檔案庫房位置的擇選
保存檔案的空間稱為「檔案庫房」。為保護檔案，避免檔案損壞劣化，檔案庫房的位置，必須慎重考量對檔案劣化產生的風險因子及檔案庫房維護的成本效益。設置檔案庫房時，若選擇正確的位置，無論對檔案的防護與經費的撙節，都有事半功倍之效。檔案庫房位置擇選之重要，不可不知喔！
◎資料蒐集：檔案典藏組
本文將就檔案庫房位置擇選及相關注意事項介紹如下：
一、 需求及做法
(一) 依據「檔案庫房設施基準」相關規定：
1. 檔案庫房應與其他技術用房舍及辦公室為必要之區隔。（第2點）
2. 檔案庫房應與自然環境隔離，其位置宜設置建築物各樓層平面之中間。（第3點）
3. 檔案庫房應依紙質、攝影、錄影（音）帶及電子媒體等檔案媒體類型，分區設置保管空間或分別配置保管設備。（第4點）
4. 檔案庫房之設置應避開洪泛地帶，擇地勢高亢處為之，不宜設置於地下室及排水系統不良之位置。（第6點）
(二) 專區設置
檔案庫房應專區設置，與其他工作場所區隔；並依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類、電子媒體類等檔案儲存媒體性質與數量，分區設置保管空間或設備。
(三) 配置原則
檔案庫房需要穩定的環境，在建置庫房時，除了在機能上需配合建築內其他空間之需求外，宜以下列原則選擇其區位：
1. 不要緊鄰外牆，最好是圍閉在建築平面的中央，如確實無法達成，至少應避免緊鄰東西向的外牆。
2. 避免頂樓或地下室之空間，或是低於該建築物曾經遭水患時之最高水位。
3. 避免緊鄰機房、廁所或其他機電設備空間；庫房上方應避免水管管線通過。
4. 避免上方設置對檔案可能產生危害之空間，如廁所、茶水間、水塔等。
圖1 檔案區位選擇示意圖(○表適當；X表不適當)
(四) 配置前室
1. 前室位置，於檔案庫房單一管制出入口處附設前室。
2. 前室功能，作為檔案庫房與外部空間之緩衝區域，其功能包括減少外氣影響檔案庫房之溫濕度、提供檢調檔案之處理空間等。
3. 前室配置，應配合其大小、形狀以及出入口門扇劃過範圍，規劃預留動線及必要之停留空間；其空調條件應與庫房內相近，並能對檔案庫房外部空間，維持正壓狀態，以避免過多外氣混入。
圖2 前室平面示意圖
二、 注意事項
(一) 檔案庫房應專區設置，並應與其他工作場所分離區隔。
(二) 若擇選之區位不盡理想，則必須採取適當的營建手段改善之，可能狀況如下：
1. 檔案庫房若位於地上1樓或地下室，應建立防水措施（如水位探測器、防水閘門、環氧樹脂地坪等）。
2. 檔案庫房若位於頂樓，屋頂應採取防水及隔熱措施。
3. 檔案庫房最好不要開窗，若有開窗，應加設窗簾，窗簾應為防焰材質，並具備良好遮光功能，且應注意避免漏水。
4. 檔案庫房內部上方天花板若有水的管路，應移除管路或加設集水盤。
5. 檔案庫房配置無法採室中室方式，而緊鄰外牆時，外牆應做好防水處理。
三、 參考案例
以檔案管理局國家檔案典藏場所為例，採室中室設計手法，設於建築平面中間，並配置前室。
圖3 檔案管理局國家檔案典藏場所平面配置圖
磁帶的維護與處理
90年代之後，磁帶與光碟的儲存密度呈現十到數千倍的增長，各國紛紛使用更高密度的媒體儲存電子檔案。2003年美國國家檔案及文件署修訂的Code of Federal Regulation更建議機構以DLT磁帶及光學媒體，轉置須永久保存的電子紀錄。然而磁帶也有它的風險與威脅，您知道嗎？……
資料蒐集：檔案典藏組
隨著數位化資料的迅速增加，高儲存容量與高穩定性是選擇儲存媒體的重要因素，相較於燒錄型光碟（如CD-R、DVD-R、DVD+R等）的使用壽命和資訊安全顧慮，磁帶目前仍然是各機構所採用的主要儲存媒體。本文旨在簡介美國「圖書館及檔案館的磁帶之維護與處理指南」（Magnetic Tape Storage and Handling : A Guide for Libraries and Archives）一文，其內容概述高密度數位化磁帶本身的物理與化學特性，以及環境條件對保存維護的影響，希望藉由國外的實際經驗，提供國內對於磁帶的保存維護工作具體有助益的參考。
