國家發展委員會檔案管理局－電子信箱及雙向溝通

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電子信箱及雙向溝通

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雙向溝通：

為節省您寶貴的時間，儘速得到問題的解答，歡迎多利用【常見問答】服務進行問題檢索。如無您所需的相關解答，可藉由本系統雙向溝通服務機制，提出您所要詢問解答之問題。

如問題屬機關檔案管理資訊網(含檔案目錄彙送及檔案管理調查)、小型檔案管理系統及檔案目錄檢測軟體，則請多利用檔案資訊諮詢服務專線電話 070-1016-0017，傳真號碼(02)2513-6075，電子信箱 support@archives.gov.tw。

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MB1140610001 已回覆
您好，請問銷毀/移轉批號是什麼？產製銷毀/移轉批號的目的是什麼？函送給您們的銷毀/移轉目錄必須記載銷毀批號嗎？114-06-10

李小姐您好：

所詢有關「銷毀批號」與「移轉批號」之定義、產製目的及目錄記載規定，茲復如下：

一、銷毀批號係指機關辦理檔案銷毀作業時透過系統所編定之識別編號，用以區辨不同批次銷毀檔案之涵蓋範圍；移轉批號係指機關將永久保存檔案依規定移轉本局時，由本局於系統編定之移轉識別編號，用以標示該次檔案移轉作業之整體範圍。

二、產製批號旨在強化銷毀或移轉作業之追蹤與控管，俾利日後進行查找、稽核與歷程查考，確保各批檔案對應正確且紀錄明確，符合系統化管理原則。另，銷毀批號及移轉批號均為便於系統上操作及備查，本局並無規定需於銷毀目錄記載銷毀批號，亦無規定需於移轉目錄記載移轉批號。

三、為釐清臺端所詢內容，嗣後如以「雙向溝通」提問，煩請提供可聯絡之電話資訊，俾利確認提問並妥予說明。回復內容如有未盡之處，歡迎電洽檔案徵集組陳小姐（聯絡電話：02-89953591）。

　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1140609001 已回覆
承問題MB1140528001，請問「一般公務人員」是否包臨時人員及技工、公友？114-06-09

黃君您好：

所詢有關第23屆金檔獎評獎實施計畫附件9「機關同仁參與檔案管理培訓課程情形」(以下簡稱本表)中，就「一般公務人員」之疑義，茲復如下：
一、本案係接續前案提問(編號：MB1140528001)。本表所列之培訓對象「一般公務人員」，係指依公務人員任用法第9條及其施行細則第2條第1項規定，各機關組織法規中，除政務人員及民選人員外，依法考試及格，定有職稱及官等、職等之人員，爰不包含臨時人員、技工及工友。
二、如有其他詢問事項，請逕洽本案承辦人吳小姐： 02－89953522。

國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1140606004 已回覆
公文系統調案只能由檔管人員按「歸還」鈕嗎？還是可以由系統自動歸還？114-06-06

曾君，您好：
有關所詢公文系統調案歸還設定等疑義，因涉及內部調案流程，尚需釐清提問內容，惟本局前曾透過電話及電子郵件方式連繫您未果，爰請洽本局承辦人鄭小姐（聯絡電話：02-8995-5221）。
　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局　敬上
MB1140606003 已回覆
隨文裝訂的附件需要蓋騎縫章嗎？委員說沒蓋章會導致無法辨別是否抽換附件，所以堅持扣分，請問合理嗎？我們檔管人員因此難過落淚。114-06-06

王君您好：

所詢隨文裝訂之附件蓋(印)騎縫章疑義，茲復如下：

一、依機關檔案點收作業要點第9點及機關檔案管理作業手冊7.5.3.1規定略以，歸檔案件應蓋騎縫章或職名章，係依循公文程式條例第11條及文書處理手冊第16點第2款第12目規定，文稿有2頁以上者應裝訂妥當並蓋(印)騎縫章，旨在防止公文有變造、抽換之虞；另依行政院院長信箱105年8月11日釋例，文稿以外之附件或所附相關資料是否蓋印騎縫章，各機關可視業務實需本於權責自行決定。如有文書處理相關疑義，請逕洽權責機關行政院綜合業務處釋明。

