雙向溝通

感謝各位檔管先進的厚愛,提供許多寶貴意見。為節省您寶貴的時間,儘速得到問題的解答,歡迎多利用【常見問答】服務進行問題檢索。如無您所需的相關解答,可藉由本系統雙向溝通服務機制,提出您所要詢問解答之問題,並同時以電子郵件方式進行通知。如問題屬機關檔案管理資訊網(含檔案目錄彙送及檔案管理調查)、小型公文檔案管理系統、檔案目錄檢測軟體及檔案目錄建檔軟體 ,則請多利用檔案資訊諮詢服務專線電話(02)2312-8884、(02)2312-8885,傳真號碼(02)2388-0919,電子信箱online@archives.gov.tw。


問題描述

Q

您好,查看文書流程管理作業規範的立法委員質詢案件描述時效起算日為交達日起算,請問是否表示假設本機關若於108/10/14收到立委案件來函,且可辦理10天,則限辦日期即為108/10/25,煩請釋疑,謝謝! 編號:MB1081014001 (未回覆) 發表時間:108-10-14 11:25:25

Q

請問 是不是所有機關承辦人因業務所產生之簽呈、公文、申請書、簡簽、便簽、紀錄、便條......等等,都需要取公文號並依照檔案分類及保存年限區分表來歸檔管理呢~!?? 編號:MB1081009001 (未回覆) 發表時間:108-10-09 10:42:02

Q

請問承辦人因為了方便不想走紙本簽核,自行點選年限較短的分類號以線上簽核方式辦結, 檔管人員編目該案件時發現案件內容應歸屬於超過20年年限之分類號(本機關內規超過20年年線應走紙本簽核),檔管人員可逕自修改其分類號(超過20年),但案件仍以線上簽核形式歸檔嗎,謝謝 編號:MB1081008001 (未回覆) 發表時間:108-10-08 15:37:03

Q

如果承辦人附件自存,可接受內部簽(便簽)可以不取文號簽核嗎? 編號:MB1081007001 (回覆內容) 發表時間:108-10-07 10:35:13 回覆時間:108-10-14 11:01:34

Q

請問: 問題一:承辦人在發文函稿處簽寫「附件抽存」,這樣可行嗎?如否,該如何處理? 問題二:附件需抽存審查,可統簽附件不歸檔,由承辦人自行留存? 問題三:發文檢送給對方的附件可以不歸檔嗎? 編號:MB1081004001 (回覆內容) 發表時間:108-10-04 16:21:53 回覆時間:108-10-14 16:30:34

Q

您好,檔案管理手冊載明:「存放機密檔案之保險箱或其他具安全防護功能之箱櫃,應裝置密鎖」,請問所謂的「密鎖」是只要有上鑰匙鎖即可、還是要同時有「鑰匙鎖及密碼鎖」呢? 編號:MB1081002001 (回覆內容) 發表時間:108-10-02 10:54:20 回覆時間:108-10-05 11:33:44

Q

我是彰化縣警察局檔管人員涂白雪,想請教: 我們之前電腦是win7,32位元,檔案列印及查詢資料都沒問題;但是自從換新電腦win10以後有關檔案列印及查詢資料就發生問題如下圖: 無法查詢及列印.我們請教警局資訊人員他們也無法解決.請教我們該如何解決 編號:MB1080930002 (回覆內容) 發表時間:108-09-30 16:49:16 回覆時間:108-10-05 09:49:35

Q

你好: 採購相關的公文中,標封時常是超過A3 大小,文書處理手冊及機關檔案管理作業手冊 中皆無明文規定,不知道能不能將標封 裁剪成A4大小再做歸檔呢? 編號:MB1080927002 (回覆內容) 發表時間:108-09-27 11:32:02 回覆時間:108-10-05 11:23:18

Q

一、依據大局雙向溝通編號MB1080925001之回復「所詢檔案管理單位會商業務承辦單位解密一節,依同手冊第29點第2款規定,會商方式應依問題之繁簡難易及案件之輕重緩急,斟酌選用以電話、電子傳遞、面洽、簽稿送會等方式處理」。 二、請問若檔案管理單位以電話方式會商業務單位請業務單位解密,檔案管理單位是否能要求一定要由業務單位以公文簽陳解密?依據依文書處理手冊第72點第5款規定略以,「得由各受文機關檔案管理單位會商業務承辦單位簽陳核定後逕行註銷機密等級。」,所謂「會商業務承辦單位簽陳核定」是否是指必須由業務承辦單位簽陳,業務單位得否拒絕為之? 編號:MB1080927001 (回覆內容) 發表時間:108-09-27 09:34:19 回覆時間:108-10-05 11:37:09

Q

您好:為因應檔管局加強地方機關檔案移轉計畫, 最近要辦理民國45-56年檔案的檔案鑑定,45-54 年的檔案因為早期發生水災的關係,檔案上的公文 字跡很模糊,不易判讀內容,請問在鑑定報告上檔 案描述欄位要怎麼填寫?另外若要辦理檔案銷毀,部 分定期檔案上的文字模糊,不易判讀內容,難以製作 案卷或案件銷毀目錄,是否可以在鑑定報告中敘明無 法附上銷毀目錄的原因,逕以鑑定報告送審?感謝回答 編號:MB1080926001 (回覆內容) 發表時間:108-09-26 19:54:07 回覆時間:108-10-03 11:16:58

