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續MB1120516001和MB1120524001兩問答
1. 您說到「至於過去檔案之著錄應否計入檔案編目數量統計表之回溯編目完成量及回溯檔案完成量，需視該等檔案是否為檔案法施行前未屆滿保存年限之檔案而定，並非一概不計入」故此，我已有在文字中、電話中(貴機關致電給我)表明，如果某機關因擴大檔案應用加值所需而徵集之機關早年或其前身之檔案(含原件、複製品等，又區分為與機關直接有關或相關檔案而有不同)，此節各種類屬否回溯編目檔案之定義性問題建議貴機關斟酌統一函示，以資遵循。因為既然非一概不計入，則貴主管機關都無設想有計入之可能性?一率不納入必備功能?此則恐有影響貴機關統計相關資料之精準度。
2. 您說到「回溯編目建檔並非所有機關公文檔案管理資訊系統必備之需求」此節，如貴機關持續且認真推行金檔獎業務、推行擴大檔案應用加值、發揚檔案應用之效益，此節「回溯編目」或「補建檔資料但不屬回溯編目」(譬如貴機關電話中說到，如果與本機關無直接相關但屬早期之他機關複製品檔案則不屬回溯編目等，反之則算入回溯編目)等事實會不斷發生在基層檔案機關，建議貴機關檢討回溯編目建檔資料於必要、且符合定義時必須列入統計，也必須列入資訊系統必備功能，而不是看基層機關有沒有需求，此節乃係呼應貴機關推行金檔獎業務中有關立案編目和檔案應用之層面，再次建議重視。
3. 本案關鍵的小結論是，回溯編目的定義性問題因時代更迭而有需檢討之必要，因在不斷探究機關根源時，本身在建構歷史的過程中，就會發現有值得保存之重要記憶，這個過程不是靜止不動的回溯檔案編目業務，而是滾動式的不斷在發生回溯檔案編目之事實，這是金檔獎給予各個機關的價值，這更是金檔獎精髓之所在，是可以更加健全文官公文管理系統制度之契機。
編號：MB1120530003
發表時間：112-05-30 09:28:49
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