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MB1140804001 已回覆
項目2是檢視檔案及其歸檔清單，有機關檔案點收作業要點第9點第2項各款規定情形之一者視為不合格。 若委員於現場查核時，發現某件紙本檔案的紙本附件是隨文裝訂，但是查看其檔管系統卻是著錄「不隨文裝訂」，請問這樣是否可判不合格？
林君您好：
所詢機關檔案管理考評項目2疑義，說明如下：
(一)依機關檔案管理考評作業指引四、（一）規定，考評項目2係檢視歸檔案件及其歸檔清單，如有機關檔案點收作業要點第9點第2項各款規定情形之一者（如附件未經簽准即抽存、頁碼編寫有誤、案件與歸檔清單之登載不符等），視為不合格。
(二)爰所詢考評查核發現有歸檔案件與其檔管系統編目資訊著錄不符一節，另於考評項目7案件層級編目建檔查核，不列入考評項目2範圍，惟考評委員得就考評查核發現提出相關建議事項。
(三)另，有關機關檔案管理考評作業規定、作業流程、常見問答及教材等電子檔，業置於「本局全球資訊網（https://www.archives.gov.tw）\機關文檔\機關檔案管理制度\檔案管理評鑑」項下，請自行下載參閱。
(四)為釐清臺端所提問事項，經以所留之電子信箱先行聯繫，惟未獲回復，又未提供聯絡電話。嗣請提供可聯絡之正確資訊，俾確認提問內容及妥予說明。
(五)回復內容如有未盡之處或有其他檔案管理詢問事項，敬請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-8995-3586）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1140728001 已回覆
本機關內不同局處有各自檔案室，辦畢公文係由各局處自行辦理該局處檔案歸檔管理事宜，並非由機關統一集中辦理。請問同一機關內局處A主管業務辦理法規修訂，徵詢局處B意見，局處A將修訂及徵詢相關文件之檔案辦理永久保存，被徵詢意見之局處B是否可以將相關回復文件之檔案採定期保存，不須永久保存？謝謝。
陳君您好：
所詢收受法規修訂徵詢意見判定保存年限之疑義，說明如下：
一、依檔案法第6條規定，檔案管理以統一規劃、集中管理為原則。貴機關檔案管理各項作業，應依前述原則辦理，先予敘明 。
二、所詢如屬本機關收受內部單位研修法令意見徵詢相關案情者，依機關檔案點收作業要點第5點規定略以，以機關名義對內部單位行文或機關內部單位間行文，各受文單位辦畢之案件得不歸檔；如歸檔者，得依檔案分類編案規範第8點規定分入專屬類目或較適當之類目，並賦予保存年限。
三、台端所詢問題事涉機關組織隸屬狀態，未釐清前恐難以明確回復，惟經電洽及電子郵件聯繫均未果，嗣請提供可聯絡之正確資訊，俾確認提問內容再妥予說明。
四、以上說明，請卓參；如有本案或其他檔案管理詢問事項，請逕洽本案承辦人伍先生（聯絡電話：02-8995-3593，電子郵件信箱：jcwu@archives.gov.tw）。
國家發展委員會檔案管理局敬啟
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MB1140725001 已回覆
請問公文附件皆為隨文裝訂時，目次表之頁數是否為本文頁數和附件頁數方開計算?若為歸檔清單之頁數則是與本文與附件頁數合併計算?
