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Q
您好： 若來文解密條件為A，但以解密條件B發文，請問此件機密檔案封套之解密條件應該填A還是B？ 編號：MB1120608003 (未回覆) 發表時間：112-06-08 15:51:04
您好： 因日前所處機關有發現，曾接受一批其他機關71年度時的檔案，但因欲銷毀該批檔案且小型檔管系統無匯入的資料 ，所以打算在公文系統上建檔，目前遇到的問題為，在建檔時公文文號的機關代碼及數字，應該如何賦予? 編號：MB1120608002 (未回覆) 發表時間：112-06-08 10:05:27
您好，想請問若我現在收到他機關來函說明我們一件機密檔案已無保密必要，請我們解密，我在填寫「機密文書機密等級變更或註銷紀錄單」時，第一個欄位「通知機關（原機密案件核定機關）」的發文日期＆發文字號，是要填現在收到通知我們解密的發文日期＆字號嗎？還是要填需要被解密的那份檔案當年的發文日期＆字號呢？會有疑惑是因為下面第二個欄位「原機密案件」那欄又要求要填寫那份機密檔案的檔號、發文日期及發文字號，這樣不就第一欄位＆第二欄位重複填了嗎？謝謝～ 編號：MB1120608001 (未回覆) 發表時間：112-06-08 10:05:22
機關編訂檔案類目與保存年限，如分類屬行政類檔案保存年限基準表中的「060802」或是「060803」，其保存年限如何訂定? 依據依會計法83、84條規定，第83條「各種會計憑證，均應自總決算公布或令行日起，至少保存二年」、第84條「總會計至少保存二十年，在單位會計、附屬單位會計至少保存十年，在分會計、附屬單位會計之分會計至少保存五年」，依該規定此兩類保存年限機關如訂定總會計二十年以上、單位會計十年以上，是否不低於該規定之保存年即可。 若編訂檔案分類無保存年限，在著錄、上架、清理、目錄匯送等相關檔管作業將無所適從，請協助釋疑。 編號：MB1120607001 (未回覆) 發表時間：112-06-07 15:21:36
雙向溝通網站所留 02-77136400 02-77136403 都是空號 信箱也不用認證就可以張貼 讚 編號：MB1120606002 (未回覆) 發表時間：112-06-06 22:20:56
一般公務機密文書解密條件成就時，承辦人將原自創的密件簽，由原來的保密期間3年改為30年，請問是否因為是自創自存的簽文，不是受文單位，產生無原核定機關不須建議，也沒發文故無受文單位可通知，便可逕行變更解密條件，機關核列機密不受以法律或法律具體明確授權之法規為依據為拘束，藉此方式躲避法律保留原則及解密工作。 編號：MB1120606001 (未回覆) 發表時間：112-06-06 14:10:28
您好：若本單位從未辦理檔案銷毀作業，且已敘明機關檔案清理作業規劃情形，並出具簽請權責長官同意之佐證文件，本項是否直接免評？ 編號：MB1120605002 (回覆內容) 發表時間：112-06-05 11:40:29 回覆時間：112-06-07 09:56:57
敬啟者您好， 本人隸屬大專校院檔管人員，詢問關於歸檔案件點收相關． 關於詢問之歸檔點收案件說明： 一Ａ機關以紙本形式發函至本校（稱第１份函），本校文書收文人員依文書處理手冊收文掃描轉電子形式線上簽核並取本校收文號送辦承辦單位辦理． 二本校承辦單位於線上簽核時，發現Ａ機關函（稱第１份函）內文說明所述此案關係人之姓氏與副本本校受文者姓氏不同，內文說明提及之本案關係人係為副本本校受文者，故姓氏應同方為正確． 三本校承辦單位承辦人電知Ａ機關此文發函承辦人，Ａ機關發函承辦人郵寄修正內文說明錯誤所述本案關係人姓氏，修正與副本本校受文者相同姓氏（此稱第２份函），另，第２份函發文日期及發文字號皆同第１份函，Ａ機關將此第２份函逕自郵寄本校承辦單位承辦人． 四本校承辦單位承辦人將此第２份函遞交本校文書收文人員並詢問該如何辦理． 五本校承辦單位將此第２份函單位自行掃描以ＰＤＦ電子檔形式上傳以為第１份函之相關參考附件（此參考附件非第１份函所述之隨函附件），陳單位主管核判後，送歸檔． 