雙向溝通

感謝各位檔管先進的厚愛,提供許多寶貴意見。為節省您寶貴的時間,儘速得到問題的解答,歡迎多利用【常見問答】服務進行問題檢索。如無您所需的相關解答,可藉由本系統雙向溝通服務機制,提出您所要詢問解答之問題,並同時以電子郵件方式進行通知。如問題屬機關檔案管理資訊網(含檔案目錄彙送及檔案管理調查)、小型檔案管理系統及檔案目錄檢測軟體 ,則請多利用檔案資訊諮詢服務專線電話(02)7713-6400、(02)7713-6403,傳真號碼(02)2388-0919,電子信箱online@archives.gov.tw。


問題描述

Q

您好: 爬梳貴機關於1/11回覆諮詢信箱回答,關於「定期保存檔案如需裝訂時,請依上開規定使用棉線繩、紙釘、塑膠釘或其他不損壞檔案之材質,以達保護檔案之效。」 想請問紙釘是會破壞文件表面釘入(會破一小角)?若是塑膠釘是否有建議的文具?(另也想請問穿棉線繩前,是也會先在文件上先打孔後穿繩),如定期檔案放入3公分檔案卷盒,則是一律不建議用釘書機釘各目次公文?但在查閱卷盒資料時,會有散落之風險,該以何方式克服呢?如定期檔案保存(3-10年內)即銷毀,是否有可議空間使用平針釘書機裝釘各公文呢? 編號:MB1120119004 (未回覆) 發表時間:112-01-19 14:56:54

Q

您好: 想請問在點收公文時,發現該公文的附件一冊(已膠裝,裝訂),對方承辦人在膠裝附件內頁均蓋騎縫章印、及各頁編入頁碼。 請問檔管方可破壞此膠裝附件進行掃描嗎?還是掃描附件一冊正面封面即可。 再請回覆,感謝您們。 編號:MB1120119003 (未回覆) 發表時間:112-01-19 14:34:10

Q

您好: 如進行編目時,發現單位的會議紀錄為線上公文,但開會通知單為紙本公文檔案,請問是否還能做併件的動作? 再請回覆,感謝您們。 編號:MB1120119002 (未回覆) 發表時間:112-01-19 14:33:32

Q

您好: 想詢問如簽文需會辦機關內其他單位,會辦的層級單位是否需要到各單位的第二層決(即該處室單位最高層決長官),還是依據各會辦單位主管自行判決即可? 再請回覆,感謝您們。 編號:MB1120119001 (未回覆) 發表時間:112-01-19 14:27:28

Q

本院判決書案號之年度一般以分案年度為之,例110年分案則案號為110台上字XXXX號,惟該案可能因係重大案件,至112年方有判決結果(結案),請問案件檔號年度號應為110年或111年? 依機關檔案管理作業手冊第9.4.1.2,第5點「相關編號項」(3)之規定,檔號之年度號係指案件之起始年份號碼,似係指案件分案日期,而同條第6點「日期項」指文件產生日期…,在(1)之規定中…裁判原本及辦案書類原本為法官裁判或檢察官簽署日期,似又指係案件結案日。 編號:MB1120118001 (未回覆) 發表時間:112-01-18 17:43:44

Q

您好: 想詢問在歸檔時,查驗到決行欄位,機關權責長官為其他長官代行,並未加寫代行,或是未在原長官章旁,蓋代行者的職名章。是否有相關規則解釋此疑問。 再請回覆,謝謝。 編號:MB1120117004 (回覆內容) 發表時間:112-01-17 15:07:29 回覆時間:112-01-19 12:06:17

Q

您好: 想詢問當機關內調閱檔案時,尤其在同意調閱檔案的處理上,檔案管理承辦單位考量調閱資料內提及的個人資料機敏性問題,在涉及個人資訊的資料可由權責主管不同意調閱外,那麼,如果調閱檔案上的承辦流程簽核意見也遮蔽不給予提供,是否可行? **因爬梳了貴單位的相關規定,並無提及是否能不提供簽核流程與簽辦意見。 再請您們回覆,謝謝。 編號:MB1120117003 (回覆內容) 發表時間:112-01-17 15:06:42 回覆時間:112-01-18 13:51:16

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機關檔案管理作業手冊3.3.1.2之1略以:檔案保存年限區分表完成編訂,檔案管理人員應簽陳機關首長核准……。請問一定要首長本人核准嗎?是否能以甲章、乙章或丙章核決? 編號:MB1120117001 (回覆內容) 發表時間:112-01-17 08:41:44 回覆時間:112-01-19 12:01:24

Q

請問檔案依規定解密後,並依規定程序辦理檔案銷毀。 原來文機關卻又來函復密,請問檔案都已銷毀了,後續該如何處理呢? 編號:MB1120112001 (回覆內容) 發表時間:112-01-12 12:21:47 回覆時間:112-01-17 14:31:57

