國家發展委員會檔案管理局－電子信箱及雙向溝通

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電子信箱及雙向溝通

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MB1150723003 已回覆
建議強化「檔案管理人員專業認證」之實質效益與專業價值檔案管理人員專業認證制度，有助提升專業知能，感謝貴局長期推動。許多考生為取得認證，投入相當時間與心力準備，通過認證是對專業能力與努力的重要肯定。然而，目前取得認證後，除具備專業資格外，實務上的實質效益似仍有限。建議貴局持續思考認證制度的後續運用，例如於檔案管理相關職務、專業分工、升遷、各類加給或其他適當制度上，適度反映認證人員的專業能力。期待未來認證不僅是一張證書，更能成為專業能力的象徵，並在實務工作中發揮具體價值，以鼓勵更多人投入檔案管理專業。 115-07-23

黃君您好：

所詢檔案管理人員專業認證（以下簡稱專業認證）之實質效益與專業價值疑義，茲回復如下：

一、為落實機關檔案由專業人員管理，提升檔案管理成效，本局推動專業認證制度，提供專業能力證明，作為公私部門檔案人員遴用參據，同時建立檔案管理專業形象。

二、本考試區分基礎級與進階級兩級認證，通過基礎級認證，代表檔案管理人員已具備檔案管理基本能力及條件，通過進階級認證，則表示具備相關專科之專業與實務管理能力，兩者均可增進職涯競爭力，並有助提升機關檔案管理品質，共同推動我國檔案管理專業發展。

三、為推廣機關鼓勵其所屬人員參與專業認證，除每年保留多數名額提供機關薦送相關人員參試，並將認證通過情形列為機關檔案管理評鑑及金檔獎、金質獎之評核事項，以為鼓勵，同時亦尊重機關本其權責評估通過認證者之職務安排及相關獎勵。至於將認證作為機關檔案管理人員從業必要資格一節，未來俟檔案法修正時，再予評估納入，併予敘明。

四、誠摯感謝您對檔案管理專業之熱忱及參與，如有其他詢問事項，請洽本案承辦人劉小姐：02－89953523。

　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1150723002 已回覆
請問關於機密檔案的問題： 1.依規定機密檔案歸檔時承辦人應於彌封處蓋章，但因專用封套開口處有棉紙凸出牛皮紙，請問所謂的「彌封處」指的是哪個位置？(1)棉紙下方封口牛皮紙與封體牛皮紙的交界處？(2)棉紙與封體牛皮紙的交界處？ 2.文書管理手冊規定解密需填具機密文書機密等級變更或註銷紀錄單。請問解密案件歸檔時的排序與頁碼編寫應如何執行？紀錄單要擺在原密件上面成為第1頁嗎？若是如此，整份文件的頁碼需要從紀錄單開始全部重新往下編寫，還是紀錄單可以不編寫或獨立編寫頁嗎？(因為承辦人在密封前已經寫過頁碼，如果紀錄單當成第1頁編寫，等於整份都要擦掉重寫。)115-07-23

鄭君您好：

所詢機密檔案專用封套（以下簡稱專用封套）彌封處蓋章及機密等級變更或註銷紀錄單（以下簡稱註銷紀錄單）頁碼疑義，茲復如下：

一、依機密檔案管理辦法第4條及機關檔案管理作業手冊22.4.1.1規定，機密文書歸檔時，承辦人員應使用專用封套封裝及於封口加蓋印章或職名章，送檔案管理單位辦理歸檔，其目的旨在避免歸檔之機密文書有抽換或拆散等情事。爰所詢彌封處蓋章一節，倘均可達前開同等效果，蓋章於所述兩處尚無不可。

二、復依文書處理手冊規定，機密文書機密等級註銷時，於原機密案件明顯處檢附註銷紀錄單。註銷紀錄單及處理意見表得分別編寫頁碼，並於該案件首頁註明總頁數，無須重新塗改或續編頁碼。

三、以上說明請卓參，如有其他檔案管理業務詢問事項，敬請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-8995-3586）。

