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“細讀來文，詳閱舊案”、“先調前案，學習前輩智慧”、“前案附上，協助長官掌握案情”這些耳熟能詳的提醒，證明調閱檔案是協助每位公務人員辦好業務的關鍵步驟。本文綜整機關經常來電詢問本局有關檔案檢調的實務問題，以淺顯易懂的案例，輔以相關規定說明，讓您迅速掌握辦理檔案檢調的要領，以順遂各機關檔案管理作業。

首先，我們先釐清檔案檢調的相關名詞及內涵，檔案法施行細則第六條第五款明文規定，「檢調」係指機關內或機關間因業務需要，提出檔案借調或調用申請， 由檔案管理人員依權責長官之核定，檢取檔案提供參閱。借調是機關內或機關間一般性之檔案檢調作業；而調用是依法有權調閱檔案之機關，提出檔案調閱申請，並備函載明法律依據、調用目的及調用期間。身為一個專業的檔案管理人員，一定得弄清楚二者之間的差異喔！接下來就藉由幾個常見案例加以說明。

機關間基於行政一體原則，教育部於權限範圍內得提供南投縣政府業務所需檔案；惟南投縣政府應先備函敘明係為籌辦九二一地震20週年紀念活動之需，請求教育部提供相關檔案，由教育部承辦單位依來函簽辦，經機關權責長官核准後辦理檔案借調作業。惟為避免檔案原件因使用不當遭致毀損，以及機關內部行政稽憑參考需要，教育部得以複製品提供。至於複製檔案所衍生的費用，依行政程序法第19條規定，教育部得向南投縣政府要求負擔行政協助所需費用，其負擔金額及支付方式，由兩機關以協議定之；協議不成時，由其共同上級機關定之。此外，若教育部係提供南投縣政府檔案原件，如南投縣政府未依限歸還時，教育部仍應依相關規定辦理稽催，歸還時應查檢歸還檔案之完整性。

臺北地方法院(依法賦予調查權之機關，以下簡稱法院)因執行業務需要，依據相關法律規定(如民事訴訟法第350條)行使調取權，向臺北市政府衛生局(以下簡稱衛生局)調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調用期間，衛生局應配合提供相關檔案。如法院要求調用檔案原件，考量調用期間業務參考之需要，衛生局可將調用檔案先行複製留存。法院如逾期仍未歸還檔案，衛生局應定期發函稽催，以避免調用期限過久，發生檔案原件遺失之情事。

小惠離職前應歸還全部借調檔案，不得轉借給其他同仁。檔案管理人員檢查小惠所歸還的檔案，如發現有缺頁時，應即退回請其補全；如檔案有遭破壞、變更、遺失、無法補全或毀損致無法修復情形者，檔案管理人員應於調案紀錄上載明事由，並簽請機關權責長官議處，其調案單不予退還。至於小惠承辦臺北地方法院調用檔案，因尚未屆歸還期限，則應列為職務移交事項，由業務承接人員辦理後續事宜。