雙向溝通

感謝各位檔管先進的厚愛,提供許多寶貴意見。為節省您寶貴的時間,儘速得到問題的解答,歡迎多利用【常見問答】服務進行問題檢索。如無您所需的相關解答,可藉由本系統雙向溝通服務機制,提出您所要詢問解答之問題,並同時以電子郵件方式進行通知。如問題屬機關檔案管理資訊網(含檔案目錄彙送及檔案管理調查)、小型檔案管理系統及檔案目錄檢測軟體 ,則請多利用檔案資訊諮詢服務專線電話(02)2312-8884、(02)2312-8885,傳真號碼(02)2388-0919,電子信箱online@archives.gov.tw。


問題描述

Q

請問公文密件歸檔後, 已屆保密期限檔案, 是由檔管人員通知承辦人辦理解密? 或是由承辦人主動辦理解密作業? 編號:MB1100506002 (未回覆) 發表時間:110-05-06 16:59:57

Q

1.檔案銷毀需於每年度辦理實際銷毀嗎(因為委外以車為單位)。是否可以占存檔案室合併多年後一併銷毀。 2.目前大多電子公文,紙本公文較少,檔案銷毀每年都需執行嗎? 編號:MB1100506001 (未回覆) 發表時間:110-05-06 16:25:13

Q

依機關檔案管理作業手冊第16.4規定:6.機密文書等級變更或註銷處理意見表、通知單及紀錄單,應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存年限後,始得依規定辦理銷毀。 請問機密文書等級變更或註銷處理意見表、通知單或紀錄單需與原密件併案歸檔嗎? 如併案歸檔,保存年限是以何者日期起算?(如原密件為95年,保存年限15年、機密文書等級變更或註銷處理意見表為110年、保存年限3年,該案保存年限是到110年還是到113年?) 編號:MB1100503004 (未回覆) 發表時間:110-05-03 15:48:06

Q

最近機關要作銷毀,列印102年保存年限3年的案卷銷毀目錄(案卷層級)發現在「調整後保存年限(調整原因)」後僅標註了3 這個數字。有需要注意甚麼嗎?在報送銷毀會有甚麼問題嗎? 編號:MB1100503003 (未回覆) 發表時間:110-05-03 14:28:12

Q

謹依據編號MB1100427001之回覆,請問:機關檔案點收作業要點第5點第1項「各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於5日內逐件依序彙齊後,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔」之「5日內」究以何日期時間之區間來計算呢?再依前項回復,請問:文書及檔案管理電腦化作業規範有無前項回復區間之相對應欄位(例如編號MB1100427001原提問之「送歸日期」及「點收日期」區間)以供機關做系統設計呢?懇請回覆,感謝您! 編號:MB1100503002 (回覆內容) 發表時間:110-05-03 12:06:24 回覆時間:110-05-06 18:12:22

Q

臺灣鐵道線路圖,1931年 案名:臺灣總督府交通局鐵道第三十二年報 檔號:0020/013/001 上述這張圖在「電子檔案保存實驗室」中找不到,請問該上哪搜尋?可否提供更高解析度版本? 編號:MB1100503001 (回覆內容) 發表時間:110-05-03 08:31:21 回覆時間:110-05-06 16:35:34

Q

請問併案或併辦案件於執行點收,編目作業時 1.可否一次點收母案及子案2.編目時僅需做母案著錄,其他子案無需逐案檢視編目 編號:MB1100427002 (回覆內容) 發表時間:110-04-27 13:40:14 回覆時間:110-05-04 14:18:09

Q

依據編號MB1090819002之回覆略以「依機關檔案點收作業要點第5點第1項規定,各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於5日內逐件依序彙齊後,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。」請問是否即指「文書及檔案管理電腦化作業規範」「附錄3使用欄位定義表」「四檔案管理欄位」之「送歸日期」及「點收日期」區間應為5日內呢?懇請回覆,感謝您! 編號:MB1100427001 (回覆內容) 發表時間:110-04-27 11:11:32 回覆時間:110-05-03 09:25:15

Q

您好,請問「派免建議函」是否可電子交換?敬請釋疑,謝謝您。 編號:MB1100426001 (回覆內容) 發表時間:110-04-26 15:33:18 回覆時間:110-04-28 16:45:45

Q

您好,想請問有關檔案編目的問題:依機關檔案管理作業手冊9.4.1.2的第8點檔案外觀項規定「紙本來文經轉製為電子型式改以線上簽核辦理者,除著錄轉製為電子型式後之本文總頁面數外,並著錄紙本來文頁數。」針對「總頁面數」部分,依例3案件紙本來文改以線上簽核辦理之頁面總數計5頁則應著錄5頁,然目前系統預設為「數位檔案:1件」,想請問以「1件」代替「幾頁」之著錄方式是否可行?謝謝。 編號:MB1100423001 (回覆內容) 發表時間:110-04-23 17:27:12 回覆時間:110-04-30 13:34:39

