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雙向溝通

您好，近來本局在檢討歸檔案件層級編目時案由著錄資訊，過去本局案由欄位係由系統自動代入案件主旨，經諮詢其他金檔獎獲獎機關作法，其建議將案由中有關"貴公司"、"臺端"、"本府"、"本局"等字樣置換為該機關完整名稱或受文者姓名，以增加案由之明確性。請問在案由著錄之原則中，是否有規定不得著錄"本府"、"本局"或"貴公司"等不明確之名稱?如著錄受文者之姓名是否會有觸犯個人資訊保護法的問題?
編號：MB1090324002 發表時間：109-03-24 19:34:10

林君您好，所詢問題茲復如下：
一、依機關檔案編目規範第2點與機關檔案管理作業手冊9.4.1.2第1目規定，案由係依照案件主旨或事由給予適切、簡要文字，扼要表達檔案內容。案由之著錄應以明確表達案件主旨或事由之人、事、時、地、物等為原則，著錄文字應簡潔明確並充分揭示案情。因此，案由不等同公文主旨，如由系統自動帶入公文主旨後，仍請依上開規定修正。
二、所詢案由是否規定不得著錄「本府」、「本局」、「貴公司」等不明確名稱一節，檔案管理相關法令並未明文，惟機關、團體或個人名稱如為案件之關鍵資訊，則應妥予著錄以符合充分揭示案情之原則。另，案由之目錄資訊屬案件層級，屬機關內部管理之用，並未對外公布，爰著錄受文者姓名並無侵害個人隱私之虞，惟仍應建立機關內部管理機制，避免資訊外洩。國家發展委員會檔案管理局敬上回覆時間：109-03-26 17:29:12

本頁最後更新日期： 109-03-26

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