組織你的檔案—立案編目
自96.1.1起，現行檔案編目須採案件及案卷二層級著錄，並以案卷層級為主要目錄彙送單元，而案卷層級的案名、案情摘要及主題項該如何著錄，常令機關檔管人員頭疼不已？別煩惱，檔案小智囊告訴你一些秘訣……
◎資料蒐集：檔案徵集組
一、前言
自96年1月1日起，機關檔案編目採案件及案卷二層級著錄，其中案卷層級的案名、案情摘要、主題等項編目作業，需綜整全案觀點著錄，然而由各機關所彙送的目錄及陳報的銷毀、移轉目錄中發現，多數機關未落實編案作業，或未能掌握著錄原則，於案名項著錄檔案分類表的類目名稱，於案情摘要項著錄案名或案卷中的第1件案由，主題項則著錄案名或案卷中部分案件的案由，以致未能具體揭示案卷內容及重點。
那麼該怎麼做才能提升檔案立案編目成效、確切表達案情重點呢？以下分別就檔案「立案」及「編目」的意義與工作重點介紹如下。
二、立案＝分類+編案
（一）分類
「分類」是指將檔案依其內容性質，歸入檔案分類表中最適當的類目。依文書處理手冊規定，承辦人員辦稿時，應於稿面的適當位置填列分類號，檔案管理人員完成檔案歸檔點收作業後，則應依檔案內容及機關檔案分類表，查檢檔案分類號的正確性與妥適性，如果發現有分類號錯誤的情形，便應該查明後予以更正。
（二）編案
「編案」是將同一分類號性質相同或案情關聯之檔案，編整於同一案卷，並賦予簡要案名。部分機關在辦理編案作業時，未依檔案性質或重要性編案，往往將同一分類號下的檔案編為1案，未將專案案件編立專卷，並以檔案分類表的類目名稱為案名，造成案卷內容龐雜，或未將同一案情之相關案件併案，使得難以歸納案情據以著錄案情摘要，案名也無法揭示案卷具體內容。
檔案編案時，宜先查檢該分類號下已立案卷，並衡酌檔案性質或案情及檔案數量，以歸入舊案或另立新案，並賦予妥適之案名。各機關應考量檔案成長數量、案情內容及管理需要，妥予編案，或可參考年度專案、年度重要業務、重要列管事項或往年編案情形等作為編案輔助資訊。
三、檔案編目
檔案目錄是使用者與檔案間之溝通橋樑，「編目」即是就檔案內容及形式特徵，依機關檔案編目規範著錄整理後，製成檔案目錄，其目的在透過檔案內容與外觀型式的描述，以反映檔案間的關聯及業務活動情形，提高檔案管理與檢索效益。依著錄主體的不同，編目作業可分為案件層級及案卷層級。
「案件」指同一案情之收文或發文連同其簽辦或創簽之文件組合，為檔案編目之最小單元，「案卷」則指具體表現案件間之關聯性並反映業務活動情形之案件組合，通常依其數量，裝訂為一卷或數卷。
四、立案編目秘訣
機關辦理編案時依檔案案情賦予案名，及進行案卷層級編目時，案情摘要與主題項等之著錄，須分析判斷檔案內容、各案件之關聯及業務內涵後為之，針對相關作業常見的問題，以下提供幾個立案編目的小秘訣。
秘訣1～編案這樣編
辦理編案作業時，可依據往年編案情形、檔案使用狀況或年度專案計畫等，先行預立案名，案卷內某一案情賡續發展，考量其重要性或檔案數量，得檢出另行編案，或同一案卷之案件過多時，則可依案情涉及之主題、地域、機關或單位、時間等，另立數案。
秘訣2～案名這樣給
「案名」是對案卷內容作綜合性描述，以扼要表達案卷內容，與機關檔案分類表分類類目的「類目名稱」意義不同，應依檔案涵蓋內容及未來發展性，編訂案名，不宜逕以「類目名稱」為之，致使所編列的案名未能具體明確表達案卷內涵。機關如以類目名稱為案名者，應考量該類目名稱是否足以揭示案情，或是可納入上層類目意涵做為案名。
秘訣3～案情摘要這樣寫
「案情摘要」係指描述案卷案情大要內容的簡短文字，針對案名加以補充說明，讓使用者能迅速掌握檔案案卷所含內容重點。著錄案情摘要時，應先歸納整理案卷內關聯案件內容及其性質，再由全案觀點，著錄案卷案情大要及關聯案件性質。
秘訣4～主題這樣選
主題項係依檔案內容，擇取足以表達案卷內容的檔案關鍵詞彙，並非文句之敘述，以提供檔案資訊多重檢索途徑，包括人、事、時、地及物等項目。在著錄主題項時，檔管人員可以假設自己是檔案使用者，如果想查某特定檔案的話，會以什麼詞彙去查詢？透過由全案的角度出發，考量主題詞彙的涵蓋性及具體程度，即可掌握檔案主題詞彙的概念。
五、溫馨小叮嚀
再次提醒，檔案立案編目是檔案管理的基礎，也是最能展現檔案管理專業的工作項目，透過詳盡、實用的編目資訊，一方面可提升機關內部同仁檢調效能，另一方面也便於外部民眾查檢應用，期許檔管人員能都從實務中累積經驗，培養對檔案的敏感度，使檔案管理更臻盡善盡美！
新加坡線上檔案館（a2O）簡介