Q

您好! 請問他機關移交電子檔案,接收時以【電子封裝檔工具箱】檢查封裝檔無異常,但是移交的電子檔案並未包含簽核電子檔(SI),後續若是有再移交他機關是否會有問題? 編號:MB1100419001 (回覆內容) 發表時間:110-04-19 14:33:57 回覆時間:110-04-28 18:08:43

Q

依機關檔案管理作業手冊12.4.1.1第3.(4)檔案容具內置放之每卷檔案厚度以3公分為原則,是有包含檔案容具之厚度,亦或單指裡面檔案之厚度? 編號:MB1100416001 (回覆內容) 發表時間:110-04-16 09:31:23 回覆時間:110-05-03 16:06:11

Q

日前查詢雙向溝通編號MB1081211001有關令可否電子交換乙案之答復,現行公文電子交換系統僅提供獎懲令項目之電子交換作業。 本行茲因每次發布人事任免及獎懲令之人數眾多,現行作業採由人事系統產出制式格式後紙本發文(因格式不符電子交換格式),現為推動公文處理電子化以達節能減紙並快速送達,擬規劃該類案件核准蓋用印信及機關首長簽字章後掃描成附件,以函文檢送該人事任免令或獎懲令發文給案內相關單位,並請其轉知案內所屬人員,其方法是否可行?人事任免令或獎懲令之效力是否受影響? 編號:MB1100415002 (回覆內容) 發表時間:110-04-15 10:29:37 回覆時間:110-04-19 10:16:51

Q

本局為三級機關,於本局與所屬四級機關(分局)及派出單位(稽徵所)調案人辦理檔案檢調時,如採線上調閱方式者(共用同一文檔系統),可否藉由線上簽核調案方式,辦理跨本局與分局及稽徵所間的檔案借調呢? 編號:MB1100409002 (回覆內容) 發表時間:110-04-09 16:42:36 回覆時間:110-04-19 08:53:17

Q

本單位新進同仁,受理民眾申辦建築執照與使用執照。 申請書堅持要發會勘通知後歸檔,但又說申請書正本要留用,堅持要影本歸檔,正本待會勘後發證明時才要歸檔。這並不符合檔案法規定。 該承辦員執意簽請長官核准其以影本歸檔。 試問如經首長核可時,是否可行? 編號:MB1100403001 (回覆內容) 發表時間:110-04-03 09:36:09 回覆時間:110-04-09 13:57:35

Q

大量附件光碟,都已經備份至硬碟。 可以將光碟銷毀嗎? 因為庫房空間不足, 無法負荷大量的光碟數量(每年200片以上)。 編號:MB1100331001 (回覆內容) 發表時間:110-03-31 14:40:23 回覆時間:110-04-08 15:22:10

Q

請問如果自然人或法人公私立機關單位發文給國立大學校院,公文受文者署名該校全銜,例如受文者:國立**大學地址欄:台北市**路43號(機械系陳**教授)該公文可以不掛文號而逕送該機械系陳**教授,而完全不受該校公文時效管制稽催嗎?該校收文人員說明認定為單位個人文可以不掛文號,這樣的說法是否合法,會不會有吃案的疑慮呢?煩請釋疑 編號:MB1100325002 (回覆內容) 發表時間:110-03-25 16:08:48 回覆時間:110-03-30 14:49:02

Q

依據編號:MB1081105001之問題回覆,屆保存年限之計算方式,案件層級應以文件產生日期起算,案卷層級應以案卷內迄日起算。本單位早期會計憑證因承辦人員不熟悉規定,未依檔案法辦理歸檔,僅造冊整理後存放於專門的庫房中,惟依前揭計算方式已屆保存年限,請問如須辦理銷毀,程序應如何為妥:是否仍須先完成歸檔程序?如須歸檔,歸檔後多久可以辦理銷毀?抑或是歸檔與銷毀程序可以併行?謝謝。 編號:MB1100325001 (回覆內容) 發表時間:110-03-25 10:16:54 回覆時間:110-03-29 10:15:44

Q

您好,請問一下,依「機關共通性檔案保存年限基準GRS」有關規定,(200402-1)學術研究計畫研究成果應為永久保存,想請教下列問題: 一、早期學術研究計畫有關檔案,公文本身有提到檢送「期末報告」,但早期檔案,其「附件-期末報告」均未歸檔,請教該公文是否仍應永久保存,不得銷毀。 二、附件如為「期初報告」、「期中報告」或「期末報告」,這些檔案是否為「學術研究成果」的一部份。 煩請撥空回覆,謝謝… 編號:MB1100319001 (回覆內容) 發表時間:110-03-19 09:56:38 回覆時間:110-03-26 10:45:56

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您好 若本機關發生密件公文遺失,則後續補救措施,該是如何 編號:MB1100318003 (回覆內容) 發表時間:110-03-18 16:29:08 回覆時間:110-03-22 13:30:05