雙向溝通

感謝各位檔管先進的厚愛,提供許多寶貴意見。為節省您寶貴的時間,儘速得到問題的解答,歡迎多利用【常見問答】服務進行問題檢索。如無您所需的相關解答,可藉由本系統雙向溝通服務機制,提出您所要詢問解答之問題,並同時以電子郵件方式進行通知。如問題屬機關檔案管理資訊網(含檔案目錄彙送及檔案管理調查)、小型檔案管理系統及檔案目錄檢測軟體 ,則請多利用檔案資訊諮詢服務專線電話(02)2312-8884、(02)2312-8885,傳真號碼(02)2388-0919,電子信箱online@archives.gov.tw。


問題描述

Q

您好, 依機關檔案點收作業要點第2點規定,各機關歸檔案件以原件為原則;另依文書處理手冊第31點(十一)規定,附件如需以原本發出,而原本僅1份時,承辦人員辦稿時應註明「原本隨文發出,抄本或影印本存卷」,請問若附件紙本頁數很多,是否允許承辦人員辦稿時應註明「原本隨文發出,附件檔案以電子光碟存檔」? 編號:MB1090116002 (未回覆) 發表時間:109-01-16 20:21:47

Q

您好, 一、附件經簽准抽存續辦者,應依機關檔案點收作業要點第6點第1項規定,於歸檔清單記載附件名稱及應辦畢日期,以利後續附件歸檔及稽催,確保公文完整性。請問其中「應辦畢日期」是否有天數限制,且若承辦人屆期,仍未歸還有何相關稽催機制。二、早期檔案銷毀時,如發現當初檔案附件未歸檔,且已無法追回,請問會因此就無法辦理銷毀嗎?還是銷毀時,註明只要註明該檔案無附件,還是可以依程序辦理銷毀。 三、線上簽核檔案若已歸檔、點收且編目完成了,若系統可以之後修改該檔案附件(例:增加某一附件電子檔),想請問這日後在電子檔案清查或銷毀時會造成問題嗎? 編號:MB1090116001 (未回覆) 發表時間:109-01-16 20:08:34

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請問檔管人員於編目時,修改檔號(修改為較適當的分類號或案次號),是否需要蓋職章? 相關依據法規? 請以mail回覆(將做為說明依據),謝謝您。 編號:MB1090114001 (回覆內容) 發表時間:109-01-14 10:18:13 回覆時間:109-01-16 09:01:12

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您好,文書及檔案管理電腦化作業規範第5章第14點第4款所指,「文書傳遞交換處理時,無法電子化之實體附件,連同文書本文仍以紙本方式傳送」, 所以無法電子化之實體附件,能以線上簽核公文簽辦?還是只能以紙本簽核公文方式簽辦 編號:MB1090110002 (未回覆) 發表時間:109-01-10 20:51:25

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長官們您好:想問一些歸檔問題。 因我們公司採行沒有IC卡的線上簽核模式,線上收文至歸檔入庫都是採雲端作業方式,公司前輩說以往都是線上的歸完檔之後,也是要把電子相關簽文附件再進行紙本列印、裝訂、蓋騎縫章、編寫頁碼,並填寫分類號,整理後依照分類號順序放置公文檔案室。 109/01/10經詢問 貴局的答覆是說電子簽文不用印出來,電子文印出不是查核重點,係紙本文才需放置檔案室歸檔。 公司需要 貴局的相關官方文書確認文件才可通行線上簽核不須再額外印紙本,麻煩 貴局回覆,大恩大德沒齒難忘,感謝再感謝。 編號:MB1090110001 (回覆內容) 發表時間:109-01-10 12:07:57 回覆時間:109-01-16 08:53:29

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您好:有關108年度貴局函請各機關填寫檔案管理情形調查表一節,經填報完成相關資料,也完成[計算驗證],點選[檢視列印]後,發現展現小視窗內的報表無法維持於中間,太靠右邊,改以[下載WORD]卻出現WORD內表格有好多亂碼,煩請貴局資訊單位儘速改善本項錯誤,以免造成填報人員無法在規定期限內完成簽陳提報資料。請儘速改善,謝謝。[ 編號:MB1090108001 (回覆內容) 發表時間:109-01-08 14:06:43 回覆時間:109-01-13 09:41:53

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請問本機關欲將部份例行簡單發文結案案件,以不取機關號,逕行交檔管單位保管,檔管單位對此類案件在機關公文系統無法編目立卷,又應如何控管? 編號:MB1081225001 (回覆內容) 發表時間:108-12-25 18:16:03 回覆時間:109-01-08 08:43:37

