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雙向溝通

你好: 我的問題有下列幾點: 1.我在機關內發現年代已久遠的檔案，且檔案皆無編目及公文文號請問我應該如何處理? 2.重新賦予公文文號是以文件產生日期還是歸檔日期為主?3.文書作業流程簽核是由業務承辦單位還是檔案管理人員擬稿?謝謝
編號：MB1070307001 發表時間：107-03-07 11:50:11

高張君您好，所提問題，敬復如下：
一、依檔案法第2條第2款規定，檔案係指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件；檔案法施行細則第12條第1項規定，各機關於檔案法施行前（91年1月1日）未屆滿保存年限之檔案，應辦理回溯編目建檔；另，依機關檔案編目規範第3點規定，檔案著錄包括案件及案卷二層級，但檔案回溯編目得以案卷層級著錄。是所詢檔案未編目者，請依上開規定辦理回溯編目建檔，並可利用貴機關檔案管理系統編目建檔或使用本局提供之目錄建檔工具「小型檔案管理系統V8.0.2」，並於建檔完成後辦理目錄彙送作業。二、依機關檔案編目規範第6點第6款及第7點第6款規定，案件之日期項應以文件產生日期著錄，案卷之日期項應以案卷內文件起迄日期著錄。依機關檔案管理作業手冊9.4.1.2第6目案件層級編目規定，公私文書及信札之產生日期為發（來）文或簽署日期；決議、決定及命令為核判或發布日期；條約及合約為簽署日期；報表及計畫為內容所指日期或編製日期；工程及產品圖說為設計日期；裁判原本及辦案書類原本為法官裁判或檢察官簽署日期；照片及微縮片為拍攝日期；地圖資料為製圖日期；錄影（音）資料為錄製日期；合併多件文號，為一案件時，文件產生日期應以最後產生日期之文件為著錄依據。
三、另，所詢對於年代久遠檔案進行清查、整理並辦理回溯編目建檔事宜，建議由檔案管理單位簽辦陳報權責長官。　　　　　　　　　　　　
國家發展委員會檔案管理局　敬上回覆時間：107-03-12 09:06:01

本頁最後更新日期： 107-03-12

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