雙向溝通

感謝各位檔管先進的厚愛,提供許多寶貴意見。為節省您寶貴的時間,儘速得到問題的解答,歡迎多利用【常見問答】服務進行問題檢索。如無您所需的相關解答,可藉由本系統雙向溝通服務機制,提出您所要詢問解答之問題,並同時以電子郵件方式進行通知。如問題屬機關檔案管理資訊網(含檔案目錄彙送及檔案管理調查)、小型公文檔案管理系統、檔案目錄檢測軟體及檔案目錄建檔軟體 ,則請多利用檔案資訊諮詢服務專線電話(02)2312-8884、(02)2312-8885,傳真號碼(02)2388-0919,電子信箱online@archives.gov.tw。


問題描述

Q

長官您好,請問檔案目錄彙送是否只能在規定每半年機關辦理彙送期間作業,比如密件公文解密後要及時更新near上的案件層級與案卷層級目錄可以不等到每半年彙送一次的期間規定嗎? 編號:MB1070622001 (未回覆) 發表時間:107-06-22 15:28:56

Q

請問若本機關發文,密等及解密條件或保密期限寫:本件自XXX年XX月XX日自動解密,則解密日期屆期時,是否仍需填寫「機密文書機密等級或註銷處理意見表」及「機密文書機密等級變更或註銷紀錄單」?煩請指導,謝謝。 編號:MB1070621003 (未回覆) 發表時間:107-06-21 13:38:02

Q

本機關成立於93年,然後檔案室內有93年以前還是"oo機關xx辦公室"時期的檔案,這些檔案是否直接以現行機關的名義去做立案編目並銷毀,或是應和oo機關去聯絡? 編號:MB1070621001 (未回覆) 發表時間:107-06-21 08:36:18

Q

依據檔案閱覽抄錄複製收費標準第4條:「 複製檔案,依所附檔案複製收費標準表收費。」 依據該表外觀形式為紙張;複製方式為影印機黑白複印;複製格式為B4尺寸以下;收費標準為每張二元。 如若應用者於約定時間至本局應用檔案時拿出自帶之A4白紙替代機關A4用紙影印檔案。 請問複製時,不論使用的是機關A4用紙或應用人自帶之A4白紙,是否皆為向應用者收取每張二元之費用呢? 編號:MB1070620001 (未回覆) 發表時間:107-06-20 19:36:58

Q

本所94年以前之檔案分類暨保存年限基準表將永久保存及定期保存均編在同一檔號保存年限屬永久且經清查後永久檔同一案卷內有部份屬永久檔及部份屬定期檔,請問屬定期檔之案件可否經內部開鑑定會議後依規辦理銷毀?另,若可,則是否可不另立案,以原檔號原案次辦理銷毀? 編號:MB1070614001 (回覆內容) 發表時間:107-06-14 10:18:32 回覆時間:107-06-20 17:48:12

Q

您好,請問機密檔案在完成解密作業後,機密檔案的封套是否一定與本文一同歸入普通檔案卷宗內呢? 還是可由各機關自行決定。謝謝 編號:MB1070516001 (回覆內容) 發表時間:107-05-16 10:01:47 回覆時間:107-05-17 17:53:37

Q

長官您好: 請問幾個問題: 1. 公文附件若為光碟是否依作業手冊12.4.2.1「檔案附件以與原件併同存放為原則」與紙本公文併同存放? 2. 若與紙本公文併同存放裝訂方式為何? 編號:MB1070514001 (回覆內容) 發表時間:107-05-14 17:00:52 回覆時間:107-05-18 08:10:39

Q

您好,請問發文的密件,若該密件公文有一件不歸檔的附件(例:支票),當發文後歸檔於庫房時,其密件封套上的附件數應為0,還是1件? 編號:MB1070509001 (回覆內容) 發表時間:107-05-09 13:28:32 回覆時間:107-05-14 09:10:08

Q

長官您好 : 有兩個問題賜教 ,1.檔案庫房進出紀錄單的部分,如為檔管專責人員每日因例行作業(如調擋、歸檔、清查等)需不斷進出庫房,仍需填寫進出紀錄單嗎? 2.依規定機密檔案需存置於設有密鎖之儲櫃,請問密鎖有規定需哪種規格的嗎? 謝謝 編號:MB1070508001 (回覆內容) 發表時間:107-05-08 16:23:12 回覆時間:107-05-10 14:18:02

Q

長官您好~ 請問已完成線上簽核的檔案,因承辦人未正確選擇分類號,致保存年限太短(3年),本件因屬立法過程性文件,為利檔案長久保存,檔管人員可否逕將此件線上簽核公文,列印成紙本,改以紙本方式歸檔。 編號:MB1070506001 (回覆內容) 發表時間:107-05-06 17:35:52 回覆時間:107-05-09 17:05:51

