金檔獎—讓檔案成為歷史寶藏
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參與金檔獎的過程，不僅讓機關檔案管理煥然一新，也對保存國家歷史發展貢獻微薄心力，如同王典獄長文笔於金檔獎實地評獎致詞時所引的名言：「如果不瞭解歷史，你將一無所知。（引自史蒂芬史匹柏）」，對我們而言，檔案管理不只留下檔案，更是傳承歷史。
李昕頤
現任國家發展委員會檔案管理局檔案典藏組科員
原任法務部矯正署高雄監獄總務科書記
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法務部矯正署高雄監獄（以下簡稱本監）在歷經2次參奬後，終於榮獲第14屆金檔奬殊榮，在此分享本監參奬經驗，俾供更多機關檔案管理人員作為業務參考。
參獎緣起-就決定是你們了
自103年獲得法務部對所屬機關檔案管理考評甲等的肯定後，即被推薦參加第13屆金檔獎，惟需改善項目甚多，首次挑戰金檔獎便鍛羽而歸。本以為就此與金檔獎無緣，幸賴法務部對本監深具信心，認為累積一年的基礎，再努力就有奪獎機會。因此，我們在典獄長領軍，同仁齊心協力下，第二次參加金檔獎的徵選。
分析規劃-知己知彼百戰百勝
首先，在著手改善問題前，先閱讀檔案管理局的金檔獎評審說明，針對羅列評分項目，比對、瞭解本機關檔案管理那些符合標準，及那些需要改善，分析本機關優劣情勢，確實掌握檔案管理現況。
舉例而言：高雄監獄成立於日本統治時期，優勢在於擁有許多珍貴檔案，由於檔案本身具有歷史價值，即為檔案展覽與加值應用的素材。然而，因成立早、歷經遷址，而有建築物老舊、庫房設施不符標準，以及檔案龐雜與保存狀況不佳等問題。如何改善這些缺失，也成為當務之急。
標竿學習
俗話說：「萬事起頭難」，面對千頭萬緒的改善項目，一開始真不知該從何處著手、如何著手？因此，決定來趟標竿學習，擇選歷屆獲獎績優機關，考察其如何解決問題，並透過意見交流學習他人之長，累積經驗。
籌備金檔獎兩年期間，共參訪7所績優機關，透過每次標竿學習，從中看到各獲獎機關的檔案管理作業，深受啟發。
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圖1 至財政部高雄國稅局鳳山分局標竿學習
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圖2 至臺灣高等法院臺南分院檢察署標竿學習
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踏穩腳步、活力創新
籌備金檔獎過程中，我們做了很多努力，也很想將心路歷程跟大家分享，但囿於篇幅及避免瑣碎，遂揀選下述成果分享之。
一、打造「檔案安全、人員安心」的檔案庫房
在經費有限情況下，我們在舊有的空間打造符合法規的庫房，改善工程如下：
1、基本設備：重新隔間以擴大庫房空間，成立獨立的檔案辦公室，建置為密集式檔案架，設置周全消防設備及監視系統，更新空調及照明設備。另外，檔案庫房位於二樓，特聘請結構工程技師測量，確認樓地板載重，以符合安全標準。
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2、強化設備：針對蟲害防治、防塵及人員安全維護等進行強化。
(1)蟲害防治：於庫房角落擺放無誘餌之蟑螂屋，觀察有無害蟲入侵，並確實控管溫溼度以防止黴菌、害蟲孳生。
(2)防塵：定期清掃庫房環境，另於庫房出入口放置腳踏黏墊，黏附進出人員腳底髒污，並於防火門下方加裝防塵條，以阻隔灰塵。
(3)人員安全維護：較高層的檔案架皆加裝彈力繩，防止檔案滑落砸傷作業人員；檔案架軌道加貼防滑條，增加摩擦力，避免人員作業時滑倒受傷。（圖3）
3、依類型分區存放檔案：將一般尺寸紙質類檔案存放檔案架上，特殊檔案則依其性質選擇最佳保存設備保管，例如：工程圖存放於大型圖櫃（圖4）、光碟片存放於防潮箱。
本監檔案庫房雖沒有豪華的五星級設備，但透過檔案管理人員細心檢查、維護設備，確實管理溫溼度，絕對是適合保存檔案的庫房。
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圖3 本監之檔案架軌道上貼防滑條為全國首創作為
圖4 平面圖平放於大型圖櫃，並以弱鹼性的清澄宣紙分隔
