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MB1141210001 已回覆
你好，內政部請戶政事務所下載可編輯檔案至個人電腦內，編輯列印家戶名冊，並於使用完畢後，進行檔案銷毀及留存銷毀紀錄，請問這種儲存於個人電腦內的可編輯檔案是檔案法的檔案嗎？一定要發文您們同意銷毀之後，才能銷毀嗎？要怎麼銷毀這種可編輯檔案？
劉君您好，所詢戶政事務所下載檔案使用完畢後進行銷毀之疑義，說明如下：
一、依檔案法（以下簡稱本法）第2條第2款規定，檔案係指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件；又依本法施行細則第2條規定，前開所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件。是各機關依法定職能運作，產生可供業務參考或權責稽憑之紀錄，於辦畢後均應辦理歸檔，並依本法相關規定辦理檔案管理事項，先予敘明。
二、所詢下載可編輯檔案於辦畢後進行銷毀，並留存銷毀紀錄，所留存之銷毀紀錄即屬可供稽憑之紀錄，應辦理歸檔，嗣後並依檔案法相關規定辦理銷毀；至辦理過程中所使用之參考檔案則應依業務指示予以刪除，以保障個資。如有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組蘇小姐(聯絡電話：02-8995-3589)。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟」
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MB1141209001 已回覆
1.行政法人自行研發採購系統，藉以取代以公文系統簽辦請採驗等作業程序，系統所產生之電子資料是否亦須符合檔案法、施行細則及文書及檔案管理電腦化作業規範。 2.承上，採購系統相關資訊是否須辦理目錄彙送以符合行政法人法及政府資訊公開法等相關規定。
吳君您好：
所詢行政法人自行研發採購系統取代公文系統簽辦採購作業程序，所產生之電子資料是否須符合檔案法等作業規範一案，茲復如下：
一、按行政法人法第2條規定，行政法人係指國家及地方自治團體以外，由中央目的事業主管機關，為執行特定公共事務，依法律設立之公法人；同法第38條第1項規定，行政法人之相關資訊，應依政府資訊公開法相關規定公開之。
二、檔案為政府資訊一環，相關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，即有納入檔案法規範之必要，基此，行政法人之檔案管理及應用等事項，準用檔案法令規定，是所詢電子資料如屬處理公務或因公務而產生者，請依檔案法令規定辦理。
國家發展委員會檔案管理局敬啟
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MB1141208001 已回覆
請問如果83-90年的密件尚未解密,現行要將密件給承辦人解密, 解密後如尚無繼續保存且可銷毁狀況,該如何將已解密的文書建檔? 有可參考的法規嗎?
陳君您好：
經洽所詢問題係機密檔案解密前未編目建檔，解密後該如何進行回溯編目等疑義，說明如下：
一、依檔案法施行細則第12條規定，各機關於檔案法（以下簡稱本法）施行前（91年1月1日）未屆滿保存年限之檔案，應辦理回溯編目建檔；另依90年12月12日函頒之檔案編目規範第3點規定，檔案回溯編目建檔，得以案卷層級建檔。合先敘明。
二、倘本法施行前，未屆滿保存年限之機密檔案尚有未編目建檔者，應先回溯編目據以辦理密等檢討作業；機密檔案解密後，依一般檔案管理，檔案之編目請依機關檔案編目規範、機關檔案管理作業手冊第9章之規定辦理。已屆保存年限之定期檔案，續依機關檔案保存年限及銷毀辦法規定，層送本局審核及辦理後續檔案銷毀事宜。
三、以上說明，請卓參。如有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組王先生（聯絡電話：02-8995-3597）
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MB1141124001 已回覆
貴局修正評鑑表，18 19 20要現場查檢三間庫房 受評單位庫房遍布於北中南 而且有些位處偏鄉 如果要看 一個單位要花好幾天才能看完 窒礙難行請問如何查檢? 為何修訂前不用徵詢各方意見先達成共識再修訂?