二、所詢隨文裝訂之附件蓋(印)騎縫章疑義，依機關檔案管理考評作業指引附件1「機關檔案管理評鑑表」之項目2「歸檔案件依規定查核及點收」，係就法遵事項進行查核，旨在檢視機關檔案有無機關檔案點收作業要點第9點第2項各款規定應退還或補正情形者。如對考評委員之評分有疑義時，可提供本局相關說明，俾轉上級機關及考評委員參酌。

三、以上說明，請卓參。如仍有相關詢問事項，請電洽檔案徵集組許小姐（聯絡電話：02-8995-3584）。

　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局　敬啟
MB1140606002 已回覆
您們官網的機關檔案管理作業手冊是寫”全書電子檔-110年5月更新”，但是點進去第一頁又是”中華民國107年12月”，網站下面又有” 發布日期：113/05/16、最後更新時間：113/05/28”。這4種版本，究竟何者為真？該如何依循？114-06-06

林君您好：
所詢本局官網之機關檔案管理作業手冊更新版本之疑義，茲回復如下：
一、「機關檔案管理作業手冊」自107年12月出版迄今，因應政治檔案條例公布施行及檔案法施行細則修正，前於110年更新第19章「目錄彙送」及第21 章「應用」等相關規定，其餘章節未修正，先予敘明。
二、考量前揭修正僅部分章節，並因應電子化便捷使用之考量，尚無規劃再版印製實體書。另為利於辨識，業於更新後的全書電子檔之檔名加註110年5月，至於本局官網頁面下方之「發布日期」及「最後更新時間」係網站發布日期及最後更新時間，與本手冊發布版本無涉。
三、如有其他詢問事項，請逕洽本案承辦人巫小姐：02-89953975。
MB1140606001 已回覆
密件機密文書機密等級變更或註銷機率單在密件公文還沒到解密日期前可以先送出簽核嗎？假如公文上寫本件至114年6月11日解密可以在5月28日先送出簽核嗎？ 114-06-06

林君您好：

經洽臺端瞭解，係本機關辦理機密檔案清查之解降密作業處理產生疑義，茲復如下：

(一)依機關檔案管理作業手冊22.4.6.2規定，檔案管理人員清查機密檔案時，針對解密條件已成就或未列解密條件者，應彙編機密檔案目錄送請業務承辦單位檢討，並由承辦人員依法令辦理機密等級之變更或解密事宜；但保密期限屆滿者，其解密事宜，由檔案管理單位送業務單位依規定逕行註銷。

(一)爰所詢機密檔案清查之解降密作業，請依上開規定辦理，倘尚未屆保密期限者，應俟屆保密期限後辦理解降密作業。如有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-8995-3586）。

　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局　敬啟
MB1140604002 已回覆
請問單位沒有購買光碟櫃，但是庫房整體環境已經能穩定控制在相對濕度５０％、溫度２０℃，這樣的話光碟可以放在棉套內隨文裝訂嗎？114-06-04

江君您好:
所詢有關保存光碟片之相關疑義一案,茲復如下:
一、依「檔案庫房設施基準」第13點附表規定,機關非紙質類媒體檔案之保存環境溫溼度標準為溫度20°C±2°C、相對溼度50%±5%;復依機關檔案管理作業手冊12.4.2.1規定,電子媒體類檔案應放置於具溫、溼度控制功能及防火、防蝕、耐震等措施之金屬類檔案箱、檔案架或檔案櫃。
二、次依機關檔案管理作業手冊12.4.1.1規定,紙質類檔案附件以與原件併同裝訂為原則;如難以併同裝訂時,應於附件適當位置標示檔號後另行存置,並於原件目次表註明附件媒體型式、數量及存放位置。爰貴機關庫房整體保存環境及條件如符合前揭規定,光碟片得與原件併同裝訂存放。
三、如仍有其他相關詢問事項,歡迎電洽本局檔案典藏組戴小姐,電話:02-8995-3565。
MB1140604001 已回覆
您好，爬文有看到大局於MB1130722003回覆內容「另經機關權責長官同意附件另存者，檔案管理人員應於機關檔案管理系統相關欄位妥予註記其存放位置，以利後續查考應用」，請問相關欄位是指哪一個欄位？114-06-04

