以3M迎接新挑戰
加工出口區檔案是研究台灣經濟沿革的基礎，真實記載創區、籌建及發展的歷程，為了建立加工出口區檔案與文書的良好管理制度，以提升行政效率，於是，以策略性3M的作為迎接新變革…
◎ 作者：戴瑞卿，摘錄自《檔案的故事第四集》(台北市：檔案管理局，民95)，頁205-209。
劍橋歷史學者柏克（Burke）說：「歷史是一個由短暫零件組成的永恆實體」。加工出口區檔案是研究台灣經濟沿革的基礎，真實記載創區、籌建及發展的歷程，是歷史的視窗或鏡像，更是形塑、詮釋及解構加工出口區對台灣經濟奇蹟的印記。
91年檔案法實施初期，各項檔案管理事項千頭萬緒，思考著如何運用現有的人力與資源，建立加工出口區檔案與文書的良好管理制度，以提昇行政效率。於是，以策略性3M的作為：「Mind（觀念改變） 、 Model（示範模式） 、Management（管理機制）」，迎接這一新變革。
第一M（觀念改變）：
日本人很喜歡吃原產於西伯利亞一種魚的生魚片，所以利用空運送到日本。但在空運過程中，約50﹪的魚會死亡，因此公司社長就召開會議，研商「怎樣讓魚的存活率增加」。其中有一的銷售員就說：「魚為什麼會死掉？因為當飛機飛到平流層時，飛機上的魚就會晃到自然暈機死亡。所以，最簡單的方法就是在每一個水族箱中放入魚類的天敵—螃蟹」；「魚為何會暈機死亡，就是安逸。當水族箱中放入螃蟹，在整個運送過程中，魚為了躲避螃蟹的攻擊，會全神貫注看著對手，想著如何避免螃蟹攻擊的策略。」；「果不其然，魚的死亡率降至5﹪。因此，有句話說「安逸是最佳的安眠藥」。檔案管理法制化前，各機關檔案室猶如一安逸窩，檔案人員無形中失去了動力及創造力。
記得民國88年檔案法通過，其相關配套子法及措施均屬新的規章與制度，造成原有檔案人員壓力的增加。當時，我就舉了一個種豆芽菜的故事：「飯店有一道菜叫炒豆芽，那豆芽胖到裡面可以塞肉，你知道怎麼種出來的嗎？」「農夫灑下種子後，會在它的上面蓋上一層重物，當豆芽蹦出的第一時間，碰到重力就必須告訴自己，我要使自己的臂膀肥厚，才能舉起這重物」，傳達「壓力是成長的開始，屈膝是跳躍的前兆」的啟示。
為了解決檔案人員的壓力，除了爭取經費擴充檔案庫房改善設施外，且秉持「學習蘊育觀念，觀念領導變革」理念，建立檔案人員的價值觀與工作態度，訂定加工出口區檔案管理作業標準程序，鼓勵檔案人員研習進修，提昇檔管人員專業智能及素質。因此，在同仁共同努力下，於91年榮獲第一屆機關檔案之「金檔獎」及績優個人之「金質獎」，印證「觀念改變行動，行動改變命運」。
第二M（示範模式的建立）：
在秋天的天邊，過冬的雁群沿途以Ｖ字隊形朝向南方飛行時，也許您已想到牠們為什麼如此飛？野雁每年要飛行好幾萬英里，當每一隻雁鳥展翅拍打時，造成其他的雁鳥立刻跟進，整個鳥群抬升。借著Ｖ字隊形，整個雁群比每隻雁鳥單飛時，至少增加了71﹪的飛行距離。牠們就靠著鳴叫，隨時不斷的互相鼓舞；當一隻野雁脫隊時，牠立刻感到獨自飛行時遲緩、拖拉與吃力，所以很快又回到隊伍中，繼續利用前一隻鳥所造成的浮力，相扶相助飛達目的地過冬。
檔案法實施前，檔案管理工作如「一人一把號，各吹各的調」各自為政。檔案法實施後，檔案管理局創立制度及培訓人才，以雁行理論帶動起飛。本處亦以雁行方式，設立檔案績效目標，建立示範模式相互鼓舞，引領所屬四分處朝向目標邁進。因此，所屬高雄及台中分處分別於92至93年榮獲第二、三屆機關檔案之「金檔獎」及績優個人之「金質獎」，寫下加工出口區檔案管理「六金」的佳績。
93年檔案管理局為擴展獲獎機關檔案管理標竿及創新作法，選定本處為南部地區檔案管理示範機關，藉由彼此觀摩互動及經驗分享，結合理論與實務，對檔案管理工作有所助益，並增進各機關之行政效能。
第三M（管理機制的啟動）：
在這多元多變的時代中，人們無時無刻不面臨新事務的挑戰，唯有不斷地求新求變，透過組織中各階層人員溝通及參與設定目標，建立一共同認定的目標體系，擬訂計畫與設計工作方法，確定成員責任範圍，鼓勵自我評估且控制進度，有條不紊地執行，自然水到渠成完成任務。檔案管理貴在團隊合作凝聚績效。團隊的成功，須建立共同信念，我以溝通加強信心及長官的感動下全力支持，使成員產生足夠的「心理安全」，同心協力完成交付的任務。
證嚴法師說：「心福願力」，一個人的希望就是要有心願，小時候我們都有心願，有心就有福，有願才有力。加工出口區獲得歷屆金檔獎肯定是檔案管理的過程，典藏台灣經濟發展的文字紀錄才是最終的願景。「半畝方塘一鑑開，天光雲影共徘徊，問渠那得清如許，為有源頭活水來」，檔案管理法制化，使得加工區檔案管理猶如注入活水般，有所依循而生生不息。