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壹、前言

檔案保存狀況檢視係國家檔案入庫前置作業之一，入庫前均依照「停、看、清」3步驟來進行檢視作業。本局現典藏之國家檔案以紙質類為大宗，以下就以紙質類國家檔案之保存狀況檢視作業步驟作一簡要說明。

貳、保存狀況檢視作業步驟

• 一、停：逐案核對實體檔案與資訊
  各機關之檔案移轉目錄均需匯入國家檔案資訊系統，據以確認移轉目錄資訊與實體檔案封面記載資訊是否相符。相符者，即逐卷以6B鉛筆註記檔號(年度號+分類號+案次號+卷次號)於檔案原件封面右上角，便利日後調案時可快速辨認調檔。
• 二、看：判定檔案保存狀況
  進行檔案保存狀況檢視時，應逐頁小心翻閱檔案，例如：觀察紙張劣化、黃化、破損或蟲蛀情形；若有附件袋亦應確認內容物並加以註記概要資訊。
  
  移轉檔案依國家檔案管理作業手冊所定原則，逐卷檢視後並登錄其保存狀況。檔案依受損程度區分4級：

   

  (一)第1級：嚴重蟲蛀、腐朽、沾黏、脆化、粉化、紙材或媒材變質致內容字跡無法判讀，檔案無法翻閱或已形成檔案磚，屬嚴重破損之檔案(圖1)，因水損造成檔案破損嚴重，已無法判讀其內容。此等級的受損檔案，不但難以翻閱，即使經過修護揭除沾黏、回拼碎片也很難判讀內容文字資訊。

   

  

  圖1 受損1級檔案
  (二)第2級：局部蟲蛀、破損、脆化、撕裂痕、褐斑或發霉，紙材或媒材變質致影響內容字跡判讀，檔案難以翻閱，屬中等破損之檔案(圖2)，檔案破損且有裂痕、摺痕及蟲蛀情形。此等級之受損檔案需經修護後方可提供應用。

   

  

  圖2 受損2級檔案
  (三)第3級：局部輕微破損、撕裂痕、泛黃、摺痕，檔案可翻閱，屬輕微破損之檔案(圖3)，檔案左下邊緣有破損或摺痕情形，但不影響翻閱。此等級之受損檔案暫無需修護，簡易補強後即可提供應用，但使用時仍需小心翻閱以免擴大破損狀況。

   

  

  圖3 受損3級檔案
  (四)良好：檔案紙材及媒材狀況穩定，無明顯變色、撕裂痕、變形皺褶之檔案(圖4)，紙張無明顯變色，且依規定裝訂完成，無立即劣化之虞。此類檔案可直接提供應用。

   

  

  圖4 保存狀況良好檔案
• 三、清：清除檔案上之金屬物及塵埃
  許多機關慣用釘書針、強力夾、長尾夾或迴紋針來固定檔案，此種加固方式會增加檔案受損風險，時間一久易產生鐵銹斑(圖5)，因此在進行保存狀況檢視時，應使用除釘器小心將金屬物去除；又檔案表面如有塵埃等髒污，應以軟羊毛刷(圖6)輕輕掃除，以減緩檔案劣化速度。
  

  圖5 裝有釘書針及迴紋針造成鐵銹斑

  

  圖6 軟羊毛刷

  為減少去除釘書針等金屬物時對檔案所造成的傷害，除針時可先於釘書針下方墊一塊塑膠墊(圖7、圖8)，再輕輕翻起訂書釘，加以揭除。

  

  圖7 塑膠墊置於訂書針下
  

  圖8 另一面同樣墊塑膠墊再除針

參、結語

國家檔案保存狀況檢視，除了必須在入庫前進行外，依國家檔案管理作業手冊第9章檔案清查之規定，入庫後亦應定期清查檔案，藉以確認檔案保存情況，針對異常情形之檔案，瞭解其發生異常原因，進行適當之處理。檔案保存狀況檢視是檔案整理保管作業中相當重要的一項工作，檔案管理人員必須確實掌握檔案的保存狀況，及早就狀況異常之檔案進行後續處理，方能確保檔案內容之可讀性與檔案原件之可用性，以延續檔案價值。