曾君您好：

所詢歸檔案件之附件另存註記欄位疑義，茲復如下：

一、經查本案係接續前案提問(編號：MB1130722003)。有關檔案管理人員於機關檔案管理系統相關欄位註記一節，依機關檔案管理作業手冊9.4.1.2第8目規定，附件是本文之補充及說明，應著錄其媒體型式、數量、單位及存放處所；如機關檔案管理系統無附件存放處所欄位可註記時，亦可著錄於其他應記載事項或備註等欄位。所詢歸檔案件之附件另存註記欄位，請依前開說明辦理。

二、以上說明，請卓參。如仍有相關詢問事項，請電洽檔案徵集組許小姐（聯絡電話：02-8995-3584）。

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MB1140602001 已回覆
請問第23屆金檔獎計畫附件9機關同仁參與檔案管理培訓課程情形中，請問「文書管理人員」是否包含單純收文及發文人員?114-06-02

黃君您好：

所詢有關第23屆機關檔案管理金檔獎(以下簡稱金檔獎)評獎實施計畫附件9「機關同仁參與檔案管理培訓課程情形」(以下簡稱本表)中，就「文書管理人員」之疑義，茲復如下：
一、本表填寫目的之一係為瞭解金檔獎參獎機關對於「文書及檔案管理專業分級培訓計畫」所列培訓對象，包括一般公務人員、文書管理人員、檔案管理人員、系統管理人員及督導人員，其完成通識入門級及基礎實務級課程情形，合先敘明。
二、依上開計畫規定，文書管理人員係指各機關承辦文書管理相關業務者；參酌文書處理手冊及文書流程管理作業規範規定，文書管理包括收文、分文、繕打、校對、用印、發文、稽催、管制等作業。是以，所詢本表中「文書管理人員」包含收文及發文人員。
三、如有其他詢問事項，請逕洽本案承辦人吳小姐：02-89953522。

國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1140529002 已回覆
有關機關檔案點收作業要點第五點歸檔流程疑義，查本機關機密檔案辦畢歸檔流程為承辦單位(單位收發)→密件總收發(總收發)→檔案管理單位(總檔管)，因本機關規劃檢討歸檔流程簡化作業，請問機密檔案歸檔流程得否不經過密件總收發(總收發)，辦畢後逕送檔管單位歸檔? 其歸檔時效(五日內)何時起算較為妥適? 另詢得否提供貴局歸檔流程，俾供本機關參考? 114-05-29

莊君，您好：

所詢機密檔案之歸檔及起算等相關疑義，綜復如下：

一、機密檔案管理辦法第4條規定略以，機密文書歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，並於封面上註明單位名稱等相關欄位，送檔案管理單位辦理歸檔；所詢機密檔案歸檔流程得否不經過密件總收發逕送檔管單位歸檔者，如能符合前開規定意旨，允由機關於內部作業規範明定酌處。

二、另，機關檔案點收作業要點第5點規定略以，各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於辦畢次日起算五個工作日內逐件依序彙齊後併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔；故其起算方式，係由辦畢次日起算五個工作日內送交檔案管理單位歸檔。

三、以上說明，請卓參；如仍有詢問事項，請逕洽本局檔案徵集組承辦人伍先生（聯絡電話：02-8995-3593，電子郵件信箱：jcwu@archives.gov.tw）。

　　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1140529001 已回覆
您好，想請問普件公文中的附件，因基於個資法為提示收文公務機關應予保密，能否於本文附件欄位，加註「附件請以密件處理，抽辦後解密」等文字？114-05-29