　　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1150723001 已回覆
若某案卷原保存年限為 15 年，案內包含 100 年的機密文件，後於 113 年併入解密後的變更通知單，該卷保存年限應如何計算？「仍以100年起算15年，於115年屆滿」,還是「以113年為起算點，於128年屆滿」?115-07-23

蘇君您好：

所詢機密文書機密等級變更或註銷通知單併案後，其保存年限計算疑義，茲復如下：

一、依機關檔案編目規範第12點、機關檔案管理作業手冊9.4.1.3規定，案卷內文件之起迄日期，應以案卷內最早與最晚文件產生之日期著錄之。

二、所詢機密文書機密等級變更或註銷通知單併案後，其保存年限計算，因案卷內文件起迄日期已變更，爰當以最晚文件產生日期計算。

三、以上說明請卓參，如有其他檔案管理業務詢問事項，敬請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-8995-3586）。

　　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1150721002 已回覆
早期的公文(民國66年至100年)，要辦理檔案銷毀。要銷毀保存年限10年以下的紙本公文。但，早期的保存年限區分表，沒有登打清理處置的方式。想詢問第1個問題，這樣是不是，機關內部，是不是有需要辦理檔案鑑定 ? 再來，第2個問題，保存年限10年以下的公文，辦理檔案鑑定後，鑑定報告及銷毀目錄，一樣是層送上級機關，再由上級機關層送檔案管理局 ? 謝謝。 115-07-21

林君您好：

所詢辦理檔案銷毀之檔案鑑定疑義，說明如下：
一、機關檔案管理作業手冊16.4.1.2及16.4.1.6等規定略以，檔案屬未明定其清理處置方式且產生時間已逾30年，或保存年限10年以上者，宜依同手冊15.5規定辦理檔案保存價值鑑定；經辦理檔案保存價值鑑定者，應併附檔案鑑定報告並將檔案銷毀計畫、檔案銷毀目錄，依檔案法施行細則第10條規定程序層送本局審核。是以，所詢檔案銷毀之檔案鑑定疑義，請依前開規定辦理。
二、以上說明，請卓參；如仍有詢問事項，請逕洽本案承辦人王先生（聯絡電話：02-8995-3597，電子郵件信箱：jbwang@archives.gov.tw ）。

　　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1150720001 已回覆
請問紙本附件隨文的頁碼一定要順著本文編下來嗎？假設：可以在紙本首頁寫本文2頁+附件3頁嗎？然後編頁碼時，本文頁碼寫1、2；附件頁碼寫1、2、3，這樣的寫法嗎？公文系統：本文key2頁；附件key3頁嗎？(因為公文系統沒有總頁數)115-07-20

藍小姐您好：
所詢有關附件隨文歸檔案件頁碼編寫相關疑義，茲復如下：
一、依機關檔案點收作業要點第3點及機關檔案管理作業手冊7.5.1.2規定，歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人逐件依序編寫頁碼，並得於案件首頁註明總頁數；附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者，得免併本文連續編寫頁碼，另於案件本文首頁註明連同附件之總頁數，以確認其數量無誤。有關所詢附件隨文歸檔案件頁碼編寫疑義，請依上開規定辦理。
二、以上說明，請卓參。如仍有其他詢問事項，請電洽檔案徵集組游小姐(聯絡電話：02-8995-3594)。
　　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1150708002 已回覆
貴局您好請問密件已經單獨存放，封套外面還需要再用卷夾包住嗎?因為上次查核有委員堅持封套外面還需要再用卷夾包住而且卷夾第一頁要放目次表，但是我們密件的目次表是放在他所屬的普通卷的卷夾的第一頁，我怎麼查都沒有查到封套外面還需要再用卷夾包住而且卷夾第一頁要放目次表的相關規定，我們同仁很認真卻被扣分，因此難過落淚，請問貴局是不是真的有相關規定？115-07-08

王君您好，

所詢機關檔案管理考評項目（以下簡稱考評項目）「機密檔案管理」疑義，說明如下：

一、考評項目38至40係查核機關管有之機密檔案自點收、保管及清查等作業落實情形。復依機密檔案管理辦法及機關檔案管理作業手冊第22章機密檔案管理相關規定，無目次表應與機密檔案併同存放之相關規定，故不宜列入考評項目之評分標準。