該指南係由美國資料維護與應用委員會（The Commission on Preservation and Access）以及美國國家媒體實驗室（The National Media Laboratory）合作發展的研究成果，研究目的是為了闡明磁性媒體的長期儲存機制，即藉由媒體技術的解說，以發展適當的保存和維護機制，期使各機構磁性藏品延長使用壽命。指南的適用對象為圖書館館員、歷史學家、檔管人員或者其他在儲存媒體方面尚未具備足夠背景知識者。此外，該指南對於負有檔案長期保存責任的機構而言，亦有助於決策的制訂以及成本效益的分析。
為了長期保存檔案，媒體技術的快速發展，媒體格式與材質成分的多樣性，都造成磁性媒體選用的困擾。磁帶技術包含磁帶本身以及記錄器兩項獨立的元素，惟二者的設計均非為了永久保存，磁帶的化學性劣化會導致資料的遺失，而磁帶格式或記錄器的過時，也會形成資料無法讀取的窘境。這份指南主要陳述如何正確維護並處理磁帶，以避免資料的遺失，惟周邊設備的維護與保存並不在指南的內容範圍中。
造成磁帶劣化的因素，一般而言包括：
1. 黏著劑劣化：如黏著劑喪失完整性－整個軟化、脆化、失去黏合性、潤滑油消失－則磁帶會變得無法讀取資料。
2. 磁粒的不穩定性：用以儲存記錄資料的磁料或表面顏料，如果它的磁性改變，則磁帶的資料也會隨之遺失。
3. 基底變形：1960年以來，錄音帶及錄影帶係採用聚酯作為基底材質，它是一種化學物質，具有抗氧化功能，但當帶子運轉時，過多的帶背壓力、老化等都可能導致帶子基底變形，而損壞磁帶致使資料遺失。
磁帶的壽命預測目前尚無正式的文件資料或標準估測方法，因此促使美國國家媒體實驗室進行媒體穩定性研究。依據製造商的說明資料以及其他技術文獻，磁帶產品（包含錄影音帶）的壽命上限是30年，而美國國家媒體實驗室的官方資料，則是至少10至20年。
如何避免磁帶劣化，在可控制的因素方面，包括維護方式、存放環境條件及媒體被使用的次數；而不可控制的因素，則包括組成材質、品質等級、製造商的差異、科技的發展等。將磁帶儲存於乾淨、可控制的環境是延長媒體壽命最重要的工作；高溫高濕以及空氣中的灰塵和污染物，均會對磁帶的物理成份造成影響，也可能因為磁性能力降低與黏合物的劣化而無法讀取資料。故磁帶的維護基本概念包括：
1. 存放於乾淨的環境
2. 避免沾染灰塵、指印、食物、香煙及煙灰
3. 持拿時勿掉落
4. 避開強光及避免接觸水
5. 勿置放磁帶於輻射源、窗台、電視、電子設備、機器上
6. 未使用時應放回儲存架且不可平放。
磁帶長途運送時應十分小心，運送途中的溫度不應超過43℃，可能的話最好是在春秋等室外溫度較適當的季節，為了避免撞擊、震動或意外的磁場等可能導致磁帶損壞的因素，最好選擇適當的車輛，置於特製的紙箱及氣泡袋（bubble wrap）再以膠帶固定，並附上適當的標籤說明。
評估儲存媒體，不應僅以購置成本作為考量，尚需留意記錄資訊消失的代價，以及儲存媒體劣化將造成資訊無法回復的情況。此外，基於遺失資料的代價，則相關設備、製作備份及維護媒體，以及保存過時設備的費用也必須加以考量，才能降低電子紀錄保存的風險，避免資料遺失或無法閱讀的威脅。
參考文獻
National Media Laboratory, “Magnetic Tape Storage and Handling : A Guide for Libraries and Archives” June 1995.
＜http://www.imation.com/government/nml/pdfs/AP_NMLdoc_magtape_S_H.pdf＞