杜君您好：
所詢有關目次表與歸檔清單之頁數呈現之疑義，茲復如下:
一、依機關檔案管理作業手冊（下稱手冊）9.4.1.2第8點檔案外觀項規定略以，案件之本文及其附件應分別著錄其總數量與單位。所詢目次表之頁數欄位應著錄本文頁數，至隨文裝訂之附件數量與單位如有必要，建議酌增目次表欄位或於其他應記載事項欄位呈現。
二、各單位承辦人員或文書人員歸檔時應依機關檔案點收作業要點第6點、手冊 7.5.1.5之規定，將辦畢案件併同歸檔清單送交檔案管理單位或人員辦理歸檔。所詢公文之附件採隨文裝訂者，附件頁數應與公文併計數量，於歸檔清單之「媒體類型／數量／單位」欄位呈現。
三、以上說明，請卓參。如仍有相關詢問事項，歡迎電洽本局檔案徵集組韓先生，電話：（02）8995-3595。
國家發展委員會檔案管理局敬啟
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MB1140715001 已回覆
MB1140704002回覆提到「惟自103年起，戶政業務機關前揭檔案之電子檔可由戶役政資訊系統產製，爰增修前開備註」，然而戶政資訊系統之電子檔係由內政部保管，非戶政事務所的檔案，戶政事務所無法進行檔案管理，而且戶政類檔案保存年限基準表開頭前言明確表明，適用於各縣市戶政事務所之戶政業務檔案，容易使人產生「戶政事務所應永久保存該5類電子檔」錯覺，甚至連您們也都誤認。若該5類電子檔確實係戶政資訊系統的電子檔，請調整或修正基準表；若非戶政資訊系統電子檔，請與內政部討論並明確表明，基準表中所列戶政事務所應永久保存電磁紀錄的種類或內容，以利戶政事務所後續的檔案管理。
張君您好：
承續所詢戶政類檔案保存年限基準表有關電磁紀錄永久保存之疑義，茲復如下：
一、戶政類檔案保存年限基準表明定其適用對象為直轄市及各縣（市）戶政事務所之戶政業務檔案，項目編號070301親等關聯資料申請、070302指定送達地址申請、070401國籍申請與證明、070801戶籍人口統計及071103死亡通報之備註欄所載「電磁紀錄、電腦系統資料、電子檔資料應永久保存」，係因該業務類型涉及個人權益及戶政業務機關重要行政稽憑價值，爰屬應永久保存之檔案。
二、自103年起，戶政業務機關前揭檔案之電子檔可由戶役政資訊系統產製，爰增修前開備註。該系統係由戶政業務中央主管機關（即內政部）統籌建置維運，惟系統中之原始電子檔案，實質上由各戶政事務所本於業務職責產製及上傳，並統一管理保存於戶政業務中央主管機關統籌之戶役政資訊系統。基於此實務事實，各戶政事務所仍應確保系統中永久保存檔案之可續性及有效性。
三、為釐清臺端所詢內容，嗣後如以「雙向溝通」提問，煩請提供可聯絡之電話資訊，俾利確認提問並妥予說明。回復內容如有未盡之處，歡迎電洽檔案徵集組陳小姐（聯絡電話：02-89953591）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1140714001 已回覆
說明：新北市政府文化局辦理「百年以上國民小學文物普查建檔計畫」，普查發現多所學校保存日治時期「沿革誌」等紙本文獻，具歷史與教育研究價值。本局於114年6月23日就4案4件沿革誌進行現勘，惟涉及《檔案法》適用與保存權責，尚有疑義。 爰此，敬請貴局協助回復：一、日治時期國小校史文獻是否屬應保存之機關檔案？二、如未來擬納入檔案保存體系，是否可協助提供收存及數位化公開等協助或相關建議？敬請惠示意見。
高君您好，
所詢「百年以上國民小學文物普查建檔計畫」文獻後續保存與處理方式，茲復如下：
(一)依檔案法第28條於民國97年修正意旨，公立高中（職）、國中（小）及幼稚園等學校已排除於檔案法準用範圍，惟相關檔案管理事項，仍依教育部之高級中等教育法、國民教育法、幼兒教育及照顧法等法所規定其主管機關，由教育部、直轄市政府與縣（市）政府本於權責，統籌規劃、督導及考核，並可參考檔案法及相關子法推動相關作為。
