國家發展委員會檔案管理局

幽禁歲月:張學良在臺灣的後半生
No.114 發刊日:105年12月16日 檔案樂活情報 FB twitter plurk Google Bookmarks 幽禁歲月:張學良在臺灣的後半生
檔案知識+-金檔獎—讓檔案成為歷史寶藏

金檔獎—讓檔案成為歷史寶藏

第14屆金檔獎實地評獎-高雄監獄王典獄長致詞

第14屆金檔獎實地評獎-高雄監獄王典獄長致詞

參與金檔獎的過程,不僅讓機關檔案管理煥然一新,也對保存國家歷史發展貢獻微薄心力,如同王典獄長文笔於金檔獎實地評獎致詞時所引的名言:「如果不瞭解歷史,你將一無所知。(引自史蒂芬史匹柏)」,對我們而言,檔案管理不只留下檔案,更是傳承歷史。

李昕頤
現任國家發展委員會檔案管理局檔案典藏組科員
原任法務部矯正署高雄監獄總務科書記

法務部矯正署高雄監獄(以下簡稱本監)在歷經2次參奬後,終於榮獲第14屆金檔奬殊榮,在此分享本監參奬經驗,俾供更多機關檔案管理人員作為業務參考。

 參獎緣起-就決定是你們了

自103年獲得法務部對所屬機關檔案管理考評甲等的肯定後,即被推薦參加第13屆金檔獎,惟需改善項目甚多,首次挑戰金檔獎便鍛羽而歸。本以為就此與金檔獎無緣,幸賴法務部對本監深具信心,認為累積一年的基礎,再努力就有奪獎機會。因此,我們在典獄長領軍,同仁齊心協力下,第二次參加金檔獎的徵選。

 分析規劃-知己知彼百戰百勝

首先,在著手改善問題前,先閱讀檔案管理局的金檔獎評審說明,針對羅列評分項目,比對、瞭解本機關檔案管理那些符合標準,及那些需要改善,分析本機關優劣情勢,確實掌握檔案管理現況。

舉例而言:高雄監獄成立於日本統治時期,優勢在於擁有許多珍貴檔案,由於檔案本身具有歷史價值,即為檔案展覽與加值應用的素材。然而,因成立早、歷經遷址,而有建築物老舊、庫房設施不符標準,以及檔案龐雜與保存狀況不佳等問題。如何改善這些缺失,也成為當務之急。

 標竿學習

俗話說:「萬事起頭難」,面對千頭萬緒的改善項目,一開始真不知該從何處著手、如何著手?因此,決定來趟標竿學習,擇選歷屆獲獎績優機關,考察其如何解決問題,並透過意見交流學習他人之長,累積經驗。

籌備金檔獎兩年期間,共參訪7所績優機關,透過每次標竿學習,從中看到各獲獎機關的檔案管理作業,深受啟發。

圖1:至財政部高雄國稅局鳳山分局標竿學習
圖1 至財政部高雄國稅局鳳山分局標竿學習
圖2:至臺灣高等法院臺南分院檢察署標竿學習
圖2 至臺灣高等法院臺南分院檢察署標竿學習

 踏穩腳步、活力創新

籌備金檔獎過程中,我們做了很多努力,也很想將心路歷程跟大家分享,但囿於篇幅及避免瑣碎,遂揀選下述成果分享之。

一、打造「檔案安全、人員安心」的檔案庫房

在經費有限情況下,我們在舊有的空間打造符合法規的庫房,改善工程如下:

1、基本設備:重新隔間以擴大庫房空間,成立獨立的檔案辦公室,建置為密集式檔案架,設置周全消防設備及監視系統,更新空調及照明設備。另外,檔案庫房位於二樓,特聘請結構工程技師測量,確認樓地板載重,以符合安全標準。

2、強化設備:針對蟲害防治、防塵及人員安全維護等進行強化。

(1)蟲害防治:於庫房角落擺放無誘餌之蟑螂屋,觀察有無害蟲入侵,並確實控管溫溼度以防止黴菌、害蟲孳生。

(2)防塵:定期清掃庫房環境,另於庫房出入口放置腳踏黏墊,黏附進出人員腳底髒污,並於防火門下方加裝防塵條,以阻隔灰塵。

(3)人員安全維護:較高層的檔案架皆加裝彈力繩,防止檔案滑落砸傷作業人員;檔案架軌道加貼防滑條,增加摩擦力,避免人員作業時滑倒受傷。(圖3)

