第208期  2024-10-16

檔案知識⁺

機關檔案歸檔點收常見問題面面觀

為利提升機關檔案管理成效，檔案點收作業步驟不能少！本文就各機關經常詢問的歸檔點收疑義，加以闡述及舉例說明，希望能協助各機關檔案管理人員在進行檔案點收作業時更為順遂。

國家發展委員會檔案管理局檔案徵集組科員 許修嬋

壹、前言

各機關處理公務或公務有關之各類紀錄資料及其附件，經管理程序辦畢歸檔後，即成為檔案。為統一機關檔案點收作業，提升檔案管理效能，且明定機關業務承辦人員與檔案管理人員之權責，國家發展委員會檔案管理局（下稱檔案局）訂有機關檔案點收作業要點（下稱作業要點）及機關檔案管理作業手冊（下稱作業手冊）第7章等相關規定，除檔案法令明文者，各機關得依實際業務需要訂定內部作業相關規定，以利檔案管理人員據以執行。以下就各機關常詢問之歸檔點收疑義加以闡述及舉例說明，希望能透過本文讓各機關檔案管理人員在進行檔案點收作業時更為順遂。

貳、檔案點收作業常見疑義及舉例說明

一、 公務紀錄資料無文號亦應辦理歸檔

依檔案法（以下簡稱本法）第2條第2款及本法施行細則第2條規定，檔案係指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。各機關依法定職能運作而產生可供業務參考或業務稽憑之紀錄及其附件，可彰顯機關發展歷程及業務成果者，依文書處理手冊（下稱文書手冊）或業務相關規定，於完成發文、存查或其他辦結程序後，業務承辦或文書單位應於辦畢次日起5個工作日內逐件依序彙齊，送交檔案管理單位歸檔，並依本法相關規定辦理後續檔案管理事項，非僅以有文號者為限。至於歸檔及點收作業流程，包含送件歸檔、歸檔物品查檢、歸檔案件查核、確認點收及逾期歸檔稽催等。

除了作業要點第5點第1項所列不得歸檔者外（如現金、訴訟物證、易燃品等），屬各機關處理公務或與公務有關之圖片、紀錄、照片、電腦處理資料等，凡是可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書、物品，基於業務稽憑或參考使用需要，認有歸檔管理必要者，自應列入歸檔範圍，如機關內部未決行之簽案、公務電子郵件等。另實務上為管理無文號之檔案，機關應依作業手冊7.5.1.3規定，賦予該文件具唯一性之編號，得採由媒體類型、年度、業務單位、流水號組成之編號，如媒體類型紙本01、年度113、業務單位01及流水號001組成編號為0111301001。

二、 歸檔清單之欄位記載

依作業手冊7.5.1.5及表7-1歸檔清單（參考範例，如下表1）規定，歸檔清單得採書面或電子方式，應記載事項包括文（編）號、主旨或事由、承辦單位及人員、媒體類型及數量、附件媒體類型及數量、附件名稱等；各機關可自行訂定歸檔清單格式，並如實填列。然而實務上檔管人員常有以下疑義：

（一）歸檔案件頁碼編寫方式

歸檔案件填寫頁碼係依作業要點第3點及作業手冊7.5.1.2規定，承續文書處理階段之文件排序方式，釐清承辦人員與檔管人員權責，以規範同一案件之各文件順序並進行點收作業。歸檔案件屬紙本型式者，應逐件逐頁編寫頁碼，先編本文次編附件，由上至下；附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者，免併本文連續編寫頁碼，其中附件已編有頁碼者（含原已列印或已自行編寫頁碼者），得於案件首頁下方空白處以鉛筆註明總（頁）數，以確認其數量無誤。

另如文件有空白頁面，因無內容，非屬案件之一部分，無須編寫頁碼。建議以鉛筆編寫頁碼，係考量採軟芯原料書寫得減少破壞檔案原件頁面之風險，當頁碼編寫有誤時亦易於修正。

（二）歸檔清單之檔案附件媒體類型註記

依作業要點第6點、作業手冊7.5.1.5規定及該手冊表7-1歸檔清單參考格式，可隨文裝訂之附件，其頁數應與本文（如簽稿、來文等）併計於「媒體類型／數量／單位」欄位；至歸檔案件附件之媒體型式如為書籍或特殊媒體者（如照片、地圖、工程圖、電子或以其他方式儲存之媒體），則於「附件媒體類型／數量／單位」欄位註記相關資訊。