六故第２份函無本校文書收文紀錄因無“另”給予校內收文號及無透過公文系統掃描轉電子形式經線上簽核陳請主管核判後歸檔． 七且依本校歸檔規定，此文保存年限為永久保存並需將此案經主管核判後之線上簽核電子檔案及核判之簽辦單列印以紙本形式併同該Ａ機關紙本函原本依歸檔規定存置本校檔案室． 請問依上述說明本案是否可歸檔，若可，依據法條為？或應將第２份函依文書處理手冊收文規定辦理收文掃描轉電子形式線上簽核並“另”取本校收文號送辦承辦單位辦理陳主管核判後歸檔？ 感謝回復． 編號：MB1120604001 (回覆內容) 發表時間：112-06-04 19:19:00 回覆時間：112-06-06 11:48:32
您好，在辦理密件解密過程中，本機關發機密文書機密等級變更或註銷建議單給原密件核定機關，原密件核定機關回復同意註銷密等，但需將文中個資部分塗銷，請問塗銷作業有正確的辦理方式嗎?直接使用麥克筆或是立可帶覆蓋或是抹去公文中具個資文字會不會有毀損公文的問題? 編號：MB1120602003 (未回覆) 發表時間：112-06-02 15:40:53
您好， 電子媒體有效性檢測，主要目的是為將損壞風險較高的媒體儘早進行轉製或備份，本機關若已將所有歸檔時的光碟同步進備份，另存於某兩個硬碟中，以避免日後無法讀取原光碟。 試問，因光碟片都已經全數進行備份，之後每年的有效性檢查，是要檢查備份後的硬碟，還是原光碟片? 如果是要檢查原光碟，那時間越久，光碟片損毀的機率越高，這樣是不是沒有多大意義。是不是應該檢查的是「轉製後的硬碟」，如果該硬碟檢測後品質不佳，則應儘早再進行備份轉製。 編號：MB1120602001 (回覆內容) 發表時間：112-06-02 15:20:57 回覆時間：112-06-06 11:42:46
想請問您們何謂受委託行使公權力之分類號呢 編號：MB1120530004 (未回覆) 發表時間：112-05-30 15:49:39
續MB1120516001和MB1120524001兩問答 1. 您說到「至於過去檔案之著錄應否計入檔案編目數量統計表之回溯編目完成量及回溯檔案完成量，需視該等檔案是否為檔案法施行前未屆滿保存年限之檔案而定，並非一概不計入」故此，我已有在文字中、電話中(貴機關致電給我)表明，如果某機關因擴大檔案應用加值所需而徵集之機關早年或其前身之檔案(含原件、複製品等，又區分為與機關直接有關或相關檔案而有不同)，此節各種類屬否回溯編目檔案之定義性問題建議貴機關斟酌統一函示，以資遵循。因為既然非一概不計入，則貴主管機關都無設想有計入之可能性?一率不納入必備功能?此則恐有影響貴機關統計相關資料之精準度。 2. 您說到「回溯編目建檔並非所有機關公文檔案管理資訊系統必備之需求」此節，如貴機關持續且認真推行金檔獎業務、推行擴大檔案應用加值、發揚檔案應用之效益，此節「回溯編目」或「補建檔資料但不屬回溯編目」(譬如貴機關電話中說到，如果與本機關無直接相關但屬早期之他機關複製品檔案則不屬回溯編目等，反之則算入回溯編目)等事實會不斷發生在基層檔案機關，建議貴機關檢討回溯編目建檔資料於必要、且符合定義時必須列入統計，也必須列入資訊系統必備功能，而不是看基層機關有沒有需求，此節乃係呼應貴機關推行金檔獎業務中有關立案編目和檔案應用之層面，再次建議重視。 3. 本案關鍵的小結論是，回溯編目的定義性問題因時代更迭而有需檢討之必要，因在不斷探究機關根源時，本身在建構歷史的過程中，就會發現有值得保存之重要記憶，這個過程不是靜止不動的回溯檔案編目業務，而是滾動式的不斷在發生回溯檔案編目之事實，這是金檔獎給予各個機關的價值，這更是金檔獎精髓之所在，是可以更加健全文官公文管理系統制度之契機。 編號：MB1120530003 (回覆內容) 發表時間：112-05-30 09:28:49 回覆時間：112-06-02 13:31:49
