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MB1150903001 已回覆
檔案局鈞安，委員說因為機密檔案也是檔案，所以堅持封套外面還需要再用無酸卷夾包住封套，所以要扣分，請問到底哪裡有這個規定？
林君您好，
所詢機關檔案管理考評項目（以下簡稱考評項目）「機密檔案管理」疑義，說明如下：
一、考評項目38至40係查核機關管有之機密檔案自點收、保管及清查等作業落實情形。復依機密檔案管理辦法及機關檔案管理作業手冊第22章機密檔案管理相關規定，均無機密檔案專用封套須再置入無酸卷夾存放之相關規定，故不宜列入考評項目之評分標準，惟考評委員得就考評查核發現提出相關建議事項。
二、有關考評項目「機密檔案管理」疑義，請參考前開說明。回復內容如有未盡之處或有其他檔案管理詢問事項，敬請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-8995-3586，電子郵件：kwwu@archives.gov.tw）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1150826001 已回覆
案件內含簽(稿)及函(稿)且已發文完竣者，應如何著錄文別?本別？
鄭小姐您好，
所詢有關文別與本別疑義，說明如下：
一、依機關檔案管理作業手冊9.4.1.2規定，文別係指文件之公文類別；本別係指於撰稿、製發過程或因使用需要產生之各種文件類別，如正本、副本、抄本、影本、稿本、草稿、定稿等。其中「定稿」為經裁決或核定的草稿文件，「稿本」為同一案件涵蓋定稿及尚未核定的草稿等多種文件類別者。
二、各機關辦理檔案編目作業時，應就案件之內容及其外觀形式加以分析判斷並擇要紀錄其事項及特徵。所詢為採簽稿併陳之案件，其稿為函之形式，即著錄文別為函，本別為定稿。
三、以上說明，請卓參。如有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組連小姐(聯絡電話：02-8995-3681)。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1150821001 已回覆
關於機密檔案專用封套之「案卷內文件起迄日期」欄位，件數為1件時，應以該案件最後產生之文件為文件產生日期。填寫時若寫成113.5.5~113.5.5是否正確?還是僅能填寫成113.5.5。
陳君您好：
所詢機密檔案專用封套（以下簡稱專用封套）案卷內文件起迄日期著錄疑義，茲復如下：
一、依機關檔案管理作業手冊表22-1填寫說明，如專用封套內僅封裝1件檔案，案卷內文件起迄日期應填寫該案件之文件產生日期（合併多件文號為1案件時，應以該案件最後產生之文件為文件產生日期）；如專用封套內有2案件以上之檔案，應填寫專用封套內最早及最晚之文件產生日期。
二、以上說明請卓參，如有其他檔案管理業務詢問事項，敬請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-8995-3586）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1150814003 已回覆
依《機關檔案作業手冊》第21章表21-1「檔案應用申請書」之填寫說明，法人團體申請檔案應用時，申請人欄位應填寫代表人或管理人資料。惟實務上，如申請檔案應用之法人團體為具一定規模之公司或組織，要求提供代表人或管理人之個人資料，在資料取得及提供上可能有所困難，請問法人團體申請檔案應用時，申請人欄位是否一定須填寫代表人或管理人之個人資料？若由代理人代法人團體申請檔案應用，依同章表21-2「檔案應用申請委託書」之規定，委託人係指該法人團體本身，或係指該法人團體之代表人或管理人？如委託人應填寫代表人或管理人，是否亦須提供其個人資料？
黃君您好：
有關所詢法人團體申請檔案應用，申請人或委託人欄位是否應填寫代表人或管理人資料等疑義一節，依檔案法施行細則第18條及機關檔案管理作業手冊21.3.1.2規定略以，申請閱覽、抄錄或複製檔案者，如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，除應載明團體名稱、事務所或營業所外，亦須填列管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話及住（居）所。有代理人者，則應併同載明代理人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所與身分證明文件字號。另因法人團體係屬法律擬制人格，其意思表示及行為遂行，均須由管理人或代表人依法律或章程規定，對外代表行使職權，爰為符法定行政程序，本案所詢事項，仍請依上開規定辦理。
國家發展委員會檔案管理局 敬上
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MB1150813001 已回覆
晚者在上早者在下的擺放方式：1、除依雙向溝通MB1110704002及機關檔案點收作業要點第二點‘有附件者，每一種以一份為限‘辦理外，抄件及發文清單擺放順序是?(1)抄件及其附件-簽及其附件-稿及其附件-來文及其附件-發文清單；還是(2)抄件及其附件-發文清單-簽及其附件-稿及其附件-來文及其附件。2、不同文號但同檔號的併案紙本公文擺放方式是?(1)依據晚者在上原則擺放；還是(2)都可以；(3)按照文號大小擺放? 這樣呢?請不吝賜教，謝謝檔管局。3、發文清單是本文還是附件呢?
