國家發展委員會檔案管理局

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國外檔案館組織隸屬態樣淺介

國外檔案館組織隸屬態樣淺介
我國首座國家檔案館模擬圖
資料來源:國發會檔案管理局官網

國家檔案館的成立與館舍興建在歐美、日韓等國家歷史悠久,早在1790年法國即已建置國際間首座國家檔案館。檔案館與圖書館、博物館均象徵著國家的進步與開放,本文擇選美國、丹麥、韓國及紐西蘭等國家檔案館,淺析其組織樣態,資供未來我國國家檔案館興建之參考。

國家發展委員會檔案管理局企劃組視察 朱育萱

壹、前言

各國國家檔案館均以典藏政府重要檔案為首要任務,除了妥善保存國家檔案,便利提供各界應用,同時也致力促進政府機關檔案管理效能。因此,國家檔案館肩負的任務與工作成效,即能彰顯政府施政的成效,也使得許多歐美國家多已著手發展檔案管理事業。以下,介紹美國、韓國、丹麥、紐西蘭等國檔案中央主管組織架構,並從內部分工窺探該組織運作及其發揮的效能。

貳、檔案中央主管組織

ㄧ、美國

美國國家檔案館(National Archives)成立於1934年,首座國家檔案館隨即在隔年(1935)啟用。至1950年,改隸於總務管理局(General Services Administration),1985年正式躋身為相當部會層級的獨立機關,並易名為國家檔案暨文件總署(National Archives and Records Administration,簡稱NARA),置有署長、副署長各1人。目前,設有主任員工室(Office of the Chief of Staff)、營運長辦公室(Office of the Chief Operating Officer)、管理與行政室(Office of the Chief of Management and Administration)、創新辦公室(Office of Innovation)等5個主要組室。除此之外,另有幕僚及附屬單位有稽查司(Office of Inspector General)、公平任用與多元計畫室(Equal Employment Opportunity)、法律顧問室(General Counsel)、國會暨公共事務室(Congressional Affairs)及國家史料出版品暨文件委員會(National Historical Publications & Records Commission)。

值得注意的是,美國家檔案暨文件總署負責檔案業務單位設於營運長辦公室(Office of Chief Operating Officer)之下,又分為機關服務司(Agency Services)、研究服務司(Research Services)、聯邦政府目錄司(Office of Federal Register)、立法檔案、總統圖書暨博物館服務司(Legislative Archives, Presidential Libraries, and Museum)等5個單位;其中,以位於華盛頓國家檔案館(National Archives in Washington, DC)為國家檔案館一館,以馬里蘭大學城內的檔案館(National Archives at College Park, MD)為國家檔案館二館,另設有12個分館、18個聯邦文件中心及15個總統圖書館,約3,000名正職與兼職員工。

圖1 NARA組織圖
圖1 NARA組織圖
資料來源:https://www.archives.gov/about/organization

 

二、韓國

韓國中央檔案主管機關可追溯1969年成立的政府檔案文件局(Government Archives),主要工作即典藏政府檔案文件。至2004年,該局改制為國家記錄院 (National Archives and Records Service),並於2007年將英文改為National Archives of Korea,隸屬國家行政與內政部(Ministry of Government Administration and Home Affairs)。目前,國家記錄院設有檔案政策部、檔案管理部以及檔案資訊服務部,計有12科,員額數為339名。在館舍部分,有首爾檔案館、釜山檔案館與大田檔案館,另外設有總統檔案館,以及光州文件資訊中心(Gwangju Records Information Center)。本院設於大田檔案館。

圖2 韓國國家記錄院組織圖
圖2 韓國國家記錄院組織圖
資料來源:http://www.archives.go.kr/japan/about/org.jsp

 

三、丹麥

丹麥早在1664年就已設立檔案館,專門負責保管皇家檔案。至1861年,另成立王國檔案館(國務院檔案館),負責管理內政部、教育部以及財政部等機關檔案。再至1889年,前揭兩檔案館合併為國家檔案館(The Danish National Archives),至今日隸屬丹麥文化部(Ministry of Culture)。丹麥國家檔案館置館長1人、副館長3人,主要單位有:數位化(Retrodigitisation)、使用者服務(User Services)、收入營收活動(Income-Funded Activities)、典藏(Acquisition af Archival Data)、數位保存(Digital Preservation)、數據通訊(Communication of Archival Data)、資訊(IT Unit)、閱覽服務(Reading Rooms & Services)、財務與建築(Unit of Finance & Buildings)、人力資源(HR)、法律與聯合秘書處( Legal and the Joint Secretariat)等11個內部門,另外還在哥本哈根(Copenhagen)、歐登斯(Odense)、維堡(Viborg)及奧本羅(Aabenraa)等4處設置閱覽室,總計全部約有250名員工。

