國家發展委員會檔案管理局－檔案法第十二條解釋－公文登記表需否依檔案法相關規定辦理銷毀及送交史政機關檢選疑義

國家發展委員會檔案管理局函

發文日期：

中華民國 96年 2月 27日

發文字號：

檔徵字第0960000609號

主旨：

關於公文登記表需否依檔案法相關規定辦理銷毀及送交史政機關檢選疑義，復如說明，請　查照。

說明：

一、	復貴府96年1月31日府授秘文字第09630126300號函。
二、	公文登記表乃各機關之文書處理於尚未以電子化作業時，供為公文收發管理及查考之用，概以各機關組織層級區分或為甲、乙、丙、丁、戊5種，或甲、乙、丙3種等，並由各機關自行印製運用。
三、	本案公文登記表，來文敘明貴府訂頒之文書處理實施要點規定其保存年限區分有1至3年不等，部分已於檔案法（以下稱本法）施行前辦理銷毀，未銷毀部分，究否須依本法相關規定辦理，宜就該等公文登記表是否為貴府規範應列入歸檔範圍之標的，並集中於專責檔案管理單位或人員管理予以認定；如確屬列入應歸檔集中管理之範圍，當有本法之適用，應依本法相關規定辦理銷毀。
四、	有關公文登記表需否送交史政機關檢選一節，機關檔案保存年限及銷毀辦法第9條各機關檔案銷毀目錄得提供史政機關檢選之規定，用旨在為史政機關纂史修志提供素材來源。公文登記表之性質與內容，為公文收發之紀錄資訊，於屆滿保存年限，確認已不具稽憑參考價值後，各機關要否提供予史政機關進行檢選，得洽詢該機關意見後逕予決定。