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為落實政府資訊公開，滿足民眾知的權利，國家發展委員會檔案管理局（以下簡稱檔案局）彙整各機關檔案目錄，並將相關資訊公布於網站上，以利民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案等檔案應用申請服務，達到發揮檔案之功能目的。為了避免公布的檔案目錄違反法令明定應保密事項、影響公共利益或侵害個人隱私，檔案局於機關檔案管理資訊網（以下簡稱Online）提供檔案目錄機敏字詞檢測功能，以確保公開資料妥適，透過本文介紹可進一步瞭解檢測功能的運作方式。

國家發展委員會檔案管理局文書檔案資訊組分析師 胡治民

壹、前言

為落實法令規定及維護民眾應用檔案的權益，各機關的檔案管理人員應依規定辦理檔案目錄彙送，並應依《檔案法》、《個人資料保護法》、《政府資訊公開法》等相關法令檢視公布之檔案目錄內容妥適性，避免公布檔案目錄之內容違反法令明定應保密事項、影響公共利益及侵害第三人正當權益。檔案局因應此一需求，於Online提供檔案目錄機敏字詞檢測功能，以協助各機關確認彙送公布之機關檔案目錄內容妥適性。

貳、檔案目錄機敏字詞檢測功能

檔案局於Online後台管理端建立機敏字詞基本詞庫，各機關可依據本身特性及所管有之檔案內容，建置及維護（含刪除及修改等）符合機關業務性質之機敏字詞庫外，亦可參考其他機關設定之詞庫內容（僅可檢視），挑選適宜之相關字詞，加入至所屬機關之機敏字詞庫。

機關於Online辦理彙送檔案目錄時，系統將以檔案局之基本詞庫及機關設定之機敏字詞庫，進行機關彙送目錄之機敏字詞檢測，如目錄內容包含前述相關詞庫之機敏字詞，系統將提示目錄匯入失敗並提供檢測產出之錯誤原因。檔案管理人員需依據該錯誤原因，再次檢視彙送檔案目錄內容之妥適性，並為必要之修正。有關機關端機敏字詞庫系統功能簡介如下：

一、登入說明：

機關檔案管理人員登入Online，使用身分須為機關端（管理人員），並至左側選單中選擇「機關管理」→「機關機敏字詞管理」（如圖1）。

二、機關機敏字詞管理功能說明：

（一）「本機關機敏字詞維護」（如圖1之1）功能說明：

1. 查詢機敏字詞：可透過此欄位功能，查詢目前詞庫中已建立之機關機敏字詞（如圖2之1）。

2. 新增機敏字詞：於欄位中輸入相關機敏字詞，按下新增按鈕，即可新增機關機敏字詞（如圖2之1）。

3. 刪除機敏字詞：可於動作欄位中點選垃圾桶符號，即可刪除機關已建立之機敏字詞(如圖2之3)

（二）「查詢其他機關機敏字詞」功能說明：可利用此功能查詢他機關設定之機敏關鍵字詞，並可視需要，勾選其他機關建立之機敏字詞，新增至本身所屬機關之詞庫(如圖3)。

（三）「查詢基本詞庫」功能說明：此功能提供包含檔案局所建立之機敏字詞庫中，統計有多少機關將相關字詞加入機敏字詞庫，以供機關檔案管理人員參考，並可使用「加入本機關機敏字詞」按鈕功能，將選擇之機敏關鍵字詞新增至機關字詞庫中(如圖4)。

三、上傳檢測功能說明：

（一）機關檔案管理人員可從左側選單中「目錄彙送」→「上傳及查詢彙送結果」中，查閱目錄彙送結果，當上傳檔案列表之目前狀態欄位出現「機敏字詞檢測失敗」一詞，代表檢測檔案目錄包含機敏字詞內容(如圖5)。

（二）機關檔案管理人員需檢視目錄內容之妥適性，若不妥適應修正目錄後重新上傳；如無，需於一個月內於該筆上傳檔案列表點選「目錄直接匯入」按鈕，即可進行目錄彙送(如圖6)。

（三）點選「目錄直接匯入」按鈕前，應先勾選宣告，宣告文字為「業經檢視目錄內容之正確及妥適性，無須修正。」，若不勾選，「已確認直接匯入」之按鈕將反白，若勾選則「已確認直接匯入」之按鈕可啟用(如圖7)。

参、常見檢測問題

檔案局近年來協助機關辦理檔案目錄機敏字詞檢測，針對機關檔案管理人員使用本系統功能時，常見的問題及解答如下：

一、當匯入檔案目錄出現「機敏字詞檢測失敗」訊息，應如何處理？

答：機關檔案管理人員應檢視「機敏字詞檢測失敗」訊息之內容，確認檔案目錄內容所包含之機敏字詞，修正檔案目錄內容後重新辦理彙送。

二、如何編修機關機敏字詞庫？

答：

(一)機關檔案管理人員可利用「本機關機敏字詞維護」項之「新增機敏字詞」功能新增本機關機敏字詞。

(二)機關檔案管理人員可利用「查詢其他機關機敏字詞」功能將其他機關機敏字詞加入本機關機敏字詞。

(三)機關檔案管理人員可利用「查詢基本詞庫」功能將檔案局之機敏字詞加入本機關機敏字詞。

三、系統檢測出「目錄包含機敏字詞」之提示，經再檢視目錄內容之正確及妥適性無須修正，應如何處理？

答：當檢測目錄中顯示包含機敏字詞，可點選該筆目錄清單，由機關檔案管理人員檢視確認目錄內容之妥適性且無機敏字詞後，於一個月的期限內，在該筆上傳紀錄右方動作欄位點選眼睛圖示，再點選「目錄直接匯入」按鈕，即可進行目錄彙送。

参、結語

檔案局藉由Online之檔案目錄機敏字詞檢測功能，以增進彙送公布之機關檔案目錄內容之妥適性，除符合政府資訊公開及相關法規規定外，亦可提高機關檔案目錄彙送之行政效率，請機關檔案管理人員多加利用。