「a2O」？！好奇特的文字組合！原來它是新加坡線上檔案館的簡稱！這個文字組合構想是來自於「水」的化學式—「H2O」，一種人類賴以生存的基本元素。就像人類需要水賴以生存一樣，文化資產也是人類生存的基本元素。透過「a2O」連接了新加坡人的過去、現在甚至未來，並為新加坡人展現了他們的歷史與價值的不同面貌…本文將簡要介紹新加坡線上檔案館之館藏內容、檢索介面與檔案線上加值推廣。
資料蒐集：應用服務組
壹、前言
新加坡，一個面積只有700平方公里的國家，因其地理位置之重要，自18世紀起為列強覬覦及駐足之地，因此為其帶來多采的歷史文化與豐富的檔案資源。新加坡政府為保存這些珍貴的文化資產與檔案資源，於1968年立法通過設立「國家檔案文書中心」（National Archives and Records Centre ，簡稱NARC），歷經組織變更，於1993年併入「國家文化資產局」（National Heritage Board，簡稱NHB），更名為「新加坡國家檔案館」（National Archives of Singapore，簡稱NAS）賡續履行它保存新加坡記憶的使命。該館為使其典藏之珍貴史料為新加坡人共同分享，除設置閱覽室（Archives Reading Room）供民眾親臨閱覽檔案外，亦建置線上檔案館（Access to Archives Online Singapore，簡稱a2O）讓人民在自己舒適的家中，透過網際網路的便利性即可一站查得NHB所有之資料庫並可線上瀏覽照片、地圖、聆聽口述歷史和觀看視聽影片等，並且欣賞不同主題的線上展覽，因此藉由「a2O」，其館藏資源得以滲透到每一個地方。
貳、館藏內容
該館館藏了溯自18世紀各種形式之公共和個人檔案，包括了文書、照片、微縮捲片、錄影帶、錄音帶等，內容並包括了政府檔案、口述歷史訪談資料、私人檔案（如宗族、宗教、社團、協會和個人等）、演講稿、新聞稿、地圖、建築藍圖、歷史相片與海報等等，內容相當多元與廣泛。館藏數量為10,855公尺紙質類檔案、292,226捲微縮膠片、460萬個影像檔、15,690小時的口述歷史紀錄及8萬小時的視聽紀錄。
「a2O」提供了單一的查詢平台讓使用者能夠檢索NHB所有之資料庫，茲就各資料庫簡述如下：
一、地圖與建築藍圖資料庫（Cartographic & Architectural Records Database Singapore，簡稱CARDS）
地圖和建築藍圖在新加坡的文件資產中形成了豐富又有趣的一部份，該館典藏了新加坡及馬來半島的古籍地圖、等高線地圖、地質圖、道路地圖等，建築藍圖則有殖民地時之建築、政府大廈與住宅區房子之藍圖。
二、口述歷史資料庫（Collection of Oral History Recording Database，簡稱CORD）
口述歷史中心（Oral History Centre，簡稱OHC）於1979年成立，以口述歷史方法學訪問了在新加坡生長並見證歷史轉變的各階層人士，主題內容則包括政治、經濟、社會、教育、藝術、歷史（如日本佔領時期等）等。
三、新加坡政府紀錄資料庫（Government Records Information Database，簡稱GRID）
包括了各級政府部門之行政上所產生的文書與各項紀錄，透過這些資料能讓民眾洞悉戰後新加坡政府如何做成政策及其背後的因素。
四、視聽檔案資料庫（Moving Image and Sound Archives Singapore，簡稱MISAS）
典藏了溯至1940年代的新加坡電視、電影、廣播、音樂、錄音、新聞影片等視聽檔案資料。
五、照片檔案資料庫（Picture Archives Singapore，簡稱PICAS）
館藏照片包括了溯自19世紀至今的政府和私人照片，典藏的主題內容包含運動、節慶、藝術、娛樂、風景、服裝、建築物及交通等。
六、海報資料庫（POSTERS Database）
典藏了自1950年代至今之各種主題之海報，如電影、演唱會、比賽、觀光行銷及政府各種之宣導海報（如家庭計畫、節能、環保、戒菸等）。
七、私人檔案資料庫（Private Records Information System，簡稱PRISM）
透過私人檔案資料庫可以查詢與檢索來自宗族、宗教團體、社團、協會和個人提供之檔案。
八、演講稿檔案檢索資料庫（Speech-Text Archival and Retrieval System，簡稱STARS）
