國家發展委員會檔案管理局

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編修檔案保存年限區分表常見錯誤樣態

檔案不僅彰顯政府施政歷程與國家集體記憶,更具體反映人類存續歷史與生活軌跡,故決定檔案保存年限及清理處置之保存年限區分表便格外重要,亦扮演了事前鑑定之特殊角色;惟編訂或修正檔案保存年限區分表,因涉及分類架構、法令規章、業務職掌、內容架構、價值判定等諸多要素,歷來各種錯誤樣態層出不窮,本文僅就其中常見之犖犖大端者分析剖明,盼能使檔案人順利完成區分表之編製。

國家發展委員會檔案管理局檔案徵集組科員 伍仁正

壹、前言

原則上,每一份檔案都有其不可磨滅之重要性,再加上檔案本身具有孤本性(即正本唯一)之特質,其實都值得保存;然實務上,我們卻又將檔案區分、判定屬永久保存或非永久保存(即定期保存),怎麼會這樣呢?試想:黃金、白銀、鑽石之所以能與泥沙、塵土、石頭毫無疑義地區別開來,不正是因其珍稀性質嗎?檔案亦若是,不但可依其性質及價值,區分為永久保存或定期保存;且定期保存之檔案,原則上其保存年限又可區分為30年、25年、20年、15年、10年、5年、3年及1年等8個級距(至於「機關檔案保存年限及銷毀辦法」第4條規定之特殊年限情況,則不在此限)。另,永久保存檔案之清理處置方式,又可區分為列為國家檔案或機關永久保存;定期保存檔案之清理處置方式,則可區分為屆期後鑑定及依規定程序銷毀。

貳、常見錯誤樣態及其分析

檔案保存年限區分表之錯誤樣態,不脫形式編製與實質編製等兩大類型,分述如下:

一、形式編製

一份完整之檔案保存年限區分表,應包含名稱、編製說明及區分表應載事項,其中名稱部分,可由其封面檢視確認之;採個別編製者,名稱為「(機關全銜)檔案保存年限區分表」,採結合編製者,名稱為「(機關全銜)檔案分類及保存年限區分表」;區分表為部分修正重新送核者,應加註「(修正版)」。例如:某地方政府之農業機關因組織微調,故局部修正其與所屬業經核定之區分表,且採用與檔案分類表結合編製方式,則其區分表之名稱應為「○○縣(市)政府農業局暨所屬檔案分類及保存年限區分表(修正版)」。為避免發生錯誤,必須先釐清適用範圍、編製方式及新訂與否(表1)。

表1 檔案保存年限區分表名稱類型
適用範圍
編製方式
(獨自編訂) 複數機關 ∕ 上下隸屬或平行機關(統籌編訂)
個別編製 (機關全銜)
檔案保存年限區分表(如為修正者,應增列「修正版」)
(上級機關全銜暨所屬∕各機關)
檔案保存年限區分表(如為修正者,應增列「修正版」)
結合編製 (機關全銜)
檔案 分類及 保存年限區分表(如為修正者,應增列「修正版」)
(上級機關全銜暨所屬∕各機關)
檔案 分類及 保存年限區分表(如為修正者,應增列「修正版」)
表格出處:筆者自行整理

至於編製說明,則包含編製目的、編製方式、編製過程、適用範圍、使用注意事項、修正方式、實施日期等內容;若屬與檔案分類表結合編製者,則應增列類目層級結構及分類標記。為避免發生錯誤,必須注意各項內容是否闕漏?編製過程能否呈現訂定或歷次修正沿革之完整性?如屬修正者,是否羅列修正重點?實施日期是否敘明於本局審核通過後擇期實施?