依據文書處理手冊第51點規定，機密文書與非機密文書合併處理時，以其中機密文書最高之等級為機密等級。若前案普通件已先行辦理歸檔，後案為機密檔案併為同一案件，是否應請承辦人調出前案，將前案普通件與後案密件併同裝封？同理，若前案密件已先行辦理歸檔，後案為普通件併為同一案件，是否應請承辦人調出前案，將前案密件與後案普通件併同裝封？ 編號：MB1120529002 (回覆內容) 發表時間：112-05-29 13:41:35 回覆時間：112-06-02 13:30:41
您好!請問線上簽核之公文（電子來文、簽、稿有夾帶電子附件）於編目時，其電子附件需於附件明細內依序著錄嗎?若需依序著錄，其媒體型式為何?若無需依序著錄，是否電子附件頁數，併同著錄於檔案本文總頁面數?另目次表如何區分紙本檔案或線上簽核公文檔案?煩請解答，謝謝您!. 編號：MB1120529001 (回覆內容) 發表時間：112-05-29 11:23:47 回覆時間：112-06-05 11:16:22
您好， 請問承辦單位在111年度年末都會先簽陳請示有關隸屬112年的計畫、活動、採購等公文，而實際開始執行與成果都是在112年度。 那麼，這些111年度起簽的公文年度號，可否為使與相關案情併案，併在實際執行的112年度？或者只能併於首份文件產生的111年度？ 編號：MB1120525001 (回覆內容) 發表時間：112-05-25 15:50:49 回覆時間：112-05-31 11:41:27
續MB1120516001問題 1.您說到「依照依機關檔案管理作業手冊9.4.3之表9-1、表9-2檔案編目數量統計表本來就會包含回溯檔案完成量」等資訊云云。 2.您說到我們為了擴大檔案應用加值多徵集檔案「檔案複製品係屬該件洽他機關檢調檔案公函之附件，應依前開規定歸檔並辦理編目建檔作業」 3.您還說到「因配合機關每年定期辦理檔案清查，故資料建檔狀態變動係屬正常合理現象。」 4.所以等於你們承認了，我們回去建檔過去的檔案本來就是很正常的事情，但是目前回去登打過去的檔案卻不算入回溯編目報表資訊內? 5.故此，不論您的定義如何(我不很具體知道)，具體給與貴機關建議乃是「要納入一個機關如果他登打過去檔案資訊為『回溯編目檔案』之意義」，然後列入公文管理系統廠商應該要必備的功能。 6.檔案既然是國家知識的基礎，良心事業，所以給你們良心建議。 7.您給的電話02-89953546我打不通。 編號：MB1120524001 (回覆內容) 發表時間：112-05-24 16:53:41 回覆時間：112-05-30 08:08:41
由承辦人創稿密件公文，發文公文所檢送資料由受文者收到公文後自行至指定網址下載，但因附件屬機密性(資料非公布或刊載於網站)，想請問這樣公文辦畢後附件需要隨文歸檔嗎？謝謝 編號：MB1120523001 (回覆內容) 發表時間：112-05-23 15:42:54 回覆時間：112-05-29 15:08:12
請問，以線上簽核過後，列印簽核資料再以先簽後稿的方式將紙本函稿呈判，但原線上簽核印出的部份未再核章，可否直接歸檔？ 編號：MB1120519003 (回覆內容) 發表時間：112-05-19 16:42:43 回覆時間：112-05-24 10:01:50
依檔案管理局92年12月5日檔徵字第0920008466號函有關機關定型化申請書表及簿籍檔案銷毀目錄得依按附格式填表說明編製,並依檔案法施行細則第10條規定送審一案,如機關定型化書表未掛總收文號且未歸檔保管,係由機關內部業務單位自行保管並依機關相關書表保管年限規定,年限屆滿後製作前開案銷毀目錄,是否仍須依檔案法相關規定及程序層送審核,或得由機關依保管年限規定於書表年限屆滿後免送審自行辦理銷毀作業? 編號：MB1120519002 (回覆內容) 發表時間：112-05-19 15:21:44 回覆時間：112-05-24 11:56:55
您好：請問本機關接獲來文機關通知 變更機密等級，惟組改時，本機關於 承接A機關移交清冊中，並無該機密 檔案，另外，亦請A機關協助查找， A機關系統亦無收文或歸檔紀錄。 請問本機關業務承辦人應如何處理？ 另外如為機密等級以上公文處理情形 是否不同? 編號：MB1120519001 (回覆內容) 發表時間：112-05-19 09:06:35 回覆時間：112-05-24 13:34:02