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紙質類檔案破損修復介紹

檔案經歷長時間的存放,常會因環境、媒體質材的變化等發生受損現象,除利用適當的保存容具、控制環境、施以除蟲滅菌處理等方式,降低並減緩檔案受損程度與速度外,針對已有損壞情形之檔案,更需進行修護處理,俾使檔案得以長久保存。想知道要如何讓破損的檔案再現風華嗎?那麼有關檔案破損修護的知識,您不可不知。

◎資料蒐集:檔案典藏組

檔案具有法律信證、行政稽憑、學術研究、史料等價值,惟隨著保存時間逐漸延長,常容易因保存環境不佳、天災及人為破壞、或其載體材質的變化等因素交互影響,而發生損壞現象,如破損、泛黃、脆劣化、蟲蛀霉蝕等,影響檔案的管理與使用,受損嚴重者甚至在內容上完全無法判別,進而失去其保存的意義與價值。由於檔案珍貴在其唯一性,不像圖書可大量出版印行,因此,檔案的保存修護作業,對於檔案管理單位來說,誠為重要。

檔案保存修護工作,是針對各種檔案受損情形,依檔案材質及損害程度,選擇適當之修護方式及材料予以修補,目的在改善檔案保存狀態,延長檔案壽命,以利內部管理及外部使用。檔案修護時所需之設備材料,以紙質檔案修護來說,所使用之設備材料諸如裱褙桌、曬板、裱褙紙、漿糊、漿糊盆、毛刷、裁刀、竹啟子、拔釘器等,皆是基本配備,各項修護用具詳細之使用說明可參考本局編印之《檔案入庫保管》手冊一書。

備妥檔案修護所需之設備與材料後,接下來就必須視檔案材質及受損情形,選擇妥適之修護方法,使其得以回復到受損前之樣貌,或是減緩其受損速度。由於目前國內機關檔案及國家檔案類型仍以紙質類檔案為主,因此本文謹就本局目前對於紙質類國家檔案之破損修護方式加以簡介。

本局對於破損檔案之修護,係以修裱技術為主,即以經去筋處理之漿糊為黏著劑(漿糊應以無筋麵粉製作,即所謂澄粉),依檔案破損狀況,運用修補和托裱方法,將修護用紙補或托於檔案上,以增加其強度:

一、檔案修補:

係用於局部破裂或有蟲洞之檔案,如為單面書寫之檔案,用修護用紙黏貼;如為雙面書寫之檔案,則用較薄、韌性強之修護用紙,加以黏貼。

二、檔案托裱:

係用於整張劣化或破損嚴重之檔案,以加固檔案或恢復檔案的完整形態。主要分為:

(一)濕托:將漿糊刷在檔案上之裱褙方式,惟易使檔案吸收過多的漿糊而造成檔案透色、暈水等現象。

(二)乾托:將漿糊刷在托紙上之裱褙方式,又可分為一般乾托、飛托及搭托法等三種,其中一般乾托法易因操作不當,造成檔案二度傷害,搭托法則較為複雜,而飛托法則因兼具乾托及濕托的優點,運用較廣泛。

由於飛托法為目前運用較多的托裱方式,以下即就其作業步驟簡要說明如下:

(一)前置處理:檔案修裱前,先進行去釘拆卷、編頁碼。

(二)上漿:

1.將對開墊紙平放於修裱桌上,用噴水壺將墊紙均勻噴濕,並用乾刷刷平。
2.將檔案正面朝下置於墊紙上,並用噴水壺加以噴濕後,用乾刷理平。
3.將對開大小、粗糙面朝下之托紙覆蓋在檔案上,次將托紙向右翻折,並以糊刷均勻刷塗托紙。

(三)托心:以小木桿捲貼托紙,向上提起,用乾刷將托紙排實於檔案上;將吸水紙覆蓋在托紙上,並用乾刷刷去多餘的水份。

(四)上板及陰乾:

1.置一張啟口紙貼於托紙背面,啟口紙須橫跨檔案上。
2.將托裱完成之檔案(正面朝上)、托紙和墊紙提起,貼在曬板上,並以乾刷於墊紙邊緣刷貼固定後,從檔案上緣角落起將墊紙揭下。
3.於啟口紙處吹入空氣,使檔案和曬板面保持間隙,置放1-2日。