小桃君您好：
所詢機關檔案管理評鑑表修正涉及庫房現場查檢方式與修訂程序等疑義，茲復如下：
一、依據「機關檔案管理評鑑要點」第5點規定，主管機關應掌握所屬（轄）機關自行評估結果並定期進行考評，實地考評週期以每三年至少一次為原則，所屬機關數超過二十個者，得延長週期分年辦理，每年至少實地考評十個所屬機關，或授權所屬機關分級考評，延長週期最長不逾六年。爰有關評鑑表項次18 、19 及20涉及須至受評機關檔案庫房現場查檢，仍應依前揭規定辦理實地考評。
二、有關所詢受評機關庫房較多或位處偏鄉地區執行疑義，建議事先掌握所屬機關數及其庫房數量與地點，依前揭規定，分年規劃所屬機關考評數量及期程，如受評機關個案有庫房較多或位處偏鄉地區之情形，則建議規劃分天辦理考評。
三、另本次評鑑表修正重點係以提升評鑑有效性、擴增指標涵蓋性及用語一致性為原則進行檢修，未涉及評鑑項目之調整，仍按各該法遵作業標準予以評分，並已參酌綜整機關實際運作情形及回饋意見，酌予調整抽檢範圍及計分方式等操作性事項。
四、為使各機關充分瞭解本次評鑑表修正內容，俾順遂本局辦理主管機關之評鑑作業及主管機關執行對所屬(轄)機關之考評作業，本局定於本(114)年12月17日辦理評鑑說明會，並於115年上半年辦理考評培訓課程，另於本年12月底前將修正後之「機關檔案管理考評作業指引」公告於本局網頁供各機關參考。
五、如仍有其他相關詢問事項，歡迎電洽本局檔案典藏組王先生，電話：02-8995-3577。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1141121001 已回覆
您好~我想請教一下， Q1:有關旨揭作業要點第9點第1項規定所載：歸檔案件有下列情形之一者，應退還承辦單位或文書單位補正。想請問這點有說~多久時間後之案件無法退還承辦單位或文書單位補正嗎? Q2：前揭要點有無限制在同作業要點第5點第1項所指之「辦畢次日起算五個工作日內」嗎？ Q3：又，退還承辦單位或文書單位補正之情形，是否影響公文時效之計算？ 因為有遇到同仁，在案件歸檔且完成建檔編目但尚未成卷後約1周，說要修改內容但不抽換(說是權責長官說的)。此時，是該用取消編目退還承辦人的方式處理還是應該另簽准，後案併前案方式辦理? 感謝您的回答!謝謝!
劉君您好：
所詢歸檔案件補正疑義，茲復如下：
一、按檔案法第2條第2款規定，檔案係指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件，是各機關歸檔管理之案件，即應依檔案法相關規定落實檔案管理事項並負保管之責；如需修改已歸檔公文之內容，應由承辦人員另行簽辦公文敘明原委，簽奉權責長官核准後，調出前案修改，並將該簽辦公文併前案歸檔，以利後續查考。
二、所提依機關檔案點收作業要點(以下簡稱作業要點)第5點第1項，係指各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件，於辦畢次日起算5個工作日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。至作業要點第9點規定退回承辦單位或文書單位補正一節，檔案管理人員於點收歸檔案件時如有發現屬前開要點第9點第2項情形，應即退回補正，補正事宜無涉期限及公文時效計算；如已依規定辦理點收作業，歸檔案件即已進入檔案管理階段。
三、另檔管人員完成案件點收及編目作業之時間，檔案法令並未明文規定，機關得衡酌人力、檔案數量及業務狀況，本於權責自行卓處；惟案件如需退回原承辦單位或文書單位補正時，承辦單位應留意應歸檔日期，視實際情形申請延後歸檔。
四、以上說明，請卓參。如仍有相關詢問事項，請電洽檔案徵集組許小姐（聯絡電話：02-8995-3584）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1141120001 已回覆
《檔案樂活情報》改為《檔案蒔光．專欄》。請問取名為「檔案蒔光」有什麼特別涵義？
小J 您好：
一、配合國家檔案館開館，本局《檔案樂活情報》自114年11月起改以《檔案蒔光．專欄》為名，每月定期發行線上主題文章，帶領讀者探索檔案蘊藏的故事與時代記憶。其中「蒔」的本意為種植，象徵專業耕耘與長期培育，「蒔光」則具「時光」的諧音意涵，代表本專欄悉心耕耘國家記憶與知識，透過主題文章，讓檔案在時光流動中不斷被看見並彰顯新價值。
二、感謝您的來信與關心，也歡迎瀏覽與分享《檔案蒔光．專欄》，邀請更多人一同探索動人的檔案故事。
國家發展委員會檔案管理局 敬上
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MB1141113003 已回覆
