國家發展委員會檔案管理局－檔案法第二條解釋－承辦公文所附佐證資料應否隨文歸檔之疑義

發文日期：

中華民國 103年 2月 24日

發文字號：

檔徵字第1030000530號

主旨：

有關大部函請釋示公文所附前案影本或法規條文等佐證資料應否隨文歸檔疑義，復如說明，請查照。

說明：

一、	復大部103年1月27日台內總字第1030081260號函。
二、	檔案法（以下簡稱本法）第2條第2款規定，檔案係指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件；又依本法施行細則第2條規定，前開所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件。是各機關依法定職能運作，產生可供業務參考或權責稽憑之各類紀錄及其附件，於辦畢後均應辦理歸檔，並依本法相關規定辦理檔案管理事項。另，依機關檔案點收作業要點第2點規定，各機關歸檔案件以原件為原則，合先敘明。
三、	所詢為提供長官核判參考之前案影本與相關法規條文等佐證資料應否隨文併同歸檔一節，請考量該佐證資料究屬附件或僅供參閱後抽存之資料，如為附件者，應屬歸檔範圍；若否，為避免重複歸檔造成檔案量快速成長，當無歸檔管理之必要。
四、	至於非列屬附件之併陳佐證資料應否歸檔，機關得衡酌必要性自行訂定規範；另有關大部所定公文品質查考評分項目，建請依文書處理手冊及本法相關規定，檢視其妥適性，以符合實務需要。