雙向溝通

Q

長官您好:   茲因敝機關民國100年後之紙質類檔案附件光碟甚多,且其數量逐年成長,防潮箱有不敷使用之虞(保存年限均未屆滿)。   倘若將附件光碟內之電子檔,複製於硬碟內,且採異地儲存方式。   那麼,附件光碟得否檢還各該承辦單位,以利騰出防潮箱之空間。   此外,硬碟內的電子檔命名與資料夾階層架構,是否有應遵循的規範。   上開檔管疑義,尚請賜示為荷。
編號:MB1100513001 發表時間:110-05-13 10:26:48

A

鄭君您好:

所詢檔案之附件光碟片如另異地儲存於硬碟,該光碟片得否檢還業務單位及硬碟電子檔命名問題,茲復如下:
一、有關檔案之附件光碟片,考量光碟片因容量有限且較占空間,機關得參照「機關檔案管理作業手冊」(以下簡稱本手冊)11.4.5.1規定辦理電子媒體儲存及備份。已完成資料備份之光碟片,其作廢方法可參照本手冊11.4.5.6及16.4.1.8辦理。
二、至附件電子檔案之命名,得參照本手冊11.4.1.7電子影音檔案之命名辦理,並依本手冊12.4.2.1第2目規定辦理;附件另行存置者,應於附件適當位置標示檔號,並於原目次表及檔案管理資訊系統註明媒體型式、數量及存放位置。
三、如仍有其他詢問事項,請洽本局檔案典藏組程科員,電話:(02)8995-3575。

國家發展委員會檔案管理局 敬上 回覆時間:110-05-18 15:43:27
本頁最後更新日期: 110-05-18
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