Q

感謝貴局回覆日前提問,但仍然有許多疑問,因此再次提問: 依貴局引用法規:「一、依據文書處理手冊第31點第2款規定,應確實考量案件性質,填列速別為「最速件」、「速件」或「普通件」,如為限期公文,則不必填列,爰文書及檔案管理電腦化作業規範附錄6代碼清冊表6-5規定,限期公文之速別代碼內容為空值。」, 請問限期公文之速別代碼內容依規定應為空值,但來文未填速別,就不一定全部等於是限期公文!實務面有很多機關「普通件」是不填列速別,所以公文處理系統將來文速別空值,全部認定為限期公文,這樣是正確的嗎? 編號:MB1070503001 (回覆內容) 發表時間:107-05-03 14:29:17 回覆時間:107-05-10 08:45:54

Q

請問來文無速別,依貴局104dtd電子公文交換格式 規定,公文性質應為何?限辦日數應預設幾日? 編號:MB1070430001 (回覆內容) 發表時間:107-04-30 12:01:42 回覆時間:107-05-03 13:37:04

Q

長官您好:請問檔案成卷後進入庫房上架保管,依照檔案管理作業手冊規定庫房應採單一出入口門禁管制及庫房設施建置基準規定檔案庫房應減少外窗之裝設等,作用皆是為了妥善保管庫房內的檔案強化庫房安全,但請問經檔管人員歸檔點收之檔案尚在立案編目及著錄階段,這些未成卷的檔案或成卷後尚未入庫存放的檔案,因機關只配置2名檔管人員為了行政效率及作業上便捷減少檔案於辦公室與庫房來回搬運的次數,皆置放在檔案辦公室時,那關於這些檔案的安全管理是否有規定檔案辦公室也應採單一出入口及減少外窗設置的環境建置規定,因為檔案規範都僅有規定庫房設置及其安全管制之規定,並未提到在檔案辦公室期間的檔案應該如何做到妥善保管以降低或避免遺失、被竊可能,抑或是檔案辦公室設在一般辦公環境如民眾得以自由出入或是沒有隔間開放性環境也可以是檔管人員的辦公環境。 編號:MB1070429001 (回覆內容) 發表時間:107-04-29 11:36:29 回覆時間:107-05-02 09:27:46

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請問是否有規範機密文書發文的流程?發文的附件隨附於函陳核是否須密封,發文人員於發文時可否開拆承辦人封委之附件把函併入其中重新封裝? 編號:MB1070427001 (回覆內容) 發表時間:107-04-27 14:04:17 回覆時間:107-05-01 10:42:02

Q

檔案局長官您們好:依機關檔案管理作業手冊9.4.1.2規定:「檔案管理人員辦理案件層級編目時,應依檔案所載內容及性質,按下列著錄項目及原則著錄:......5. 相關編號項......(3)檔號係由檔案年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號所組成之一組號碼。......」本機關檔案管理系統於公文存查、發文或以其他方式辦畢後歸檔者,會先進行點收作業將公文點收,其後進行編目作業賦予公文完整檔號,以利公文入卷上架。請問公文點收後,最遲應於幾日內將公文編目呢?請問檔案局有無相關規定呢? 編號:MB1070426001 (回覆內容) 發表時間:107-04-26 18:09:54 回覆時間:107-05-01 16:12:08

Q

您好: 想請問電子公文(包含紙本轉線上簽核及電子收文部分),是否應比照紙本公文於機關公文系統中登打附件資訊及來文之文稿頁面上填寫分類號及保存年限,另有否相關法規可資遵循,謝謝。 編號:MB1070425002 (回覆內容) 發表時間:107-04-25 18:56:18 回覆時間:107-05-01 14:18:27

Q

承辦人欲修改已歸檔公文之內容, 可否同意修改,有無明確規範,謝 謝。 編號:MB1070425001 (回覆內容) 發表時間:107-04-25 11:20:28 回覆時間:107-04-27 09:57:15

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請問機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 其中登記人欄位 是由檔案管理人員解密後用印 還是由公文承辦人員用印呢 編號:MB1070418001 (回覆內容) 發表時間:107-04-18 14:29:24 回覆時間:107-04-20 09:16:25

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本室76-81年檔案含定期跟永久,在準備銷燬及移轉時,想請問在回溯檔案繕打是用案卷還是案件繕打? 可以用案卷著錄繕打來移轉及銷燬嗎 編號:MB1070330001 (回覆內容) 發表時間:107-03-30 11:04:24 回覆時間:107-04-02 10:46:29

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請問衛生所醫療門診之病歷,已逾醫療法規定銷燬年限,須依檔案法規定銷燬嗎?其程序如何辦理.謝謝 編號:MB1070329001 (回覆內容) 發表時間:107-03-29 08:34:32 回覆時間:107-04-11 11:49:47