Q

一、依據文書處理手冊七十二、(五)規定略以, 一般公務機密文書未標示保密期限或解除機密條件,如已逾30 年以上,且具下列情形之一者,得由各受文機關檔案管理單位會商業務承辦單位簽陳核定後逕行註銷機密等級。 二、依據上開規定,符合上開規定之機密文件解密,是否應由檔案管理單位會簽業務承辦單位核定後解密? 編號:MB1080925001 (回覆內容) 發表時間:108-09-25 10:34:17 回覆時間:108-09-27 08:47:26

Q

長官您好 請問隸屬同一上級機關之所屬機關之間,如因業務需求,需互調檔案使用,是否應依規定來函辦理調借,謝謝 編號:MB1080920001 (回覆內容) 發表時間:108-09-20 09:32:10 回覆時間:108-09-23 15:15:25

Q

您好:已查詢過常見問答沒有看到類似回應 因此在雙向溝通提問: 已解密的公文書在歸檔時,其所附的 機密文書傳遞專用封套已超過A4大小 ,不知道能否將該封套以影印方式縮成A4作歸檔呢? 還是說一定要將機密文書傳遞專用封套 原件作歸檔呢? 編號:MB1080919002 (回覆內容) 發表時間:108-09-19 15:08:56 回覆時間:108-09-23 10:18:33

Q

您好,我是桃園市八德區戶政事務所的檔案管理人員,想請問一個問題,本所於101年11月導入桃園市政府「公文管理暨線上簽核系統」,該系統由桃園市政府建置,因系統伺服器係由市府資科局統一管理,公文檔案皆儲存時資科局,各導入機關僅為端末使用者,想請問,我們沒有公文檔案的存放權限,還有需要備份「檔案目錄」至異地存放嗎? 編號:MB1080910001 (回覆內容) 發表時間:108-09-10 11:59:01 回覆時間:108-09-12 13:34:01

Q

依據大局雙向溝通編號MB1051128001之回復二部分內容:「...如為分別簽辦,歸檔後併為同一案件,且前案為機密檔案並已先行辦理歸檔,後案併案歸檔時,為便於檔案保管與保密之需,承辦人員宜先調出前案,依機密檔案管理辦法第4條規定使用機密檔案專用封套併同裝封,並於封面註明應載事項及於封口簽章後,送檔案管理單位辦理歸檔。...」請問若分別簽辦,歸檔後併為同一案件,且前案為普通件檔案並已先行辦理歸檔,後案為機密檔案併案歸檔時,可否為便於檔案管理與保密之需,要求承辦人員先調出前案普通件檔案,依機密檔案管理辦法第4條規定使用後案機密檔案之機密檔案專用封套併同裝封,並於封面註明應載事項及於封口簽章後,再送檔案管理單位辦理歸檔呢?另請問,若分別簽辦,歸檔後併為同一案件,然承辦人員未先調出前案機密檔案,僅於後案普通件檔案上註明需與已歸檔前案機密檔案併案,即將後案普通件檔案歸檔,則檔案管理人員可否直接通知承辦人員,請其將後案普通件檔案放入前案機密檔案之機密檔案專用封套併同裝封,並於封面註明應載事項及於封口簽章即可?還是仍需請承辦人員依借調規定,調出該已歸檔前後案之機密檔案和普通件檔案後,由承辦人員依前述方式作業完成後,再辦理還卷呢? 編號:MB1080905001 (回覆內容) 發表時間:108-09-05 11:17:41 回覆時間:108-09-10 08:29:07

Q

一、請問附件歸檔,每一種以一份為限的定義? 二、請問當來文的來源為不同機關,但內容係相同文件(如:同1件公文,來源1為A機關直接發給B機關,來源2為A機關發給B機關的上級單位,由上級分派給B機關承辦),此時B機關收到2件相同內容的公文,採取併案辦理方式簽辦,因附件均相同,歸檔時是否符合附件每一種以一份為限,僅需歸1份即可? 或是以收文係2個文號,故2案相同內容的附件仍需歸檔? 三、若2案相同內容之附件均需歸檔,是否可簽准後僅歸1件的附件就好? 煩請解惑,感謝您 編號:MB1080903002 (回覆內容) 發表時間:108-09-03 16:43:50 回覆時間:108-09-06 16:45:25

Q

請問紙本文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢,其紙本文是否有需要歸入庫房? 1.若需要入庫,其入庫房式是否與紙本相同? 2.若無需入庫,承辦人是否可以自行銷燬? 編號:MB1080827001 (回覆內容) 發表時間:108-08-27 14:07:22 回覆時間:108-09-04 08:54:12

Q

請問檔案附件可以使用隨身碟歸檔嗎?要如何保存?之後如何做檢測工作? 編號:MB1080826001 (回覆內容) 發表時間:108-08-26 14:43:54 回覆時間:108-09-04 08:48:39

Q

您好,想請問機關檔案庫房溫溼度標準問題:依據規定,機關檔案相對溼度須為60%以下,但濕度過低則會易於裂化及脆化,想請問相對濕度要低於多少數值,會有裂化及脆化風險? 編號:MB1080823001 (回覆內容) 發表時間:108-08-23 12:08:27 回覆時間:108-08-26 14:45:03

Q

請問機關與廠商已經簽訂保密協定,委由廠商代為負責檔案銷毀作業,當核准銷毀檔案移交給廠商後,是否仍應依機關檔案保存年限及銷毀辦法第12條規定全程監控? 編號:MB1080821001 (回覆內容) 發表時間:108-08-21 09:58:55 回覆時間:108-08-29 16:13:17