雙向溝通

感謝各位檔管先進的厚愛,提供許多寶貴意見。為節省您寶貴的時間,儘速得到問題的解答,歡迎多利用【常見問答】服務進行問題檢索。如無您所需的相關解答,可藉由本系統雙向溝通服務機制,提出您所要詢問解答之問題,並同時以電子郵件方式進行通知。如問題屬機關檔案管理資訊網(含檔案目錄彙送及檔案管理調查)、小型檔案管理系統及檔案目錄檢測軟體 ,則請多利用檔案資訊諮詢服務專線電話(02)7713-6400、(02)7713-6403,傳真號碼(02)2388-0919,電子信箱online@archives.gov.tw。


問題描述

Q

請問大型密件附件如何包裝歸檔?密件封裝不下,但密件附件是一整箱或大型書冊或物件等,如何在符合保密的情況下包裝歸檔 編號:MB1101021001 (未回覆) 發表時間:110-10-21 11:49:01

Q

您好,請問有關公文陳核之簽及稿內容(或主旨)如有民眾姓名,是否需要隱匿中間字?謝謝!! 編號:MB1101020001 (未回覆) 發表時間:110-10-20 15:05:03

Q

請問依現行規定,屬永久保存公文, 可否採線上簽核辦理,或須採紙本? 編號:MB1101019005 (回覆內容) 發表時間:110-10-19 18:16:09 回覆時間:110-10-22 11:23:57

Q

您好, 我想請問依雙向溝通(編號:MB1090217002)回覆「檔管局業於99年12月14日以檔徵字第0990009313號函修正機關檔案點收作業要點第5點規定,屬機關間之紙本行文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者,其紙本如無重複歸檔之必要者,得不歸檔;惟涉及個人權益或信證稽憑之機關間行文及非屬機關間之紙本來文,恐有涉個人權益及信證稽憑,其紙本來文仍請依上開規定辦理歸檔。各機關得就不歸檔之紙本來文視實務管理作業需要,本於權責自行訂定管理規定,衡酌決定處理方式,並應加強注意其安全與保管事宜,避免散落及遺失等情事發生」,續問下列問題 一、可否明確告知信證稽憑的定義,因為廣義解釋很多公務產生的檔案多屬信證稽憑,我們該如何判斷? 二、「紙本如無重複歸檔之必要者,得不歸檔,這些不涉個人權益及信證稽憑之不歸檔紙本來文,機關可以本於權責自行訂定管理規定,衡酌決定處理方式」,所以是不是這類檔案可以不受該檔案最低保存年限才可銷毀之規範,機關自訂管理及銷毀方式。 三、「紙來來文若涉個人權益及信證稽憑,其紙本來文仍依規定辦理歸檔」,同理,是否「自創簽呈的附件」、「發文函稿的附件」也是比照同樣原則辦理,即紙本附件只要涉個人權益及信證稽憑,經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者,其附件仍應歸檔。 謝謝… 編號:MB1101019004 (未回覆) 發表時間:110-10-19 11:04:54

Q

除中央一、二級與地方一級機關外,編訂或修正檔案保存年限區分表者,皆應層送上級機關函轉之;但業經檔案局審核通過且依機關共通性檔案保存年限基準修正者,各機關僅需簽陳權責長官核定後實施,免再層報審核。另如屬業務具同質性且隸屬同一上級之平行機關者,宜統籌編訂檔案保存年限區分表。請問簽陳權責長官核定後實施,其他平行機關要如何修正檔案保存年限區分表? 編號:MB1101019003 (回覆內容) 發表時間:110-10-19 10:55:37 回覆時間:110-10-22 11:21:30

Q

某件檔案,業務法令所訂保存年限為7年,現擬取文號歸檔,然本機關的檔案分類及保存年限區分表(或GRS)未列有該類檔案,且查無性質相近的分類號可歸,請問要如何歸檔? 編號:MB1101019002 (未回覆) 發表時間:110-10-19 10:13:41