抱歉因為同仁情緒低落所以不太方便聯繫。因貴局有說過來文信封基於業務稽憑或參考使用需要，認有歸檔管理之必要，辦畢後當依規定辦理歸檔。所以我們只是想確認，如果是小於A4的信封需要以公文用紙襯貼嗎？如果貴局說要貼，我們當然會遵照辦理以符法遵，因為這會直接衝擊到項目13的得分。拜託麻煩貴局釋示，感恩了！
曾君您好:
所詢已歸檔且規格尺寸較小之信封，其整理保管疑義，茲復如下:
一、有關已歸檔且規格尺寸較小信封之整理保管方式，建議依附件保存方式，視個案情形以公文用紙襯貼或將前揭信封置入適當之容具(例如無酸紙袋)存管;又依機關檔案管理作業手冊12.4.1.1規定，檔案附件以與原件併同裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應於附件適當位置標示檔號後另行存置，並於原件目次表註明附件媒體型式、數量及存放位置。
二、如仍有相關詢問事項，歡迎電洽本局檔案典藏組王科員，電話:(02)8995-3567。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1141113002 已回覆
您好，想詢問一份檔案，是在國史館台灣文獻館查詢系統中取得，目前想申請內容其中的圖像授權運用在出版著作當中，但國史館回覆該件若需申請複製、授權等應用，需洽檔案局聯繫辦理，因此來信想詢問檔案授權的方式，謝謝！ 欲申請授權照片一張，檔案如下-- 典藏號 00501174703，頁面0021。 出處：「經濟建設動員委員會簽陳十四項重要建設醫療保健計畫─籌建醫療網，改進基層醫療設施及增加群體醫療執業中心簡報，報請公鑒案。」（1985-04-08），〈臺灣省政府委員會議第1747次會議〉，《臺灣省政府委員會議》，國史館臺灣文獻館（原件：國家發展委員會檔案管理局），典藏號：00501174703。
一、本案係國立陽明交通大學出版社許玉欣小姐於本局雙向溝通詢問有關國家檔案授權方式等疑義。
二、查前開檔案係本局委託國史館臺灣文獻館辦理臺灣省政府委員會議數位檔案開放應用事宜，惟如有加值使用需求則由本局辦理(詳前案文號：1100018488)。
三、案業於114年11月14日電洽許小姐說明國家檔案加值使用申請相關規範，其表示無須再予回復。文擬陳閱後存查。
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MB1141113001 已回覆
請問召開會議日期及地點如已於主旨顯示，案由是否仍需著錄相關資料。
李君您好：
所詢案由著錄之疑義，說明如下：
一、機關檔案管理作業手冊9.4.1.2規定略以，案由係依照案件主旨或事由給予適切、簡要文字表達檔案內容，著錄應以明確表達案件主旨或事由之人、事、時、地、物等為原則且應簡潔明確並充分揭示案情。是以，案由之著錄非僅以主旨為限，仍應就案件事由之人、事、時、地、物扼要表達並充分揭示案情。
二、以上說明，請卓參；如仍有詢問事項，請逕洽本案承辦人伍先生（聯絡電話：02-8995-3593，電子郵件信箱：jcwu@archives.gov.tw）。
國家發展委員會檔案管理局敬啟
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MB1141107002 已回覆
檔案管理局有無協助民眾修復VHS磁帶
李君您好：
所詢修復VHS磁帶問題，茲復如下：
一、本局電子檔案技術服務室提供VHS磁帶轉置(製)及銷毀服務。由於修復VHS磁帶之工具及人才特殊，本局目前並未提供該項服務。
二、仍有諮詢事項，歡迎洽本局文書檔案資訊組楊助理設計師，電話：02-89953544，EMAIL請寄：chyang@archives.gov.tw。
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MB1141107001 已回覆
請問檔案認證開放個人報名為何名額如此少國防部下轄單位400個單位但單位名額卻只12個在開放報名時第一時間報名卻只有備取最後無法參與考試很多無法單位薦報的檔案員無法參加認證是否可開放每個想報名的檔管人員都能有機會參與檔案認證
彭君您好：
所詢檔案管理人員專業認證(以下簡稱本考試)報名名額之疑義，茲回復如下：
一、本考試名額之規劃，係考量本考試推動初期，整體試務所需資源及可供量能，其中機關薦送報名名額係參考所屬機關人數分配，亦保留部分名額提供個人申請報名，本局將綜合評估試務量能、報考人數及機關需求，滾動調整後續年度報考名額。
二、誠摯感謝您對檔案管理專業之熱忱及參與，如有其他詢問事項，請洽客服諮詢專線：02-89955300或本案承辦人劉小姐：02-89953523
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1141105002 已回覆