(二)就本次普查所發現具歷史與教育研究價值之沿革誌等文獻，如屬檔案範圍，建請管有學校依上開說明辦理；如有捐贈意願，需經本局依「檔案保存價值鑑定規範」審查認定具有永久保存價值，始得接受捐贈，續辦理典藏、數位化及公開應用等事宜。
三、以上說明，請卓參，如仍有其他詢問事項，請洽本案承辦人王小姐：02-8995-3603。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1140709003 已回覆
您好，機密檔案完成解密後，原機密檔案專用封套是否要保留並成為該案件的附件？
許君您好：
所詢機密檔案解密後，其機密檔案專用封套（以下簡稱專用封套）保留歸檔一節，茲復如下：
一、依機密檔案管理辦法（以下簡稱本辦法）第4條規定，機密文書歸檔時，承辦人員應使用專用封套裝封，俟檔案解密後依本辦法第24條規定，以一般檔案管理之。是以機密檔案解密後，前揭封套是否歸檔，本辦法及機關檔案點收作業要點等相關法令並無明文，考量機密檔案已完成解密，機關得本於權責衡酌專用封套之保存價值及歸檔之必要性。
二、為釐清所提問內容，嗣請提供可聯絡之正確資訊，俾確認提問內容及妥予說明。回復內容如有未盡之處或有其他檔案管理詢問事項，敬請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-8995-3586）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1140709002 已回覆
請問目次表是否應分別呈現公文本文、附件之頁數?因機關檔案管理作業手冊中所提供的紙本目次表範例只有顯示頁數，並未查到目次表頁數應如何呈現的相關規範，目前我們已知的規定：案件之本文及附件應分別著錄其總數量與單位，但這段文字似乎是只規範於檔管人員著錄的方式?關於目次表頁數欄位的呈現是否有明確的法規規定?謝謝
楊君您好：
所詢有關目次表之頁數呈現疑義，茲復如下:
一、依機關檔案保管作業要點第7 點及機關檔案管理作業手冊12.4.1.1規定略以，每卷檔案應放置之目次表，確實註記該案名之所有案件，並逐一載明檔號、案名、案由、密等、保存年限及其他應記載事項。
二、目次表揭示資訊係為檔案管理系統著錄欄位之呈現，應與系統一致避免混淆，爰機關如依機關檔案管理作業手冊9.4.1.2編目相關規定，將本文及其附件分別著錄其總數量與單位，則產出之目次表之頁數欄位應為本文頁數；至隨文裝訂之附件數量與單位，建議酌增目次表欄位或於其他應記載事項欄位呈現。
三、如仍有相關詢問事項，歡迎電洽本局檔案典藏組郭先生，電話：（02）8995-3566。
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MB1140709001 已回覆
因找不到相關規定，請問需要紀錄檔案的入庫日期嗎?
王君您好:
所詢檔案是否須記錄入庫日期一事,茲復如下:
一、依相關檔案法令無明文規定須記載檔案入庫日期,惟參酌機關檔案管理作業手冊12.4.1.1第3目(5)規定略以,目次表應逐一載明檔號、案名、案由、密等、保存年限及其他應記載事項,爰機關如認定入庫日期之資訊有助於實際管理作業,得視需要於目次表另行註記。
二、如仍有相關詢問事項,歡迎電洽本局檔案典藏組鄒小姐,電話:(02)8995-3569。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1140708001 已回覆
貴局製作之KPROBE2檢測說明，CD-R檢測：「C1-為第一道偵錯及除錯，標準為220以下。C2-為第二道偵錯及除錯，標準為0」請問C1 C2是指Cur. Avg. Total的哪一個數值？BLER指的是哪一個數值？DVD+R檢測：「當PIE大於280，光碟需要立即進行轉置；如介於200~280之間則建議轉置；低於200則該光碟品質良好。」後面又說PIF，不曉得是PIE還是PIF？其所指的是Max. Avg. Total的哪一個數值？
