如何估算檔案庫房空間需求
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檔案庫房建置是機關檔案管理重要的基礎工作之一，各機關均面臨檔案成長，導致檔案庫房空間不足的壓力，但當檔案管理人員被問到未來需要多少庫房面積時，通常無法具體說明。本文將介紹如何利用科學方法，有效估計檔案的成長量，進而推估所需檔案庫房面積。希望藉由本文說明，讓檔案管理人員具備估算檔案庫房面積需求之能力。
國家發展委員會檔案管理局檔案典藏組科長 林人立
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壹、定義檔案排架長度
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首先，我們先看圖1來定義檔案排架長度，即將檔案直立排列後，量測水平方向的長度，單位為公尺，後續會以這個方式，來計算檔案量。一般而言，檔案架一連的寬度約為90~105公分。
舉例說明，圖2中，有2架檔案架，每一格可放1公尺的檔案，所以，這2架檔案架可存放的檔案量為1公尺x5層x3連x2面x2架，等於60公尺。
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圖片來源：「機關檔案庫房建置」數位課程資料
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貳、估算庫房空間需求
接下來，就來看看如何估算庫房空間需求
一、假設(預估庫房存放檔案總量)為A：檔管人員應該先統計現有的檔案數量，並且預估未來的年成長量，然後，這個庫房要放的檔案總量A就是[現有檔案量+(年成長量×滿載年限)]，滿載年限可定為10至15年。
二、假設(庫房單位面積之檔案容量)為B：依照經驗數據若採用5層固定式檔案架，則每坪約存放10公尺檔案，B=10；若採用5層密集式檔案架，則每坪約存放24公尺檔案，B=24；所以，若為N層之檔案架，其每坪可存放之檔案容量必須再乘以(N/5)。因此，B=10x(N/5)或24x(N/5)。
三、所需庫房空間面積為C=A/B+D(走道、通道或前室等相關空間面積，約為A/B的10%~15%)。
參、估算實例
以下來看2個估算實例
一、案例1—固定式檔案架
(一)現有檔案量為1,000公尺，檔案年成長量50公尺，滿載年限為15年，則預估庫房存放檔案總量A=1,000+50×15=1,750公尺。
(二)採5層固定式檔案架，B=10x(5/5)=每坪10公尺，典藏空間約需A[1,750]÷B[10x(5/5)]=175坪。
(三)再加計走道、通道或前室等相關空間D，D=175x10%=17.5坪。
(四)所需庫房面積C=175+17.5=192.5坪。
二、案例2—密集式檔案架
(一)若現有檔案量為檔案長度1,000公尺，檔案年成長量50公尺，滿載年限為15年，則預估庫房存放檔案總量A=1,000+50×15=1,750公尺。
(二)採6層密集式檔案架，B=24x(6/5)=每坪28.8公尺，典藏空間約需A[1,750]÷B[28.8)]=60.76坪。
(三)再加計走道、通道或前室等相關空間D，D=60.76x10%=6.08坪。
(四)所需檔案庫房面積C=60.76+6.08=66.84坪。
肆、結語
各機關均面臨檔案逐年成長，一旦發現檔案庫房空間不足時，才來進行檔案庫房之擴增，常常緩不濟急，因為建置檔案庫房需要土地或建物資源、編列經費，以及規劃建置的時間，是以，建議當檔案庫房容量滿載前2至3年時，檔案管理人員即應參採本文介紹之方法，進行估算未來所需檔案庫房空間(一般而言，以滿足未來10至15年的檔案成長需求為宜)，並於庫房滿載前進行檔案庫房之增建。最後，期望各機關均有適足的檔案庫房，以妥善保存維護檔案。