該資料庫除含有過去30年以來新加坡歷任總統及各級部會首長在公開場合的演講稿外，亦有各級部門對外發布的新聞稿。
參、檢索簡介
「a2O」的檢索介面，是個適合各階層使用的檢索介面，使用者不需要學習太多複雜的操作步驟，就能輕鬆的獲取其所欲獲得的資訊。
檢索的條件值簡單的分為3區塊：搜尋詞、時間範圍及媒體形式（即資料庫類型），3個欄位之間係進行交集的運算，簡單的幾個欄位讓使用者容易著手查詢。「搜尋詞」欄位部分，「a2O」提供的檢索模式為「and」（All words）與「or」（Any word）的布林邏輯運算及「Exact phrase」3種，使用者可以依需選擇以進行查詢，而不了解這3種檢索模式的使用者則可透過「搜尋技巧」（Search Tips）的說明了解之間的差異性。
查詢結果將在個別資料庫名稱旁註明檢索到的資料筆數，使用者可以點選欲查看的資料庫。第一層顯示資料的簡要內容，第二層則為詳細內容。若簡要或詳細內容中出現圖像縮圖或PDF檔等圖示，表示該筆資料有數位檔（如圖片、文字檔、錄音檔等）可供線上瀏覽。檢索結果若資料無數位檔供線上瀏覽，但該筆資料註記為「Open Access」，使用者則可親至NAS的閱覽室閱覽檔案；若該筆資料註記為「Restricted Access」，則須經檔案原始來源機關、團體或個人同意方可應用。另外透過檢索結果，可進一步地線上購買重製之照片、海報等。
圖 1檢索結果
圖2 第一層簡要內容
圖3 第二層詳細內容
圖4 加入購物車線上購買照片、海報等
肆、檔案線上加值推廣
檔案保存的目的在於使珍貴的史料為後人所共同分享，不論是基於學術研究或是想要了解過去的歷史，但對大多數人而言，「檔案」是個嚴肅的課題，所以各國政府對於檔案無不盡力的加以包裝、推廣，使它更貼近民眾，也讓民眾樂於應用這些珍貴檔案。NAS亦致力於檔案的推廣，除在學校、社區甚或購物中心辦理實體巡迴檔案展、鼓勵至該館實習的學生提出研究案外，亦擅用網路之便利性，透過「a2O」對其館藏資源加以推廣，如線上展覽（online exhibitions）、電子賀卡及檔案即時通（ETC Newsletter）等，讓檔案資源在網路上以不同的面貌呈現給大眾。
一、線上展覽（online exhibitions）
以多媒體的形式在網路上繼續呈現該館過去、現在以及未來即將舉辦之展覽，現於「a2O」上約有近十個線上展，每一個展覽均以多元活潑的手法將檔案資源加以發揮呈現，透過視覺上的享受提升了檔案的親切性，讓檔案不再只是一張一頁的平面紀錄，更是一個豐富立體的歷史呈現。
圖5「a2O」之多種線上展覽
二、電子賀卡（eCards）
「a2O」不定期的就其檔案資源中挑選出各種主題之圖像，讓使用者寄送電子賀卡給自己的親朋好友。目前已有15種主題之電子卡片，像是各種節慶（國慶日、教師節、母親節、父親節、中秋節等）或是有關新加坡記憶等，每種主題內均有多張圖片供挑選，而每一張圖片均輔以文字說明介紹該圖片的背景故事，因此在寄送賀卡問候親朋好友之時，寄件者和收信者同時也進一步瞭解了新加坡歷史與接觸了這些檔案資源。
圖6 各種主題之eCards
圖7 挑張賀卡寄給親朋好友吧！
三、檔案即時通（ETC Newsletter）
ETC為entering the collection之簡稱，有引領民眾探尋典藏資源之意涵。自2005年起至今收錄多則以館藏之檔案資源為題材的文章，從照片、海報、文件或是口述歷史訪談資料等娓娓道出新加坡的歷史，每篇文章均註明相關檔案資源，指引著民眾探尋典藏資源。
圖8 ETC Newsletter頁面
伍、結語
「a2O」頁面之呈現，給使用者一種清新、豐富又有活力的感覺，亮麗的色彩與活潑又年輕化的圖像，試圖拉近與民眾的距離，以及擺脫檔案嚴肅、枯燥的刻版印象，而NAS豐富、多元的館藏內容，大大提升了線上檔案館之可看性。反觀本局之館藏主要以紙質類為主，且多限於特定議題之檔案，若將來多方徵集不同形式與種類之檔案，當可增加本局相關網站之豐富度。而「a2O」網站力求年輕化的表現，亦值得作為本局後續建置相關網站或改版之業務參考。
參考資料：
1、新加坡線上檔案館。http://www.a2o.com.sg/a2o/public/html/（98年4月19日檢索）。
2、新加坡國家檔案館。http://www.nhb.gov.sg/NAS/index.htm（98年4月19日檢索）。
3、非常新加坡。http://visitsingapore.com（98年4月19日檢索）。