穿越時空的檔案資訊服務
檔案資訊服務最厲害的法寶，就是不管您要找尋的是多年前的珍貴檔案紀錄，還是遍佈全國各地的機關檔案目錄，無須千里迢迢、來回奔波，只要在電腦前動動手指，就可以獲得豐富精采的檔案資訊啦！這裡提供兩個錦囊妙方，協助您利用網際網路及檔案資訊，來一場穿越時空的尋寶之旅。
◎資料蒐集：檔案資訊組
壹、國寶檔案記錄哪裡找－國家檔案資訊網
您可能知道國家檔案中蘊藏著豐富的歷史知識，卻苦於不知如何從茫茫檔案中挖掘出其中的寶藏，透過檔案管理局建置的「國家檔案資訊網」（https://aa.archives.gov.tw），我們可以搜尋到例如二二八事件、美麗島事件、國民大會時期以及我國產業經濟等國寶級檔案。
一、搜尋小撇步
（一）簡易搜尋：只要輸入搜尋詞，選擇是否調整查詢結果顯示筆數及排序方式，就可以輕鬆簡便的開始搜尋檔案了。
（二）進階搜尋：如果您想要查詢的檔案內容較為精確，可以使用進階搜尋，指定搜尋詞於案名、案由、內容摘要、檔案產生者、系列名/副系列名、主題、附件名稱或上述所有欄位進行比對查詢，並可將查詢範圍限制在特定的機關、期間及檔號。
二、尋寶好幫手
?了提供民眾最便捷的國家檔案尋寶幫手，搜尋結果除顯示簡要資訊外，部分已完成影像掃描的檔案，也會在搜尋結果中顯示影像縮圖，以利於從中發現您感興趣的重要檔案。此外，點選搜尋結果不僅能查閱檔案詳目資料，同時透過瀏覽影像的放大鏡功能，還可一窺檔案影像概圖，讓您省時又省力。
圖1 國家檔案資訊網：搜尋結果畫面
貳、政府機關重要資訊這裡尋－機關檔案目錄查詢網
有時候您對於某個主題的熱門資訊深感興趣，卻總因為資料分散各機關，獲取不易而傷透腦筋，這時候我們就可以運用「機關檔案目錄查詢網」（https://near.archives.gov.tw）來搜尋，因為這裡擁有來自全國三千多個機關，包含三億餘筆檔案目錄，提供您先查詢確定後，再向機關申請應用檔案，免除您舟車勞頓之苦。
一、檔案無極限
「機關檔案目錄查詢網」可依據您的搜尋條件，採取簡易的關鍵字搜尋，或者以特定欄位來更精確檢索檔案目錄。同時，亦提供搜尋結果限縮條件的延伸再查功能，以切合您的使用需求，讓您無論身處何地，均可利用網站查詢各機關的檔案目錄，發揮檔案無極限的魔力。
圖2 機關檔案目錄查詢網：搜尋功能畫面
二、申請彈指間
在您搜尋目錄的過程中，可隨時將感興趣的檔案目錄，利用「加到我的檔案夾」功能暫存於系統，再透過勾選「製作申請書」的方式，由系統自動為您分別依不同機關產出申請書，以利列印後送交檔案管有機關申請檔案。因此，只要幾個簡單的步驟，檔案申請應用服務就在您使用電腦的彈指之間輕鬆完成。
圖3 機關檔案目錄查詢網：製作申請書
參、超時空錦囊妙方
只要能夠善用資訊系統的輔助，我們就能超越時間與空間，在「機關檔案目錄查詢網」輕鬆搜尋全國機關檔案目錄，於線上製作申請書，也可以在「國家檔案資訊網」搜尋國家檔案瑰寶，透過縮圖瀏覽功能，使我們的檔案查詢與應用更為精確方便。總之，錦囊內蘊藏著穿越時空的檔案資訊服務絕妙好計，歡迎您一起來體驗資訊科技的無窮魅力。
主題分析為資訊組織過程中的重要基石，美國檔案部門多採用美國國會圖書館標題表做為主題分析工具，以提升檔案目錄檢索效益。本文旨在介紹該檔案主題分析工具，以為我國國家檔案主題分析工具編製之參考。
◎資料蒐集：檔案徵集組
美國各檔案機構使用之主題分析工具不一，然多數使用美國國會圖書館標題表（Library of Congress Subject Heading，以下簡稱LCSH）。LCSH由美國國會圖書館編製，為世界上最通行的主題表之一，其主題詞彙雖然完整，但不足以描述檔案細節，惟考量另行編訂標題表所需的龐大經費與時間，非檔案機構所能支應，故檔案機構多以LCSH為基礎，再補充其他標題進行檔案主題分析。有關LCSH編製體例及採用單位茲說明如后：
