雙向溝通

感謝各位檔管先進的厚愛,提供許多寶貴意見。為節省您寶貴的時間,儘速得到問題的解答,歡迎多利用【常見問答】服務進行問題檢索。如無您所需的相關解答,可藉由本系統雙向溝通服務機制,提出您所要詢問解答之問題,並同時以電子郵件方式進行通知。如問題屬機關檔案管理資訊網(含檔案目錄彙送及檔案管理調查)、小型公文檔案管理系統、檔案目錄檢測軟體及檔案目錄建檔軟體 ,則請多利用檔案資訊諮詢服務專線電話(02)2312-8884、(02)2312-8885,傳真號碼(02)2388-0919,電子信箱online@archives.gov.tw。


問題描述

Q

您好,於102年及104年皆有辦理檔案銷毀目錄送審,並經貴局回復核准銷毀,但銷毀目錄漏未重新彙送,請問該如何進行銷毀目錄重新彙送,以維機關目錄查詢網之正確性? 編號:MB1080626001 (未回覆) 發表時間:108-06-26 09:25:26

Q

您好: 有以下兩個問題請教 1、請問進行檔案點收,核對承辦人登錄的附件資料時,函稿是否登錄為「附件」?還是「附件」單純指函稿以外的文件? 2、承辦人簽辦紙本公文時,若是主管請假,第一順位的代理人為承辦人,承辦人跟主管欄位的核章可否為同一人? 敬祝 順心如意 編號:MB1080625001 (未回覆) 發表時間:108-06-25 15:54:59

Q

您好: 本所欲做檔案卷夾顏色管理, 請問顏色有無數量限制,亦即以幾 種顏色做區分檔案卷夾為宜?謝謝! 編號:MB1080617001 (回覆內容) 發表時間:108-06-17 08:50:15 回覆時間:108-06-19 08:21:53

Q

您好: 本單位辦理檔案清理時,如案卷內之各案件未妥適分類編案或未具關聯, 為利後續檔案保管與應用,而依檔案性質及重要性,重新辦理分類編案 時,則該年度新增或修正之檔案分類表與保存年限區分表(結合編訂)是 否需重新陳報貴局審核。 謝謝 編號:MB1080530002 (回覆內容) 發表時間:108-05-30 14:33:42 回覆時間:108-06-06 09:49:45

Q

清查電子檔案時,發現檔案分別出現以下情形:1.線上簽核流程的內容不完整;2.驗簽失敗;3.顯示檔案之某附件(TIF、PDF)不存在,但該電子公文有其他附件,經檢視為完整;4.分類號、案次號、卷次號、目次號欄位未輸入,但經查詢系統卻有完整檔號。 請問上述情形是否屬於文書及檔案管理電腦化作業規範之其清查結果發現有毀損、遺失、竄改等異常情形?另後續分別應該如何處置?需將電子檔案轉為紙本嗎? 謝謝! 編號:MB1080530001 (回覆內容) 發表時間:108-05-30 10:01:51 回覆時間:108-06-10 13:33:48

Q

最近要辦理永久檔案清理,按檔案法施行細則第12條第1項規定,各機關於檔案法施行前(91年1月1日)未屆滿保存年限之檔案,應辦理回溯編目建檔,那之前檔管人員並沒有回溯編目建檔那請問,可以用案卷層級編目嗎?還是一定要一件一件打入公文系統編目,謝謝 編號:MB1080529002 (回覆內容) 發表時間:108-05-29 16:17:32 回覆時間:108-06-03 09:24:26

Q

永久檔案送審前審查非目前機關業務的檔案 之前年代的檔案有包括戶政的檔案... 因為之前沒有戶所..辦理戶所的業務要去公所辦... 像改名字...古早時代是在公所辦的... 公所跟戶所現在分成兩個獨立的機關.. 當初分家也沒移轉... 現在要審查公所古早時代的戶政檔案 問題點..沒有戶所的相關人員參與... 我們埋頭就自己審查戶政業務的檔案.. 是否程序不完備.. 就相關業務的檔案都有相對應的課室 編號:MB1080528001 (回覆內容) 發表時間:108-05-28 04:03:39 回覆時間:108-06-03 09:32:30