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依檔案考評項目第25項之評分標準,針對所屬機關檔案銷毀目錄提列初審意見,須經檔案局採納始得計分, 倘地方政府之主管機關層轉所屬二級機關銷毀目錄時,係已依一級機關初審意見進行修改,復經依主管機關審查意見修改後之銷毀目錄, 則地方政府之主管機關考評一級機關時應如何確知該一級機關審核其所屬二級機關之初審意見是否經檔案局採納?又未來層轉是否應一併檢附一級機關提出初審意見之佐證文件,以利後續確知檔案局採納意見情形? 編號:MB1120110002 (回覆內容) 發表時間:112-01-10 14:07:06 回覆時間:112-01-13 16:41:10

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有關創稿公文(主動辦理案件)之處理時限是否都以普通件6日計算,依文書處理手冊定義「速別:係指希望受文機關辦理之速別。」,行文機關辦理時是否適用?例如承辦人於發文稿的速別選擇最速件,是否公文之處理時間為1天,或是機關可針對創稿公文依辦理狀況訂定公文之處理速別,依速別辦理,例如為緊急的公文列為最速件,機關內以最速件辦理,但是發文文稿的速別為普通件,受文機關以普通件辦理,創稿處理時限計算應以何者為正確? 編號:MB1120109002 (回覆內容) 發表時間:112-01-09 12:18:27 回覆時間:112-01-10 16:48:21

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請問來文附件之影片檔以隨身碟儲存者,請問應如何處理 編號:MB1120109001 (回覆內容) 發表時間:112-01-09 10:03:21 回覆時間:112-01-11 11:44:42

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請問定期檔有附件,是會計月報或是有書冊(是自己釘的)很厚的那種, 需要將會計月報及已釘好的書冊拔釘嗎??? 編號:MB1120106001 (回覆內容) 發表時間:112-01-06 09:34:05 回覆時間:112-01-11 11:43:11

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服務人員您好: 請問公文歸檔時,附件名稱是否須 逐筆登打? 謝謝。 編號:MB1111220001 (回覆內容) 發表時間:111-12-20 11:00:40 回覆時間:111-12-23 18:30:31

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「檔案附件以與原件併同裝訂為原則,如難以併同裝訂或依業務性質需另存者,機關得依保管需求自行衡酌是否另行存置;有關附件另行存置之決定,非僅考量附件厚度,亦不宜為省略編寫頁碼而將附件另存。」 請問:難以併同裝訂而裝入附件箱的附件資料,需要裝訂成冊嗎?或可以載明「附件一箱」即可? 編號:MB1111216002 (回覆內容) 發表時間:111-12-16 14:52:24 回覆時間:111-12-21 09:35:03

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您好: 有關人民申請案件因申請人補正後之資料、文件內容,與其原申請案差異較大之公文時效計算疑義,敬請惠予釋復。 問題一、人民申請案件經申請人補正後,其與原送資料差異較大時,請問原案是否可先予駁回或有其他建議處置方式?又是否能將補正案件視為新案,重新計算公文時效?是否有相關規定、函釋或處理建議? 問題二、倘因個案需要,機關依行政程序法第51條第3項規定:「行政機關未能於前二項所定期間內處理終結者,得於原處理期間之限度內延長之,但以一次為限。」,延長處理期間,公文時效之計算是否仍屬「逾限辦結」?或是另有處理方式為何? 感謝您。 編號:MB1111216001 (回覆內容) 發表時間:111-12-16 13:22:26 回覆時間:111-12-22 17:02:05

Q

請問,早期機關檔案經審選、鑑定後,業已移轉國家檔案局成為國家檔案,原移轉機關保留之檔案掃描影像及相關檔案資訊,可否以原移轉機關名義對外公布、編製專書或提供民眾應用?抑或僅能內部使用? 編號:MB1111215001 (回覆內容) 發表時間:111-12-15 16:42:35 回覆時間:111-12-21 11:10:56

Q

請問,文書流程管理作業規範第52點...有關處理時限之計算標準規定:.... (二)限期公文,於來文所訂期限或規定內辦結,未超過6日者,以實際處理日數計算, 超過6日者以6日計算;逾越來文所訂期限或規定期限辦結,依實際處理日數計算。 想請問,上開「實際處理日數」是指扣除例假日嗎? 編號:MB1111214001 (回覆內容) 發表時間:111-12-14 09:22:43 回覆時間:111-12-20 17:43:51

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您好~鄉公所於民國84至92年將「建設類土木道路工程」設置分類號為0431,保存年限為永久保存,惟現今本鄉公文使用之分類號「道路工程」保存10年、「橋樑工程」保存20年,本所可否召開檔案鑑定會議,修改0431保存年限,並進行銷燬?或是有其他方式可以進行銷毀?先行感謝貴局撥冗回答~ 編號:MB1111212001 (回覆內容) 發表時間:111-12-12 13:24:11 回覆時間:111-12-16 10:52:52

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請問線上簽核公文簽核完成後承辦人更改文件保存年限超過10年,須轉為紙本歸檔,該線上簽核核准簽稿可列印轉為紙本歸檔嗎? 編號:MB1111208001 (回覆內容) 發表時間:111-12-08 08:54:21 回覆時間:111-12-13 15:19:59