臺端您好：
所詢檔案歸檔疑義，茲復如下：
一、依「公文程式條例」第 2 、10 條及「文書處理手冊」第 15 、28 點規定，本文指收文、發文連同其簽辦或創簽之文件主體(如來文、內部簽呈、函稿)；附件指隨附於本文，用以補充及說明本文內容之文件或物品。所提發文清單係屬發文單位在發送公文過程中產生的行政證明或郵遞簽收紀錄，非屬本文或附件之範疇。
二、另依「機關檔案點收作業要點」第 3 點規定，歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依序編寫頁碼，其意旨在承續文書處理階段之文件排序方式，俾利規範同一案件之各文件順序。有關抄本及發文清單編寫順序，依其於文書處理階段排列時序，應為抄件及其附件 ➔ 簽及其附件 ➔ 稿及其附件 ➔ 來文及其附件➔發文清單之順序編寫頁碼。
三、有關不同文號但同檔號之併案公文擺放順序一節，如併案公文屬文書處理階段即併辦陳核者，擺放順序即依其於文書處理階段排列時序；如屬分別辦畢者，後辦畢之公文與已歸檔公文併入同一目次號時，應依文件產生日期先後，由早至晚排列，俾呈現案情始末，以供後續參閱及應用。
四、以上說明，請卓參。本案如仍有相關詢問事項，請電洽檔案徵集組許小姐(聯絡電話：02-8995-3584)。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1150805001 已回覆
敬啟者 檔案管理考評項目19檔案庫房消防安全警報系統及消防安全設備項目 消防安全設備檢修及申報合格證明文件 所屬機關提供消防局的「消防安全設備檢修申報受理單」是否可得分 因為現在消防局現場檢查後不會提供申報合格證明 謝謝!
蘇君您好：所詢消防安全設備檢修及申報合格證明文件一案，茲復如下：
一、「機關檔案管理評鑑常見問答」序號40【何謂消防安全設備檢修及申報合格證明文件?】：消防安全設備檢修及申報合格證明文件係為各機關依「消防安全設備檢修及申報辦法」相關規定，委託消防安全設備檢修專業機構或消防設備師（士）定期檢修，填具消防安全設備檢修申報表及報告書，向當地消防主管機關申報取得受理單或經消防機關不定期抽檢確認符合之消防機關消防安全檢查紀錄表。是以，消防安全設備檢修申報受理單得作為檔案管理評鑑(考評)相關證明文件。
二、有關檔案管理評鑑(考評)相關常見問題，請參考「機關檔案管理評鑑常見問答」(電子檔請至本局全球資訊網首頁/文檔管理/檔案管理評鑑/常見問答下載）三、如仍有其他相關詢問事項，歡迎電洽本局檔案典藏組王先生，電話：02-8995-3578。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1150803001 已回覆
您好，本機關配合組織改造，辦理公文檔案移轉交作業。線上簽核電子檔經雙方機關同意採「媒體影音封裝檔」格式移交，封裝檔資料內含：來文Di、來文附件、簽稿pdf、簽稿附件，及簽核意見pdf檔等)，移交的封裝檔通過[電子封裝檔工具箱]檢測合格，惟接管機關要求封裝檔內的來文Di檔須為TIF(或PDF)可讀格式，請問本機關是否有需配合轉換之法規義務？建請 貴局惠予釋示。
莊君您好：
有關您所詢檔案移交來文Di檔轉換成TIFF(或PDF)權責分工問題，說明如下：
一、查機關檔案管理作業手冊18.4.1及18.4.2規定略以，檔案移交機關與接管機關應共同成立檔案移交專案小組，召開會議就檔案移交範圍、方式、時程、典藏處所、權責分工及相關作業事項進行協調；電子檔案移交前，移交機關應依文書及檔案管理電腦化作業規範規定格式產製電子檔案封裝檔；惟考量檔案管理系統資料之整合，得與接管機關協商，議定規格及命名原則。
二、有關移交檔案之來文Di檔應否轉換成TIFF(或PDF)及其權責分工，建請依前開規定，提交檔案移交專案小組協調。
三、如仍有諮詢事項，請洽本局文書檔案資訊組施助理設計師，電話：02-89953544，Email：chshih@archives.gov.tw。