(五)下板:俟檔案乾透後,以竹啟子自啟口紙處平放伸入,往上或下呈L形,將檔案自曬板上撥開後,以雙手握住已撥開之兩邊,緩緩拉開檔案。

(六)方心:將檔案對折對齊後,使檔案中央拱起處兩側平行一致,並依需要之規格用針錐打孔註記,以備裁切。

(七)裁切:依照上開針錐打孔之註記,運用裁刀切除檔案外緣多餘托紙,利於裝訂保存。

(八)裝訂:可採三眼或四眼綴訂法,利用棉線對折成雙線綴訂。

參考資料:
《檔案入庫保管》。台北市:檔案管理局,民95。

歐洲檔案館經營哲學與功能之變革

隨著社會變遷,檔案館的營運也跟著有新風貌,最近20至30年之間,特別是那些原屬東歐共產國家的檔案館,面對民主革命與社會開放的衝擊,也開始大幅躍進與蛻變。歐洲的檔案館有何新的經營哲學與功能演變,匈牙利檔案館的資深檔案管理顧問Lajos Körmendy提出了在地的觀察心得...

◎資料編譯:企劃組

最近20至30年之間,歐洲的檔案館已經產生明顯的變化。雖然檔案館持續進行變革,但這些變革在1980年代更加快速進行。過去60年來,檔案館的運作有其基本功能,譬如:權益保障、提供歷史考據來源、行政參與及文化宣傳等,然而到了20世紀末,這些功能已漸有改變。

檔案館是共同處理紀錄、針對問題給予專業回覆,以及蒐整社會紀錄的地方,而檔案館經營哲學與功能之改變往往取決於社會的變化,檔案管理者也必須適應社會的發展。這些年來,有關檔案館的經營哲學與功能新變革,可歸納如下:

一、檔案館經營哲學之變革

有關檔案館經營哲學已不再是封閉保守,其主要的改變已朝向:普及化、透明化、公開化、市場取向、媒體文化,以及強調運用資訊科技便捷服務。

(一)普及化

過去的檔案館較為封閉,且常是保留給大學或學院學者研究使用的專屬特權機構,然而現代的檔案館已廣為大眾運用。近年來,檔案館的新顧客大多是業餘人士,多以家族研究為主。歐洲家譜研究的復甦始於1970年代,且至今仍在進行中。法國檔案館完成的數個關於檔案使用者統計研究,所獲的統計數字足以證明此趨勢,其中家譜學者增加的比率:1969年,3%;1979年,30%;1986年,44%;2002年,56%,顯見檔案館已開始普及化發展。檔案館的新顧客不論其社會地位高低,都可以在公共檔案館裡進行研究,因為他們具有憲法上賦予的基本權利。檔案館必須回應新顧客需求所引發的挑戰,除製作檔案微縮,或將部分使用過的檔案資料予以掃描,編纂成資料小冊外,且為了讓檔案使用者易於理解檔案內容及確立研究目標,也透過製作錄影帶、架設家譜學家網站,以及成立相關研究團體等方式,來指導及協助檔案使用者。

(二)透明化與公開化

為滿足公共機構資訊透明化與人民有權應用資訊的需求,檔案館已逐漸縮短館藏檔案的封閉限閱期,並讓越來越多的檔案紀錄可供查閱。迨至1990年代,隨著中歐和東歐國家的民主革命,這些國家修正了檔案分類規則,且徹底減少機密文件的數量。為讓檔案館更親民,政府訂定或加強相關法規,同時平衡發展公共資料透明化和保護個人資料等措施。因此,較有能力販售知識性產品的機構將佔有優勢,透明化和公開化成了檔案館競爭發展的重要手段,而印行普及化的出版物、設計優良的網站、公開展覽及定期出版年度報告等,也是具競爭力的重要做法。

(三)市場取向

在20世紀末,市場取向已漸應用於公共團體之營運,儘管檔案館的營運並未被期待以市場取向全面發展,然而成本效益的概念越來越重要,當經營者要求採取更經濟的營運作為,檔案館的成本效益管控也會成為其關注的焦點。檔案館漸漸開始效法其它機構的營運方式,例如透過專案計畫管理與公眾關係經營等途徑,以新的經濟角度來思考各項作為。由於財源的競爭往往取決於成本效益,更促進市場取向的檔案館發展趨勢。

(四)媒體文化

檔案館已受媒體文化影響,漸漸選用目前當紅的事件作其出版品、網頁的主題,來引起更多人的興趣。例如,英國公共檔案館於1998年出版有關鐵達尼號船難的整批檔案文件,被好萊塢拿來拍成賣座電影,頗受歡迎。另一例是,1997年英國戴安娜王妃意外死亡後,其相關檔案文件,在不久後布達佩斯舉辦報導名人的社會檔案展中公開展覽。這種普及化的檔案主題報導模式,呈現了一種趨勢,強調要富有色彩、通俗且能引人注目。