張君您好：

所詢附件解密條件之疑義，說明如下：

一、依文書處理手冊第31及59點規定，機密文書保密期限或解密條件之標示，應具體明確，以括弧標示於機密等級之右，附件則註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣；另，依行政院106年8月17日院長電子信箱回復文書處理相關釋例略以，104 年 4 月 28 日修正前開手冊時，已增列應具體明確之規定，並考量「附件抽存後解密（適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者）」於各機關實務上屢有爭議爰予刪除，是以應儘量避免使用。有關文書處理階段保密之處置，如仍有疑義，建請逕洽主管機關行政院綜合業務處釋明。

二、以上說明，請卓參；如仍有詢問事項，請逕洽本案承辦人伍先生（聯絡電話：02-8995-3593，電子郵件信箱：jcwu@archives.gov.tw）。

　　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1140528001 已回覆
關於第23屆金檔獎計畫附件9「機關同仁參與檔案管理培訓課程情形」，請問授課對象是否包含臨時人員以及技工、工友？114-05-28

黃君您好：

所詢有關第23屆機關檔案管理金檔獎(以下簡稱金檔獎)評獎實施計畫附件9「機關同仁參與檔案管理培訓課程情形」(以下簡稱本表)填寫疑義，茲復如下：
一、本表填寫目的之一係為瞭解金檔獎參獎機關對於「文書及檔案管理專業分級培訓計畫」所列培訓對象，包括一般公務人員、文書管理人員、檔案管理人員、系統管理人員及督導人員，其完成通識入門級及基礎實務級課程情形，合先敘明。
二、上開培訓對象係依該等人員之職務特質，就其應備之專業知能參與培訓課程，所詢相關人員是否包含臨時人員、技工及工友一節，涉及機關人員配置及首長用人權責，由機關視各人員職務性質，並依實務需求所應備專業知能，參酌上開計畫建議課程妥為規劃及推動培訓事宜，並據以敘明於本表。
三、如有其他詢問事項，請逕洽本案承辦人吳小姐：02－89953522。

國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1140527003 已回覆
114年度檔案管理人員專業認證考試在8/23與今年公投（可能含罷免）同日，嚴重影響考生投票權益。沒看過公職考試和選舉類投票同日的，且考生應該也有不少選務人員員影響相關考試權益，希望貴單位考慮改期，謝謝114-05-27

臺端您好：

一、所詢本(114)年度檔案管理人員專業認證考試原定於本年8月23日（星期六）辦理，適逢全國性公民投票，本局已於檔案管理人員專業認證網(簡稱ARM，網址：https://arm.archives.gov.tw）「最新消息」公告考試日期因應調整，至改期日期涉及北中南三區考場及相關行政作業尚待整體評估，考試日期確定後將函知中央及地方各主管機關，並再行公告，敬請留意 ARM 網站資訊。

二、如有其他詢問事項，請洽客服諮詢專線：02-25030030或本案承辦人劉小姐：02-89953523，預祝您考試順利。

　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬啟　　
MB1140527002 已回覆
一、依據檔案管理手冊12．4．1．1有關紙質類檔案目次表之參考範例，圖12－2之檔號起訖：0105／60010101／0002／0001／001－003，請問：是否能以105／60010101／2／1／1－3之方式記載即可？二、另依據文書及檔案管理電腦化作業規範附錄3之一基本欄位規定，年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號欄位格式分別為X（4）、X（20）、X（12）、X（4）及X（3），X 代表文字或數字，請問：其後數字是表示最大長度？或是指應各為4、20、12、4及3碼之意？謝謝。114-05-27

陳君您好:
所詢有關檔號記載方式及「文書及檔案管理電腦化作業規範」(以下簡稱文檔規範)等問題,茲復如下:
一、依機關檔案管理作業手冊8.3.3及8.4.2規定略以,檔號係由檔案年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號所組成之一組號碼,歸檔案件經檔案管理人員著錄該案件之起始年份為年度號,並依檔案內容進行分類確立案名,編訂案次號,將案件歸入適當之案卷,依序編列卷次號,再依文件產生日期之先後賦予目次號,爰請依上開規定編訂檔號,並依前揭手冊12.4.1.1規定記載於目次表,系統欄位儲存與呈現內容應完全一致。
二、至文檔規範附錄3之一基本欄位規定內部格式X()之()內數字係代表開設資料庫欄位時的最大長度,具體資料長度仍須依相關規定辦理。
三、如仍有相關詢問事項,歡迎電洽本局檔案典藏組王小姐,電話:(02)8995-3567。
國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1140527001 已回覆
您好，請問行政程序法等法律中的閱覽卷宗，閱覽的文件如屬已歸檔，有文號的檔案，其閱覽流程、申請程序及收費標準等規定，應如何適用？卷宗與檔案的差異是什麼？114-05-27

