檔案清理也可以這樣做
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檔案清理做得好，有效管理沒煩惱~檔案清理包括檔案的銷毀、移轉或其他必要之處理，為了去蕪存菁，更有效率的管理檔案，機關可推動計畫性檔案清理，現在就為您介紹相關內容重點、執行步驟及建議。
國家發展委員會檔案管理局檔案徵集組專員 陳珈宏
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壹、什麼是檔案清理
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面對檔案庫房即將滿載，努力循序辦理檔案銷毀是唯一的方法嗎？讓我們來找找相關法規，是否指引出更具效益的法寶?檔案法施行細則第6條第6款規定，檔案清理係指依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀或移轉，或為其他必要之處理。所以，檔案清理是涵蓋屆保存年限檔案銷毀、永久保存檔案移轉，或其他處理（如延長保存年限或機關永久保存）。也就是說，檔案清理在概念上非僅止於檔案銷毀。
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圖1：檔案清理之內涵
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貳、什麼是計畫性檔案清理
我們已經知道什麼是檔案清理，那計畫性檔案清理又是什麼呢？是指機關對逾保存年限之定期保存檔案，及已屆移轉年限之永久保存檔案，有計畫性地分階段規劃檔案清理範圍，並透過檔案鑑定機制，審慎判定檔案之銷毀、續存或移轉。它的重點是：一、要規劃，有計畫，並且分階段辦理；二、運用檔案鑑定的技術；三、審慎判定並同步處理檔案之銷毀、移轉與續存。
參、辦理計畫性檔案清理有什麼好處
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這是一項「一舉數得」的檔案清理策略，如果您所管理的檔案有年代久遠難以判定價值、承接自他機關且數量龐大、早期保存年限未明確賦予，或已面臨檔案毀損之管理風險者，都可以利用計畫性檔案清理來釐清判定，經過檔案保存價值鑑定，不但可以建議列為國家檔案，掌握機關重要檔案，辦理屆保存年限檔案銷毀，更可以有效提升檔案管理效益。
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肆、請您跟我這樣做
如果要進行計畫性檔案清理，究竟該怎麼做呢?以下就讓我們按部就班，一一介紹基本程序：
一、前置作業要妥當，端出計畫跟著走
首先要瞭解機關背景及管有檔案現況，並研擬檔案清理中程計畫，計畫期程可以4至6年為原則，必要時，可彈性調整；如檔案數量龐大，則可分階段規劃檔案清理期程，擬定計畫可協助我們評估需求、人力、經費等條件，並劃定檔案清理範圍，成立檔案清理工作團隊蓄勢待發。溫馨提醒，計畫性檔案清理中程計畫要報送國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱本局)備查喔！
二、檔案內容研析與清查，基礎工作步步為營
劃定檔案清理範圍後，必須瞭解該範圍之檔案內容，包括當時的組織職掌、業務重點，以及檔案實體之保存狀況，所以我們需要研析機關發展歷史沿革、重要職能變遷、大事紀等資料，以掌握分析機關核心職能；續擬定檔案留存原則及重點，這是為了讓後續鑑定工作有所依循；接著就要詳細的檢視檔案內容，包括進行相關檔案清查，整理案名清單，進行機密檔案解降密檢討等，並應留意檔案內容之正確性及完整性。
三、做好檔案鑑定，才能尋寶篩金
檔案鑑定是做好計畫性檔案清理最關鍵的步驟，透過多元的思考角度，適時加入外部的意見，才能在浩瀚的檔案海中，篩出珍貴的寶藏。鑑定小組的成員可邀請熟稔業務內涵之學者專家，或實際參與相關業務規劃或執行之退休耆老，籌組檔案鑑定小組並召開會議。鑑定作業可規劃案卷或案件目錄進行書面初審及實地審選，最後再根據鑑定結果撰擬鑑定報告，並透過研商會議確認鑑定結果。
四、一舉數得見分曉，去蕪存菁效益高
在鑑定報告中，機關可初步決定哪些檔案屬屆期擬予銷毀，哪些檔案應延長保存年限（包括機關永久保存），亦可針對具國家檔案價值者建議列入移轉，並將經確認之鑑定結果併附鑑定報告送本局審核，再依審復結果依規定辦理檔案銷毀、續存或移轉等清理作業，所以，這是個一舉數得的清理策略。
圖2：機關計畫性檔案清理作業流程
伍、結論
推動計畫性檔案清理是透過群策群力與集思廣益的鑑定作為，具體實踐檔案清理去蕪存菁之效益，不但為機關留存重要施政紀錄，亦可鑑選出國家檔案，發揮檔案管理效能。有關詳細的計畫性檔案清理步驟，請參考「機關計畫性檔案清理作業指引」，幫助您更深入的認識計畫性檔案清理。另本局編有「檔案清理也可以這樣做-計畫性檔案清理指引摺頁」（https://www.archives.gov.tw/Download_File.ashx?id=13650），歡迎下載利用。