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雙向溝通

您好：想要請教在公文歸檔時，若該附件因有大量個資採用加密，如將密碼提供，將衍生文書人員亦有洩露個資之風險，是否與個資法砥觸？若文書人員獲得密碼後，利用密碼取得附檔之個資，是否增加個資外洩之風險？再請協助釐清，萬分感謝。
編號：MB1110323001 發表時間：111-03-23 12:43:39

周小姐您好：
所詢歸檔附件加密疑義，茲復如下：
一、檔案法(以下簡稱本法)第2條第2款規定，檔案指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件；又依本法施行細則第2條規定，前開所稱管理程序，指依文書處理或機關業務相關法令規定，完成核定、發文或辦結之程序；至所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件。是各機關依法定職能運作，產生可供業務參考或權責稽憑之紀錄，於辦畢後均應辦理歸檔，並依本法相關規定辦理檔案管理事項，涉及個人資料之檔案亦同。
二、另依機關檔案點收作業要點第5點及第9點第2項第2款規定，各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於辦畢次日起算五個工作日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔；歸檔案件有污損、內容不清楚或無法讀取者，應退還承辦單位或文書單位補正。有關歸檔案件之附件電子檔以加密處理致無法讀取之點收作業問題，請依上開規定，退請承辦單位補正後，重新辦理歸檔，並由檔管人員清點確認無誤後，始完成點收作業。
三、依前揭規定辦理歸檔後，檔案管理人員當依檔案法及其相關規定管理檔案，並應確遵公務員服務法、檔案管理人員專業倫理及服務守則之規定，秉持保密責任，不得洩漏因職務所獲悉之機敏性資訊或限制應用之檔案內容。
以上說明，請卓參。
國家發展委員會檔案管理局敬啟
回覆時間：111-03-28 09:21:25

本頁最後更新日期： 111-03-28

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