請問小的信封袋隨文歸檔也要以公文用紙襯貼嗎? 您們可以把這個問題寫到問與答裡面嗎? 因為考評委員堅持要扣分讓我們同仁難過落淚
曾君您好：
為釐清臺端所詢內容，114年11月5日及6日經以所留電子郵件信箱及電話先行聯繫，均無法與您取得聯繫。嗣請提供可聯絡資訊，俾利確認提問內容並妥予說明。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1141105001 已回覆
您好，合作意向書或是某某申請書這種大概都只有兩三頁，而且只用釘書機釘起來沒有膠裝，這樣是屬於項目1的書籍嗎？
江君您好：
所詢「機關檔案管理考評作業指引」(以下簡稱考評作業指引)之評分項目1疑義，茲復如下：
一、依機關檔案點收作業要點第2、3點及機關檔案管理作業手冊7.5.1.2、7.5.1.4、7.5.1.5規定，難以隨文裝訂之另存附件(如書籍或特殊媒體)，應於其封面或外包裝適當處註明文(編)號，並於歸檔清單填列未隨文裝訂附件之媒體類型、數量及單位，先予敘明。
二、復依考評作業指引，評分項目1為「歸檔附件屬特殊媒體或書籍者，歸檔清單註記其媒體類型及數量」，旨在查核機關歸檔附件屬特殊媒體或書籍者，其歸檔清單註記情形。至所提書籍定義及其形式，檔案法令未有明文，允由各機關衡酌決定。
三、以上說明，請卓參。如仍有相關詢問事項，請電洽檔案徵集組許小姐（聯絡電話：02-8995-3584）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1141104002 已回覆
Q1：機密檔案專用封套上彌封處應加蓋印章或職名章，以釐清權責。本單位大部分的密件皆是承辦人或其主管親筆簽名彌封，此處是想問簽名彌封可以嗎? Q2：有關密件封套彌封，本單位僅針對封口處彌封。下面頁尾處，因廠商製作來就已經無法開啟，頁尾處有一定要蓋上述的章嗎? 以上，謝謝檔管局回答。
白君您好：
所詢機密檔案專用封套（以下簡稱專用封套）彌封簽章及封套樣式疑義，茲復如下：
一、依機密檔案管理辦法第4條規定，機密文書歸檔時，承辦人員應使用專用封套裝封，並於封套上註明單位名稱、案由或案名等相關資訊後，於封口簽章，送檔案管理單位辦理歸檔。其目的旨在避免歸檔之機密文書有抽換或拆散等情事，採親筆簽名並彌封亦可達同等效果。
二、另，有關前開專用封套樣式，各機關得視業務需求，參考機關檔案管理作業手冊第22章機密檔案管理表22-1之參考格式，自行訂定統一規格使用，倘送請廠商製作之專用封套下方頁尾處無法拆封，自當無須簽章。
三、以上說明請卓參，如有其他檔案管理業務詢問事項，敬請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-8995-3586）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1141104001 已回覆
請問案件辦理起迄時間，承辦人寫錯日期，可由檔管保管密件的人員，以鉛筆在上面槓掉後，填寫正確的文件產生日期嗎？若我填寫正確文件產生日期後，可以蓋密件檔管員的修正章嗎？ 以上，謝謝檔管局先進幫忙回答。
白君您好：
所詢機密檔案專用封套欄位資訊著錄有誤更正疑義，茲復如下：
一、依機密檔案管理辦法第4條規定，機密文書歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，並於封套上註明單位名稱、案由或案名等相關資訊後，於封口簽章，送檔案管理單位辦理歸檔；檔案管理人員點收機密文書時，僅得依封套上記載事項檢視，不得拆開封套；封套上記載不全或判斷明顯有誤者，應退回補正。
二、爰所詢機密檔案專用封套欄位資訊著錄有誤者，請依上開規定辦理，退請業務單位修正。
三、以上說明請卓參，如有其他檔案管理業務詢問事項，敬請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-8995-3586）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1141031001 已回覆
一、機關檔案作業要點第5點第1項第1款規定之有價證券定義及範圍為何？有無包含依公益彩券 發行條例第3條及公益彩券管理辦法第2條發行之彩券？ 二、如包含旨揭條例及辦法發行之彩券，設若承辦人尚未查證是否可資兌獎即歸檔，檔管單位可否援引 旨揭要點規定，作為不得歸檔之認定依據，退回承辦單位處理？或者承辦單位得認定未違反旨揭要 點規定，即續行將實體彩券正本檢附歸檔？ 三、設若承辦人收受退件及經查證該彩券未中獎，檔管單位得否重行收受承辦人檢附實體彩券正本辦理 點收歸檔？ 四、請貴局收受後，於114年11月5日前回覆。
吳先生您好：
一、依機關檔案點收作業要點第5點第1項規定，現金、有價證券及其他貴重物品不得歸檔。又證券交易法第6條規定，有價證券指政府債券、公司股票、公司債券及經主管機關核定之其他有價證券。所詢公益彩券是否為有價證券之定義，建請逕洽權責機關釋明。
