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檔案是公務執行過程的重要紀錄，就歸檔案件進行點收、編目建檔等，可說是機關檔案管理人員的日常。面對數量龐大且內容各異的檔案，定期進行檔案清理可提升檔案管理效益，更是庫房空間有效利用的利器。當上級機關接獲所屬機關送審檔案銷毀計畫及銷毀目錄，應如何進行審核？又如何快速判定檔案的續存價值呢？本文將從上級機關審核的角度，探討此作業的法令及實務面，並分享常見問題，期上級及其所屬機關檔案管理人員在辦理檔案銷毀的過程中都能各司其職，共同合作落實此項法定業務。

國家發展委員會檔案管理局檔案徵集組前科員 凃佳綺

壹、前言

機關擬銷毀的檔案數量龐大且內容具複雜性，檔案管理人員應具備專業知能，熟稔相關法源依據，而其上級機關作為督導、輔導與考評角色，亦應落實分級審核機制，以利檔案銷毀作業順遂推動。國家發展委員會檔案管理局（以下簡稱檔案局）前於民國（以下同）102年函頒「機關檔案銷毀目錄審核作業指引」，110年再次修正，以作為機關辦理銷毀審核作業之依據。本文摘錄該指引列示之審核作業要領，以及銷毀作業流程之查核重點，以協助機關落實分級審核機制。

貳、檔案銷毀前置作業流程

為使機關檔案銷毀程序更為精進且符合效益、建立上級機關審核能力，並銜接未來「檔案法」推動分級審核之方向，透過各級機關與上級機關的合作，提升對檔案銷毀之實務操作能力及目錄品質，並強化上級機關複審與輔導之執行運作。以下簡述檔案銷毀送審作業流程供參：

一、熟悉先備知識

(一)檔案法：第12、24條。
(二)檔案法施行細則：第8、10、13、24、27條。
(三)機關檔案保存年限及銷毀辦法。
(四)檔案保存價值鑑定規範。
(五)機關檔案管理評鑑要點。
(六)機關共通性檔案保存年限基準。
(七)文書及檔案管理電腦化作業規範。
(八)機關檔案管理作業手冊第16章。
(九)機關檔案銷毀目錄審核作業指引。

二、銷毀作業報送之查核重點

(一)前置檢核作業

查檢法定形制要件，包含檔案銷毀計畫、檔案銷毀目錄各項應記載事項(例示如圖1及圖2)、整理排序、頁碼編訂及裝訂方式。

(二)查檢檔案銷毀計畫

查檢要項包含：涵蓋年度、擬銷毀檔案之數量與檔案銷毀目錄送核之冊數是否符合、史政機關檢選註記、擬銷毀檔案符合之基準類別及基準項目編號之正確性；屬經微縮、電子或其他方式儲存，且調整其檔案原件之保存年限者，是否於銷毀計畫記載其確保複製儲存紀錄具存取有效性之保存措施，以及備妥符合相關佐證資訊之保存措施等(例示如圖3)。

(三)查檢檔案保存年限及清理處置

擬銷毀檔案是否具永久保存價值；其是否已屆機關檔案保存年限區分表、業務相關法規、內部作業規範及各類基準表所定之保存年限；其清理處置是否符合各類基準表及機關檔案保存年限區分表規範要件。

(四)查檢檔案存毀判定因素

包含案由或案情摘要是否具體揭示案情；案由、案名是否仍有「密」或「密不錄由」；文件產生日期、保存年限等事項是否完整著錄；依鑑定結果調整原保存年限者是否檢附鑑定報告等。

(五)查檢檔案銷毀應行程序

是否包含機密文書等級變更或註銷處理意見表、通知單及紀錄單；案由、案名以外之目錄相關欄位是否著錄「密」；是否包含會計憑證、報告、帳簿及重要備查簿；是否屬收付款作業；是否屬出納帳表。

參、上級機關審核要領

為促使上級機關建立完善初審制度並樹立典範，周延檔案銷毀審核各面向及查檢的敏銳度，可搭配「上級機關審核所屬檔案銷毀目錄檢核表」(圖4)進行檢核，並擬具「上級機關審核所屬檔案銷毀目錄意見表」(例示如圖5)。