圖3 丹麥檔案館組織圖
圖3 丹麥檔案館組織圖
資料來源:https://www.sa.dk/en/about-us/organization-chart/

 

四、紐西蘭

紐西蘭檔案館(National Archives)係依照1957年通過的檔案法而成立,當時隸屬於內政部之一單位,雖然在2000年曾以獨立機關運作,旋即於翌年(2001)重歸內政部,易名為(Archives New Zealand)。該檔案館管轄部門可分為區域與應用服務(Regional & Access Services)、檔案管理(Archives Management)、政府紀錄保管(Government Recordkeeping)、毛利與團體檔案(Maori & Community Archives)等4部分,總館設於威靈頓(Wellington),另有奧克蘭(Auckland),基督城(Christchurch)及達尼丁(Dunedin)等3個地區辦事處,總計約莫110名員工。值得一提的是,紐西蘭於本(2020)年5月發布新館興建計畫,將在威靈頓(Wellington)興建檔案館與圖書館,預計於2021年中動土興建,並以空橋連接作為設計概念,象徵完整保存國家記憶。

圖4 紐西蘭新館模擬圖
圖4 紐西蘭新館模擬圖
資料來源:筆者整理

 

參、結語

本文擇選四大洲的不同國家檔案館為例,介紹其檔案中央主管機關的內部組織,美國以國家檔案暨文件總署(NARA)為組織名稱,但官網logo仍以國家檔案館(National Archives)方式呈現,其他3國檔案主管機關的名稱大同小異,大致上在組織與網頁的呈現均採用國家檔案館。進一步比較,可發現歷史超過上百年的丹麥國家檔案館或50-60年的韓國、紐西蘭國家檔案館,都隸屬其內政或文化體系,設有數個服務據點。另外,在丹麥是由3位副館長分工督導管理,而韓國與紐西蘭則設置1位館長掌理館內事務,且各國隨著時間推移,檔案館內部組織及其服務範疇也隨之擴增。

表1 各國國家檔案館組織比較
資料來源:筆者整理

反觀我國,檔案法於2002年施行,檔案管理局在2001年成立,為我國檔案中央主管機關。整體檔案發展事業晚於上述先進國家,在政府組織系統中隸屬國家發展部門,有別於其他國家之內政或文化體系,但所肩負的檔案管理及服務宗旨是一致的,且展現我國檔案與國家發展的宏觀大器。在國家檔案館館舍的建置上,目前尚未有國家級檔案專屬館所,歷經本局多年來積極爭取後,首座國家檔案館預定於2020年底動土興建。在邁向營運及服務新里程之際,未來組織功能勢必配合調整,希望藉由本文分享其他國家組織規模與分工樣態,以收「他山之石,可以攻玉,他人之事,我事之師」之效。

 
 
參考資料
  1. 薛理桂(2019)。我國國家檔案館未來營運方向初探。檔案半年刊,18(2),4-13。
  2. 陳淑美、薛理桂(2016)。美國國家檔案館管理體系與徵集策略研究。檔案半年刊,15(1),18-31。
  3. 陳海雄、石樸(2016)。出席2016 年國際檔案理事會國際大會及參訪韓國首爾檔案館紀要。檔案半年刊,16(1),88-101。
  4. 王眾賢、郭銘昌(2015)。丹麥檔案管理與應用現況考察報告。檢自https://report.nat.gov.tw/ReportFront/ReportDetail/detail?sysId=C10401641(公務出國報告資訊網)。
  5. About the National Archives. https://www.archives.gov/about/info/whats-an-archivist.html(accessed July 16, 2020)
  6. Department of Internal Affairs. About NAK.http://www.archives.go.kr/english/about/history.jsp(accessed July 16, 2020)
  7. Department of Internal Affairs.https://www.dia.govt.nz/About-Internal-Affairs---Department-structure---Business-units#strat(accessed July 16, 2020)
  8. Working at Archives.https://archives.govt.nz/working-at-archives(accessed July 16, 2020)

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