陳君，您好：
　　有關臺端所詢已歸檔文件之閱覽流程、申請程序、收費標準，以及卷宗與檔案之差異等疑義，說明如下：
一、有關民眾向機關申請應用檔案之申請程序及閱覽流程，業於檔案法（下稱本法）及機關檔案管理作業手冊第21章「應用」訂有相關規範。各機關受理民眾申請應用檔案經核准者，其費用之收取，依本法第21條略以，得依本局所定之檔案閱覽抄錄複製收費標準辦理，或由各機關自行依規費法第10條規定訂定之收費標準規定收取。爰有關應用檔案收費事宜，請洽詢受理檔案應用申請之機關。
二、至卷宗與檔案差異一節，依本法第2條第2款規定，檔案係指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。復依本法施行細則第2條第2款規定，上開所稱管理程序，係指依文書處理或機關業務相關法令規定，完成核定、發文或辦結之程序；文字或非文字資料及其附件，則指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。
三、是以，倘屬機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄文件並依管理程序歸檔管理者即為檔案；惟行政程序法第46條所列卷宗之定義，建請洽權責機關法務部釋明。
四、前開相關法令可至本局全球資訊網（網址：https://www.archives.gov.tw/）首頁/認識我們/文檔法規項下載參閱。
國家發展委員會檔案管理局敬上
MB1140430002 已回覆
檔案裝訂之封面或卷脊及容具背脊應標示案名、檔號及保存年限，想請問這三項是一定要標示的嗎?又檔號是否一定要完整標示「年度號、分類號、案次號、卷次號、目次號」，沒有目次號可以嗎?謝謝114-04-30

謝君您好：
所詢檔案裝訂之封面或卷脊及容具背脊標示資訊問題，茲復如下：
一、依機關檔案管理作業手冊12.4.1.1規定，檔案置入容具後，應於容具背脊標示檔號、案名及保存年限，必要時得於封面併同標示，爰請依規定標示檔號、案名及保存年限。
二、復依前揭手冊9.4.1.2規定略以，檔號係由檔案年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號所組成，爰請完整標示檔號，以利檔案保管及檢索。
三、如仍有相關詢問事項，歡迎電洽本局檔案典藏組郭先生，電話：（02）8995-3566。
MB1140430001 已回覆
有關密件公文歸檔，如成就解密條件，且完成解密程序，依檔管作業手冊規定解密後檔案放回原檔號位置，但是實務上常常會遇到放回原檔號時，該卷次已滿卷，卷宗已經放不下，如果還是要放在該卷次位置，該檔號後所有的案件都需要重新調整且換卷重整，針對此狀況是否有處理方式? 另外如果密件公文著錄時可以另立案次存放或是以不同卷次號存放，待解密後再調整存放至一般的案次存放嗎? 114-04-30

李君您好：

所詢機密檔案解密之後續整理保管，及另以編案或卷次號區分處理疑義，茲復如下：

一、依機關檔案管理作業手冊（以下簡稱作業手冊）22.4.6.4規定，機密檔案經解密，即依一般檔案存放管理。倘機密檔案解密後，其原檔案容具放置不下，該案件得調整至案卷最末件處理，並依作業手冊9.4.1.2規定，於該案件之關聯項註記原檔號資訊，以利查考。