曾君您好：
所詢KPROBE2檢測疑義，說明如下：
一、當執行CD和DVD檢測時，建議採C1、C2、PIF等檢測之平均值(Avg)研判媒體好壞。
二、CD檢測的BLER係指C1和C2加總值，DVD檢測錯誤值應為PIF。
三、本局業修正光碟檢測介紹，感謝指正。建議您可至本局全球資訊下載最新版本資料，網址為https://www.archives.gov.tw/tw/arctw/460-4462.html。
四、仍有諮詢事項，歡迎洽本局文書檔案資訊組楊助理設計師，電話：02-89953544，EMAIL請寄：chyang@archives.gov.tw。
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MB1140704002 已回覆
您好，戶政類檔案保存年限基準表僅適用於戶政事務所之戶政業務檔案，所列親等關聯資料申請、指定送達地址申請、國籍申請與證明、戶籍人口統計及死亡通報5類檔案，備註欄位均提到電磁紀錄/電腦系統資料/電子檔資料應永久保存。目前實務上，此5類檔案電磁紀錄原件均存置於內政部戶政資訊系統，非由戶政事務所保管。此外內政部也未規定，戶政事務所應永久保存的電磁紀錄為何？茲因此表係由業務中央主管機關統籌編訂，且經您們通過及頒行，使用此表的戶政事務所無法表示意見，既然您們也認為戶政事務所保管的該5類檔案電磁紀錄檔也應永久保存，請您們與內政部確認戶政事務所應永久保存的電磁紀錄究竟為何？
張君您好：
所詢戶政類檔案保存年限基準表有關電磁紀錄永久保存之疑義，茲復如下：
一、戶政類檔案保存年限基準表項目編號070301親等關聯資料申請、070302指定送達地址申請、070401國籍申請與證明、070801戶籍人口統計及071103死亡通報等項目，其備註欄所載「電磁紀錄、電腦系統資料、電子檔資料應永久保存」之相關規定，查係因前揭檔案涉及個人權益及戶政業務機關重要行政稽憑價值，爰應永久保存，惟自103年起，戶政業務機關前揭檔案之電子檔可由戶役政資訊系統產製，爰增修前開備註，至103年以後產生之紙本檔案於保存年限屆滿後，即可依規定程序銷毀。另，考量電子檔案長期保存之風險，建議定期檢測電磁紀錄之可讀性及有效性，並留紀錄備查。
二、以上說明，請卓參。如有其他詢問事項，請電洽檔案徵集組陳小姐（聯絡電話：02-89953591）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1140704001 已回覆
檢調檔案原件時，卷盒內須另置影本嗎？檔案原件歸還前，有檔案應用需求者，可否逕以影本提供檔案閱覽抄錄複製，抑或俟檔案歸還後，再以原件提供閱覽抄錄複製？
王君您好：
所詢有關檢調檔案原件，卷盒內是否須另置影本，以及如有檔案應用需求時，可否逕以影本或仍須以原件提供閱覽抄錄複製等疑義，說明如下：
一、依檔案法第17條第3項規定，檔案應用以提供複製品為原則；有使用原件之必要者，應於申請時記載其事由。另，考量檔案原件借調期間，如遇有檔案應用需求，可以留存之複製品提供使用。
二、至卷盒內是否須另置影本一節，因檔案法等相關法規並未明文規定，為釐清您的提問，請逕洽本局承辦人簡先生（聯絡電話：02-8995-3617）。
國家發展委員會檔案管理局 敬上
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MB1140703002 已回覆
請問，機關辦理評選作業時，依據採購評選委員會審議規則，委員評分表分或序位評比表，除法令另有規定外，應保守秘密，不得申請閱覽、抄寫、複印或攝影，其保守秘密意思是指要列密件嗎?還是可以設定應用限制即可？若列密件，甚麼條件才能解密？又工程會解釋函說明將前揭文件置於封套內封存保管(並未明示要列密件)，那承辦人於信封外應如何標示？
