雙向溝通

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問題描述

Q

您好,想請問機關檔案庫房溫溼度標準問題:依據規定,機關檔案相對溼度須為60%以下,但濕度過低則會易於裂化及脆化,想請問相對濕度要低於多少數值,會有裂化及脆化風險? 編號:MB1080823001 (未回覆) 發表時間:108-08-23 12:08:27

Q

請問機關與廠商已經簽訂保密協定,委由廠商代為負責檔案銷毀作業,當核准銷毀檔案移交給廠商後,是否仍應依機關檔案保存年限及銷毀辦法第12條規定全程監控? 編號:MB1080821001 (未回覆) 發表時間:108-08-21 09:58:55

Q

依機關檔案點收作業要點規定,各機關歸檔案件以原件為原則,案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者,應退還承辦單位或文書單位補正。 請問:若為機關內部往來彙總各單位資料之來文,內部各單位以簽文方式,奉准將簽文正本及資料一併移送機關其內部單位彙整資料,再另以簽文影本歸檔,是否必須另外簽報權責長官核准以非原件歸檔?是否符合點收作業相關規定? 編號:MB1080819001 (回覆內容) 發表時間:108-08-19 15:49:08 回覆時間:108-08-23 11:09:57

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機關名稱:臺南市山上區山上國民小學 問題: 因欲做逾期檔案銷毀,但報表檔無法開啟,請協助處理,謝謝! 編號:MB1080816001 (未回覆) 發表時間:108-08-16 09:48:12

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您好:之前有聽聞鑑定報告格式要從表格式改成章節式,請問有參考格式或範例可供下載嗎? 編號:MB1080815003 (回覆內容) 發表時間:108-08-15 11:58:20 回覆時間:108-08-20 08:53:51

Q

你好:本所(台南市新化戶政)於106年7月與大內區及山上區戶政所整併為新化戶政,今年欲辦理銷毀,原106年以前至今戶政類逾保存期限檔存資料,請問於檔案毀銷目錄(案卷)中(檔案產 生者)係填寫舊的山上.大內區戶政事務所或是合併後之山上及大內辦公處,謝謝你. 編號:MB1080815002 (回覆內容) 發表時間:108-08-15 08:35:59 回覆時間:108-08-21 17:15:57

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你好,請問附件如果是一冊書籍,辦理附件另存時有在書籍封面註記檔號、文號、流水號,還需要裝入附件另存袋中保管嗎?可以直接將書籍排列在檔案架上嗎?謝謝! 編號:MB1080813002 (回覆內容) 發表時間:108-08-13 15:42:20 回覆時間:108-08-15 11:48:47

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有關政治檔案清查,有以下疑問: (1)有關編製目錄問題:於政治檔案 條例施行後6個月內需完成政治檔案 清查,並編製「目錄」報送檔案局 審定,請問此目錄之格式? 假使某卷僅有幾件與政治檔案 有關,是整卷都提報,或是抽出 相關案件提報即可? (2)政治檔案關鍵字報告裡所臚列之 關鍵字數千條,請問建議該如何 進行比較妥適? 編號:MB1080812001 (回覆內容) 發表時間:108-08-12 14:57:41 回覆時間:108-08-15 11:23:26

Q

您好: 本單位檔案室近日正在進行檔案換裝無酸容具作業,為消化龐大的檔案量,故動員本科全體同仁支援。為此每日同仁頻繁出入庫房,每人每天可能進出庫房數次,登記變得十分困難。關於這類情形,請問有必要逐筆登錄在進出登記簿上嗎?期待您的答覆,謝謝! 編號:MB1080801001 (回覆內容) 發表時間:108-08-01 16:24:19 回覆時間:108-08-05 09:07:10

Q

您好: 近期在清查早期(70~89年)公文,依照檔案目錄,逐件核對管有檔案,並檢查其保存狀況。 但清查過程發現,早期承辦人員填寫分類號時,均未依當年規定辦理。例如:319/20財產評估,實體公文為工程相關內容。 請問, 1.在清查過程中,需要將全部的實體公文重新檢視,並分類放入所屬適當之分類號內,重新立案編目過嗎? 2.早期承辦人隨意書寫分類號,許多分類號(已立案),均不在該年度的保存年限區分表內,該如何處理? 3.電腦系統內,因多次軟體(系統)轉換及早期不可考之因素,造成系統多筆資料重覆匯入或建置,於清查時將確實重覆且資訊欄位較不完整之電腦資料移除,是否可行? 編號:MB1080730001 (回覆內容) 發表時間:108-07-30 14:35:14 回覆時間:108-08-06 13:37:46

