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雙向溝通

歸檔清單依行政類GRS保存年限為3年，將106至107年已屆保存年限之歸檔清單層報貴局銷毀，經貴局核定：依109年函頒機關檔案管理評鑑表，該清單為評鑑項目之抽檢資料，仍具業務參考及使用需求，請酌予延長保存年限，不得銷毀，請問酌予延長應續存幾年?又歸檔清單數量龐大，機關點收完畢即無參考價值，未及時銷毀造成檔存空間不足，若為配合檔案評鑑使用，可否僅抽檢3年內之歸檔清單，或建請修正行政類GRS歸檔清單之保存年限，以符實需。
編號：MB1110725001 發表時間：111-07-25 14:24:51

呂小姐您好，

所詢已屆保存年限歸檔清單之銷毀疑義，茲復如下：

一、依本局訂頒行政類檔案保存年限基準表(以下簡稱基準)項目編號060601規定，歸檔清單之保存年限為3年。復依機關檔案保存年限及銷毀辦法第8條第2項及機關檔案管理作業手冊16.4.1.2規定，已屆保存年限之檔案，各機關檔案管理單位或人員應編製檔案銷毀目錄，送會相關業務單位表示意見，檔案如仍具內外在使用需求，有延長保存年限之必要者，應於檔案銷毀目錄註記延長年限及理由。又機關檔案管理評鑑要點第5點第3項規定略以，實地考評週期以每3年至少一次為原則，所屬機關數超過20個者，得延長週期分年辦理，每年至少實地考評10個所屬機關，或授權所屬機關分級考評，延長週期最長不逾6年。

二、所詢歸檔清單銷毀一節，依前開規定確已屆基準所定保存年限，惟仍具內外在使用需求，又各機關實際完成評鑑期程不一，為符合實務需求及保持各機關之彈性，爰請機關本於權責及視實際作業期程酌予延長保存年限，如確認已無使用需求或因應考評抽檢有替代方案(如已將歸檔清單掃描成電子檔)，建請於目錄註記後，續依規定程序辦理銷毀作業。

三、至建議機關檔案管理評鑑僅抽檢3年內之歸檔清單一節，檔案法(以下簡稱本法)及其施行細則、機關檔案點收作業要點等相關法令於91年1月1日起施行，爰機關檔案管理考評作業指引之「檔案歸檔」考評項目設計自91年起各年度至少檢出1件檔案清單及其歸檔清單，旨在從跨年度之抽檢樣態，掌握機關點收作業歷年執行情形；受評機關如無法提供前開抽檢資料，得以提供說明及相關佐證資料(如○至○年歸檔清單已依規定程序辦理銷毀)代之，並自尚留存之資料中檢出符合條件者。

以上說明，請卓參。

　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局　敬啟回覆時間：111-07-27 17:00:40

本頁最後更新日期： 111-07-27

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