研究檔案瞭解歷史
檔案對我們而言，是如此陌生卻又似曾相識的名詞。它與我們日常生活有著密切關係 ，譬如出生證明就是每個人的第一份檔案。檔案與個人、社會及國家的關係，有如「旨酒之不離乎糟粕，嘉禾之不離乎糞土」，研究檔案可說是認識過往的最佳途徑。
◎資料蒐集：應用服務組
一、前言
各國對於檔案定義略有不同，而我國對於檔案的定義，目前主要是以檔案法為主，偏重於公務部門在執行業務過程所產生的公文書為主，在該法第二條規定：「檔案：指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件」，並將其分類為1、國家檔案：具永久保存價值，而移歸檔案中央主管機關管理之檔案；2、機關檔案：指由各機關自行管理之檔案。
檔案屬於政府各機關所保有的資訊，具備行政稽憑、學術研究、法律證據與史料佐證等重要功能。而檔案屬於歷史範疇，其內容與主題必然隨著歷史而有所變化；就我國檔案法的定義，研究檔案即為瞭解公部門事務的決策過程及其影響。
所謂檔案研究係對現存檔案的內容，以系統及科學化之方法，進行相關研究與分析。國內目前較少針對檔案研究提出相關理論與研究方法，大多以國外檔案研究的理論、觀點為主。然因各國對檔案認知的差異，內涵與定義有所不同，國外的檔案研究方法與理論，並不完全適用於國內的檔案研究。
二、檔案解讀
檔案通常視為史料的一種，若要從事檔案研究需先瞭解歷史研究法。歷史研究者從蒐集歷史資料（史料）為起點，以科學嚴謹的方法分析事件前因後果，再對史料進行客觀判斷、鑑定與解釋。
檔案乃瞭解史實的基礎，進行檔案研究如同歷史研究一般，不能拘限於單一思維與視野，必須從多元化角度切入，進行全方位研究。一般而言，立場有下列三種：
（一）官方立場：就是以官方觀念與意識為標準，從政府組織和政黨的政治運作為解讀切入點。此類解讀方式，在瞭解政治運作方面具有合法性和合理性，然需瞭解檔案敘述內容範疇。從官方立場進行檔案解讀，若不注意檔案內容，在價值判斷上將有失其客觀性。因檔案產生者為政府各級機關，被官方視為偏離、悖逆的行為，在檔案內會概括被納入異端而有所偏頗之辭。
（二）學術立場：注重內文解讀、理論探討及分析。研究者以檔案和社會文化關連為基本研究特徵，進而解釋分析檔案內容和理論。學術立場讓檔案從單純資料，轉變具備時代意義的史料，並能確切掌握檔案與現實的關係。
（三）民眾立場：將檔案視為與民眾生存狀態息息相關，著重於檔案對於社會的影響力。從民間的視角，將檔案視為民間情緒和利益的表達，視為一種社會文化現象進行分析。檔案雖為政府各級機關在執行職權時所產生的公文書，其內容或為官樣文章，掩蓋民間表達方式，致使檔案產生者（人員）使用官方用語斡旋、對話、協商。然民間慣用語法，在檔案內已被官方用語滲透、整合與重組。故若要瞭解檔案表達內涵，需以民間用語重新解讀。
當然上述三類解讀類別的劃分，純粹為了研究、論述的方便，並無優劣之分。這些解讀類別是相對關係而非絕對不相關的，需就不同檔案內容，進行不同解讀模式。
三、檔案研究
檔案研究目的在於對檔案內容能有正確的認識，進行系統性、科學性的研究理論與觀點的形成。由於過去多將檔案視為歷史證據，著重學術研究或查找個人資料之用，藉由檔案研究將有利於檔案發揮更大作用。
檔案包含的知識具多樣性和豐富性，加上其真實可靠性的特點，使得我們不僅可以通過利用檔案來解決實際工作中的各種問題，並可藉由檔案獲取各種知識。由於檔案內容相當豐富，且屬於資料性質，並無特定研究方法，故今僅將其研究需注意事項略述如下：
（一）判定價值
如何判斷檔案是否有研究價值，主要有2種方法：1.使用判斷：這是對檔案有用性的一種判斷。2.檔案是否已被利用：有利用價值的檔案終究會被利用，但終究會被利用又不等於現在就被利用或經常被利用，這正是檔案使用價值難以判定的原因。
通常看起來很有用的檔案反而並不常用，而看起來無用的檔案反而經常使用。這種現象提供我們看待檔案價值時，絕不能以現在情況來論述，需分析檔案價值變化規律和檔案使用規律，才能真正理解檔案價值。
（二）分析內容
每件檔案具有獨立性，可採取個案方式進行研究。個案分析首在探討單件檔案於特定情境脈絡所產生的背景，進而瞭解它的獨特性和複雜性。因此，研究的目的偏重瞭解檔案產生過程，而非其結果。
檔案研究如同歷史研究，重點在描述檔案所記載形容某些特殊事物和特徵，因此研究檔案要特別注意所記載的事件與情況及兩者相互關係，以便於瞭解事件或情況發展的整個過程及因素。
（三）研究方法
1.研究步驟：須將檔案所記載的事實作詳盡調查分析，使各自獨立不相關的檔案產生關連，主要研究步驟依序為檢視檔案、發現問題、決定議題、蒐集檔案、考證檔案、解釋檔案、作成結論、撰述報告。
2.研究方式：常用研究方式有下列5種，然這5種方法並無先後、優劣之分，在進行檔案研究時，需參酌運用兩種或兩種以上方法。
(1)調查法：透過相關檔案及其產生者直接（或間接）的接觸，藉以獲得檔案產生方式、形成過程，瞭解檔案形成的背景。
(2)個案法：目的在研究各檔案內容之間的關係。因檔案有相互關連性，故先將欲研究檔案內容獨立解讀、分別進行研究，然後再把各檔案共通部分視為整體來進行研究。
