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雙向溝通

您好!請問線上簽核之公文（電子來文、簽、稿有夾帶電子附件）於編目時，其電子附件需於附件明細內依序著錄嗎?若需依序著錄，其媒體型式為何?若無需依序著錄，是否電子附件頁數，併同著錄於檔案本文總頁面數?另目次表如何區分紙本檔案或線上簽核公文檔案?煩請解答，謝謝您!.
編號：MB1120529001 發表時間：112-05-29 11:23:47

李小姐您好：
所詢線上簽核公文附件編目著錄及目次表問題，茲復如下：
(一) 依機關檔案管理作業手冊（以下簡稱作業手冊）9.4.1.2規定，檔案管理人員辦理案件層級編目時，應就檔案所載內容及性質，依各編目項目之規則依實著錄；其中第8檔案外觀項(2)附件規定，案件有多件附件時，且各有不同名稱或媒體型式，應依序著錄附件之內容名稱；必要時加註附件之製作者於後，並加圓括弧“（）＂，及著錄其媒體型式、數量、單位及存放處所。
(二) 依機關檔案管理作業手冊第12章入庫管理12.4.1.1規定，紙質類檔案每卷檔案應放置目次表，並分置於各案卷之首頁。目次表應採與公文用紙一致之材質與尺寸製作，確實註記該案名之所有案件，並逐一載明檔號、案名、案由、密等、保存年限及其他應記載事項（參考格式，如該手冊圖12-2）；而依同章12.4.1.4規定，電子媒體類檔案每一容具內應放置目次表，並配合容具尺寸大小製作；目次表應載明檔號、案名、案由、密等、保存年限及其他應記載事項；至其他應記載事項機關得就管理需要於目次表另行註記，如編號、檔案格式等（參考格式，如該手冊圖12-7）。
(三) 承上，紙本檔案與線上簽核公文檔案之目次表欄位並無二致，惟線上簽核公文檔案儲存之載體可能為硬式磁碟或光碟片等電子媒體，其目次表應配合電子媒體容具尺寸大小製作；其他應記載事項除可參考圖12-7記載編號外，尚可視管理需求記載檔案格式或其他與檔案內容相關事項，如：XML電子檔案封裝檔、PDF公文匯出檔、載體規格等。
以上說明，請卓參。
國家發展委員會檔案管理局敬啟回覆時間：112-06-05 11:16:22

本頁最後更新日期： 112-06-05

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