國家發展委員會檔案管理局

烽火歲月中的「臺灣革命同盟會」
No.103 發刊日:105年1月18日 檔案樂活情報 FB twitter plurk Google Bookmarks 烽火歲月中的「臺灣革命同盟會」
檔案知識+-有借有還,檔案檢調沒煩惱!

有借有還,檔案檢調沒煩惱!

“細讀來文,詳閱舊案”、“先調前案,學習前輩智慧”、“前案附上,協助長官掌握案情”這些耳熟能詳的提醒,證明調閱檔案是協助每位公務人員辦好業務的關鍵步驟。本文綜整機關經常來電詢問本局有關檔案檢調的實務問題,以淺顯易懂的案例,輔以相關規定說明,讓您迅速掌握辦理檔案檢調的要領,以順遂各機關檔案管理作業。

國家發展委員會檔案管理局應用服務組科員 李惠美

首先,我們先釐清檔案檢調的相關名詞及內涵,檔案法施行細則第六條第五款明文規定,「檢調」係指機關內或機關間因業務需要,提出檔案借調調用申請, 由檔案管理人員依權責長官之核定,檢取檔案提供參閱。借調是機關內或機關間一般性之檔案檢調作業;而調用是依法有權調閱檔案之機關,提出檔案調閱申請,並備函載明法律依據、調用目的及調用期間。身為一個專業的檔案管理人員,一定得弄清楚二者之間的差異喔!接下來就藉由幾個常見案例加以說明。

圖1 檔案借調與調用關係示意圖
圖1 檔案借調與調用關係示意圖
案例1

案例1:機關內借調檔案

阿美在新北市政府衛生局服務,因職務異動,從衛生稽查科調至食品藥物管理科,科長請她規劃用藥安全推動及宣導活動,她想參考以前在衛生稽查科辦過的藥物稽查相關案件,請問阿美還可以直接從線上調閱衛生稽查科時期所承辦的公文嗎?

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解析

阿美目前已在食品藥物管理科服務,因業務需要借調衛生稽查科公文時,儘管是她以前所承辦過的公文,仍應填具調案單,經食品藥物管理科科長核准後,送會衛生稽查科科長同意,或簽請機關權責長官核准後,始能辦理調案。若機關採線上調閱方式者,應設定使用權限或藉由線上簽核辦理調案申請。若阿美所借調的檔案,無法於機關規定的調案期限內歸還時,應於調案歸還日期前提出展期申請,並經食品藥物管理科科長核准後,向檔案室辦理借調展期,否則檔案管理人員將依規定向阿美稽催。

小提醒:有借有還,再借不難!借調檔案要依期限歸還,屆期如需繼續使用,應辦理展延。「調案期限」及「展期申請單格式」,由各機關自行訂定。

案例2

案例2:機關間借調檔案

南投縣政府為籌辦九二一地震20週年紀念活動,規劃展示校園重建成果,想向教育部借調教育重建相關檔案,南投縣政府應依何程序提出申請,而教育部又該如何處理呢?一定要提供原件嗎?南投縣政府需要付費嗎?

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解析

機關間基於行政一體原則,教育部於權限範圍內得提供南投縣政府業務所需檔案;惟南投縣政府應先備函敘明係為籌辦九二一地震20週年紀念活動之需,請求教育部提供相關檔案,由教育部承辦單位依來函簽辦,經機關權責長官核准後辦理檔案借調作業。惟為避免檔案原件因使用不當遭致毀損,以及機關內部行政稽憑參考需要,教育部得以複製品提供。至於複製檔案所衍生的費用,依行政程序法第19條規定,教育部得向南投縣政府要求負擔行政協助所需費用,其負擔金額及支付方式,由兩機關以協議定之;協議不成時,由其共同上級機關定之。此外,若教育部係提供南投縣政府檔案原件,如南投縣政府未依限歸還時,教育部仍應依相關規定辦理稽催,歸還時應查檢歸還檔案之完整性。

小提醒:「行政協助」是指不相隸屬行政機關間,於其權限範圍內之互相協助,並不生管轄權移轉情形,且行政協助具有補充性,被請求機關主要係提供輔助性行為,其目的在協助請求機關完成行政行為。
(法務部102年9月11日法律字第1020350946號函釋參照)

案例3

案例3:依法調用機關檔案

臺北地方法院因審理黑心油事件,向臺北市政府衛生局調用相關檔案,臺北市政府衛生局應如何辦理?又,臺北地方法院逾期未歸還檔案時,臺北市政府衛生局應如何因應?

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解析

臺北地方法院(依法賦予調查權之機關,以下簡稱法院)因執行業務需要,依據相關法律規定(如民事訴訟法第350條)行使調取權,向臺北市政府衛生局(以下簡稱衛生局)調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及調用期間,衛生局應配合提供相關檔案。如法院要求調用檔案原件,考量調用期間業務參考之需要,衛生局可將調用檔案先行複製留存。法院如逾期仍未歸還檔案,衛生局應定期發函稽催,以避免調用期限過久,發生檔案原件遺失之情事。

小提醒:
調用檔案例示表
調用檔案例示表
案例4

案例4:機關人員調離職前檔案應辦事項

小惠即將調職,在辦理人事離職程序時,檔案管理人員查檢借調檔案紀錄時,提醒她尚有未歸還檔案,小惠告知已轉借其他同仁,這樣她可順利辦完離職手續嗎?另,上個月小惠承辦臺北地方法院調用檔案,但尚未屆歸還期限,又該怎麼辦?

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解析

小惠離職前應歸還全部借調檔案,不得轉借給其他同仁。檔案管理人員檢查小惠所歸還的檔案,如發現有缺頁時,應即退回請其補全;如檔案有遭破壞、變更、遺失、無法補全或毀損致無法修復情形者,檔案管理人員應於調案紀錄上載明事由,並簽請機關權責長官議處,其調案單不予退還。至於小惠承辦臺北地方法院調用檔案,因尚未屆歸還期限,則應列為職務移交事項,由業務承接人員辦理後續事宜。

 

 
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參考資料:

1.

檔案管理局,《機關檔案管理作業手冊》(臺北市:檔案管理局,民99)。

2.

國家發展委員會檔案管理局,《檔案法令彙編》(新北市:國家發展委員會檔案管理局,民104)。

 
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