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您好: 請問機關在辦理檔案銷毀送貴局審核時,所送檔案銷毀計畫上之「檔案年度」一欄應如何正確填寫? 因立案編目時可能會有後年度案件往前年度案件併件歸檔情形,導致案卷下之檔案不完全為同一年度(例如檔號100/00120101/1下含有文件產生日期為100及101年度之案件),銷毀時則會影響前開銷毀計畫之「檔案年度」填寫方式。 故前述狀況檔案銷毀計畫之「檔案年度」正確填寫方式是應依照檔案銷毀目錄內各檔案檔號的年度號填寫(填寫100年)?或是依照檔案銷毀目錄內各檔案的文件產生日期年度填寫(填寫100至101年)? 以上疑問,再請釋疑,感謝。 編號:MB1081220001 (回覆內容) 發表時間:108-12-20 10:25:49 回覆時間:108-12-30 09:52:34

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您好,本機關辦理巨額採購業務,自投標、招標、決標及驗收階段,均會收到各家廠商附件,附件量多到以「箱」計算。例如,一個標案就有3-5箱附件歸檔,造成本機關庫房空間不敷使用,與採購單位協調,均以採購法規規定要歸檔,我想請教何種法規有這樣強制規範?庫房空間不足,是否有其他解套方式? 編號:MB1081218001 (回覆內容) 發表時間:108-12-18 18:00:02 回覆時間:108-12-30 09:47:24

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何謂「並列案名」、「其他案名」? 編號:MB1081213001 (回覆內容) 發表時間:108-12-13 16:19:42 回覆時間:108-12-17 17:24:19

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想詢問機關檔案管理作業規定需檢視及記錄庫房溫溼度是否正常,建議記錄之頻率或次數為何。 編號:MB1081212003 (回覆內容) 發表時間:108-12-12 13:58:14 回覆時間:108-12-13 13:51:29

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1.機密檔案的保存年限跟一般檔案一樣可以賦予為定期保存或永久保存嗎? 2.永久保存檔案除紙本需裝訂成冊,有規定應掃描為電子檔保存嗎?掃描的影像檔格式規範為何? 編號:MB1081212002 (回覆內容) 發表時間:108-12-12 11:11:31 回覆時間:108-12-20 09:42:37

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一案卷經檔案局核准銷毀後,該案卷之最晚文件產生日期為103年12月17日,保存年限3年,106年12月17日屆滿保存年限,因此106年12月17日後才能拿去銷毀嗎? 編號:MB1081212001 (回覆內容) 發表時間:108-12-12 10:49:47 回覆時間:108-12-20 09:47:51

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您好,現在很多公文型式均可線上簽核並進行機關電子交換,想問令,或獎懲令或派令是否也可以進行電子交換? 編號:MB1081211001 (回覆內容) 發表時間:108-12-11 08:53:37 回覆時間:108-12-17 09:29:07

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請問紫外線量測儀器,是要測UVA還是UVB? 編號:MB1081206002 (回覆內容) 發表時間:108-12-06 11:59:24 回覆時間:108-12-10 10:50:43

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你好: 我在檔案點收時發現函稿的發文日期似乎有錯, 想請教發文日期到底是應依照機關首長批發的那個日期 還是應該以發文當日的日期為準呢? 如果發現發文日期錯誤應該要拒絕點收直接退回 還是我們可以自行幫他修正呢? 編號:MB1081206001 (回覆內容) 發表時間:108-12-06 10:38:59 回覆時間:108-12-13 15:25:04

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請問紙本來文應併同線上簽核案件辦理歸檔 者,業務承辦單位已於案件辦畢後紙本來文 依規定編寫頁碼、分類號及保存年限,是否可以省略不蓋騎逢章? 編號:MB1081205001 (回覆內容) 發表時間:108-12-05 21:18:57 回覆時間:108-12-16 11:54:16

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你好: 今天收到一份文行政院修正「文書處理手冊」部分規定(文書保密規定)的文 其中刪除了文書處理手冊的65、68、70、71、74、75條 但是我發現這些刪除的條文在機密檔案管理辦法中還是存在, 那這樣到底是要依照文書處理手冊還是機密檔案管理辦法來進行機密檔案管理呢? 比如像是刪除的71條在機密檔案管理辦法第22條還是存在,刪除的74條在管理辦法21條仍然存在 這樣應該要遵循哪一個才是正確的呢? 編號:MB1081202001 (回覆內容) 發表時間:108-12-02 10:50:14 回覆時間:108-12-04 10:04:26

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請問,所有檔案都要做目錄匯送嗎?主計憑證及採購檔也要歸檔並匯送嗎?謝謝! 編號:MB1081130002 (回覆內容) 發表時間:108-11-30 19:45:01 回覆時間:108-12-03 17:49:15

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請問民眾向機關申請複製檔案,是要依照政府資訊法還是檔案法辦理?如何收取費用?雙面列印是算多少錢? 編號:MB1081130001 (回覆內容) 發表時間:108-11-30 19:31:21 回覆時間:108-12-04 17:32:38