Q

您好,有關檔案評鑑提問如下: 一、有關受評機關備妥自檔案管理資訊系統檢出符合條件之檔案清單及歸檔清單:1、請問什麼是指符合條件之檔案清單?2、依桃園市政府檔案點收作業要點第14條第3項:歸檔清單保存年限為三年」爰本處自105年起,每年將屆滿3年的歸檔清單送交水銷,且未曾保管過91至101年的歸檔清單,請問可如何進行檢出?(本府的公文整合資訊系統可查詢最早為101年資料)3、請問上列所指符合條件之檔案清單及歸檔清單,若無法提出該如何證明(如:簽會秘書處的公文)? 二、請問總檢出件數不得少於50件,如為已成卷之檔案是否需拆卷檢出? 三、本處目前發現102年以前的檔案無騎縫章,如不願意被扣分,可如何補強? 四、請問有依據說明機關需保存歸檔案件統計表嗎?本處並無保存91年至103年的歸檔案件統計表,且本府公文系統自101年才有統計表,表列僅有紙本及數位辦理存發或發文的數量,並沒有關於逾期未歸檔數量,評鑑時可如何向委員說明才不會扣分? 五、有關本處機密檔案多為人事業務相關之檔案,關於人事任免遷調、獎懲、福利等,如:某機關公務人員經送法辦或公懲會,承辦人不想述明”何機關”及”人名”,案由可如何著錄,能於日後進行檔案檢調可明顯查詢出來,且並不會被扣分? 因需做為陳報依據,請協助以mail回覆,謝謝您。 編號:MB1101019001 (未回覆) 發表時間:110-10-19 09:55:33

Q

請問選舉人名冊銷毀程序為何?戶政類檔案保存年限基準表071201-2內容描述「選舉人名冊、編造選舉人名冊之經費標準、申請書及查核結果通知書相關公文」,是否僅指選舉人名冊、編造選舉人名冊之經費標準等「相關公文」,才要依據檔案法令規定程序銷毀?而每次選務期間所造具的,供投票日當日選務工作用的,各類選舉人名冊「實體」,是否只要選委會行文核准,就可以自行銷毀,不用再依據檔案法令規定層送銷毀嗎? 編號:MB1101018002 (未回覆) 發表時間:110-10-18 12:59:03

Q

請問, 考評項目點收,第2項歸檔案件依規定查核及點收 須依點收作業要點第9點第2項各款規定查核 有關文稿2頁以上需蓋騎縫章一事 請問, 倘雙面列印,第1、2頁在同一張紙上的正反2頁 是否仍需蓋騎縫章? 編號:MB1101018001 (回覆內容) 發表時間:110-10-18 12:25:37 回覆時間:110-10-22 16:43:18

Q

不同之政府機關,如欲將機關核定的密件掃描檔掃描並加密後,傳輸至共同建置的加密資料庫,線上調閱他機關密件公文前,是否仍須依機密檔案管理辦法第11條及第14條規定,以書面方式申請並回復同意後始得調閱。 編號:MB1101017001 (未回覆) 發表時間:110-10-17 10:23:48

Q

您好,請問公文歸檔編目時,附件欄位是否只需列出特殊媒體類型的附件,還是連可隨文裝訂的附件都要一一列出?因機關檔案管理作業手冊內的表7-1歸檔清單參考範例附註內容有提到:「隨文裝訂之附件頁數應與公文併記數量」以及「附件媒體類型/數量/單位」:歸檔案件附件之媒體類型如為書籍或特殊媒體者,註記附件媒體類型、數量及單位,想知道這跟編目時附件欄位的填寫有無關聯?若編目時,附件欄位需要列出隨文裝訂之附件,那麼該件公文的頁數欄位需包含附件頁數嗎?還是只需填本文(簽、稿、來文)的頁數? 編號:MB1101013001 (回覆內容) 發表時間:110-10-13 10:07:23 回覆時間:110-10-19 17:24:07

Q

有關人民申請與人民陳情案件公文時效計算,辦理時需請民眾補件或補陳,於補件或補陳時間可予扣除,例如人民申請案件,收文日期為10月1日,限辦日期為10月15日,承辦人於10月4日函請民眾補件,民眾於10月8日完成補件,此申請案件之限辦日期是否應由補件日起算重新調整為10月20日,若為人民陳情案件是否也是比照扣除補陳時間調整限辦日期? 編號:MB1101008004 (回覆內容) 發表時間:110-10-08 21:21:44 回覆時間:110-10-15 13:48:21

Q

Q1:來文(A文)屬限期公文,經評估應多方𢑥整後方能回文,故欲以彙辦方式辦理,請問是以來文A文為主案(首件),或創稿(B文-詢問他機關文),亦或來文(C丶D丶E回文-他機關回覆)為主案(首件)? Q2:承上,如非來文而是職掌主動辦理,是以B文或C文為主案(首件)? Q3:承Q1丶2𢑥整多方意見後,如簽結無需發文處理,則時效如何計算? Q4:承Q1,多方𢑥整過程,如非以正式發文之程序(如Emai1)辦理,是否仍宜以𢑥辦程序辦理? Q5:併辦案件是否僅限數個來文?Q1之B丶C丶D回文可否也可用併辦簽存? Q6:承Q5,併辦案件結案時如也無需發文,則時效如何計算(如B文為首件)? 編號:MB1101008003 (回覆內容) 發表時間:110-10-08 17:18:12 回覆時間:110-10-20 10:03:34

