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英國國家檔案館推行「檔案服務認證」，透過建構標準化作業原則及第三方審核，持續提升各檔案典藏單位之組織發展、館藏管理及提供應用等作業成效。讓我們一同認識「檔案服務認證」的推動與執行，作為國內檔案典藏管理單位的參考。

國家發展委員會檔案管理局企劃組科員 吳承恩

壹、前言

英國國家檔案館（The National Archives）為2003年由英國國家公共檔案館（Public Record Office）與皇家歷史手稿委員會（Historical Manuscript Commission）整併改制而成立，有別於其前身僅須協助政府機關內部辦理檔案管理作業，成立後的國家檔案館除應提供檔案開放應用服務外，更肩負領導及協調該國檔案事業的重責。

2010年，英國政府為提升文官行政效率及建構現代化工作環境，陸續推動公部門改造計畫，使該館面臨人力及預算縮減等困境。在此背景下，英國國家檔案館遂於2013年推動「檔案服務認證（Archive Service Accreditation）」機制，期望藉由建構檔案管理標準化作業原則，提供各典藏單位實務工作的參考依據，並搭配自願且免費之第三方審核，保證良好的檔案保存環境與檢調應用服務。

貳、規劃與推動

英國國家檔案館於2010年結合國內博物館、圖書館及檔案委員會共同推動「21世紀檔案行動（Archives for the 21st Century in Action）」計畫，其中，建構一致性的檔案管理標準被視為最關鍵的一環，「檔案服務認證」便由此應運而生。

「檔案服務認證」為英國國家檔案館、英國及愛爾蘭檔案與文件學會（Archives and Records Association UK and Ireland）、威爾斯檔案文書協會（Archives and Records Council Wales）等8個檔案管理專業機構共同規劃，並籌組「檔案服務認證委員會（Archive Service Accreditation Committee）」，每年定期開會1次，檢討相關政策推動及修正檔案管理標準化作業原則。

此外，經由上述委員會組成之「檔案服務認證小組（Archive Service Accreditation Panels）」，每年3、6、11月定期開會，審核典藏單位所提出之申請書面資料及各地區權責單位實地訪視報告，據以決定認證通過與否及其等級。認證結果可分為3個等級：經認證（accredited，時效6年）、暫時認證（provisionally accredited，時效至多2年）及未認證（not accredited）。

參、作業原則及認證申請

「檔案服務認證」之標準化作業原則可分為3大項：組織健全（organisational health）、典藏品（collections）、利益關係者及其使用經驗（stakeholders and their experiences），簡述如下：

一、組織健全

典藏單位對促進組織發展可遵循事項，包含：訂定使命宣言；釐清依法賦予之組織權責；建構前瞻性整體計畫及作業流程規範；確保永久性典藏空間、充足預算與專業人力。

二、典藏品

典藏單位對有效管理典藏品可遵循事項，包含：訂定館藏發展政策；建立兼具規範及彈性地徵集、鑑定與清理策略；確保有效館藏維護。

三、利益關係者及其使用經驗

典藏單位提供應用典藏品可遵循事項，包含：訂定檢調應用策略與計畫；提供多元化檢索應用管道；落實隱私及著作權等規範。

典藏單位於評估自身檔案管理作業與前述標準化原則相符程度後，可自行決定申請「檔案服務認證」，相關流程如下：

一、提交申請

典藏單位於參閱「檔案服務認證」相關說明文件後，可另與各地區（分為英國、蘇格蘭、威爾斯、北愛爾蘭）權責單位諮詢準備送審文件及規劃安排送審時間，續於線上申請系統（https://archiveserviceaccreditation.smapply.io/）提出審核申請。

二、受理審核

「檔案服務認證」審核分為2階段，首先由各地區權責單位審核申請文件，並對至少25％之認證範圍進行實地訪視，再做成書面報告及認證結果建議，提報至「檔案服務認證小組」。

三、通過認證

如前文所述，「檔案服務認證小組」每年定期開會審核各地區提報之申請文件，並於會後一週內提供申請單位審核結果，內容包含：認證結果等級、改善事項建議與發現、整體評論等。

四、持續落實與精進

通過「檔案服務認證」之典藏單位須確保其作業持續符合標準化原則，並於通過認證起3年內，回報審核結果之改善事項處理情形，並可補充說明此期間其他推動事項；通過認證起6年後，典藏單位須重新申請「檔案服務認證」。如未能完成上述作業，或於此期間內典藏單位無法維持符合「檔案服務認證」原則，認證資格便會被撤銷。

肆、結語

英國「檔案服務認證」自2013年推動至今已逾10年，依2023年5月英國國家檔案館公布之年度報告顯示，目前通過「檔案服務認證」之典藏單位共計244個，包含198個首次經認證及46個於6年時效屆滿後再次經認證，並且多數典藏單位均已申請並通過，顯見其成效，更多關於英國「檔案服務認證」資訊，歡迎到英國國家檔案館全球資訊網參閱（TNA, n.d.）。