雙向溝通

Q

機關推行紙本來文掃描轉線上簽核,請問紙本來文掃描有限制一定要來文之公文及其附件全都掃描嗎? 如果收到的紙本附件較多或成冊,不便掃描,可否只掃公文轉線上簽核,再將紙本附件交承辦人處理簽辦,及後續併同歸檔?
編號:MB1110421001 發表時間:111-04-21 10:53:13

A

Betty君您好,

所詢本文及附件分別以線上及紙本陳核之歸檔疑義茲復如下:

依文書及檔案管理電腦化作業規範參、十、(八)規定,線上簽核之附件如非電子形式,宜將附件全數轉製為電子形式。如附件未能轉製為電子形式採線上簽核,為避免同一案件以不同方式陳核或傳遞,致生資料錯漏而無法察覺,案件辦畢後,業務承辦單位應依規定編寫紙本文件之頁碼、分類號、保存年限及文號等資訊,並於文書及檔案管理系統註記紙本文件歸檔頁數,於歸檔時交予檔案管理人員點收,檔案管理人員應依機關檔案點收作業要點第9點規定查核,確認無誤後始得點收。至後續檔案立案編目,線上簽核及紙本文件應賦予相同檔號,並依機關檔案管理作業手冊 9.4.1.2 規定,確實著錄線上簽核及紙本文件之檔案外觀項及媒體型式項,以利後續查考及管理。

以上說明,請卓參。

國家發展委員會檔案管理局 敬上


  回覆時間:111-04-28 16:59:58
本頁最後更新日期: 111-04-28
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