二、有關考評項目「機密檔案管理」疑義，請參考前開說明。回復內容如有未盡之處或有其他檔案管理詢問事項，敬請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-8995-3586，電子郵件：kwwu@archives.gov.tw）。

　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局　敬啟
MB1150706002 已回覆
請問有關本別的判定： 1、「來文為正本簽辦後結案」本別為何？　　 2、「來文為副本簽辦後結案」本別為何？　　 3、「來文(正/副本)函轉或回函」、「創簽結案」、「創稿發文」、「創簽稿並陳」本別為何？　　 4、前述1-3種本別，若包含綜簽，本別是否改變？　　 5、前述1-3種本別，內包含修正前的簽或修正前的稿，本別是否改變？115-07-06

黃小姐，您好：
所詢有關本別疑義，茲復如下：
(一)依機關檔案管理作業手冊9.4.1.2規定，本別係指於撰稿、製發過程或因使用需要產生之各種文件類別，如正本、副本、稿本、草稿、定稿等。其中「正本」係指公文內容與受文者直接有關者；「副本」則係按主從性質非主要受文者或公文內容與受文者無直接關係者；「定稿」為經裁決或核定的草稿文件；「稿本」為同一案件涵蓋定稿及尚未核定的草稿等多種文件類別者。是以，有關本別判定，請依前開規定據以著錄。
(二)以上說明，請卓參。如有其他檔案管理詢問事項，敬請電洽檔案徵集組陳小姐（聯絡電話：02-89953585)。
MB1150706001 已回覆
請問檔管局，有會辦其他科室的【簽稿會核單】，在辦理歸檔，簽稿會核單，是放在公文之後 ? 還是公文的前面 ? 歸檔的順序，是簽 - 簽稿會核單 - 附件 ? 還是簽稿會核單 - 簽 - 附件 ? 謝謝。115-07-06

小姐您好：
所詢檔案歸檔順序，敬復如下：
一、依機關檔案點收作業要點第3點及機關檔案管理作業手冊7.5.1.2規定，歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員將同一案件按文件產生時間之先後順序整理排序，晚者在上，早者在下。
二、所詢涵蓋簽稿會核單、簽、附件之公文於辦畢歸檔時，案件置放順序，請依前開規定辦理。
三、以上說明，請卓參，如仍有其他詢問事項，請電洽檔案徵集組黃小姐(聯絡電話：02-89953591)。
　　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬啟
MB1150625002 已回覆
檔管局鈞安：第2個問題請教（1）項目1-2，有一個案例是，以前某幾年度本機關是採線上簽核及紙本簽核雙軌併行。（2）惟有疑問的是，依照歸檔清單填寫範例，紙本轉線上並辦畢者，該紙本來文數量是寫在備註欄位，媒體數量單位欄位是填寫硬式磁碟數量，這些我都知道了。（3）採線上簽核（計4頁，含紙本轉線上來文及來文附件）及紙本簽核（計1頁）***雙軌併行***。這題我想許久，我可以如下所示這樣表達嗎？媒體類型數量單位→硬式磁碟/4/頁；紙本/1/頁備註→紙本來文/1/頁感謝撥空回覆🙏功德無量祝平安喜樂♡115-06-25

白小姐您好：
(一) 依機關檔案管理作業手冊7.5.1.1及表7-1歸檔清單(參考範例)備註1規定略以，歸檔案件以原件為原則；歸檔清單之「媒體類型/數量/單位」應註記歸檔案件本文或特殊媒體型式之類型(不含附件)，但隨文裝訂之附件頁數應與公文併記數量；改採線上簽核辦畢之紙本來文併同歸檔者，註記線上簽核案件之數量，至其紙本來文數量註記於備註。
(二) 所詢歸檔清單「媒體類型/數量/單位」註記問題，請確依上開規定覈實註記，落實歸檔案件點收作業。
三、以上說明，請卓參，如有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組吳先生(聯絡電話：02-8995-3604)。
國家發展委員會檔案管理局敬啟　
MB1150625001 已回覆
檔管局鈞安：密件封套的彌封紙很薄稍有不慎就不損，為了不讓破損一事重複發生，想問能否在密件封套外面套上一層pp材質塑膠袋，以降低密件破損的可能性？（原本就已有用堅固的pp雜誌架依照檔號排序）感謝撥空回覆🙏🙏 祝平安喜樂❤❤❤115-06-25

