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抗戰「船」奇:決戰千里外的廣源輪案
No.121 發刊日:106年7月17日
檔案樂活情報 FB twitter plurk Google Bookmarks 抗戰「船」奇:決戰千里外的廣源輪案
檔案知識+-檔案清理也可以這樣做

檔案清理也可以這樣做

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檔案清理做得好,有效管理沒煩惱~檔案清理包括檔案的銷毀、移轉或其他必要之處理,為了去蕪存菁,更有效率的管理檔案,機關可推動計畫性檔案清理,現在就為您介紹相關內容重點、執行步驟及建議。

國家發展委員會檔案管理局檔案徵集組專員 陳珈宏

壹、什麼是檔案清理

面對檔案庫房即將滿載,努力循序辦理檔案銷毀是唯一的方法嗎?讓我們來找找相關法規,是否指引出更具效益的法寶?檔案法施行細則第6條第6款規定,檔案清理係指依檔案目錄逐案核對,將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案,分別辦理銷毀或移轉,或為其他必要之處理。所以,檔案清理是涵蓋屆保存年限檔案銷毀、永久保存檔案移轉,或其他處理(如延長保存年限或機關永久保存)。也就是說,檔案清理在概念上非僅止於檔案銷毀。

圖1:檔案清理之內涵
圖1:檔案清理之內涵

貳、什麼是計畫性檔案清理

我們已經知道什麼是檔案清理,那計畫性檔案清理又是什麼呢?是指機關對逾保存年限之定期保存檔案,及已屆移轉年限之永久保存檔案,有計畫性地分階段規劃檔案清理範圍,並透過檔案鑑定機制,審慎判定檔案之銷毀、續存或移轉。它的重點是:一、要規劃,有計畫,並且分階段辦理;二、運用檔案鑑定的技術;三、審慎判定並同步處理檔案之銷毀、移轉與續存。

參、辦理計畫性檔案清理有什麼好處

這是一項「一舉數得」的檔案清理策略,如果您所管理的檔案有年代久遠難以判定價值、承接自他機關且數量龐大、早期保存年限未明確賦予,或已面臨檔案毀損之管理風險者,都可以利用計畫性檔案清理來釐清判定,經過檔案保存價值鑑定,不但可以建議列為國家檔案,掌握機關重要檔案,辦理屆保存年限檔案銷毀,更可以有效提升檔案管理效益。

計畫性檔案清理

肆、請您跟我這樣做

如果要進行計畫性檔案清理,究竟該怎麼做呢?以下就讓我們按部就班,一一介紹基本程序:

一、前置作業要妥當,端出計畫跟著走
首先要瞭解機關背景及管有檔案現況,並研擬檔案清理中程計畫,計畫期程可以4至6年為原則,必要時,可彈性調整;如檔案數量龐大,則可分階段規劃檔案清理期程,擬定計畫可協助我們評估需求、人力、經費等條件,並劃定檔案清理範圍,成立檔案清理工作團隊蓄勢待發。溫馨提醒,計畫性檔案清理中程計畫要報送國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱本局)備查喔!

二、檔案內容研析與清查,基礎工作步步為營
劃定檔案清理範圍後,必須瞭解該範圍之檔案內容,包括當時的組織職掌、業務重點,以及檔案實體之保存狀況,所以我們需要研析機關發展歷史沿革、重要職能變遷、大事紀等資料,以掌握分析機關核心職能;續擬定檔案留存原則及重點,這是為了讓後續鑑定工作有所依循;接著就要詳細的檢視檔案內容,包括進行相關檔案清查,整理案名清單,進行機密檔案解降密檢討等,並應留意檔案內容之正確性及完整性。

三、做好檔案鑑定,才能尋寶篩金
檔案鑑定是做好計畫性檔案清理最關鍵的步驟,透過多元的思考角度,適時加入外部的意見,才能在浩瀚的檔案海中,篩出珍貴的寶藏。鑑定小組的成員可邀請熟稔業務內涵之學者專家,或實際參與相關業務規劃或執行之退休耆老,籌組檔案鑑定小組並召開會議。鑑定作業可規劃案卷或案件目錄進行書面初審及實地審選,最後再根據鑑定結果撰擬鑑定報告,並透過研商會議確認鑑定結果。

四、一舉數得見分曉,去蕪存菁效益高
在鑑定報告中,機關可初步決定哪些檔案屬屆期擬予銷毀,哪些檔案應延長保存年限(包括機關永久保存),亦可針對具國家檔案價值者建議列入移轉,並將經確認之鑑定結果併附鑑定報告送本局審核,再依審復結果依規定辦理檔案銷毀、續存或移轉等清理作業,所以,這是個一舉數得的清理策略。

圖2:機關計畫性檔案清理作業流程
圖2:機關計畫性檔案清理作業流程

伍、結論

推動計畫性檔案清理是透過群策群力與集思廣益的鑑定作為,具體實踐檔案清理去蕪存菁之效益,不但為機關留存重要施政紀錄,亦可鑑選出國家檔案,發揮檔案管理效能。有關詳細的計畫性檔案清理步驟,請參考「機關計畫性檔案清理作業指引」,幫助您更深入的認識計畫性檔案清理。另本局編有「檔案清理也可以這樣做-計畫性檔案清理指引摺頁」(http://www.archives.gov.tw/Download_File.ashx?id=13650),歡迎下載利用。

 
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