一、LCSH編製體例
LCSH第1版發行於1909至1914年間，名稱為「Subject Headings Used in the Dictionary Catalogues of the Library of Congress」。第8版時，改名為「Library of Congress Subject Headings」（註1），目前已出版至31版（共6冊）（註2）。美國國會圖書館主題編目部門另每週更新LCSH內容，於網站發布新增、修改或刪除之標題（註3）。
LCSH由主表、副表及使用說明三部分組成，其中主表是標題表的主體，其主題標目係依字母之次序排列，其包含總類、哲學、心理學、宗教及歷史學等範疇，某些標題下使用範圍註，用以提示標題之涵義或說明該標題和其他標題之異同，且約有40﹪之標題後附有類號，以便進行分類，以及標題之下依字母次序排列其複分（subdivision）（註4）。另，標題的參照按UF（used for）、BT（broader term）、RT（related term）、SA（see also）、NT（narrow term）之次序一一排列於該標題詞之下，以便參閱。
二、採用LCSH之單位
美國國家檔案暨文件署（National Archives and Records Administration, 以下簡稱NARA）其Archival Research Catalog資料庫之主題索引典（Topical Subject Thesaurus）即以LCSH為基礎而建置（註5），另有如胡佛中心檔案室、史丹佛大學圖書館檔案室、加州州立檔案館及加州大學圖書館等單位採用LCSH；以加州大學圖書館為例，該館所建置的加州數位圖書館（California Digital Library,簡稱CDL）其下「加州線上檔案」（Online Archive of California,簡稱 OAC）為一集合加州地區各會員機構典藏檔案目錄的資料庫，可讓研究人員於各典藏單位間取得各會員機構典藏檔案的目錄資訊。各會員機構送至OAC的館藏目錄資訊都需依照Online Archive of California Best Practice Guidelines for Encoded Archival Description（OAC BPG EAD）進行描述，其中之主題欄位，即建議使用LCSH為其主題分析工具。
主題分析為資訊組織過程中之重要基石，亦是提升資訊系統檢索效益之關鍵因素，因此，檔案機構多會使用主題分析工具進行檔案描述。美國檔案機構尚無共通使用之主題分析工具，因LCSH之標題詞彙完整，廣為多數檔案機構包括NARA之使用。
註釋：
註1：國家圖書館，〈國會圖書館標題表〉。<http://catweb.ncl.edu.tw/lcsh.htm>(民98年4月23日)。
註2：”Cataloging Distribution Service,” Library of Congress,1 May 2009,< http://www.loc.gov/cds/lcsh.html#lcsh20>(5 May 2009).
註3：”Library of Congress Subject heading Weekly Lists,” Library of Congress,22 Apr. 2009,< http://www.loc.gov/aba/cataloging/subject/weeklylists/>(5 May 2009).
註4：同註1。
註5：”About ARC,” The National Archives ,< http://www.archives.gov/research/arc/about-arc.html >(9 Oct.2009).