施君您好：
所詢採購評選委員會委員評分表或序位評比表之保密、解密及保管方式等疑義，說明如下：
一、依據「採購評選委員會審議規則」第13條第1項規定，評比表除法令另有規定外，應保守秘密，不得申請閱覽、抄寫、複印或攝影。此「保守秘密」之意涵，在於確保評選過程之公正性及委員個人評分意見之獨立性，避免界干擾或不當施壓，其作法非以列為密件為限。
二、倘將評分表或序位評比表列為密件，因尚屬於文書處理階段，非本局權責範圍，惟依「文書處理手冊」第59 點規定，機密文書保密期限或解密條件之標示，應具體明確。嗣歸檔後檔案管理人員應依機密檔案管理辦法第22條第2項及機關檔案管理作業手冊22.4.6.2規定，定期檢討其機密等級，並由業務承辦單位承辦人員依法令辦理機密等級之變更或解密事宜。
三、至有關委員評分表或序位評比表之信封外標示方式，建請逕洽權責機關行政院公共工程委員會釋明。
四、以上說明，請卓參。如有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組王先生（聯絡電話：02-8995-3597）
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MB1140703001 已回覆
檔案半年刊:第4卷第2期P22-檔案庫房消防系統，無電子檔案可供點閱或下載
林君您好：
所詢本局「檔案」期刊（以下簡稱本刊）第4卷第2期「檔案庫房消防系統」一文無電子檔案可供點閱或下載疑義，茲復如下：
一、本刊為促進檔案專業學術交流及拓展讀者服務管道，除發行紙本刊物外，亦同步於取得各篇文稿作者著作授權同意後，將電子全文上傳至本局全球資訊網及與本刊合作之資料庫使用。
二、經查所詢文稿因尚未取得作者著作授權同意，爰未能將該文電子全文上傳至本局全球資訊網及與本刊合作之資料庫使用。如有閱覽需要，建議可至國家圖書館期刊閱覽室調閱本刊紙本刊物，或就近至各公共圖書館（如臺北市立圖書館、新北市立圖書館及桃園市立圖書館等）借閱，亦誠摯歡迎您於本（114）年9月2日起蒞臨國家檔案館閱覽（地址：244新北市林口區檔案館路1號）。
三、如有其他詢問事項，請逕洽本刊編輯小組吳先生：02-89953519。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1140701002 已回覆
來文機關用公文檢送民眾遺失物，如健保卡、學生證、駕照...等證件請受文者處理，若承辦人員認為這些來文附件無法歸還當事人，必須銷毀時，請問要如何銷毀？
許君您好：
所詢有關遺失物屬無法歸還當事人之證件者，其銷毀疑義，茲說明如下：
一、有關健保卡、駕照、學生證...等證件內含個人資料，其原件屬個人貴重物品，依機關檔案點收作業要點第五點規定，屬不得歸檔之範圍，合先敘明。
二、有關民眾遺失物之處理，依民法803、804條規定，應以公告、廣播或其他適當方法招領之，如逾期未認領，應將拾得物交存於警察或自治機關。另依法務部105年7月18日法律決字第10503510430號函，如遺失物屬證件、金融卡、信用卡、記名電子票證等，係屬得直接或間接識別個人身分及其地位或專屬個人行使權利之物件，應聯絡該物件製發機關（單位）代為通知遺失人，或交由該物件製發機關（單位）依其發行規則妥為處理。
三、所詢屬遺失物請參酌前開規定辦理，至製發機關之處理方式，由機關本於權責決定。
四、以上說明，請卓參。為釐清臺端所詢內容，嗣後如以「雙向溝通」提問，煩請提供可聯絡之電話資訊，俾利確認提問並妥予說明。回復內容如有未盡之處，歡迎電洽檔案徵集組許先生（聯絡電話：02-89953672）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1140701001 已回覆
請問一下機關檔案管理處手冊（10712）是近期是否有更新的可能性？ 如否？ 除了，貴單位的檔案區可以先下載之外，哪裡可以買到書？
