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一、按檔案法(以下簡稱本法)第2條第2款規定，檔案係指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件；又依本法施行細則第2條規定，前開所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件。是各機關依法定職能運作，產生可供業務參考或權責稽憑之紀錄，應於辦畢後歸檔，並依本法相關規定辦理檔案管理事項。
二、另，依機關檔案點收作業要點第2點規定，各機關歸檔案件以原件為原則；有附件者，每一種以一份為限。所詢辦理採購業務，自投標至驗收各階段相關案件之附件，符合上開規定者，即應辦理歸檔，附件以一種一份為原則，至其他無重複歸檔必要之附件，各機關得就實務作業需要，本於權責自行訂定管理規定，衡酌處理方式，並應加強注意其安全與保管事宜，避免散落及遺失等情事發生。
三、至檔案庫房空間規劃問題，請就機關現行檔案管理作業通盤檢討，如有檔案庫房空間不足之情形，應統計既有檔案數量，並估算檔案年成長數量及所需檔案庫房面積，再循程序爭取土地、房舍或經費等資源，續依「檔案庫房設施基準」，擴增適足之檔案庫房空間，以妥善保存檔案(請參考本局出版品「檔案庫房設施建置Q & A-Q2：如何估算檔案庫房面積需求？」)；或推動檔案管理年度計畫或中長程計畫以提升檔案管理成效。建請妥擬相關問題及對策，陳報權責長官，以資因應。
上架日期：110-05-14
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