雙向溝通

Q

【有關業務類書表案卷銷毀目錄】 依機關檔案銷毀目錄審核指引:「擬銷毀檔案是否已屆保存年限之判定,應以該檔案產生 期間所使用之機關檔案保存年限區分表為審核依據,並 參酌現行使用之機關檔案保存年限區分表綜合判斷檔案 之保存年限及清理處置,……」,謹先敘明。 本機關為就業服務處,因每年所產生之失業給付及認定相關書表相當多且本機關之庫房面積相當有限, 由於近2年因疫情影響,所產生的失業認定表單案件相當多, 雖貴局已於108年修正就業服務類GRS並調降保存年限及清理方式, 且本機關亦據此重新修正區分表獲貴局核定在案。 因為我們不同的就業中心(站、台)所產生的表單若要辦理案卷銷毀目錄進行審查, 是否可不要拘泥於當時的保存年限規定,而能依前揭指引,參考現行清理方式做綜合考量呢? 煩請貴局解惑,感恩。
編號:MB1110413001 發表時間:111-04-13 17:35:08

A

劉君:您好!

所詢有關擬銷毀檔案之保存年限判定疑義案,敬復如下:

一、檔案銷毀之判定,應同時參考該機關業務法規與檔案分類及保存年限區分表(以下簡稱區分表)、本局訂頒之機關共通性檔案保存年限基準(以下簡稱基準)以及機關檔案保存年限及銷毀辦法第3條規範應列永久保存之檔案等規定進行存毀判定。本局訂頒之基準,係作為機關共通性檔案保存年限判定之最低標準及其清理處置之依據,機關編訂區分表時,若檔案符合基準之適用範圍,其保存年限不得低於基準之規定,如區分表所訂保存年限較基準長、清理處置較高,則以區分表為保存年限判定之依據。

二、另,有關機關適用區分表之判定原則,可參考本局110年8月4日修正通過之機關檔案銷毀目錄審核作業指引,應以該檔案產生期間所使用之區分表為審核依據 ,並參酌現行使用之區分表綜合判斷檔案之保存年限及清理處置,惟如現行區分表年限較長、清理處置較高,則以現行區分表為之。擬銷毀檔案未屆檔案產生期間及現行區分表所定保存年限者,不得銷毀;各機關檔案保存年限區分表已增列清理處置者,所送擬銷毀檔案之清理處置應屬區分表「依規定程序銷毀」者,如屬「屆期後鑑定」 之清理處置者,應於辦理檔案保存價值鑑定後,併附鑑定報告送審。

三、辦理檔案銷毀目錄業務,可參酌以下資訊及課程:

(一)機關檔案管理作業手冊第16章「銷毀」(本局全球資訊網\認識我們 \文檔法規\作業手冊)。

(二)機關檔案銷毀目錄審核作業指引(本局全球資訊網\認識我們 \文檔法規\作業須知)。

(三)本局於「e等公務園+學習平臺」(網址https://elearn.hrd.gov.tw/mooc/index.php)提供「檔案清理」等相關線上課程,歡迎多加運用。


國家發展委員會檔案管理局 敬啟

回覆時間:111-04-21 17:57:59
本頁最後更新日期: 111-04-21
本頁點閱瀏覽次數: 95