檔案法第九條解釋函

機關定期保存檔案,經微縮、電子或其他方式儲存,其銷毀時仍應依規定辦理

國家發展委員會檔案管理局函
發文日期: 中華民國 91年 11月 8日
發文字號: 檔徵字第0910004309號
主旨: 有關機關定期保存檔案經微縮、電子或其他方式儲存,檔案原件辦理銷毀疑義一案,復如說明,請 查照。
說明:
一、 復 貴會91年10月15日僑四檔字第09120413541號函。
二、 基於檔案保管空間及應用需求考量,定期保存之檔案經微縮、電子或其他方式儲存者,得調整其檔案原件之保存年限,不受機關檔案保存及銷毀辦法第4條所定年限區分及最低1年之限制,亦即得調整保存年限低於1年。復依檔案法第12條第1項規定定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序,不得銷毀。是以機關定期保存檔案,雖經微縮、電子或其他方式儲存,其辦理銷毀時,仍應依規定製作擬銷毀檔案目錄,送會相關業務單位表示意見後,循序函送本局審核。
三、 檔案保存年限判定係依機關編定之檔案保存年限區分表辦理,如有續存必要者,業務單位得於擬銷毀檔案目錄送會時,提列具體理由。但如「無次數限制」為之,恐與機關建立之檔案保存年限管理制度相違,允宜避免。如同類案件,原定保存年限確有不當者,基於業務需要考量,應就檔案保存年限區分表所定保存年限之妥適性,重行檢討,始為正本清源之策。
回檔案法
本頁最後更新日期: 107-11-27
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