Q

您好:單位有承辦人常將逾年度的公文掛號歸檔。例如:將96年度未取號且辦畢公文20件,於108年用一般陳報單,20件取1個號,然後二層決行,即送檔案室歸檔。 請問一下,如此做法,單位檔案室可否拒絕收件。 另該承辦人所辦理為分類號07200301失蹤人口查尋,年限10年,96年案件未取號,108年取號,已逾保存年限。 編號:MB1080527001 (回覆內容) 發表時間:108-05-27 17:37:49 回覆時間:108-06-12 10:11:20

Q

請問您: 存放密件檔案櫃其外部需標示密件櫃否?位置圖? 編號:MB1080522001 (回覆內容) 發表時間:108-05-22 14:38:51 回覆時間:108-05-27 13:47:54

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請問機關廢舊印信及銜牌在保管上有什麼特別規定嗎?目前是僅放在庫房檔案櫃內。 編號:MB1080520001 (回覆內容) 發表時間:108-05-20 10:32:39 回覆時間:108-05-22 13:54:16

Q

您好,想請問一個問題: 本機關收到其他機關來文,本文內容僅是檢送ooo表單和名冊。由於業務單位僅需要附件的表單正本作為後續行政處分之依據,所以一定會將附件的表單全部取下,而且會於行政處分完成後統一保管於指定處所(非機關檔案室)。問題來了,因為附件表單正本一定要取下,且之後會由業務單位自行保管,請問這些正本表單能否簽陳長官同意以「附件不歸檔」的方式處理?查了中央檔管相關規定,並無此種做法,但許多地方政府或機關學校自定的檔案點收規定,卻有此種處理方式,這樣是可以的嗎?如果不可以的話,試問該如何解除附件歸檔的問題,謝謝。 編號:MB1080516001 (回覆內容) 發表時間:108-05-16 11:15:49 回覆時間:108-05-22 14:44:55

Q

你好:想詢問線上簽核公文,是否適用保存年限為永久保存一事,因為查詢相關資料, 在很多年前推行線上簽核時,一些專家學者對線上簽核討論的紀錄,包含以前貴局對外的簡報, 都有談到電子檔案保存超過10年可能會面臨資訊保存、技術脆弱化等問題,但因為並無明確在規範上寫出線上簽核適用的保存年限, 導致機關覺得永久保存也可以走線上陳核,其並未精確評估機關本身是否有足夠的資訊技術、保存、轉製能力, 最後流於機關長官認為,既然沒有明確寫出線上簽核適用範圍,為何我們跟他們說不適合、要限制, 畢竟如果未來儲存媒體有任何閃失,造成永久檔消失,會有責任追究及為何沒告知的問題, 以上想請貴局解答。 編號:MB1080515001 (回覆內容) 發表時間:108-05-15 11:39:14 回覆時間:108-05-17 09:12:44

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針對6/18.19檔案清理及鑑定課程,本人準時於5月9日10點前前往報名網頁報名,但該系統都呈現當機狀態,持續登入1個小時,直到網頁顯示時,卻已是「報名已截止」,實讓人心寒,今若因個人疏失未於報名期間報名而未錄取的話,本人無話可說,然常常在報名時都會出現此問題,此乃貴局系統問題,在報名時間一到,伺服器就無法服務,導致無報名機會即失去上課機會,似無公平可言,在檔管局未敘明各機關參訓名額分配表之研習課程,其報名方式建議檔管局是否可先不限制名額開放報名作業,再經貴局審核(例如:兩年內未上過該課程者,才能參加),再於符合參訓資格者中以隨機抽籤選出有限的名額錄取者? 編號:MB1080509001 (回覆內容) 發表時間:108-05-09 11:38:10 回覆時間:108-05-17 16:43:14

Q

您好: 想請教 案件校核單的使用時機為何? 校核單需要陳核長官,長官須檢視的目標為何?校核單上"補正"的內容均為空白 是否是要先進行怎樣的步驟後 才要產出校核單? 謝謝 編號:MB1080507001 (回覆內容) 發表時間:108-05-07 15:17:53 回覆時間:108-05-14 09:26:49

Q

按規定,機密文書非必要不得複製;實務上應如何管控其複製行為? 編號:MB1080423002 (回覆內容) 發表時間:108-04-23 10:34:59 回覆時間:108-04-25 11:39:29