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MB1150723003 已回覆
建議強化「檔案管理人員專業認證」之實質效益與專業價值 檔案管理人員專業認證制度，有助提升專業知能，感謝貴局長期推動。許多考生為取得認證，投入相當時間與心力準備，通過認證是對專業能力與努力的重要肯定。然而，目前取得認證後，除具備專業資格外，實務上的實質效益似仍有限。建議貴局持續思考認證制度的後續運用，例如於檔案管理相關職務、專業分工、升遷、各類加給或其他適當制度上，適度反映認證人員的專業能力。期待未來認證不僅是一張證書，更能成為專業能力的象徵，並在實務工作中發揮具體價值，以鼓勵更多人投入檔案管理專業。
黃君您好：
所詢檔案管理人員專業認證（以下簡稱專業認證）之實質效益與專業價值疑義，茲回復如下：
一、為落實機關檔案由專業人員管理，提升檔案管理成效，本局推動專業認證制度，提供專業能力證明，作為公私部門檔案人員遴用參據，同時建立檔案管理專業形象。
二、本考試區分基礎級與進階級兩級認證，通過基礎級認證，代表檔案管理人員已具備檔案管理基本能力及條件，通過進階級認證，則表示具備相關專科之專業與實務管理能力，兩者均可增進職涯競爭力，並有助提升機關檔案管理品質，共同推動我國檔案管理專業發展。
三、為推廣機關鼓勵其所屬人員參與專業認證，除每年保留多數名額提供機關薦送相關人員參試，並將認證通過情形列為機關檔案管理評鑑及金檔獎、金質獎之評核事項，以為鼓勵，同時亦尊重機關本其權責評估通過認證者之職務安排及相關獎勵。至於將認證作為機關檔案管理人員從業必要資格一節，未來俟檔案法修正時，再予評估納入，併予敘明。
四、誠摯感謝您對檔案管理專業之熱忱及參與，如有其他詢問事項，請洽本案承辦人劉小姐：02－89953523。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1150723002 已回覆
請問關於機密檔案的問題： 1.依規定機密檔案歸檔時承辦人應於彌封處蓋章，但因專用封套開口處有棉紙凸出牛皮紙，請問所謂的「彌封處」指的是哪個位置？(1)棉紙下方封口牛皮紙與封體牛皮紙的交界處？(2)棉紙與封體牛皮紙的交界處？ 2.文書管理手冊規定解密需填具機密文書機密等級變更或註銷紀錄單。請問解密案件歸檔時的排序與頁碼編寫應如何執行？紀錄單要擺在原密件上面成為第1頁嗎？若是如此，整份文件的頁碼需要從紀錄單開始全部重新往下編寫，還是紀錄單可以不編寫或獨立編寫頁嗎？(因為承辦人在密封前已經寫過頁碼，如果紀錄單當成第1頁編寫，等於整份都要擦掉重寫。)
鄭君您好：
所詢機密檔案專用封套（以下簡稱專用封套）彌封處蓋章及機密等級變更或註銷紀錄單（以下簡稱註銷紀錄單）頁碼疑義，茲復如下：
一、依機密檔案管理辦法第4條及機關檔案管理作業手冊22.4.1.1規定，機密文書歸檔時，承辦人員應使用專用封套封裝及於封口加蓋印章或職名章，送檔案管理單位辦理歸檔，其目的旨在避免歸檔之機密文書有抽換或拆散等情事。爰所詢彌封處蓋章一節，倘均可達前開同等效果，蓋章於所述兩處尚無不可。
二、復依文書處理手冊規定，機密文書機密等級註銷時，於原機密案件明顯處檢附註銷紀錄單。註銷紀錄單及處理意見表得分別編寫頁碼，並於該案件首頁註明總頁數，無須重新塗改或續編頁碼。
三、以上說明請卓參，如有其他檔案管理業務詢問事項，敬請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-8995-3586）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1150723001 已回覆
若某案卷原保存年限為 15 年，案內包含 100 年的機密文件，後於 113 年併入解密後的變更通知單，該卷保存年限應如何計算？「仍以100年起算15年，於115年屆滿」,還是「以113年為起算點，於128年屆滿」?
