國家發展委員會檔案管理局-全球資訊網-首頁-機關服務-諮詢溝通-雙向溝通

:::

雙向溝通

想詢問，如果過去以案卷層級報銷毀，並經核准，惟現在發現當時報銷毀時並未以案件層級建檔，現在欲以公文流水號勾稽，但未案件層級建檔，根本無法確認當時銷毀之公文為何？想問實務有何補救辦法，謝謝。
編號：MB1130418003 發表時間：113-04-18 17:17:12

賴君，您好：
所詢業經核准銷毀之93年檔案回溯編目疑義，茲復如下：
一、依檔案法施行細則(以下簡稱施行細則)第12條第1項規定，各機關於檔案法(以下簡稱本法)施行前未屆滿保存年限之檔案，應辦理回溯編目建檔。另依90年12月12日函頒之檔案編目規範第3點規定，檔案回溯編目建檔，得以案卷層級建檔。又，93年10月21日修正發布之機關檔案編目規範3點規定，檔案著錄應包括案件及案卷二層級，但檔案回溯編目得以案卷層級著錄；本局同年月日檔徵字第090300177441號函略以，各機關檔案資訊系統請配合於95年12月31日前完成相關系統功能修正。是各機關於資訊系統完成修正前，檔案著錄仍得以案件為著錄單元，至遲於96年1月1日起，應依前開規定進行二層級著錄。
二、綜上所述，本法施行前未屆滿保存年限之檔案，得僅以案卷層級著錄；本法施行後至95年12月31日產生之檔案，應以案件層級著錄；至96年1月1日以後產生之檔案，應以案件及案卷二層級著錄。所詢93年度產生之檔案，應依前開規定辦理編目建檔，惟如業依相關規定完成銷毀作業則應提出佐證資料，另為使檔管人力及相關資源有效運用，建議就尚未屆保存年限者，優先辦理編目作業，以符規定。以上說明，請卓參。
　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬啟
回覆時間：113-04-24 15:30:36

本頁最後更新日期： 113-04-24

本頁點閱瀏覽次數： 71