紙質類檔案原件的整理工作，是檔案管理作業中基本且重要的一環。紙張因軟薄、易破，在進行整理時尤其需要細心且謹慎地對待，以避免紙張劣化產生或減緩劣化繼續擴大。本文將介紹檔案整理作業中常見的劣化狀況以及預防或減緩的整理方式。
國家發展委員會檔案管理局助理研究員 陳郁琳
壹、前言
紙張會隨著保存時間的增長，產生自然老化或是人為使用的痕跡，例如黃化、脆化、摺痕、破損等，當這些材質上的變化累積至一定程度，就可能會對紙張本身造成結構性的損害，進而影響到檔案資訊完整度及價值。
目前國內各機關典藏檔案媒材類型，仍以紙質類為大宗，其整理工作極為繁雜，尤其若紙張已經有劣化情況，更要審慎以對，需使用合適的整理方式及材料，避免紙張產生新的損傷，也防止既有的劣化擴大或是造成其他不可逆的危害。以下就紙質類檔案整理的實務過程，列舉常見的紙張劣化狀態及錯誤的作業方式，並提出較適切的處置方法，提供檔案管理人員參考。
貳、常見的劣化狀況與預防
一、整理造成的劣化及預防方式
參差不齊的檔案在整理時，應避免直接敲整，因為舊檔案紙張通常較為薄軟，紙張之間的磨擦力也較大，若整疊後直接將邊緣輪流朝桌面敲整，不僅會在頁緣處產生壓痕或摺痕之外(圖1)，檔案也不容易整理整齊，裝訂後可能會掉頁。
較為理想的整理方式，應是確實地將檔案逐頁靠邊對齊(圖2)，讓大小不一的紙張朝同方向擺放，除外觀整齊外，更有利於後續的裝訂及保存作業。
圖1 敲整方式造成紙張邊緣產生摺痕
圖2 逐頁對齊整理後
二、膠帶造成的劣化及預防方式
當遇到破損檔案時，切勿使用膠帶黏貼，因為膠帶劣化後，黏貼的膠體會滲入紙纖維，造成紙張變色(圖3)、脆化(圖4)等難以修復的傷害。
圖3 膠帶劣化造成紙張變色
圖4 膠帶劣化造成紙張脆裂
若有黏貼檔案殘片的需求時，建議以薄楮皮紙依照破損裂痕的形狀，撕出寬約0.2〜0.5公分左右的紙條(圖5)，塗佈漿糊後沿著檔案破損交接處黏合(圖6)。
圖5 以薄楮皮紙撕出紙條
圖6 沿檔案破損交接處黏合
三、小尺寸檔案裝訂造成的劣化及預防方式
比較小張的檔案或浮簽，有時在裝冊後，最側邊的文字會被壓住不易閱讀(圖7)，或是在裝訂時，穿孔打在文字上(圖8)，破壞檔案文字資訊及紙張完整性。
要解決上述狀況，可以試著將檔案頁面「擴邊」，也就是利用楮皮紙做出一條裝訂邊(圖9)，搭貼在檔案紙張的側邊，如此一來既不會讓裝訂孔打在檔案原件上，文字閱讀也不再受裝訂邊遮蔽(圖10)。
圖9 利用楮皮紙擴邊
圖10 延伸檔案面積，裝訂打孔不傷害檔案也便於閱讀
四、金屬裝訂物造成的劣化及預防方式
早期常以迴紋針、釘書針、大頭針裝訂檔案，但這些金屬物質極容易生鏽(圖11)，當氧化物滲入紙纖維後，會使紙張產生如火烤般的炙痕，同時造成檔案變色及碎裂。所以在整理檔案時，除了不要使用上述針類裝訂之外，早期留在檔案上的金屬釘針最好也能予以移除(圖12)，避免鏽蝕情況繼續產生。
圖11 釘書針生鏽，造成紙張上有金屬炙痕並且脆化
圖12 移除大頭針
五、綑綁造成的劣化及預防方式
檔案若有捆綁需求時，必須注意使用的繩線材質及捆綁力道，不可使用橡皮筋捆束，一來橡皮筋的鬆緊度無法調整，容易造成檔案彎曲變形或是破損(圖13)，二來是橡皮筋材質老化後，硬化的橡膠會黏在紙張上，造成紙纖維及檔案文字受損(圖14)。
圖13 檔案因橡皮筋綑綁而變形、破損
圖14 橡皮筋老化後變硬並且沾黏於檔案上，難以移除
建議綑綁時選用無染色或白色的扁棉線，請勿一大疊一起綁(圖15)，儘量以卷為單位，並在檔案上下夾襯無酸卡紙(圖16)，留意施力，慢慢地調整至合適的鬆緊度，大約是棉線不緊壓卡紙，檔案也不滑動的程度。
圖15 不建議使用有色尼龍線，避免檔案染色
圖16 無酸卡紙可保護檔案原件，分散繩線直接施加在檔案上的壓力
參、結語
紙質檔案的整理是檔案管理工作中基本且重要的一環，檔案局不僅致力於機關第一線從事檔案管理人員之實務輔導，亦藉由課程培訓、作業宣導、觀摩等交流活動，建立檔案管理人員對於紙質檔案保存工作正確之觀念。檔案局仍將持續進行研究並分享檔案保存修護之專業知能，共同努力降低檔案損壞風險，提升永續典藏之可能性。