蘇君您好：
所詢機密文書機密等級變更或註銷通知單併案後，其保存年限計算疑義，茲復如下：
一、依機關檔案編目規範第12點、機關檔案管理作業手冊9.4.1.3規定，案卷內文件之起迄日期，應以案卷內最早與最晚文件產生之日期著錄之。
二、所詢機密文書機密等級變更或註銷通知單併案後，其保存年限計算，因案卷內文件起迄日期已變更，爰當以最晚文件產生日期計算。
三、以上說明請卓參，如有其他檔案管理業務詢問事項，敬請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-8995-3586）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1150721002 已回覆
早期的公文(民國66年至100年)，要辦理檔案銷毀。 要銷毀保存年限10年以下的紙本公文。 但，早期的保存年限區分表，沒有登打清理處置的方式。 想詢問第1個問題，這樣是不是，機關內部，是不是有需要辦理檔案鑑定 ? 再來，第2個問題，保存年限10年以下的公文，辦理檔案鑑定後，鑑定報告及銷毀目錄，一樣是層送上級機關，再由上級機關層送檔案管理局 ? 謝謝。
林君您好：
所詢辦理檔案銷毀之檔案鑑定疑義，說明如下：
一、機關檔案管理作業手冊16.4.1.2及16.4.1.6等規定略以，檔案屬未明定其清理處置方式且產生時間已逾30年，或保存年限10年以上者，宜依同手冊15.5規定辦理檔案保存價值鑑定；經辦理檔案保存價值鑑定者，應併附檔案鑑定報告並將檔案銷毀計畫、檔案銷毀目錄，依檔案法施行細則第10條規定程序層送本局審核。是以，所詢檔案銷毀之檔案鑑定疑義，請依前開規定辦理。
二、以上說明，請卓參；如仍有詢問事項，請逕洽本案承辦人王先生（聯絡電話：02-8995-3597，電子郵件信箱：jbwang@archives.gov.tw
）。
國家發展委員會檔案管理局敬啟
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MB1150720001 已回覆
請問紙本附件隨文的頁碼一定要順著本文編下來嗎？ 假設： 可以在紙本首頁寫本文2頁+附件3頁嗎？ 然後編頁碼時，本文頁碼寫1、2； 附件頁碼寫1、2、3，這樣的寫法嗎？ 公文系統：本文key2頁；附件key3頁嗎？(因為公文系統沒有總頁數)
藍小姐您好：
所詢有關附件隨文歸檔案件頁碼編寫相關疑義，茲復如下：
一、依機關檔案點收作業要點第3點及機關檔案管理作業手冊7.5.1.2規定，歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人逐件依序編寫頁碼，並得於案件首頁註明總頁數；附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者，得免併本文連續編寫頁碼，另於案件本文首頁註明連同附件之總頁數，以確認其數量無誤。有關所詢附件隨文歸檔案件頁碼編寫疑義，請依上開規定辦理。
二、以上說明，請卓參。如仍有其他詢問事項，請電洽檔案徵集組游小姐(聯絡電話：02-8995-3594)。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1150708002 已回覆
貴局您好 請問密件已經單獨存放，封套外面還需要再用卷夾包住嗎?因為上次查核有委員堅持封套外面還需要再用卷夾包住而且卷夾第一頁要放目次表，但是我們密件的目次表是放在他所屬的普通卷的卷夾的第一頁，我怎麼查都沒有查到封套外面還需要再用卷夾包住而且卷夾第一頁要放目次表的相關規定，我們同仁很認真卻被扣分，因此難過落淚，請問貴局是不是真的有相關規定？
王君您好，
所詢機關檔案管理考評項目（以下簡稱考評項目）「機密檔案管理」疑義，說明如下：
一、考評項目38至40係查核機關管有之機密檔案自點收、保管及清查等作業落實情形。復依機密檔案管理辦法及機關檔案管理作業手冊第22章機密檔案管理相關規定，無目次表應與機密檔案併同存放之相關規定，故不宜列入考評項目之評分標準。
二、有關考評項目「機密檔案管理」疑義，請參考前開說明。回復內容如有未盡之處或有其他檔案管理詢問事項，敬請電洽檔案徵集組吳先生（聯絡電話：02-8995-3586，電子郵件：kwwu@archives.gov.tw）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1150706002 已回覆