參考資料：
陳昭珍。《RDEC-NAA-徵-097-001委託研究報告－我國國家檔案主題分析機制之研究》。台北市：檔案管理局，民97。
美國檔案主題分析工具簡介
主題分析為資訊組織過程中的重要基石，美國檔案部門多採用美國國會圖書館標題表做為主題分析工具，以提升檔案目錄檢索效益。本文旨在介紹該檔案主題分析工具，以為我國國家檔案主題分析工具編製之參考。
◎資料蒐集：檔案徵集組
美國各檔案機構使用之主題分析工具不一，然多數使用美國國會圖書館標題表（Library of Congress Subject Heading，以下簡稱LCSH）。LCSH由美國國會圖書館編製，為世界上最通行的主題表之一，其主題詞彙雖然完整，但不足以描述檔案細節，惟考量另行編訂標題表所需的龐大經費與時間，非檔案機構所能支應，故檔案機構多以LCSH為基礎，再補充其他標題進行檔案主題分析。有關LCSH編製體例及採用單位茲說明如后：
一、LCSH編製體例
LCSH第1版發行於1909至1914年間，名稱為「Subject Headings Used in the Dictionary Catalogues of the Library of Congress」。第8版時，改名為「Library of Congress Subject Headings」（註1），目前已出版至31版（共6冊）（註2）。美國國會圖書館主題編目部門另每週更新LCSH內容，於網站發布新增、修改或刪除之標題（註3）。
LCSH由主表、副表及使用說明三部分組成，其中主表是標題表的主體，其主題標目係依字母之次序排列，其包含總類、哲學、心理學、宗教及歷史學等範疇，某些標題下使用範圍註，用以提示標題之涵義或說明該標題和其他標題之異同，且約有40﹪之標題後附有類號，以便進行分類，以及標題之下依字母次序排列其複分（subdivision）（註4）。另，標題的參照按UF（used for）、BT（broader term）、RT（related term）、SA（see also）、NT（narrow term）之次序一一排列於該標題詞之下，以便參閱。
二、採用LCSH之單位
美國國家檔案暨文件署（National Archives and Records Administration, 以下簡稱NARA）其Archival Research Catalog資料庫之主題索引典（Topical Subject Thesaurus）即以LCSH為基礎而建置（註5），另有如胡佛中心檔案室、史丹佛大學圖書館檔案室、加州州立檔案館及加州大學圖書館等單位採用LCSH；以加州大學圖書館為例，該館所建置的加州數位圖書館（California Digital Library,簡稱CDL）其下「加州線上檔案」（Online Archive of California,簡稱 OAC）為一集合加州地區各會員機構典藏檔案目錄的資料庫，可讓研究人員於各典藏單位間取得各會員機構典藏檔案的目錄資訊。各會員機構送至OAC的館藏目錄資訊都需依照Online Archive of California Best Practice Guidelines for Encoded Archival Description（OAC BPG EAD）進行描述，其中之主題欄位，即建議使用LCSH為其主題分析工具。
主題分析為資訊組織過程中之重要基石，亦是提升資訊系統檢索效益之關鍵因素，因此，檔案機構多會使用主題分析工具進行檔案描述。美國檔案機構尚無共通使用之主題分析工具，因LCSH之標題詞彙完整，廣為多數檔案機構包括NARA之使用。
註釋：
註1：國家圖書館，〈國會圖書館標題表〉。<http://catweb.ncl.edu.tw/lcsh.htm>(民98年4月23日)。
註2：”Cataloging Distribution Service,” Library of Congress,1 May 2009,< http://www.loc.gov/cds/lcsh.html#lcsh20>(5 May 2009).
註3：”Library of Congress Subject heading Weekly Lists,” Library of Congress,22 Apr. 2009,< http://www.loc.gov/aba/cataloging/subject/weeklylists/>(5 May 2009).
註4：同註1。
註5：”About ARC,” The National Archives ,< http://www.archives.gov/research/arc/about-arc.html >(9 Oct.2009).
參考資料：
陳昭珍。《RDEC-NAA-徵-097-001委託研究報告－我國國家檔案主題分析機制之研究》。台北市：檔案管理局，民97。