Q

依據檔案法第十六條解釋函機密檔案專用封套除有洩密之虞,不宜著錄「密不錄由」,發文日期: 中華民國105年5月20日 發文字號:檔徵字第1050002216號函 說明: 機密檔案管理辦法第4條規定,機密文書歸檔時,承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封,並於封套上註明單位名稱、收發來文字號、案由或案名等相關資訊後,於封口簽章,送檔案管理單位辦理歸檔。但案由或案名,得以代碼或代名表示之。上開但書規定,係用於規範案名或案由之摘錄,如有造成洩密之虞,得以代碼或代名表示;如無洩密之疑慮,應依案件主旨或事由,以及案情內容扼要摘錄,合先敘明。 所詢密件案名(由)著錄「密不錄由」一節,考量後續管理及辨識不同案件之需,建議仍應扼要記載案件內容,但不得著錄機敏資訊,且不宜著錄「密不錄由」。 問題是指定專人收發登錄時,案名是依照以前登打「密不錄由」,還是應依案件主旨或事由,以及案情內容扼要摘錄,或承辦人簽辦時自己輸入案名。 編號:MB1080423001 (回覆內容) 發表時間:108-04-23 10:04:13 回覆時間:108-04-26 14:35:12

Q

您好,有關戶政機關管有戶籍簿冊檔案予以數位化,該含有個人資料之電子影音檔案是否亦須製作備份置於不同地點保管?保管機關是否負有電子媒體檢測之義務? 另外,機關使用公文檔案管理系統已由市府資訊局進行系統備份及復原演練,機關每半年辦理檔案目錄匯送所轉出之電子檔案,是否亦須製作備份置於不同地點保管? 最後,部分永久公文檔案礙於現行系統無法回溯建檔,可否採取「取今年度文號,並於編目時編入文件產生年度」之方式? 編號:MB1080419002 (回覆內容) 發表時間:108-04-19 23:50:33 回覆時間:108-04-25 08:32:59

Q

以前年度的公文分類號並未明訂得非 常清楚,辦理檔案清查時,發現該分 類號只有一案,而全案中有2件公文 依現行檔案保存年限區分表應永久保 存,但依以前年度的分類號該件公文 為定期檔案,且其他屬永久保存之分 類號亦無有與該件公文相關聯之分類 號或案名,則能否直接將該2件公 文延長保存年限為永久,其餘公文 辦理銷毀?現行遇到的狀況是以前 年度的相關法令保存年限皆為定期 ,現行若為機關自行訂定之法規應 永久保存,因此須將全案中2件有關 機關自行訂定之檔案續存,但無法 移至其他分類號,所以希望能在原 本的分類號項下續存,但因其他檔 案須銷毀,不知道這樣的做法是否 與檔案應全案或全卷屆滿保存期限 後銷毀之規定相違?另若能將該件 公文直接延長保存年限續存,則能 否直接修改該年度之分類號保存年 限修改為永久,以便重印背脊與目 次表。亦或是否可以於該分類號項 下重新增加一案名,並將其保存年 限定為永久保存,惟此作法是否與 機關檔案分類表與機關檔案保存年 限區分表結合編訂之同一分類號之 檔案其保存年限均應相同之規定相 違,且是否需再行陳報檔管局審核 ?謝謝 編號:MB1080419001 (回覆內容) 發表時間:108-04-19 14:21:21 回覆時間:108-04-26 14:41:24

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請問衛生所看診時所產生之病歷及其相關健康檢查之報告,是否應納入檔案室存放與管理? 探究其病歷之產生係因醫療行為所生之文書,已有醫療法等相關規定規範其管理、銷毀等作業,且多為病人之病情隱私,與機關辦理公事務所生之文書大相逕庭,故本人認為不應納入檔案室,而應由病歷室專人負責管理,但單位仍有不同意見,故請求解答。 編號:MB1080417001 (回覆內容) 發表時間:108-04-17 13:37:42 回覆時間:108-04-23 10:36:08

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請問第17屆金檔獎今年108年 實地評核 的日期會落在什麼時候, 中部地區 可以給確切的時間區間嗎, 因為7月初要安排重要會議 編號:MB1080403001 (回覆內容) 發表時間:108-04-03 20:35:22 回覆時間:108-04-09 15:28:10