請權責長官同意之佐證文件，本項始得免評。並無敘明是否以０分計，請問是否免以０分計謝謝您？另外附件１－機關檔案管理評鑑表／２７．檔案銷毀目錄檔案局核復意見改善情形／評分標準：８０～８９％（３分）；７０～７９％（３分），請問都是給３分嗎謝謝您？ 編號：MB1130418002 (回覆內容) 發表時間：113-04-18 14:19:50 回覆時間：113-04-23 12:06:51
請問歸檔時的文別選擇： 一、函稿已核定要發文了,但後來長官決定要取消，故續辦加一個簽說明取消不發文的原因 二、函稿陳核時長官即未核定退回，另加一個簽改為存查 以上兩種的文别是否都同樣選稿本?或者不同? 編號：MB1130418001 (回覆內容) 發表時間：113-04-18 11:57:36 回覆時間：113-04-22 13:56:08
請問原本列密的檔案，在完成解密作業、成為普通件後， 有需要在案件編目維護作業中將「解密條件或保密期限」欄位中原本下的解密條件刪除嗎？ 或是按照規定，有需要保留原始欄位？還是要將真正的解密日期註記在此欄位？ 編號：MB1130417003 (回覆內容) 發表時間：113-04-17 11:41:07 回覆時間：113-04-23 12:00:29
請教：有關「機關公文電子交換作業辦法」第5條規定：「機關公文以電子交換行之者，得不蓋用印信或簽署」，本機關以電子交換對直屬上級機關行文（上行文），是否亦得不蓋用印信或簽署？ 編號：MB1130417002 (回覆內容) 發表時間：113-04-17 10:55:08 回覆時間：113-04-22 18:58:15
您好，續編號：MB1130409001。 貴局回復「評鑑表項目25之免評情形，應依主管機關訂定相關規定辦理」，如貴局無明釋得免評情形，上級機關何來相關依據訂定可否免評？建請貴局於考評表或常見問與答內明釋，若上級機關(中央二級機關、直轄市、縣(市)政府)未有訂定貴局所指「擬銷毀檔案授權所屬機關分級審核機制」，受評機關於考評當下之時點項目25是否免評。 並不是要讓貴局產生困擾，希望貴局能體諒，因貴局可能無法理解全台灣這麼多機關單位在第一線受評時遇到的難點，沒有明確的免評條件，考評現場一堆長官雙眼盯著你看，現場看到你沒做就是直接0分，會對第一線人員嚴重打擊士氣，「依法行政」，沒有依據、授權，何能辦理初審？ 編號：MB1130417001 (回覆內容) 發表時間：113-04-17 10:11:36 回覆時間：113-04-24 15:26:54
4月15日收到來文表示委託某單位自即日起至7月1日止受理計畫公開案件徵求申請，請本單位轉知相關業者。請問來文屬一般公文或限期公文？如屬限期公文，限辦日期為7月1日？ 編號：MB1130416002 (回覆內容) 發表時間：113-04-16 11:33:53 回覆時間：113-04-23 14:51:13
您好，若母公司適用檔案法，請問子公司或轉投資公司也有檔案法之適用嗎？ 編號：MB1130416001 (回覆內容) 發表時間：113-04-16 09:54:12 回覆時間：113-04-17 17:09:21
想請問，案卷層級目錄送銷毀審核時，審核結果該案次要續存者，因為該案次內容有異動，於定期彙送作業時所匯出的xml檔中，檔案目錄傳送名稱的代碼應該使用F或A? 編號：MB1130415001 (回覆內容) 發表時間：113-04-15 14:42:56 回覆時間：113-04-23 10:48:51
您好，若依編號：MB1130402004之回復，本單位之永久檔如已採用「無酸紙質卷夾」，但卷夾外並未再使用「卷盒」，這樣是否無違反相關規定？因考評時有委員認為「卷夾」外應再有「卷盒」以達保護之效故酌扣考評分數。 編號：MB1130412001 (回覆內容) 發表時間：113-04-12 09:28:02 回覆時間：113-04-16 12:26:19
主管決議，由檔管人員統一編寫頁碼，符合行政裁量嗎？ 編號：MB1130410003 (回覆內容) 發表時間：113-04-10 10:02:36 回覆時間：113-04-15 15:35:21