3、依類型分區存放檔案:將一般尺寸紙質類檔案存放檔案架上,特殊檔案則依其性質選擇最佳保存設備保管,例如:工程圖存放於大型圖櫃(圖4)、光碟片存放於防潮箱。

本監檔案庫房雖沒有豪華的五星級設備,但透過檔案管理人員細心檢查、維護設備,確實管理溫溼度,絕對是適合保存檔案的庫房。

圖3:本監之檔案架軌道上貼防滑條為全國首創作為
圖3 本監之檔案架軌道上貼防滑條為全國首創作為
圖4:平面圖平放於大型圖櫃,並以弱鹼性的清澄宣紙分隔
圖4 平面圖平放於大型圖櫃,並以弱鹼性的清澄宣紙分隔

二、重視檔案長期保存

高雄監獄成立於日本統治時期,歷史悠久,必須妥善保存這些珍貴資料。

1、讓歷史檔案重見天日:在著手改善之前,檔案庫房裡堆疊一座近三公尺高的「檔案山」,我們花了將近一年時間,逐一檢視公文內容、編案排架。過程中,檔案山最底層竟發現民國38年以前檔案,還有成立初期公文,經報請檔案管理局審選,有12卷選列為國家檔案,不僅豐富國家歷史紀錄,也見證「案藏瑰寶」。

2、檔案修護:早年檔案保存環境不佳,歷史檔案有脆化、汙漬、破損等問題,透過檔案鑑定會議,審選重要檔案交由專業人員修護,使珍貴檔案重獲新生。

3、檔案數位化:本監完成民國29年至50年檔案數位化計5,934頁,有助於檔案保存,亦作為檔案展覽等應用加值的良好素材。

三、落實檔案鑑定

自103年籌組檔案鑑定小組以來,配合銷毀作業及修護需求,歷年做了7次鑑定,並依據檔案價值提出保存、移轉、修護或銷毀等具體處置建議,擴大檔案鑑定小組功能,其中獲得金檔獎委員高度肯定之成果有二:

1、針對有價值或社會矚目的重要收容人檔案進行價值鑑定,將重要個案檔案列為永久保存。

2、透過檔案鑑定會議排列檔案送交修護之優先順序,在經費有限情況下,使重要檔案優先修護。

四、提升檔案價值

在檔案加值及應用推廣方面,很多嘗試都是自本監創設以來第一次執行,有賴上級機關-法務部、矯正署以及各標竿學習機關的支援與指導,順利完成下列工作:

1、辦理「獄探舊境、藝躍高牆」檔案巡迴展:結合高雄市立社會教育館及高雄市立圖書館中崙分館等機關,辦理檔案巡迴展覽,是矯正機關結合地方政府文化機關辦理檔案展覽的首例。展出內容包括本監珍藏檔案、早期調查分類工具、戒護用具及應用自國史館臺灣文獻館與檔案管理局之歷史檔案等,獲得民眾熱烈迴響,媒體亦大幅報導。(圖5)

2、出版「法務部矯正署高雄監獄史實紀要」(圖6);透過檔案讓大眾一窺高雄監獄自成立以來的風華及沿革。

3、製作口述歷史:以已拆除之舊監日式宿舍群為主題,採訪資深員工及鄰近居民,製作口述歷史,保存相關人物的珍貴記憶、提升歷史檔案價值。

4、設計檔案logo:為推廣檔案應用,提升大眾對檔案業務的重視,結合了矯正機關的特色,集思廣益設計別具新裁的檔案logo,並將logo運用於文宣推廣及展覽。

圖5:本監檔案展覽於高雄市立社會教育館展出
圖5 本監檔案展覽於高雄市立社會教育館展出
圖6:法務部矯正署高雄監獄史實紀要
圖6 法務部矯正署高雄監獄史實紀要
圖7:高雄監獄檔案logo
圖7 高雄監獄檔案logo
圖8:檔案金句結合檔案logo更吸睛
圖8 檔案金句結合檔案logo更吸睛

 

 首長領軍、齊力獲金

對機關而言,參加金檔獎評獎就如同參加奧運,是經過多年鍛鍊後才擠進殿堂。若用比賽項目分類,比起馬拉松考驗個人耐力,金檔獎更像是重團隊合作的棒球比賽。

王典獄長文笔就像這支檔案球隊的教練,指示吳秘書照明擔任召集人,成立檔案團隊,集合18位優秀同仁,成員組成橫跨總務科、調查科、衛生科、人事室、會計室、政風室、統計室等7個科室,共同籌備檔案展覽、編輯史實紀要及金檔獎評獎解說等任務。

在典獄長的帶領下,同仁各司其職、分工合作、互相支援,發揮團隊精神。在得知榮獲金檔獎的那刻,大家就像得到奧運獎牌一樣歡喜,所有辛勤和付出也換得金檔獎這份至上的榮耀。

圖9:王典獄長文笔於實地評獎時親自簡報檔案績效
圖9 王典獄長文笔於實地評獎時親自簡報檔案績效
圖10:檔案團隊成員向委員解說檔案工作成果
圖10 檔案團隊成員向委員解說檔案工作成果
 
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