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若將紙本來文及附件掃描成為電子檔,且上傳於公文系統中並辦理線上陳核,核判後,以電子檔案歸檔,其紙本來文及附件應如何處理?可否由承辦人保管留存,還是應由檔案管理人員保管留存,如由檔管人員保管,是否附件可由承辦人抽存自留。 編號:MB1080721001 (回覆內容) 發表時間:108-07-21 12:09:55 回覆時間:108-07-23 16:00:51

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您好!作業手冊22.4.3.2規定,機密檔案應與一般檔案分別存放於保險箱,保險室或密室中,是否得排除12.4.1.1檔案應置入容具之規定,直接以機密封套存放?謝謝您! 編號:MB1080719001 (回覆內容) 發表時間:108-07-19 09:30:10 回覆時間:108-07-24 11:55:48

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您好,請問大陸地區人民是否可以調閱或申請應用1949年以前之歷史檔案? 編號:MB1080710001 (回覆內容) 發表時間:108-07-10 16:23:22 回覆時間:108-07-12 11:36:44

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電子檔封裝,作用為何? 編號:MB1080703001 (回覆內容) 發表時間:108-07-03 16:52:17 回覆時間:108-07-08 09:49:11

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請問若單位為任務編組(無機關代碼),修訂檔案保存年限區分表,如異動分類號、保存年限,或依基準表修正年限,是否簽該單位首長同意即可,亦或是層送貴局同意,感謝回覆。 編號:MB1080701001 (回覆內容) 發表時間:108-07-01 16:52:53 回覆時間:108-07-08 10:03:47

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您好: 有以下兩個問題請教 1、請問進行檔案點收,核對承辦人登錄的附件資料時,函稿是否登錄為「附件」?還是「附件」單純指函稿以外的文件? 2、承辦人簽辦紙本公文時,若是主管請假,第一順位的代理人為承辦人,承辦人跟主管欄位的核章可否為同一人? 敬祝 順心如意 編號:MB1080625001 (回覆內容) 發表時間:108-06-25 15:54:59 回覆時間:108-07-03 09:52:12

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您好: 本所欲做檔案卷夾顏色管理, 請問顏色有無數量限制,亦即以幾 種顏色做區分檔案卷夾為宜?謝謝! 編號:MB1080617001 (回覆內容) 發表時間:108-06-17 08:50:15 回覆時間:108-06-19 08:21:53

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您好: 本單位辦理檔案清理時,如案卷內之各案件未妥適分類編案或未具關聯, 為利後續檔案保管與應用,而依檔案性質及重要性,重新辦理分類編案 時,則該年度新增或修正之檔案分類表與保存年限區分表(結合編訂)是 否需重新陳報貴局審核。 謝謝 編號:MB1080530002 (回覆內容) 發表時間:108-05-30 14:33:42 回覆時間:108-06-06 09:49:45

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清查電子檔案時,發現檔案分別出現以下情形:1.線上簽核流程的內容不完整;2.驗簽失敗;3.顯示檔案之某附件(TIF、PDF)不存在,但該電子公文有其他附件,經檢視為完整;4.分類號、案次號、卷次號、目次號欄位未輸入,但經查詢系統卻有完整檔號。 請問上述情形是否屬於文書及檔案管理電腦化作業規範之其清查結果發現有毀損、遺失、竄改等異常情形?另後續分別應該如何處置?需將電子檔案轉為紙本嗎? 謝謝! 編號:MB1080530001 (回覆內容) 發表時間:108-05-30 10:01:51 回覆時間:108-06-10 13:33:48

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最近要辦理永久檔案清理,按檔案法施行細則第12條第1項規定,各機關於檔案法施行前(91年1月1日)未屆滿保存年限之檔案,應辦理回溯編目建檔,那之前檔管人員並沒有回溯編目建檔那請問,可以用案卷層級編目嗎?還是一定要一件一件打入公文系統編目,謝謝 編號:MB1080529002 (回覆內容) 發表時間:108-05-29 16:17:32 回覆時間:108-06-03 09:24:26