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補充詢問-雙向溝通回覆函-MB1090604001
民眾向機關提出陳情，業經機關依照陳情案件處理方式及相關法令規定辦理，並將民眾陳情書及相關簽陳資料完成歸檔程序，由機關保管在案。嗣後民眾要求機關歸還上開已歸檔之陳情書及附件等檔案原件，業經貴局函復可依照機關檔案點收作業要點第9點第2項第10款規定，由承辦單位敘明原委並簽奉權責長官核准後，將原件發還陳情人並以複製品替代原已歸檔之正本，另該簽辦文件應與前案併案管理，以利後續稽考。惟實務上，民眾陳情案件原件常存有業經機關或業務單位黏貼之公文條碼、相關印章戳記、劃線註記、權責長官裁示等因公務處理而產生之相關資訊，機關能否逕依上開規定返還上開陳情案件原件，實不無疑義。請貴局再詳細說明，民眾要求機關返還業經歸檔之陳情資料，檔案法或相關子法有無強制機關必須返還?機關能否有裁量空間(例如，請民眾改循檔案應用程序辦理)，還是無論該等已歸檔陳情資料原件是否存有機關後續添註之各項資訊，承辦單位均得依機關檔案管理點收作業要點第9點第2項第10款規定辦理?
編號：MB1090907001
發表時間：109-09-07 12:58:02
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