林君您好：
所詢機關檔案管理作業手冊近期是否更新版本及販售地點一案，茲回復如下：
一、「機關檔案管理作業手冊」自107年12月出版迄今已銷售完畢，其中配合政治檔案條例公布施行及檔案法施行細則修正，前於110年更新第19章「目錄彙送」及第21 章「應用」等相關規定，電子書均同步更新於本局官網。
二、為提升使用便利性及響應數位化政策，實體書籍部分尚無更新及再版印製之規劃，敬請多加利用本局官網發布之電子書版本，以利查詢與運用。
三、如有其他詢問事項，請逕洽本案承辦人巫小姐：02-89953975。
國家發展委員會檔案管理局敬啟
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MB1140627001 已回覆
本院檔案保存年限基準表想要刪減其中一項非機關共通性檔案保存年限基準表所規定應列之項目，是否於修正後仍需送檔管局審核？
李小姐您好：
所詢有關懲戒法院檔案分類及保存年限區分表擬刪除非屬機關共通性檔案保存年限基準所列項目，是否須送本局審核之疑義，茲復如下：
一、依機關檔案保存年限及銷毀辦法第5條規定，各機關應就機關主管業務，依本辦法、機關共通性檔案保存年限基準及其他相關法令規定，編訂檔案保存年限區分表(以下簡稱區分表)，並依檔案法施行細則第10條第1項規定之程序，函送本局審核後實施，修正時，亦同。但依機關共通性檔案保存年限基準修正者，不在此限。
二、經致電確認，所詢檔案為大院區分表020902規定各科室同仁交接公文及清冊等相關資料，雖非屬本局訂頒各類檔案保存年限基準表之適用範圍，惟仍屬大院業務相關檔案，應依前開規定，就機關主管業務編訂於區分表，俾作為賦予分類號及保存年限之準據；另查大院區分表係與分類表結合編製，類目之增刪涉及保存年限之異動，仍應依機關檔案管理作業手冊3.3.1.2規定層送本局審核。
三、以上說明，請卓參。如有其他詢問事項，請電洽檔案徵集組陳小姐（聯絡電話：02-89953591）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1140625001 已回覆
您好，公文檢核人員說，114年的檔案且未註記主併文號者，只能歸入114年檔號，不可以歸113年之前的檔號，請問文件產生日期為114年的檔案，可以併案併入113年以前的檔號嗎？
余君您好：
所詢檔案立案原則，敬復如下：
一、依機關檔案管理作業手冊(以下簡稱作業手冊)8.4.2規定，歸檔案件經分類後，檔案管理人員應就檔案內容進行查檢，如有性質相同或案情關聯之前案者，併入同一案卷(即同一案次號)或同一案件(即同一目次號)，以達聚集同一案情關聯文件之目的，並反映業務活動之過程及方便後續查檢應用。爰是否併案依案情而定，與年份無涉。
二、至文書處理過程中之併辦案件，於辦畢歸檔點收時，依作業手冊7.5.1.5規定，應於歸檔清單記載該案件之主併文(編)號，如有未編列文(編)號或文(編)號有誤者，應退還承辦單位或文書單位補正，再依歸檔程序送交檔案管理單位重新辦理點收。
三、以上說明，請卓參，如仍有其他詢問事項，請電洽檔案徵集組黃小姐(聯絡電話：02-89953585)。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1140620001 已回覆
您好：請問在文書及檔案管理電腦化作業規範中，附錄6代碼清冊、表6-4其他類別代碼中，並沒有「申請書」及「陳情書」的項目代碼，是否可以在機關公文管理系統中自行增列？又如屬人民陳情或申請案件性質之公文，如果無法自行新增前述類別時，則在文別欄位是否只能選擇「非屬以上各類文書」呢？謝謝
陳君您好：
所詢文書及檔案管理電腦化作業規範(以下簡稱文檔規範)附錄6疑義，說明如下：
一、依據文檔規範第8點第2款規定，文書製作除文書處理手冊所訂定之文書格式外，各機關得視業務需要，增加行政用表單，合先敘明。