Q

請問,辦理發文或歸檔時,發現線上簽核之發文公文,承辦人將附件電子檔,以密碼方式鎖住,無法逕予打開檔案,且公文說明密碼洽承辦人,查閱相關規定,似乎沒有不可,惟如遇承辦人變動,恐未來檔案調閲會無法順利看到公文全貌,有失檔案法之精神,謹請核釋該作為是否妥適? 編號:MB1101008002 (回覆內容) 發表時間:110-10-08 16:19:19 回覆時間:110-10-18 16:10:36

Q

1、有關檔案管理人員應退還承辦人補正情形之一中:案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者,請問何謂漏判、漏印、漏發及漏會。 2、有關檔案檢調作業要點第8點規定之「有權調閱之機關」係指那些機關。 編號:MB1101008001 (回覆內容) 發表時間:110-10-08 10:33:07 回覆時間:110-10-18 09:45:05

Q

囿於公文系統傳送電子檔案大小的限制,經常有來函的附件欄位,註記「請逕至以下連結下載」。請問若承辦人認為無歸檔必要(非抽存待辦,亦非抽存續辦),承辦人可否於本文敘明,該附件無歸檔必要,不下載歸檔? 編號:MB1101007001 (回覆內容) 發表時間:110-10-07 12:05:27 回覆時間:110-10-15 18:01:30

Q

想請問近期在辦理早年機關內部解密時,清查 資料時若以已屆保密期限條件清查發現,其中若有併案資料 查出來可能會發現母案已符合解密條件或日期,但相關子案 解密日期尚未到期時,該如何處理? 編號:MB1101005001 (回覆內容) 發表時間:110-10-05 09:12:20 回覆時間:110-10-13 16:34:12

Q

您好,請問承辦人機密檔案專用封套上解密條件為「公布時解密」,則檔管人員在機密檔案編目時,因本機關編目作業系統有一欄為「預定解密日期」是否應填寫,俾利後續清查需要,若需填寫,則應依據時間點為何,以上麻煩了。 編號:MB1101004001 (回覆內容) 發表時間:110-10-04 17:19:17 回覆時間:110-10-07 13:31:09

Q

您好, 依雙向溝通(編號:MB1100923001)回覆「一、文檔規範第10點第8款『如附件有非電子形式者並採線上簽核方式,宜將附件全數轉製為電子形式」之規定,並未強制線上簽核方式之附件必須採取電子形式,各機關得視個案情形彈性辦理;惟考量後續作業,建議附件儘量與主文採同一簽核方式處理為宜』,續問該類附件後端檔管分卷、整理問題如下: 一、若本機關因地理空間廣大,加上積極推行線上簽核,並要求公務產生的附件均須歸檔,致近年庫房增加許多線上簽核實體附件,這些實體附件多為A4大小紙質檔案,一年實體附件總量可能約計400卷盒(總長度20公尺長),請問,這類檔案是否一定要依檔號排序?是否應放入卷盒?若同一卷盒滿了,是否應分卷?是只有實體附件檔案分卷、入卷就好,還是檔號也要依實體入卷情形,區分不同的卷次號?這些放入卷盒的檔案是否要放目次表、是否要黏貼背脊? 二、近年增加的大量「A4大小紙質類」線上簽核實體附件是否可因其為「線上簽核公文」,其附件即以「線上簽核本來就無須分卷」或「檔案附件另存」概念整理,無須入卷、紙本卷盒滿了,檔號無須分卷,只要在該公文系統註記另存於庫房哪一區域保管,找得到即可。 三、同一卷內「A4大小紙質類」的線上簽核實體附件,會因為歸檔數量多寡而標準不一致嗎?例:同一卷歸檔數量很多就要入卷、分卷;歸檔量很少就可保有彈性… 四、該局如同意以「檔案附件另存」保有彈性方式管理(不一定要入卷、不用分卷、不用放目次表,但系統會清楚註記存放位置,絕對找得到),評鑑時可否接受此保管方式? 以上問題都很細,但都是實務上會遇到的問題,再請費心協助回覆,謝謝… 編號:MB1101001002 (回覆內容) 發表時間:110-10-01 11:25:07 回覆時間:110-10-07 15:56:38

Q

請問歸檔之案件經點收編目後,承 辦人要求欲增減該案件之附件或抽換 附件,檔案管理人可否同意其要求, 若不可行其依據為何? 編號:MB1101001001 (回覆內容) 發表時間:110-10-01 10:33:39 回覆時間:110-10-05 08:47:23