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二、重視檔案長期保存
高雄監獄成立於日本統治時期，歷史悠久，必須妥善保存這些珍貴資料。
1、讓歷史檔案重見天日：在著手改善之前，檔案庫房裡堆疊一座近三公尺高的「檔案山」，我們花了將近一年時間，逐一檢視公文內容、編案排架。過程中，檔案山最底層竟發現民國38年以前檔案，還有成立初期公文，經報請檔案管理局審選，有12卷選列為國家檔案，不僅豐富國家歷史紀錄，也見證「案藏瑰寶」。
2、檔案修護：早年檔案保存環境不佳，歷史檔案有脆化、汙漬、破損等問題，透過檔案鑑定會議，審選重要檔案交由專業人員修護，使珍貴檔案重獲新生。
3、檔案數位化：本監完成民國29年至50年檔案數位化計5,934頁，有助於檔案保存，亦作為檔案展覽等應用加值的良好素材。
三、落實檔案鑑定
自103年籌組檔案鑑定小組以來，配合銷毀作業及修護需求，歷年做了7次鑑定，並依據檔案價值提出保存、移轉、修護或銷毀等具體處置建議，擴大檔案鑑定小組功能，其中獲得金檔獎委員高度肯定之成果有二：
1、針對有價值或社會矚目的重要收容人檔案進行價值鑑定，將重要個案檔案列為永久保存。
2、透過檔案鑑定會議排列檔案送交修護之優先順序，在經費有限情況下，使重要檔案優先修護。
四、提升檔案價值
在檔案加值及應用推廣方面，很多嘗試都是自本監創設以來第一次執行，有賴上級機關－法務部、矯正署以及各標竿學習機關的支援與指導，順利完成下列工作：
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1、辦理「獄探舊境、藝躍高牆」檔案巡迴展：結合高雄市立社會教育館及高雄市立圖書館中崙分館等機關，辦理檔案巡迴展覽，是矯正機關結合地方政府文化機關辦理檔案展覽的首例。展出內容包括本監珍藏檔案、早期調查分類工具、戒護用具及應用自國史館臺灣文獻館與檔案管理局之歷史檔案等，獲得民眾熱烈迴響，媒體亦大幅報導。（圖5）
2、出版「法務部矯正署高雄監獄史實紀要」（圖6）；透過檔案讓大眾一窺高雄監獄自成立以來的風華及沿革。
3、製作口述歷史：以已拆除之舊監日式宿舍群為主題，採訪資深員工及鄰近居民，製作口述歷史，保存相關人物的珍貴記憶、提升歷史檔案價值。
4、設計檔案logo：為推廣檔案應用，提升大眾對檔案業務的重視，結合了矯正機關的特色，集思廣益設計別具新裁的檔案logo，並將logo運用於文宣推廣及展覽。
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圖5 本監檔案展覽於高雄市立社會教育館展出
圖6 法務部矯正署高雄監獄史實紀要
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圖7 高雄監獄檔案logo
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圖8 檔案金句結合檔案logo更吸睛
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首長領軍、齊力獲金
對機關而言，參加金檔獎評獎就如同參加奧運，是經過多年鍛鍊後才擠進殿堂。若用比賽項目分類，比起馬拉松考驗個人耐力，金檔獎更像是重團隊合作的棒球比賽。
王典獄長文笔就像這支檔案球隊的教練，指示吳秘書照明擔任召集人，成立檔案團隊，集合18位優秀同仁，成員組成橫跨總務科、調查科、衛生科、人事室、會計室、政風室、統計室等7個科室，共同籌備檔案展覽、編輯史實紀要及金檔獎評獎解說等任務。
在典獄長的帶領下，同仁各司其職、分工合作、互相支援，發揮團隊精神。在得知榮獲金檔獎的那刻，大家就像得到奧運獎牌一樣歡喜，所有辛勤和付出也換得金檔獎這份至上的榮耀。
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圖9 王典獄長文笔於實地評獎時親自簡報檔案績效
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圖10 檔案團隊成員向委員解說檔案工作成果
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