請問有關本別的判定： 1、「來文為正本簽辦後結案」本別為何？ 2、「來文為副本簽辦後結案」本別為何？ 3、「來文(正/副本)函轉或回函」、「創簽結案」、「創稿發文」、「創簽稿並陳」本別為何？ 4、前述1-3種本別，若包含綜簽，本別是否改變？ 5、前述1-3種本別，內包含修正前的簽或修正前的稿，本別是否改變？
黃小姐，您好：
所詢有關本別疑義，茲復如下：
(一)依機關檔案管理作業手冊9.4.1.2規定，本別係指於撰稿、製發過程或因使用需要產生之各種文件類別，如正本、副本、稿本、草稿、定稿等。其中「正本」係指公文內容與受文者直接有關者；「副本」則係按主從性質非主要受文者或公文內容與受文者無直接關係者；「定稿」為經裁決或核定的草稿文件；「稿本」為同一案件涵蓋定稿及尚未核定的草稿等多種文件類別者。是以，有關本別判定，請依前開規定據以著錄。
(二)以上說明，請卓參。如有其他檔案管理詢問事項，敬請電洽檔案徵集組陳小姐（聯絡電話：02-89953585)。
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MB1150706001 已回覆
請問檔管局，有會辦其他科室的【簽稿會核單】，在辦理歸檔，簽稿會核單，是放在公文之後 ? 還是公文的前面 ? 歸檔的順序，是 簽 - 簽稿會核單 - 附件 ? 還是 簽稿會核單 - 簽 - 附件 ? 謝謝。
小姐您好：
所詢檔案歸檔順序，敬復如下：
一、依機關檔案點收作業要點第3點及機關檔案管理作業手冊7.5.1.2規定，歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員將同一案件按文件產生時間之先後順序整理排序，晚者在上，早者在下。
二、所詢涵蓋簽稿會核單、簽、附件之公文於辦畢歸檔時，案件置放順序，請依前開規定辦理。
三、以上說明，請卓參，如仍有其他詢問事項，請電洽檔案徵集組黃小姐(聯絡電話：02-89953591)。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1150625002 已回覆
檔管局 鈞安： 第2個問題請教 （1）項目1-2，有一個案例是，以前某幾年度本機關是採線上簽核及紙本簽核雙軌併行。 （2）惟有疑問的是，依照歸檔清單填寫範例，紙本轉線上並辦畢者，該紙本來文數量是寫在備註欄位，媒體數量單位欄位是填寫硬式磁碟數量，這些我都知道了。 （3）採線上簽核（計4頁，含紙本轉線上來文及來文附件）及紙本簽核（計1頁）***雙軌併行***。這題我想許久，我可以如下所示這樣表達嗎？ 媒體類型數量單位→硬式磁碟/4/頁；紙本/1/頁 備註→紙本來文/1/頁 感謝撥空回覆🙏功德無量 祝平安喜樂♡
白小姐您好：
(一) 依機關檔案管理作業手冊7.5.1.1及表7-1歸檔清單(參考範例)備註1規定略以，歸檔案件以原件為原則；歸檔清單之「媒體類型/數量/單位」應註記歸檔案件本文或特殊媒體型式之類型(不含附件)，但隨文裝訂之附件頁數應與公文併記數量；改採線上簽核辦畢之紙本來文併同歸檔者，註記線上簽核案件之數量，至其紙本來文數量註記於備註。
(二) 所詢歸檔清單「媒體類型/數量/單位」註記問題，請確依上開規定覈實註記，落實歸檔案件點收作業。
三、以上說明，請卓參，如有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組吳先生(聯絡電話：02-8995-3604)。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1150625001 已回覆
檔管局 鈞安： 密件封套的彌封紙很薄稍有不慎就不損，為了不讓破損一事重複發生，想問能否在密件封套外面套上一層pp材質塑膠袋，以降低密件破損的可能性？（原本就已有用堅固的pp雜誌架依照檔號排序） 感謝撥空回覆🙏🙏 祝平安喜樂❤❤❤
白小姐您好：
一、依機密檔案管理辦法第4條第2項規定略以，機密檔案專用封套各機關得視業務需要，參考檔案中央主管機關設計之範例，自行統一規格訂製使用。次依同法第6條第2項規定略以，機密檔案應另備保險箱或其他具安全防護功能之箱櫃，裝置密鎖存放之。爰封套及箱櫃之選用，應以達成機敏資訊不外洩之安全防護效果為要，至其材質、形式等考量，機關可自行酌處。