最後是各欄位應載事項,以絕大多數機關所採用之結合編製而言,其由左至右之排列順序,分別為分類號、類目名稱、內容描述、保存年限、清理處置、基準項目編號及備註等7個欄位;若屬個別編製者,欄位之應載事項則包括項目名稱、內容描述、保存年限、清理處置、基準項目編號及備註。為避免發生錯誤,必須注意排列順序及欄位名稱是否正確。

二、實質編製

前開提及之避錯分析,係僅就名稱、編製說明及區分表應載事項等形式論述,尚未涉及內在各欄位等實質編製之具體內容,以下簡介8種常見錯誤樣態及相關分析:

(一)分類號:本欄位僅適用採結合編製者。此部分須留意分類層級(區分檔案分類類目之類、綱、目、節及項等層級)、分類標記(以文字或數字標記檔案分類表所載之類目名稱)及分類標記編排方式(順序制或等級制),其中分類標記編排方式原則採等級制(係指先將分類類目按層級排列,各層級類目再按文字分類標記先後或數字分類標記大小順序賦予分類號位數),其各層級類目標記之位數得採單碼制(每一層級類目均由1個文字或數字組成,視類目之層級數,決定文字或數字之位數)、多碼制(每一層級類目均由2個以上文字或數字組成,視類目之層級數,決定文字或數字之位數)或混合制(層級類目間混合使用單碼及多碼制,視類目之層級數,決定文字或數字之位數),常見錯誤則是同一層級卻混合使用單碼及多碼制(表2)。為避免發生錯誤,必須考量機關業務多寡,妥適擇選單碼或多碼制。

表2 結合編製之檔案保存年限區分表分類號常見錯誤
分類號 類目名稱 內容描述 保存年限 清理處置 基準項目編號 備註
1 1

9 多碼制註解

○○○ ○○○ ○○○ ○○○
1 1 10 ○○○ ○○○ ○○○ ○○○
表格出處:筆者自行整理

(二)類目名稱:採個別編製者,本欄位應為項目名稱。「開會通知、會議紀錄、機密檔案、解降密檢討、專案、階段性任務」等,應依業務內容歸於適當類目/項目,不宜為類目/項目名稱。為避免發生錯誤,必須考量機關業務屬性及特質,妥適賦予類目/項目名稱。

(三)內容描述:應敘明機關辦理該類目/項目目業務活動內容,如本機關於該項業務之權責(主辦、協辦、配合上級或他機關執行等權責)、業務涉及對象、執行重點、範疇或含括之資料類型等訊息,為避免發生錯誤,必須避免與類目/項目名稱相同(似)、無關、過簡或含糊籠統等,方能正確判定其後之保存年限及清理處置(表3)。

表3 結合編製之檔案保存年限區分表內容描述常見錯誤
分類號 類目名稱 內容描述 保存年限 清理處置 基準項目編號 備註
01 01 01 研發會議

研發會議相關 註解

3 依規定程序銷毀
01 01 01 資料庫管理維護 電腦、資訊相關業務 5 依規定程序銷毀
表格出處:筆者自行整理

(四)保存年限:不同性質及價值之檔案應妥適區分為永久保存或定期保存,如涉及本機關重要制度、決策、法規及計畫者,建議列為永久保存,以彰著機關核心職能。為避免發生錯誤,必須充分掌握本機關組織沿革、主要業務運作及職能演變。

(五)清理處置:永久保存及定期保存可分別對應兩種不同之清理處置,故如屬中央三級以上或地方一級機關重要政策規劃、業務性質特殊、可呈現國家施政發展及成果等永久保存檔案,建議調整為「列為國家檔案」,餘則列為「機關永久保存」;具爭議性質之定期保存檔案者(如訴願、行政訴訟、國家賠償等),建議列為「屆期後鑑定」,餘則列為「依規定程序銷毀」。為避免發生錯誤,必須充分與保存年限配合,整體考量其清理決策。