(3)歷史法：從檔案所記載的各種現象和事件，將它們的發展過程具體呈現。檔案具有時代性，在特定時空背景下才會被產出，因此從特定時空進行歷史研究，藉以瞭解檔案的原因與功能。
(4)比較法：將各檔案內某些有聯繫的事物加以對照，分析異同之處、相互對照。比較法運用方式較為多元。譬如運用橫向比較的方式，將同時期的檔案內容相比較，獲得整體結論；至於在縱向比較方面，則可針對同一機關所產生的檔案，進行決策過程情況的比較，理解政策改變因素。
(5)實驗法：依照預定研究目的，運用揀選檔案的方式，將其限定於特定時空，研究檔案內容規律的過程。因檔案皆屬歷史資料，應用預設目的與時空環境，呈現研究者實驗的結果。
四、結語
檔案作為歷史證據具備原始性與可靠性，實為瞭解社會發展過程的憑藉與重要參考。目前我國現存檔案多為公務部門的公文書，在進行檔案研究時，需參酌同類的檔案內容，避免以單件檔案做為論述證據，影響檔案的可信度。總之，檔案是歷史紀錄，今日利用的檔案是昨日的歷史紀錄，明天利用的檔案是今日產生的紀錄。這是檔案歷史的接力，檔案研究必須立馬當下，放眼未來。
參考資料：
1.杜維運。《史學方法論》。台北市：作者自印，民國88年。
2.劉耿生主編。《檔案文獻編纂學》。北京市：中國人民大學出版社，民國96年。
3.劉耿生、何莊、張美芳主編。《檔案鑒辨學》。北京市：中國人民大學出版社，民國98年。
國檔案索引典簡介
主題分析為資訊組織過程中的重要基石，英國檔案部門特編製檔案索引典UK Archival Thesaurus做為主題分析工具，以提升檔案目錄檢索效益。本文旨在介紹該國之檔案主題分析工具，作為我國國家檔案主題分析工具編製之參考。
◎資料蒐集：檔案徵集組
英國檔案索引典（UK Archival Thesaurus， UKAT）是英國檔案部門支援檔案索引與檢索之主題索引典，其目的在於促使各個檔案機構採用一致之主題標引。UKAT主要以聯合國教科文組織索引典（UNESCO Thesaurus）為基礎。UNESCO Thesaurus是一涵蓋多門學科之索引典，涵蓋之主題範圍雖廣，惟其詞彙不夠精確，無法滿足檔案標引及檢索之需。因此UKAT即以UNESCO Thesaurus為基礎，並參採各機構建立的索引詞彙或主題標引工具，例如美國國會圖書館標題表(Library of Congress Subject Headings，簡稱LCSH)、英國教育索引典(British Education Thesaurus)等主題分析工具，再予以延伸增加檔案社群及其使用者所需的詞彙，其結構包括常用詞、狹義詞、相關詞及範圍註等。
UKAT除以字母順序排列外，另以階層架構方式編排，最上層之分類與UNESCO Thesaurus大致相同，僅少了「國別Countries and country groupings」一類，計分「教育(Education)」、「科學(Science)」、「文化(Culture)」、「社會與人類科學(Social and human sciences)」、「資訊與傳播(Information and communication)」、「政治、法律與經濟(Politics, law and economics)」及「事件(Events)」等七大類，其中「事件」指歷史事件、年代、人物和角色等。各大類下再細分小類，其下對於檔案內容所涉及之概念，提供建議使用之詞彙及詞彙間之關係。
此外，每個詞彙儘可能提供範圍註(scope note)，用以說明詞彙定義，至詞彙間關係則分為以下三種：
(一)等同關係（Equivalence relationship ）
指從意義相近或相同之詞彙中擇定常用之詞彙(preferred term)，並標示不常用詞(non-preferred)，其符號為「USE」及「Used For (UF)」。
例如：雜誌(Magazine)
USE 期刊(Serial)。
(二)層級關係（Hierarchical relationship）
指與該詞彙具有從屬或等級關係之詞，即廣義詞（Broader term）及狹義詞（Narrower term）。
例如：姓名(Names)
Broader term 語文學(Philology)
Narrower term 個人名稱(Personal names)
(三)聯想關係（Associative relationship）
指有相關連關係之詞彙(Related term)。
例如：爵士(Jazz)
Related term 流行音樂(Popular music)
UKAT採用多階層式架構之呈現方式，不僅利於使用者可以在多個條目中找到所需要之詞彙，亦較適用於檔案主題分析，其做法值得本局參採。
參考資料：
1.”About UKAT,” UK Archival Thesaurus,Sep.2004, <http://www.ukat.org.uk/about/>(3 Mar. 2009)。
2.陳昭珍。《RDEC-NAA-徵-097-001委託研究報告－我國國家檔案主題分析機制之研究》。臺北市：檔案管理局，民97。