白小姐您好：
一、依機密檔案管理辦法第4條第2項規定略以，機密檔案專用封套各機關得視業務需要，參考檔案中央主管機關設計之範例，自行統一規格訂製使用。次依同法第6條第2項規定略以，機密檔案應另備保險箱或其他具安全防護功能之箱櫃，裝置密鎖存放之。爰封套及箱櫃之選用，應以達成機敏資訊不外洩之安全防護效果為要，至其材質、形式等考量，機關可自行酌處。
二、以上說明，請卓參，如有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組吳先生(聯絡電話：02-8995-3604)。

國家發展委員會檔案管理局敬啟　　
MB1150617001 已回覆
GRS 040604備註出國考察報告應永久保存1份，因為公文銷毀之後檔案夾也一起銷毀了，請問這樣要怎麼永久保存？115-06-17

王君您好：

所詢列屬永久保存檔案保存疑義，茲復如下：
一、依人事類檔案保存年限基準表規定，本機關之出國考察報告應由機關自行永久保存1份。
二、復依檔案法第6條規定，檔案管理以統一規劃、集中管理為原則。是所詢本機關之出國考察報告之保存方式得由機關衡酌典藏空間與實務作業需要，統一集中存放於檔案庫房或另擇適當地點存放，並於檔管系統適當欄位(如附註項)註記存放位置，俾後續管理及查檢使用。
三、至選派出國考察公文相關文件，仍應依人事類檔案保存年限基準表及機關檔案分類及保存年限區分表規定辦理；屬定期保存之檔案，於屆滿保存年限後，得依法辦理銷毀作業。
四、以上說明，請卓參。如仍有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組黃小姐（聯絡電話：02-8995-3591）。
MB1150609001 已回覆
若電子來文改為紙本簽核方式辦理，電子來文的附件是否須全部列印成紙本併同歸檔?若附件檔案有幾百頁，是否也一定要列印，還是可將附件檔案儲存在隨身碟或燒成光碟後交付歸檔。115-06-09

廖君您好：

所詢電子來文經轉製為紙本簽核辦畢之附件歸檔疑義，茲復如下：
一、依機關檔案點收作業要點第2、3點及機關檔案管理作業手冊7.5.1.2規定略以，各機關歸檔案件以原件為原則，主要考量檔案具有唯一性、真實性等特性，及行政稽憑與法律信證價值；至有附件者每一種以一份為限，先予敘明。
二、所提電子來文經轉製為紙本簽核辦畢者，該紙本即為原件，至來文之附件，如經併同轉製為紙本或電子媒體型式辦畢後，即應併同本文歸檔。附件屬照片、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體時，依前開要點第4、6點規定，承辦人應於其媒體或外包裝載明名稱、文(編)號、規格等資訊，並於歸檔清單妥為註記附件媒體類型及數量。
三、以上說明，請卓參。如仍有相關詢問事項，請電洽檔案徵集組許小姐（聯絡電話：02-8995-3584）。

　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局　敬啟
MB1150608001 已回覆
業務單位簽辦活動、課程等案件核銷公文【公文主旨通常是:為辦理XX活動(課程)核銷事宜，簽請核示】，如是類公文已屆機關檔案保存年限區分表所定保存年限，請問可否依檔案法第12條規定辦理銷毀作業? 有需要依行政類檔案保存年限基準表規定，保存至相關會計憑證銷毀後，始得依規定銷毀嗎?115-06-08

莊君您好：

所詢機關經費核銷公文之銷毀疑義，茲復如下：
一、機關已屆保存年限之定期保存檔案，應依檔案法第12條及相關檔案法規辦理檔案銷毀作業。所詢公文主旨涉及活動、課程經費核銷之檔案，倘實際作業內容含收付款作業者，如現金、票據保證金及保固金等收付款紀錄、表單等相關文件，應依行政類檔案保存年限基準表規定，保存至相關會計憑證銷毀後，始得依規定銷毀；至內容未涉及上開文件者，得依機關檔案保存年限區分表所定保存年限辦理銷毀。
二、以上說明，請卓參。如仍有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組黃小姐（聯絡電話：02-8995-3591）。