二、另所詢以機密等級編案或以卷次號區分機密檔案處理，機密檔案編案原則同一般檔案，應依檔案分類編案規範第10點、作業手冊8.4.2及22.4.2.1規定辦理，檔案管理單位就機密檔案專用封套上所記載之分類號、案名或案由所涉業務內容檢視，可否併入案情關聯之前案或另立新案，不宜將機密檔案單獨編立一案，以免相同案情之案件分散，無法完整呈現全案內容及發展始末。又卷次號係區分同案不同卷次或不同媒體形式之號碼，與密等區分無涉。

三、以上說明，請卓參。如有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-8995-3586）。

　　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1140422003 已回覆
依「文書流程管理作業規範」第五點、（二十七）規定：「…以「案」管制之公文，其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號結案，處理中有發文需要者，另以他號方式處理，並於全案辦結時一併歸檔。」 Q.請問「以案管制」全案辦結時從首件迄最終件一併歸檔，有關作業實務操作問題：本會辦理申訴及調解等專案性質管制案件，全案辦結需2至3年，首件加計以他號處理公文共約10餘件（含發文），考量具專案性及連續性，為利該業務作業效率、精簡歸檔作業程序及妥善專案歸檔案件完整性，本會得否比照「臺灣高等法院及所屬法院檔案管理要點」第三點規定：「訴訟卷宗應俟案件確定執行完畢後始得歸檔…」，俟申訴及調解案全案執行完畢後再行一併歸檔。114-04-22

巫君，您好：

所詢文書流程管理作業規範之以案管制於全案辦結時一併歸檔相關疑義（編號MB1140422001、MB1140422002、MB1140422003）等節，綜復如下：

一、所詢文書流程管理作業規範（以下簡稱本規範）第5點第27款規定略以，有關「以案管制」公文全案辦結時，其首件公文及處理過程另以他號取號之收發公文一併歸檔，其意旨在於以案管制案件之結案時限與數量統計均以「案」為標準，爰規定全案辦結時相關公文一併歸檔。至於全案各案件歸檔前，相關人員應配合辦理延後歸檔或稽催等作業，允應依檔案法令規定辦理。

二、前揭「以案管制」適用範圍包括專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委員質詢案件、監察案件或其他經單位主管指定應以案管制之案件，由各機關視案件性質，按不同類別管制方式辦理。本案經洽臺端表示，案內所提申訴及調解一節，係指廠商與機關間關於招標、審標、決標等爭議，依政府採購法第6章規定提出之異議、申訴及調解事項，相關作業案件之辦結規定，請本於前開法律規定期限為之；在公文流程管制方面，如經衡酌公文類別採前開以案管制方式管理，應併同考量全案辦結時相關公文一併歸檔之配合事項。

三、另，屬辦畢案件之歸檔作業，仍應依機關檔案點收作業要點第5、7至8及第10點，及機關檔案管理作業手冊第7章點收等規定辦理。

四、以上說明，請卓參；如仍有詢問事項，文書流程管理作業規範部分請逕洽本局企劃組（聯絡電話：02-8995-3507）；歸檔點收作業部分請逕洽本局檔案徵集組承辦人伍先生（聯絡電話：02-8995-3593，電子郵件信箱：jcwu@archives.gov.tw）。

　　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1140422002 已回覆
依「文書流程管理作業規範」第五點、（二十七）規定：「……以「案」管制之公文，其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號結案，處理中有發文需要者，另以他號方式處理，並於全案辦結時一併歸檔。」 Q.請問「以案管制」全案辦結時從首件迄最終件一併歸檔，有關作業實務操作問題：二、「機關檔案點收作業要點」第五點：「五、各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於辦畢次日起算五個工作日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔……」，所指「辦畢案件」是否涵括採以案管制專案性質案件，須待全案辦畢或辦結，於次日五個工作日內逐件彙齊，一併歸檔。114-04-22

巫君，您好：

所詢文書流程管理作業規範之以案管制於全案辦結時一併歸檔相關疑義（編號MB1140422001、MB1140422002、MB1140422003）等節，綜復如下：

