雙向溝通

Q

續MB1120516001問題 1.您說到「依照依機關檔案管理作業手冊9.4.3之表9-1、表9-2檔案編目數量統計表本來就會包含回溯檔案完成量」等資訊云云。 2.您說到我們為了擴大檔案應用加值多徵集檔案「檔案複製品係屬該件洽他機關檢調檔案公函之附件,應依前開規定歸檔並辦理編目建檔作業」 3.您還說到「因配合機關每年定期辦理檔案清查,故資料建檔狀態變動係屬正常合理現象。」 4.所以等於你們承認了,我們回去建檔過去的檔案本來就是很正常的事情,但是目前回去登打過去的檔案卻不算入回溯編目報表資訊內? 5.故此,不論您的定義如何(我不很具體知道),具體給與貴機關建議乃是「要納入一個機關如果他登打過去檔案資訊為『回溯編目檔案』之意義」,然後列入公文管理系統廠商應該要必備的功能。 6.檔案既然是國家知識的基礎,良心事業,所以給你們良心建議。 7.您給的電話02-89953546我打不通。
編號:MB1120524001 發表時間:112-05-24 16:53:41

A

黃君您好:
所詢有關機關歷史檔案回溯編目建檔等疑義,說明如下:
一、依據檔案法施行細則第12 條第1項規定,各機關對於本法施行前未屆滿保存年限之檔案,應辦理回溯編目建檔。至於過去檔案之著錄應否計入檔案編目數量統計表之回溯編目完成量及回溯檔案完成量,需視該等檔案是否為檔案法施行前未屆滿保存年限之檔案而定,並非一概不計入。
二、感謝您對檔案管理的關心。由於回溯編目建檔並非所有機關公文檔案管理資訊系統必備之需求,故系統驗證並未涵蓋所有歷史檔案回溯編目建檔功能。若貴機關有回溯編目建檔需求,建議循契約程序洽廠商增加功能。
三、有關諮詢電話:02-89953546無法打通一事,本局業於112年5月25日回電聯繫說明在案,併此敘明。 回覆時間:112-05-30 08:08:41
本頁最後更新日期: 112-05-30
本頁點閱瀏覽次數: 365