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壹、前言

檔案法第12條規定，定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀，且各機關銷毀檔案前，應先制定銷毀計畫及銷毀目錄，送交國家發展委員會檔案管理局(下稱檔案局)審核。又檔案保存年限及銷毀辦法(下稱銷毀辦法)第8條規定，各機關辦理檔案銷毀時，應先送會相關業務單位表示意見；檔案法施行細則第10條、機關檔案管理作業手冊(下稱作業手冊) 16.4.1.6 與 16.4.1.7 規定，機關之檔案銷毀計畫及銷毀目錄應由層送上級機關審核後送交檔案局。因此，定期保存檔案於銷毀前，需經由機關、上級機關及檔案局審核、確認檔案已屆滿保存年限、已結案、不具保存與參考價值、債權債務關係、內外在使用需求或涉及民眾重大權益，且已完成各項法令規定應行程序，以及依法定程序核准銷毀後，才得以辦理銷毀。這些過程都是在確保機關的檔案銷毀作業經過層層把關，不致被誤銷或不當銷毀，並且從中篩選具有留存價值之檔案。

然而，在某些特殊或急迫的情形下，如發生檔案變質、戰爭、天災等事故，機關無法遵循上述各項法定核准程序辦理檔案銷毀時，則可依銷毀辦法第14、15條及作業手冊16.4.2規定程序辦理，並將相關報告或佐證資料函報檔案局備查，以下就其做法、樣態與機關常見缺失進行分別介紹。

貳、特殊狀況銷毀、毀損或滅失之處理方式簡介

檔案因特殊狀況銷毀、毀損或滅失之因應作為有下列3種，且作業流程如圖1所示。

1. 特殊狀況逕行銷毀檔案：
   檔案如遇變質而散發對人體有害物質，嚴重影響人體健康，或機關遭遇戰爭、暴動或事變如外交事變，考量為維護國家安全或利益，其管有之檔案無法循法定審核流程而需就地逕行銷毀，仍應選擇適當且安全的方法執行銷毀作業。完成銷毀後，機關應參考作業手冊表16-7之格式擬具「特殊狀況逕行銷毀檔案報告」，敘明逕行銷毀檔案之數量、銷毀原因、銷毀時間、銷毀地點、銷毀方法、銷(監)毀人員等內容，並附上逕行銷毀檔案清單(包括檔號、案名、案情摘要等，可由資訊系統擷取目錄資訊，或依機關檔案保存年限區分表描述其內容概要)，函送檔案局備查。
    
2. 因天災或事故致檔案毀損：
   檔案因天災或事故導致檔案毀損時，機關應立即通報檔案局，並由機關組成檔案鑑定小組或委託文物修護專家，將檔案初步區分為定期或永久保存、是否已達保存年限、受損程度等，並依作業手冊第15章鑑定檔案可修復程度：若為可修復者，應儘量修復；經鑑定無法修復者，如檔案經水損已模糊、汙損、發霉等嚴重受創而無法辨識文字內容、沾黏結塊成磚無法分頁或遭大面積蟲蛀無法復原時，應將檔案毀損原因及已毀損檔案之檔號、案名及數量等，依作業手冊表15-2格式擬具「檔案鑑定報告」並連同佐證照片或相關資料，經機關權責長官核准後函送檔案局備查，經檔案局同意備查後，始得銷毀。
    
3. 檔案因天災或事故滅失者：
   遇天災、事故等不可抗力因素造成檔案滅失，如颱風期間機關檔案室因土石流、洪水沖刷或淤泥堆積，造成紙本檔案沖毀、散裂或電腦毀損無法搶救，使得檔案銷毀已成既定事實，機關應立即通報檔案局，並依作業手冊表16-8格式擬具「特殊狀況檔案滅失報告」，將滅失之原因、時間、地點、檔案範圍、數量、處理情形等，以及照片、新聞報導及相關紀錄等佐證資料，並附上已滅失檔案清單(可由資訊系統擷取目錄資訊，或依機關檔案保存年限區分表描述其內容概要)，函送檔案局備查。
   
   辦理前一、二種檔案因故銷毀作業時，應依作業手冊16.4.1.8 選擇如焚化、擊碎、溶漿等之適當方法，同時確保執行過程安全。此外，檔案局同意備查文件併同銷毀目錄或清單應永久保存，並於完備程序後於機關之檔案管理資訊系統註記同意備查文號及銷毀或滅失日期，以及依作業手冊16.4.1.8規定重新辦理目錄彙送。
   
   另依文書及檔案管理電腦化作業規範第18點第17款規定，電子檔案清查結果發現有毀損、遺失、竄改等異常情形或應移轉(交)、銷毀、轉置及更新作業等需求時，應採取必要之處置措施；倘屬無法修復者，經陳報權責長官核准亦應函送檔案局備查後，銷毀之，併予敘明。
    
   

   圖1 檔案因特殊狀況銷毀、毀損或滅失作業流程圖

參、機關常見缺失提醒

1. 應檢附佐證資料以及完成相關法令規定應行程序
   上述幾種特殊狀況檔案銷毀時，應儘量附上事件相關佐證資料，如新聞報導，以及現場勘查、檔案現狀、執行銷毀清運、清潔消毒以及復原改善等照片，另亦應先完成相關法令規定應行程序，如有會計類檔案，應先依會計法等法規規定，報審計單位同意解除財務責任後，再報檔案局同意備查。
    
2. 應敘明補救措施或替代性方案
   針對毀損或滅失檔案，應儘量採取適當補救措施，如檔案毀損屬可修復者，應儘量修復。另可尋求副本、抄本或複製品之替代方案，以維持檔案之完整性。
    
3. 應敘明檔案保管改善方案
   依機關檔案保管作業要點第13點第2項規定，檔案如遭受危害，應採取適當處置措施，遇有重大損害或無法自行處置者，應通報檔案局；該要點第17點亦明定，若有檔案遺失或毀損情形，應即查明原因簽請權責長官處理，並採取適當處置或補救措施。因此，若因保管方式或保存環境未妥導致檔案毀損或滅失，機關應立即採取適當處置措施，並確實檢討改善方案，除依該要點妥善保管檔案，另應依檔案庫房設施基準設置保管環境，從根本上改善檔案保管的問題，才能避免類似情形再度發生。
    

肆、結語

以上介紹三種情形的檔案銷毀，包括檔案銷毀必須緊急執行而無法經由法定審核程序、因不可預期因素導致檔案毀損且由檔案鑑定判斷無法修復，或因天災導致檔案滅失等，均屬於特殊事件引發的處理流程；一般定期保存檔案銷毀，仍須依法定審核程序循序辦理，才能完善發揮檔案管理效益。