二、承上，依機關檔案點收作業要點第9點規定，歸檔案件有第5點第1項但書所定之物品者，應退回承辦單位處理，爰檔管人員應將有疑義者退請承辦單位釐清確認。若非屬機關檔案點收作業要點規定不得歸檔者，理應歸檔。
三、以上說明，敬請參考，如仍有其他詢問事項，請電洽檔案徵集組陳小姐（聯絡電話：02-89953590）。
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MB1141021001 已回覆
請問檔案銷毀計畫上檔案符合基準情形欄位內容能只填符合基準項目政風類，而不用列出確切的基準項目編號也可以嗎？
江君您好：
所詢銷毀計畫欄位之填寫疑義，茲復如下：
一、依機關檔案管理作業手冊16.4.1.3規定，擬銷毀檔案符合基準表情形，應記載檔案符合機關共通性檔案保存年限基準類別或基準項目編號。
二、以上說明，請卓參。如仍有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組陳小姐（聯絡電話：02-8995-3590）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1141017002 已回覆
檔案評鑑項目40是查核機關辦理機密等級變更或解密之簽核文件，請問我該放在考評現場的文件指的範圍具體要有什麼？
王君您好：
所詢檔案評鑑項目40查核機關辦理機密等級變更或解密之簽核文件疑義，茲復如下：
一、依機密檔案管理辦法第22條第2項、機關檔案管理作業手冊12.4.3.1、22.4.6.1及22.4.6.2規定，機密檔案應依機關所定之檔案清查計畫，由檔案管理人員定期辦理清查作業，前開規定意旨係為促使機關主動辦理機密檔案之機密等級變更及解密事宜。
二、所詢查核機關辦理機密等級變更或解密之簽核文件，指符合上開規定，足資證明之文件，即可做為考評佐證。另，有關機關檔案管理考評作業規定、流程、常見問答及教材等電子檔，業置於「本局全球資訊網（https://www.archives.gov.tw）\文檔管理\檔案管理評鑑」項下，請自行下載參閱。
三、回復內容如有未盡之處或有其他檔案管理詢問事項，敬請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-89953586）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1141016001 已回覆
機關檔案管理作業手冊9.4.1.2第6目有列出文件產生日期之範例 例3： 收受他機關、團體或個人105年11月25日來文並經簽准以存查結案案件 著錄：民國105年11月25日 依照上述範例:我想請問2個問題: 1.若是長官簽准日期是105年11月30日，那麼 文件產生日期應著錄來文日還是長官簽准日期? 2.收受他機關、團體或個人114年09月26日來文，依來文內容上簽呈給長官批示，114年10月3日奉核後送存查 文件產生日期應著錄來文日還是長官核准日期?
謝先生您好：
所詢有關文件產生日期之疑義，茲復如下：
一、文件產生日期為關係文件形成及效力之日期，依機關檔案管理作業手冊9.4.1.2第6目規定，公私文書及信札之產生日期為發(來)文或簽署日期。所詢收受他機關來文，經簽辦核決以存查結案而無發文程序者，請依上開規定，以他機關來文日為文件產生日期。
二、以上說明，請卓參。如仍有其他詢問事項，請電洽檔案徵集組游小姐(聯絡電話：02-8995-3594)。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1141014001 已回覆
依機關檔案管理作業手冊9.4.1.2規定，文件產生日期以照錄為原則，日期不明時，依文件之內容、形式特徵或參考其他資料著錄，倘案件無法考證日期，文件產生日期應如何著錄?(例如:114年10月14日收到民眾簽署日期為124年4月30日之陳情案件，經簽准以存查結案)
謝小姐您好：
有關所詢文件產生日期如何著錄疑義，茲復如下：
一、文件產生日期，為關係文件形成或具效力之日期，依機關檔案管理作業手冊9.4.1.2之6.日期項(1)、(4)規定，公私文書及信札之產生日期為發（來）文或簽署日期，文件產生日期記載錯誤者，仍照原件著錄，將考證之日期著錄於後，並加方括弧“[ ]＂，必要時應於附註項中說明考證之依據。
二、所詢民眾陳情書以存查結案之文件產生日期著錄疑義，請依上開規定原則辦理。如仍有其他詢問事項，請電洽檔案徵集組游小姐(聯絡電話：02-8995-3594)。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