一、所詢文書流程管理作業規範（以下簡稱本規範）第5點第27款規定略以，有關「以案管制」公文全案辦結時，其首件公文及處理過程另以他號取號之收發公文一併歸檔，其意旨在於以案管制案件之結案時限與數量統計均以「案」為標準，爰規定全案辦結時相關公文一併歸檔。至於全案各案件歸檔前，相關人員應配合辦理延後歸檔或稽催等作業，允應依檔案法令規定辦理。

二、前揭「以案管制」適用範圍包括專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委員質詢案件、監察案件或其他經單位主管指定應以案管制之案件，由各機關視案件性質，按不同類別管制方式辦理。本案經洽臺端表示，案內所提申訴及調解一節，係指廠商與機關間關於招標、審標、決標等爭議，依政府採購法第6章規定提出之異議、申訴及調解事項，相關作業案件之辦結規定，請本於前開法律規定期限為之；在公文流程管制方面，如經衡酌公文類別採前開以案管制方式管理，應併同考量全案辦結時相關公文一併歸檔之配合事項。

三、另，屬辦畢案件之歸檔作業，仍應依機關檔案點收作業要點第5、7至8及第10點，及機關檔案管理作業手冊第7章點收等規定辦理。

四、以上說明，請卓參；如仍有詢問事項，文書流程管理作業規範部分請逕洽本局企劃組（聯絡電話：02-8995-3507）；歸檔點收作業部分請逕洽本局檔案徵集組承辦人伍先生（聯絡電話：02-8995-3593，電子郵件信箱：jcwu@archives.gov.tw）。

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MB1140422001 已回覆
依「文書流程管理作業規範」第五點、（二十七）規定：「……以「案」管制之公文，其首件公文收文號於全案辦結時始能銷號結案，處理中有發文需要者，另以他號方式處理，並於全案辦結時一併歸檔。」 Q.請問「以案管制」全案辦結時從首件迄最終件一併歸檔，有關作業實務操作問題：一、所謂「一併歸檔」，依上開要點規定首件公文及以他號方式處理之公文，應於全案辦結時一併銷號結案及歸檔，是否意指前開公文於歸檔之前：（一）該「以案管制」所有相關已決行或判發之實體公文得由承辦人原件自行保管？（二）承辦人不需就該專案已辦結公文逐件申請延後歸檔？（三）檔案管理單位不需就該已辦結公文，逐件辦理結案逾期未歸檔稽催作業？ 114-04-22

巫君，您好：

所詢文書流程管理作業規範之以案管制於全案辦結時一併歸檔相關疑義（編號MB1140422001、MB1140422002、MB1140422003）等節，綜復如下：

一、所詢文書流程管理作業規範（以下簡稱本規範）第5點第27款規定略以，有關「以案管制」公文全案辦結時，其首件公文及處理過程另以他號取號之收發公文一併歸檔，其意旨在於以案管制案件之結案時限與數量統計均以「案」為標準，爰規定全案辦結時相關公文一併歸檔。至於全案各案件歸檔前，相關人員應配合辦理延後歸檔或稽催等作業，允應依檔案法令規定辦理。

二、前揭「以案管制」適用範圍包括專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委員質詢案件、監察案件或其他經單位主管指定應以案管制之案件，由各機關視案件性質，按不同類別管制方式辦理。本案經洽臺端表示，案內所提申訴及調解一節，係指廠商與機關間關於招標、審標、決標等爭議，依政府採購法第6章規定提出之異議、申訴及調解事項，相關作業案件之辦結規定，請本於前開法律規定期限為之；在公文流程管制方面，如經衡酌公文類別採前開以案管制方式管理，應併同考量全案辦結時相關公文一併歸檔之配合事項。

三、另，屬辦畢案件之歸檔作業，仍應依機關檔案點收作業要點第5、7至8及第10點，及機關檔案管理作業手冊第7章點收等規定辦理。

四、以上說明，請卓參；如仍有詢問事項，文書流程管理作業規範部分請逕洽本局企劃組（聯絡電話：02-8995-3507）；歸檔點收作業部分請逕洽本局檔案徵集組承辦人伍先生（聯絡電話：02-8995-3593，電子郵件信箱：jcwu@archives.gov.tw）。

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