(六)基準項目編號:機關共通性檔案保存年限基準可區分為輔助單位性質及業務單位性質等兩種類型之各類檔案保存年限基準表,目前共有20類(含已停止適用之02教育類)。為避免發生錯誤,除適用於各機關(構)之輔助單位性質基準外(即01政風類、03主計類、04人事類、06行政類),業務單位性質基準須判明其適用範圍是否含括之?(即05地政類、07戶政類、08法院類、09檢察類、10消防類、11衛生類、12警務類、13環境保護類、14稅務類、15議事類、16就業服務類、17道路養護類、18矯正類、19醫療院所類、20大專校院類)如編號11之衛生類檔案保存年限基準表,僅適用地方衛生機關(含各衛生局、衛生所(室)、健康服務中心),並不適用中央衛生主管機關之衛生福利部或所屬機關(構)。

(七)備註:旨在說明檔案保存年限起算始點、檔案保存年限判定、清理處置應遵行規定或其他需要補充之事項。為避免發生錯誤,必須注意前開各欄位是否仍有未盡明確而必須於備註欄加註說明者?(表4)

表4 結合編製之檔案保存年限區分表備註欄位範例
分類號 類目名稱 內容描述 保存年限 清理處置 基準項目編號 備註
○○○ ○○○ ○○○ ○○○ 本機關研究結案報告及電子檔應永久保存
○○○ ○○○ ○○○ ○○○ 保存年限自○○之日起算
○○○ ○○○ ○○○ ○○○ ○○○ 屬○○者,清理處置為○○
○○○ ○○○ ○○○ ○○○ ○○○ 屬○○者,應審酌個案需要延長保存年
表格出處:筆者自行整理

(八)送審程序:主要為層轉錯誤問題,依機關檔案保存年限及銷毀辦法第5條規定,檔案保存年限區分表應依檔案法施行細則第10條規定程序,函送檔案中央主管機關審核。如中央三級以下機關,均層報由上級中央二級機關彙整送交;縣(市)政府所屬各機關及其他各地方機關,均層報由縣(市)政府彙整送交等。為避免發生錯誤,必須注意除中央一、二級與地方一級機關外,於編訂或修正檔案保存年限區分表者,皆應層送上級機關函轉之;但業經本局審核通過且依機關共通性檔案保存年限基準修正者,各機關僅需簽陳權責長官核定後實施,免再層報本局審核。

參、結語

機關檔案保存年限區分表在檔案保存價值判定上,扮演了事前鑑定之功能,也就是在檔案尚未真正產生前,便事先賦予其保存年限及清理處置,可說是大方向上明確清晰地劃分為永久保存或非永久保存(定期保存),並判定其值得“萬古流芳”(列為國家檔案)或“獨自珍藏”(機關永久保存);可以直接送審(依規定程序銷毀)或需要再多想想(屆期後鑑定)?如眾所知悉之大科學家牛頓(Isaac Newton,1643-1727)名言:如果我能看得更遠,那都是因為站在巨人們的肩膀上(If I have seen further it is by standing on the shoulders of giants)!故儘管只是常見錯誤樣態,經過本文扼要簡介及避錯分析後,盼能幫助我們妥為判定檔案之去留存毀,因政府施政歷程與國家集體記憶、人類存續歷史與生活軌跡皆將由您一手描繪!

參考資料:
  1. 國家發展委員會檔案管理局。〈機關檔案管理作業手冊〉, https://www.archives.gov.tw/Publish.aspx?cnid=1644&p=1657 (民107年5月30日檢索)。
  2. 國家發展委員會檔案管理局。〈國家發展委員會檔案管理局機關檔案保存年限區分表審核作業須知〉, https://www.archives.gov.tw/Publish.aspx?cnid=1652&p=141 (民107年5月30日檢索)。
  3. 國家發展委員會檔案管理局。〈機關共通性檔案保存年限基準(GRS)運用指引〉, https://www.archives.gov.tw/Publish.aspx?cnid=1652&p=2406 (民107年5月30日檢索)。
  4. 國家發展委員會檔案管理局。〈機關檔案保存年限區分表編製指引〉, https://www.archives.gov.tw/Publish.aspx?cnid=1652&p=2458 (民107年5月30日檢索)。

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