另屬難以裝訂之附件者，依作業手冊7.5.1.4規定，其應避免散落，並得放置於固定箱盒或套袋，並於首頁或外包裝適當處註明文（編）號；且於「附件媒體類型／數量／單位」欄位妥為標註，以利清點。

實務上，來文如屬告知性質，未檢送附件，公文附件欄位亦未填寫，且簽辦過程中未提有附件者，則自無歸檔附件；如屬簽辦過程之參考資料經審酌無歸檔必要者，則應於簽辦時妥予註明屬不歸檔範圍。

（三）歸檔案件之附件計量單位

為有效進行檔案點收作業，業務承辦人或文書單位應依歸檔案件之附件性質及媒體型式擇定適當計量單位（如件、份、檔等），覈實著錄；檔案管理人員則據以確認後辦理點收。

三、 歸檔案件以原件為原則，無須重複歸檔

依作業要點第2點規定，各機關歸檔案件以原件為原則，有附件者，每一種以1份為限。是如屬紙本辦畢之公文，即以紙本型式辦理歸檔；如屬電子簽核型式辦畢之公文，則以電子型式公文為原件辦理歸檔。

作業要點第5點提到，如屬機關間之紙本行文經轉製為電子形式而完成線上簽核辦畢，其紙本如無重複歸檔之必要者，得不歸檔；惟涉及個人權益、信證稽憑之機關間行文以及非屬機關間之紙本來文，如涉及民眾權益之陳情函、採購標案投標書等，經改為線上簽核辦畢者，其紙本來文仍需併同歸檔管理。同一案件之本文及其附件或不同附件，可為不同媒體型式，如以電子型式辦畢之公文，其附件可為電子檔型式及紙本型式等。

實務上送件歸檔時，業務承辦單位應於併同歸檔之紙本來文編寫頁碼、分類號及保存年限等，並於歸檔清單填列媒體形式、數量等送交檔管人員點收，其後續檔案管理建議做法，可參酌檔案局全球資訊網相關說明（網頁路徑：檔案局首頁／認識我們／文檔法規／行政規則／機關檔案點收作業要點/ 紙本來文經轉製電子型式併同歸檔後續檔管建議做法.pdf）；至轉製為電子型式且完成線上簽核之電子紀錄，無須再行列印紙本。

承上，屬前述得不歸檔範圍者，各機關應就實務管理作業需要，本於權責自行訂定管理規定，衡酌決定處理方式，並加強注意得不歸檔案件之安全與保管事宜，避免散落及遺失等情事發生。

四、 歸檔案件蓋（印）騎縫章或職名章之依據及工具

依作業要點第9點第2項第7款及作業手冊7.5.3.1規定，歸檔案件未依規定蓋騎縫章或職名章者，應退還承辦單位或文書單位補正；乃依循公文程式條例第11條及文書手冊第16點第2款第12目，有關蓋（印）騎縫章相關規定，文稿有2頁以上者應裝訂妥當並蓋（印）騎縫章。另騎縫章的用意是為防止公文有變造、抽換之虞；至騎縫章之款式或可否使用電子騎縫章工具等，則可參考文書手冊第10點文書用具及處理標準等相關規定，若仍有詢問事項，請逕洽權責機關行政院綜合業務處釋明。

五、 逾期未歸檔案，檔案管理人員應辦理稽催並做成紀錄

業務承辦人如超過歸檔期限且未簽准延後歸檔，檔管人員依其職責應依作業要點第10點及作業手冊7.5.5規定，對應歸檔而未歸檔之案件定期辦理稽催並做成紀錄(例示如下表2)，經稽催仍未辦理者，則應簽請權責長官處理。至實際作業上如查有損毀、棄置、遺失公文或檔案者，得依文書流程管理作業規範第157點第2項第2款第3目規定，予以專案懲處。

參、結語

檔案點收作業係承辦人員或文書單位將辦畢公文彙整後交由檔管人員，經逐一查核與歸檔清單所載內容相符後，並於檔案管理系統中依實點收，此為檔案管理作業的首要步驟，影響機關檔案典藏之完整性，機關應予重視；至檔案點收相關規定則為承辦人員與檔管人員辦理歸檔案件點收時之準據，檔案管理人員應詳加瞭解，以利後續進行檔案管理。

參考資料

1. 國家發展委員會檔案管理局。《機關檔案點收作業要點》（民113年8月28日檢索）。
2. 國家發展委員會檔案管理局。《機關檔案管理作業手冊》（民113年8月28日檢索）。

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