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沈君，您好：
所詢符合機關共通性檔案保存年限基準之永久保存檔案，能否經由檔案鑑定作業調降為定期保存檔案之疑義一案，敬復如下：
一、經洽臺端瞭解，所詢事項係原列永久保存之檔案內容為道路改善及修復之工程施工及監造案情，非屬行政院核定之專案工程採購招標相關案情，符合道路養護類檔案保存年限基準表項目編號170202-2所定保存年限15年，清理處置為「屆期後鑑定」，能否經由檔案鑑定作業調降為定期保存檔案之疑義。
二、依機關共通性檔案保存年限基準（GRS）運用指引略以，檔案原定之保存年限高於GRS所定保存年限，經時空演變，如欲參照GRS調降檔案之保存年限時，應獲機關內部單位之共識，並經權責長官核定後，始得調整；必要時，應辦理檔案保存價值鑑定會議研商確認。因本案之清理處置為「屆期後鑑定」，故應辦理檔案保存價值鑑定會議研商確認，且前開170202-2備註「保存年限自工程竣工驗收合格後起算，設計圖、竣工報告書及竣工圖應永久保存1份」，應併請注意其檔案保存年限起算始點及工程相關設計竣工書、圖應永久保存1份。所詢事項，請依前開規定辦理。
三、以上說明，請卓參。如仍有詢問事項，請逕洽本局承辦人伍仁正先生（聯絡電話：02-8995-3593，電子郵件信箱：jcwu@archives.gov.tw）。
回覆時間：111-12-16 10:52:52
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