第209期  2024-11-18

檔案知識⁺

私人文書整理保管及編排描述實務介紹

國家檔案的主要來源是政府機關（構）檔案，但為豐富國家檔案典藏內涵，建構多元的國家珍貴記憶，國家發展委員會檔案管理局（下稱檔案局）也訂有徵集私人或團體珍貴文書（下稱私人文書）之相關規定，以發揮公私部門檔案互補效益。本文將介紹私人文書整編相關實務工作，並藉由案例分享讓大家更具體瞭解其內涵。

國家發展委員會檔案管理局檔案典藏組科員 鄒孟庭

壹、前言

相較於機關檔案，私人文書在徵集入藏前大多未經整理與編排描述，入藏後由檔案局辦理相關工作。每批私人文書的型式與性質皆有所差異，整編時須根據其特性予以妥適安排，以下分別就私人文書之整理保管與編排描述兩部分作業重點，進行說明。

貳、私人文書整理保管

一、 作業方式

私人文書經徵集入藏為國家檔案後，辦理檔案保存狀況檢視作業，以釐清檔案數量、型式及保存情況等資訊，同時安排合適的容具及保管方式。庫房人員進行逐頁（件）檢視，並將檢視情形記錄於清單上（圖1），若發現檔案有劣化或損壞情形，後續則交由專業人員評估是否先行隔離或辦理修護作業。此外，檔案局為妥善保存維護國家檔案，私人文書於入藏後亦辦理除蟲菌作業，再置於符合國家級標準的恆溫恆溼庫房永久典藏。

私人文書與機關檔案最大差異在於其入藏時，多無整理保存的前置作業，因此通常有未裝訂、無容具及無封面等情形，經檢視後須辦理除釘、容具換裝、製作封面及封底等相關作業。整理保管實務作業相關注意事項，綜整如下：

（一）檢視檔案時，若發現釘書針、大頭針、迴紋針等不利保存之物品應去除，如為非紙質類檔案，尚須確認其可讀性，並於檢視清單就保存狀況區分等級。

（二）檔案入藏時已附有容具者，應確認其材質是否符合規定，如不符合規定，應視媒體型式，如：紙質類、攝影類、錄影（音）帶類、電子媒體類，更換為適當材質。

（三）採白色或未經染色之棉線繩或其他不損壞檔案之材質，以結實及整齊為原則進行裝訂檔案，並避免掉頁、倒頁、壓字或妨礙閱讀。

（四）須為檔案製作封面或容具標示，封面或容具應標明全宗名、檔號與案名，並於每卷檔案封面右上角以6B鉛筆標示檔號至案次號（圖2）。

二、檔案舉隅

（一）賴鎮三檔案：由賴鎮三先生捐贈，內容為清代及日治時期之土地契據，惟每張尺寸不一，多數無法放入現有容具，因此由庫房人員先行測量每張尺寸，再據以裁切無酸紙製作成檔案夾形式（圖3），將檔案完整包覆，並於檔案夾外製貼封面及標明各項資訊。

（二）劉元孝檔案：為童軍耆老劉元孝先生相關文物，型式多元，包含童軍活動有關之證書文件、信函、照片、底片、胸章及徽章等。檔案入藏後，先依照媒體型式分類，再進行容具換裝，作業方式如下：

1.紙質類檔案：以無酸保存頁存放。

2.攝影類檔案：每張照片尺寸不一，先逐張放入相應尺寸之無酸保護套（圖4），再統一放入保存盒內；底片部分則逐條抽換至無酸保存頁中，再統一放入底片保存盒內；保存盒上皆貼有檔案資訊標示。

3.其他類型檔案：如領巾夾、胸章、布章及徽章等物件，分別裝袋並於袋上貼有檔案資訊標示，最後放入保存盒內（圖5）。

參、私人文書編排描述

國家檔案編排遵循全宗原則、來源原則及原始順序原則，區分為機關、團體及個人檔案全宗，並尊重各全宗檔案原有分類體系，避免重新編排而破壞各檔案原有之關聯性。私人文書經徵集為國家檔案後，應進行檔案編排及描述作業，該作業係為檔案管理事項之基礎工作，可提供機關內部保存管理檔案及外部查檢運用，發揮檔案價值，以下說明作業方式及重點：

一、私人文書編排

編排係指依照檔案產生來源，以檔案產生者進行全宗劃分，並依其組織架構、業務職能、活動或其他原則進行妥適檔案整理與排序，以建立檔案之關聯及順序，如編排標的為私人文書，則可依其團體組成、功能運作或個人社會活動（如事蹟）等作為分類原則。

國家檔案編排首要確定檔案來源據以訂定全宗名及全宗號，再進行整理排序，檔案於入藏前已進行整理及編排者，應維持其原有分類系統及編排順序，避免重新編排而破壞各檔案文件間原有之關聯性；至未進行整理編排者，則由檔案局依檔案內容、性質或型式等原則訂定適用之檔案分類表，惟實務作業上考量到私人文書數量普遍甚少，不足發展建構分類表，是以檔案依產生時間進行排序後，復經檢視內容具關聯性或性質相同者，則依國家檔案分類類目歸入同一分類號之同一案。

編排完成後接續辦理檔號編訂作業，國家檔案檔號包括全宗號及原機關（構）、團體或個人之檔號，案卷層級檔號由全宗號、年度號、分類號及案次號依序組成，案件層級檔號則於案次號項下再賦予卷次號及目次號。有關國家檔案檔號賦予原則可參見《國家檔案管理作業手冊》第7章，節錄與私人文書相關部分整理如表1。

二、私人文書描述

上述作業完成後乃著手辦理檔案描述，描述係指根據各全宗檔案編排結果，依據檔案內容著錄案情重點、形式特徵、關聯資訊、管理資訊等，揭示館藏內容及全宗檔案間之關聯。國家檔案描述採用之格式係依據檔案型式作為區分，屬紙本型式者採檔案描述編碼格式（EAD）；屬非紙本型式者採視覺資源協會視覺資源核心項目（VRA）。

國家檔案描述作業優先以進行案卷層級描述為原則，案卷目錄欄位包含全宗名、案名、內容摘要、檔案產生者、檔案起迄日期、數量、媒體型式、語言資料、主題、附註及管理資訊等。描述時應就案中涉及之人事時地物等關鍵詞彙著錄至相應的目錄欄位，有鑑於目錄欄位數量甚多，爰擷取實務上常用之著錄欄位，並就其著錄原則整理如表2。

肆、結語

私人文書是建構國家發展歷程及人民生活記憶的重要來源之一，亦可反映當代社會的真實樣貌，具有相當深遠的文化意義，妥善的整編工作將可為後續檔案應用立下良好基礎。本文所介紹私人文書整編相關實務，期提供相關從業人員參考，讓私人文書得以長久珍藏並有效發揮價值，共同為守護國家的珍貴記憶盡一份心力。

參考資料

1. 國家發展委員會檔案管理局，國家檔案管理作業手冊，https://www.archives.gov.tw/tw/arctw/157-2788.html (檢索日期：113年10月7日)。
2. 國家發展委員會檔案管理局，《檔案管理總論》（新北：國家發展委員會檔案管理局，民110年）。

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