二、貴機關依業務需要自行增加之「申請書」及「陳情書」，得於表6-1公文類別代碼請選擇「Z其他」，復於表6-4其他類別代碼自行增加類別代碼或使用代碼「Z非屬以上各類文書」。
三、仍有諮詢事項，歡迎洽本局文書檔案資訊組陳分析師,電話:02-89953546，EMAIL寄：wtchen2@archives.gov.tw。
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MB1140619003 已回覆
戶政事務所核發的文件，例如身分證、自然人憑證、戶籍謄本、戶口名簿、護照...等屬於檔案嗎？經查戶政類檔案保存年限基準表僅規定這些文件資料的申請書為檔案，若要銷毀，要你們檔案局審核同意後，才可以銷毀嗎？
張君您好：
所詢有關戶政事務所核發之文件是否屬於檔案及其申請書銷毀程序是否需報本局審核同意後銷毀等疑義，茲說明如下：
一、依檔案法第2條第2款規定，檔案係指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件；又檔案法施行細則第2條規定，前開所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件。
二、查戶政類檔案保存年限基準表所列保存標的，係就戶政事務所核發各類戶政證明文件（如身分證、戶口名簿等）時，所形成或接收之行政程序性紀錄（如申請書、繳費單據等），列屬檔案管理範疇。至戶政機關核發予民眾持有之證件文件正本，如身分證、自然人憑證、戶籍謄本、戶口名簿等，原則上屬「證件」性質，不屬機關檔案管理範疇。
三、前開屬檔案管理範疇者，機關辦理檔案銷毀，應依檔案法第12條、機關檔案保存年限及銷毀辦法，與機關檔案管理作業手冊第16章等規定，制定檔案銷毀計畫及擬銷毀檔案目錄，經業務單位會審確認檔案已無續存價值後，依檔案法施行細則第10條所定層送程序，報送本局審核，經本局核准後，始得依法銷毀。
四、以上說明，請卓參。如有其他詢問事項，請電洽檔案徵集組陳小姐（聯絡電話：02-89953591）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1140619001 已回覆
機關檔案管理作業手冊11.4.2.3 紙質類檔案／1.檔案整理完成後，依規定編寫頁碼，並依編寫順序進行掃描，應注意事項為：／(1) 未經立案、編目之檔案，應進行回朔建檔，並依規定編寫頁碼及目次號。 我想請問的是，依上面機關檔案管理作業手冊規定， 檔案人員歸檔（紙本公文）時，要把紙本公文掃描電子檔上傳公文系統裡面。順序是要先進行紙本公文點收編目（編目到目次號）才進行掃描。 還是可以，只點收，未編目時，進行掃描。 謝謝。
葉君您好：
所詢檔案掃描前須先點收編目，還是只點收尚未編目就可掃描問題，說明如下：
一、依機關檔案管理作業手冊11.4.2.3規定，檔案在掃描前，應先完成立案、編目，係因掃描後之影像檔須依據機關制定之電子影音檔案命名規則命名，才能使檔案目錄與影像檔順利連結。
二、有關電子影音檔案命名規則，機關應依「文書及檔案管理電腦化作業規範」之「機關電子檔案統一命名原則」 附錄制定，其組成架構係由檔案目錄層級及電腦檔名稱組成，其中，檔案目錄層級採階層式3層架構，第3層為案件層級之檔號(年度號=分類號=案次號=卷次號=目次號)，因此若檔案僅點收尚未編目，則無法賦予檔號至目次號。機關雖可在點收後先行掃描並賦予一個暫時的命名，惟於匯入系統時，仍須針對影像檔賦予正確命名，以利檔案目錄與影像檔得以順利連結，此時又須花費人力時間進行修改，爰建議機關應先完成編目後，再進行掃描作業，以符效益。
三、如仍有相關詢問事項，歡迎電洽本局檔案典藏組陳小姐，電話：(02)8995-3573。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