肆、上級機關輔導所屬應行改善事項

為落實上級機關輔導所屬之責，所屬機關送審檔案銷毀目錄倘有以下情形，應於意見表詳實呈現應行改善事項並予以輔導：

(一)    分類編案妥適性

擬銷毀檔案如有不同案情併入同一分類號，或案名與案情不符者，應修正目錄，實體檔案之相關標記應併同修正。

(二)    目錄資訊著錄妥適性

擬銷毀檔案如有檔號之年度號未以文件產生日期之起始年著錄，案名、案由過於簡略，或案情摘要以外文著錄者，應修正目錄。

(三)    目錄是否重複報送

擬銷毀檔案如有重複報送案件層級與案卷層級目錄者，應擇一格式送審；如屬部分目錄重複編製者，則劃刪重複部分並蓋章，以明權責。

(四)    相關註記、用紙及裝訂方式妥適性

擬銷毀目錄經業務單位修正或註記續存者，應填註調整後之保存年限及調整原因並蓋章，以明權責；檔案銷毀計畫或銷毀目錄應填列正確之基準項目編號；經史政機關檢選之檔案，除應於檔案銷毀計畫填列外，應併同於銷毀目錄註記；檔案銷毀計畫或銷毀目錄之各項註記不得以鉛筆為之；銷毀目錄之編製應依規定正確用紙，不得使用回收紙或將目錄縮印；另為利閱讀，銷毀目錄應記載事項之列印字體大小不宜過小，建議標楷體大小不宜小於「12」，細明體不宜小於「10」；銷毀目錄應依規定方式裝訂，雙面列印之目錄裝訂時應考量翻頁方式，以利閱讀。

上級機關應搭配檢核表確實查核，並擬具上級機關審核所屬檔案銷毀目錄意見表；審核意見表可隨文函送檔案局審核或將審核意見表退請所屬修正目錄。

伍、常見問答

除「機關檔案管理作業手冊」及「機關檔案銷毀目錄審核作業指引」可供參考，為協助檔案管有機關及其上級機關更能掌握檔案銷毀作業細節，以下臚列實務上常見問題及其對應說明供參：

Q1：依機關檔案管理作業手冊16.4.1.2規定，編製檔案銷毀目錄，應依分類號順序整理編訂頁碼。請問如果不同分類號各有不同年度時，是否先依年度排序？例如分類號1399及1499各有101、102年須銷毀，在銷毀目錄之排序應為101／1399、101／1499、102／1399、102／1499，或是101／1399、102／1399、101／1499、102／1499呢？

A：依機關檔案管理作業手冊16.4.1.2規定，編製檔案銷毀目錄，應依分類號順序整理編訂頁碼，雖未就不同分類號及不同年度之排序予以細述，惟檔號之結構為「年度號/分類號/案次號」，因此建議該機關循檔號的順序，先依年度排序為佳，如101/1399、101/1499、102/1399、102/1499。

Q2：檔案銷毀目錄一定要送史政機關檢選嗎？

A：檔案銷毀目錄是否要送史政機關檢選，依機關檔案管理作業手冊16.4.1.5「各機關得將擬銷毀檔案之目錄送史政機關檢選」規定辦理。何者屬史政機關，可參見同手冊16.3.2定義。

Q3：原送審的擬銷毀方式是水銷，審復後，機關可否改為焚化？

A：經核准銷毀之檔案於銷毀前，應妥善集中放置於安全場所、確實注意運送過程安全與檔管單位會同相關單位派員全程監控，以及注意環境保護事宜。至已獲檔案局核定銷毀地點及方式，後續如因故而有變更，允由機關依前述原則酌處，並得循內部程序作成紀錄查考。

Q4：某處105年成立，管有某局96~98年檔案，是否能辦理96~98年檔案銷毀？

A：依照機關檔案管理作業手冊18.4.8規定，接管機關應先將接管檔案之電子目錄轉入其檔案管理資訊系統，縱使與機關成立年代不相符，接管機關也應依規定辦理接管檔案之銷毀作業。

Q5：經由機關內部檔案保存價值鑑定結果調整保存年限者，調整原因應如何著錄？

A：屬依檔案保存價值鑑定結果調整保存年限者，建議於銷毀目錄調整原因精簡著錄；例如：依O年O日O日鑑定會議決議調降保存年限。

陸、結語

檔案法施行迄今已逾20年，機關檔案管理人員應持續累積檔案管理專業知識，並依法辦理檔案檔案銷毀作業，其上級機關應落實審核及輔導角色，保持有效溝通，協助所屬機關順利運作，以利提升檔案銷毀審核效率。如欲瞭解更多檔案銷毀作業的作法，歡迎自檔案局全球資訊網／機關服務／文書檔案管理／機關檔案管理制度／鑑定與清理／銷毀項下查閱相關資訊。