二、以上說明，請卓參，如有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組吳先生(聯絡電話：02-8995-3604)。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1150617001 已回覆
GRS 040604備註出國考察報告應永久保存1份，因為公文銷毀之後檔案夾也一起銷毀了，請問這樣要怎麼永久保存？
王君您好：
所詢列屬永久保存檔案保存疑義，茲復如下：
一、依人事類檔案保存年限基準表規定，本機關之出國考察報告應由機關自行永久保存1份。
二、復依檔案法第6條規定，檔案管理以統一規劃、集中管理為原則。是所詢本機關之出國考察報告之保存方式得由機關衡酌典藏空間與實務作業需要，統一集中存放於檔案庫房或另擇適當地點存放，並於檔管系統適當欄位(如附註項)註記存放位置，俾後續管理及查檢使用。
三、至選派出國考察公文相關文件，仍應依人事類檔案保存年限基準表及機關檔案分類及保存年限區分表規定辦理；屬定期保存之檔案，於屆滿保存年限後，得依法辦理銷毀作業。
四、以上說明，請卓參。如仍有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組黃小姐（聯絡電話：02-8995-3591）。
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MB1150616001 已回覆
查檔徵字第1020002009號函，有關點收作業要點第5點規定，紙本來文經轉製為電子型式並完成線上簽核辦畢後，該來文如非屬政府機關（構）間之行文者，例如個人、民間團體或私立學校等之來文，均應併同完成簽核之電子檔案歸檔，並依規定進行後續各項檔案管理作業；餘屬機關間之紙本來文，則由各機關確認無涉個人權益或信證稽憑後，並依內部規範列屬不歸檔範圍。請問有關民眾訴願爭議案件相關來文及辦理過程，經轉製為電子型式並完成線上簽核辦畢後，是否民眾來文需要併同完成簽核公文以紙本形式歸檔，抑或是已因應電子化作業，可無須歸檔保存。
王君您好：
所詢民眾訴願案件歸檔方式之疑義，茲復如下：
一、依機關檔案點收作業要點第5點及機關檔案管理作業手冊7.5.1.1規定略以，機關間之紙本行文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者，其紙本如無重複歸檔之必要，原則得不歸檔，惟如涉及個人權益或信證稽憑之機關間行文及非屬機關間之紙本來文，經改為線上簽核辦畢者，其紙本來文仍需歸檔管理。
二、所詢民眾訴願案件已轉製為電子型式，並完成線上簽核辦畢後之歸檔方式，因案件涉及個人權益或信證稽憑，請依前開規定辦理。
三、以上說明，請酌參。如仍有其他檔案管理詢問事項，請電洽檔案徵集組廖小姐(聯絡電話：02-8995-5323)。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
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MB1150609001 已回覆
若電子來文改為紙本簽核方式辦理，電子來文的附件是否須全部列印成紙本併同歸檔?若附件檔案有幾百頁，是否也一定要列印，還是可將附件檔案儲存在隨身碟或燒成光碟後交付歸檔。
廖君您好：
所詢電子來文經轉製為紙本簽核辦畢之附件歸檔疑義，茲復如下：
一、依機關檔案點收作業要點第2、3點及機關檔案管理作業手冊7.5.1.2規定略以，各機關歸檔案件以原件為原則，主要考量檔案具有唯一性、真實性等特性，及行政稽憑與法律信證價值；至有附件者每一種以一份為限，先予敘明。
二、所提電子來文經轉製為紙本簽核辦畢者，該紙本即為原件，至來文之附件，如經併同轉製為紙本或電子媒體型式辦畢後，即應併同本文歸檔。附件屬照片、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體時，依前開要點第4、6點規定，承辦人應於其媒體或外包裝載明名稱、文(編)號、規格等資訊，並於歸檔清單妥為註記附件媒體類型及數量。
三、以上說明，請卓參。如仍有相關詢問事項，請電洽檔案徵集組許小姐（聯絡電話：02-8995-3584）。
國家發展委員會檔案管理局 敬啟