　　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬啟　
MB1150605001 已回覆
您好，貴局說容具不一定要3公分，機關可按實際管理需要自行訂定檔案容具之規格，進一步請問，如果確有需求，我們檔案架上可以「同時」有1、3、5、10、15公分的容具嗎？還是都要同樣的厚度才可以？115-06-05

曾君您好：所詢有關檔案容具規格之疑義，茲復如下：
一、依據機關檔案管理作業手冊12.4.1.1第3目(4)規定，檔案容具內置放之每卷檔案厚度以3公分為原則；所詢容具厚度規格是否相同一節，依機關檔案保管作業要點第8點規定，各機關可按實際管理需要自行訂定檔案容具之規格，以符合實際使用需求，惟仍請選用堅韌且保固良好之無酸紙質為宜。
二、如仍有相關詢問事項，歡迎電洽本局檔案典藏組陳小姐，電話：（02）8995-3574。

國家發展委員會檔案管理局　敬啟
MB1150604002 已回覆
您好，請問您們網站的簡報” 如何檢測光碟片”是用什麼程式才能跑出第2頁跟第4頁的檢測畫面？要去哪裡才能下載到？115-06-04

江君您好：
有關您所詢光碟片檢測軟體名稱及下載問題，說明如下：
一、本局網站所刊如何檢測光碟片簡報畫面係以KProbe2軟體示範。相關畫面左上角列有該軟體名稱及其版本。該軟體可逕行於外部網站搜尋下載。
二、如有其他相關詢問事項，請洽本局電子檔案技術服務室卓小姐(電話：02-8995-3563，EMAIL：yzzhuo@archives.gov.tw)。
MB1150604001 已回覆
之前有看過一些評鑑用的文件，像是有一個很方便使用的EXCEL的評鑑表(有總表跟不同分組的考評表)，從您們網頁改版之後就再也找不到了，請問要在哪裡才可以找到呢？建請您們把相關的文件資料都集中放在同一項下方便使用者查找.因為改版之後很多資料真的不知道該如何找起另外之前有詢問”知識+您 hold住了嗎？機密檔案的歸檔點收”貴局回覆這一篇文章是被放在《檔案樂活情報》第116期裡面，但是我在貴局全球資訊網之學習資源>檔案蒔光．專欄>歷史文章，使用查詢條件輸入”機密檔案”只會查到第216期的文章，請問查詢功能是否異常？這樣使用者沒辦法找到需要的資料真的心很累很像在玩捉迷藏115-06-04

王君您好：
有關所詢本局全球資訊網檔案管理評鑑表文件刊登位置等問題，說明如下：
一、有關檔案管理評鑑表，考量文件格式檢視及修改之便利性，本局現以.docx及.pdf等格式置於本局全球資訊網(下稱本網站)「文檔管理/檔案管理評鑑/作業規定」項下(網址：https://www.archives.gov.tw/tw/arctw/725.html)。檔案管理評鑑相關規定，亦皆置於同網站之檔案管理評鑑專區(網址：https://www.archives.gov.tw/tw/arctw/722.html)。
二、另有關您所詢《檔案樂活情報》查詢問題，因網頁改版改以附件檔案存放，並未納入《檔案蒔光．專欄》搜尋範圍。如您須一次查找該網站所有資料，建議您利用右上方Google全站搜尋功能(包含附件內文查詢)。
三、如仍有其他詢問事項，請逕洽本局文書檔案資訊組廖設計師，電話：02-89953545，EMAIL請寄：ccliao@archives.gov.tw。
MB1150529002 已回覆
檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底3面邊緣應保持整齊，過寬過大者，得予裁切、折疊，但不得損及檔案之內容；未達規定標準者，得以公文用紙襯貼。檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公文用紙襯貼處理，但不得脫離檔案原件。請教學要如何襯貼？可以將這張規格較小的檔案一角黏住，讓這張檔案可以翻閱背面的浮貼貼法，還是將這張規格較小的檔案背面完全黏實公文用紙上的實貼貼法？還要蓋職名章嗎？115-05-29