(五)運用資訊科技便捷服務

資訊科技已完全融入檔案館的整體營運,這是眾所皆知的事實。資訊科技廣被運用在檔案管理、歸檔系統、應用過程與紀錄、檔案資料庫處理,以及資訊通訊媒體(如網路、CD片等)。網路已經成為檔案館對外最主要的溝通工具,未來也可能成為檔案管理者間專業溝通的管道。越來越多的檔案資訊被公布在網站上,將會迅速擴展與加強專業網絡的建構與連結。隨著數位化的發展,檔案機構也開始重視檔案目錄指引(finding aids)的發展,檔案描述編碼格式標準(Encoded Archival Description,簡稱EAD)即是其中一利。隨著電子檔案的發展,大大地縮短檔案產生到移轉給檔案館的流程時間。直到20世紀中期,檔案管理學家還是扮演一個被動接收機關移轉檔案的角色,抱持檔案歷史價值取決於其行政價值的觀念。後來隨著檔案的數量爆增,為減少檔案的數量與改善移轉檔案的品質,迫使檔案管理者必須在檔案產生初期主動參與管控機關的檔案管理流程。而在資訊科技時代,如果檔案管理者希望影響檔案的產生,就必須在系統程式設計之前就參與。資訊科技和通訊革命對世界產生了新見解和心態,新世代的新人類要求快速取得的資料,他們沒有耐心,也不願意做詳細、長久而持續的研究,以及在檔案館常進行具繁複步驟的文件鑑定工作。由於網路上可以找到無以計數的資料與資訊,越來越多人只會依賴網路,換言之,沒有出現在網路的資訊會被視為不存在。因此,像建檔、整理、描述或保存典藏等這類傳統檔案管理者的工作,在資訊社會已漸不被認為是有價值的服務。

二、檔案館功能之改變

在歷史的過程中,檔案館的社會功能是一直不斷地改變。檔案館的基本功能,如權益保障、提供歷史考據來源、文化宣傳及行政參與等功能總是同時並存。無論如何,檔案館的功能要視當時社會改變的情形而定,以19世紀末檔案館的功能而言,重點在於權益保障。隨著現代歷史科學開始發展,當許多學者運用歷史檔案資料,檔案提供作為歷史考據來源的功能就越來越重要,在20世紀初的前3年,檔案館成為歷史科學研究的研討場所,讓這類功能更顯突出。

第二次世界大戰之前與戰爭期間,檔案館的功能在歐洲獨裁主義國家產生重要變革。合法權益保障遭受破壞,檔案的法律效力一夕間消失(檔案被徵收、充公、國營化等),檔案館有關權益保障的功能蕩然無存。例如,檔案被徵收(或無償收歸國有)已經嚴重影響許多檔案史料,因為早期作為財產証據的證明書和文件,全都喪失其合法價值,這都和獨裁政權有關。在共產主義年代(1948-1989)的中歐和東歐國家,立法、司法、行政權是相互不分的,所有的權力都由黨國決定,沒有人敢冒犯掌權的內閣部長或司法官員,由於訴訟毫無希望,證據一文不值,因此,通常檔案的法律價值也較為薄弱。戰後民主發展的歐洲國家,才開始恢復檔案館提供的權益保障功能,但中歐和東歐國家,迨至1990年代發生民主政變後,其檔案館才恢復此類功能。此外,在20世紀的下半世紀,東歐與西歐的檔案館均積極參與機關的檔案管理,方使其行政功能得以強化。隨後,更藉由檔案展覽與參觀活動的導入,檔案館的文化宣傳功能也開始發展。

過去30年間有關檔案館功能之變革,可以扼要歸納如下:

(一)提供歷史考據來源功能:由業餘者運用檔案從事微觀歷史研究(如族譜學、地方史)已廣被接受,且較學術研究更為普及。

(二)權益保障功能:兩種極端的趨勢已漸形成,公共檔案資料變得更易取得,但個人資料則更被強力保護。

(三)行政參與功能:此功能較以前更為重要,檔案管理者必須參與電子檔案管理系統的設計(例如:政府電子化系統的規格)。

(四)文化宣傳功能:藉由媒體工具之運用,對於檔案館形象之型塑,文化宣傳扮演了相當重要的角色。

總而言之,儘管檔案館必須適應環境狀況的不斷改變,惟不論適應方式為何,檔案館都不能放棄其基本任務,包括:檔案鑑選、整理描述、便捷檔案應用,以及保存維護檔案延續其價值。此外,無論檔案知識傳播如何重要,檔案機構不宜自我貶低,仍應不惜任何代價堅持其專業與尊嚴之基本價值。

參考資料:
Lajos Körmendy, 2007. “Changes in archives’ philosophy and functions at the turn of the 20th/21st centuries”, Archival Science (2007) 7: 167-177.

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