余君您好：
所詢有關檔案襯貼於公文用紙疑義，茲復如下：
一、依據機關檔案管理作業手冊12.4.1.1紙質類檔案之整理原則略以，檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底3面邊緣應保持整齊，未達規定標準者，得以公文用紙襯貼；檔案上之附簽規格較小時，應以公文用紙襯貼處理，但不得脫離檔案原件。
二、承前揭規定，有關檔案襯貼之具體整理保管方式，建議視檔案是否有雙面文字及紙力等個案情形，彈性採用浮貼、實貼，或將檔案置入適當容具（如無酸紙袋）存管；另以公文用紙襯貼之檔案，無須加蓋職名章。
三、考量個案情形不同，為利檔案保存，歡迎您電洽本局檔案典藏組范小姐諮詢，電話：(02)8995-3569。

國家發展委員會檔案管理局　敬啟
MB1150529001 已回覆
一件線上簽核有好幾種附件，不可以將多個附件PDF電子檔合併為1個PDF嗎？檔管說，你們規定線上簽核歸檔的附件電子檔，文裡面提到幾種附件，就應該要有幾個附件電子檔，不能全部合併為1個電子檔，請問真的不能合併嗎？115-05-29

黃君您好：

有關您所詢線上簽核附件電子檔合併問題，說明如下：

一、依據「文書處理手冊」第31點第11款第2目規定，(承辦人員辦稿)附件有2種以上時，請分別標示以附件1、附件2、………。爰辦理公文線上簽核時，若將全部附件合併為1個電子檔，請以1種附件標示。

二、如仍有諮詢事項，請洽本局文書檔案資訊組施助理設計師，電話：02-89953544，Email：chshih@archives.gov.tw。
MB1150528001 已回覆
一、有一件公文原本是紙本簽核+簽稿並陳，從承辦到會辦都是走紙本(包含簽+稿及所有附件都是紙本)。二、到了決行階段，因為這件公文在北部辦公室，且因處長至南部辦公室出差沒辦法簽字，所以人在北部的副處長把這件文轉為線上簽核，然後把前面已經走過的簽+稿及所有附件掃描後上傳到這件線上簽核公文當作實體附件。三、請問有關前面已經走過的簽+稿及所有附件作為實體附件的做法是否妥適？115-05-28

王小姐您好：

所詢紙本簽核公文轉線上簽核疑義，說明如下：

一、依據文書及檔案管理電腦化作業規範第10點第8款規定，(簽核過程中)紙本簽核轉換為線上簽核者，須退回原承辦人重新辦理。

二、如仍有諮詢事項，請洽本局文書檔案資訊組施助理設計師，電話：02-89953544，Email：chshih@archives.gov.tw。
MB1150527001 已回覆
假設A機關函送某次會議紀錄公文予各相關機關，嗣後民眾向其中一收文機關（B機關）申請該會議紀錄檔案應用時，B機關是否得將該申請案移由原製作機關A機關統一辦理？蓋若民眾同時向A機關及不同收文機關申請同一份檔案，各機關可能因權責認定或法規適用見解不同，而就檔案開放範圍、遮蔽內容或提供方式產生差異，致生民眾觀感不一致，甚至衍生行政爭訟之風險。爰擬請釐清B機關得否將該類申請案件移請A機關統一審認及處理。115-05-27

黃君您好：
　　有關所詢民眾向 B 機關申請 A 機關函送之會議紀錄檔案應用時，B 機關得否移由A 機關辦理申請案件之疑義，以臺端所提案例而言，同一份會議紀錄雖分由不同機關收文，惟各機關皆有其內部簽辦、核稿及裁示等流程，該文件已屬各機關自行管有之檔案。是以，當民眾向管有機關申請檔案應用時，受理機關應本於權責辦理，即使涉及他機關函送之會議紀錄，亦無移由他機關統一辦理。惟受理機關如對會議紀錄之開放應用有所疑義，得徵詢該紀錄製作機關之意見後，並於法定期限內回復申請人。

　　　　　　　　　　　　　國家發展委員會檔案管理局敬上

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