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機關檔案管理金檔獎暨金質獎評獎活動是我國機關檔案管理的年度盛事。其中，績優檔案管理人員金質獎（以下簡稱金質獎）之設立，是為了表彰各機關績優檔案管理人員，並提升各機關檔案管理品質。其評獎程序包括主管機關初評及檔案中央主管機關複評。每一位獲獎者皆在層層考驗下脫穎而出，讓我們來一探金質獎評獎重點與準備秘訣吧！

國家發展委員會檔案管理局企劃組專員 吳明穎

壹、金質獎評獎簡介

為建立機關檔案管理人員工作榮譽感，提升其士氣，並樹立檔案管理工作之學習典範與標竿對象，檔案中央主管機關 - 國家發展委員會檔案管理局（以下簡稱檔案局）自92年開辦金檔獎暨金質獎評獎，至今已邁入第20屆，其中金質獎評獎已累計450位檔案管理人員獲得該項殊榮。

一、選拔對象

依第21屆機關績優檔案管理人員金質獎遴薦作業注意事項規定，金質獎選拔對象包括中央、地方各級機關及行政法人、公立大專院校及公營事業機構、以及受政府委託行使公權力團體等機關（構）之檔案管理人員，個人從事檔案管理工作連續服務年資（含不同機關之連續服務年資）滿2年以上，並對檔案管理業務有重大貢獻或具體績效者，皆可由機關推薦參加。

二、評獎程序

依機關績優檔案管理人員選拔獎勵要點(以下簡稱選拔獎勵要點)第8點規定，評獎程序分為初評及複評：

（一）初評

1、中央1、2級機關、直轄市政府、直轄市議會、縣（市）政府及縣（市）議會，由各該機關薦送本機關績優檔案管理人員參加複評。

2、由中央2級機關、直轄市政府及縣（市）政府（以下簡稱主管機關）對所屬機關推薦個案辦理初評，並依據初評結果擇優推薦參加複評。受政府委託行使公權力團體則由其委託機關依上開程序薦送。

（二）複評

1、書面審查：檔案局就薦送資料，進行書面審查；受推薦人員如曾獲頒金質獎，其書面審查成績排名應達參選人員總數前二分之一，始入圍面談名單。

2、面談作業：由評獎委員會就受推薦人員書面審查成績優良者，擇優列入面談名單；面談得由評獎委員會視情況採實地或視訊方式辦理。

貳、機關績優檔案管理人員事蹟之撰寫重點

每一位經主管機關推薦參與複評之檔案管理人員，皆屬檔案管理工作中之佼佼者，其檔案管理工作著有績效，亦深具個人專業特色，如何將個人績優事蹟具體呈現，以順利通過書面審查，以下扼要說明撰寫重點：

一、系統歸納績優事蹟

系統化歸納個人檔案管理重要績效或成就，扼要條列敘述主要事蹟，並撰寫個人主、協辦事項，相關內容宜具體明確，佐證儘量呈現量化數據。

二、著重個人績效亮點

敘述個人檔案管理重要績效或成就時，應強調個人主責之專案工作事蹟，尤其應說明對機關檔案管理工作之具體助益與貢獻。

三、提供明確佐證資料

所述個人檔案管理重要績效或成就，應提供相關清晰照片及文件資料佐證，以強化所述事項之真實性與說服力，同時清楚標示各佐證資料編號及次序，俾利查找、核對。

四、統一撰寫體例格式

前開內容當依檔案局規定之文件格式撰寫，包括字體、字型及行距等，同時應注意段落標題及圖文內容之一致性，適時以粗體字或醒目顏色標示重點及關鍵事項，讓個人績優事蹟具體生動、一目瞭然。

參、金質獎面談成功關鍵

歷經前述檔案局書面審查通過後，參獎人員將參與面談作業，本階段參獎人員需於20分鐘面談時間，充分表達個人檔案管理重要績效與特色事蹟，並妥為回應評獎委員各項提問，以獲得評獎委員青睞，以下簡要說明面談成功關鍵：

一、充分準備自我介紹

個人自我介紹之時間為3分鐘，講述重點應包括個人基本資料、檔案管理之重要經歷及績優事蹟，以及未來對檔案管理工作之規劃與期許等。前述事項建議透過具體事件及量化數據，以清楚表達個人在檔案管理職涯之優勢、特色及對機關重大貢獻等。

二、熟稔面談題庫重點

自我介紹後，續由各評獎委員進行提問，時間原則為5分鐘，採統問統答的方式進行，現場將會置放紙筆及小時鐘，以供參獎人員摘錄評獎委員提問重點及掌握答覆時間。由於參獎人員需於評獎委員詢問過程綜整問題，並擇要回答，因此參獎人員平時應熟悉檔案法令，並於面談前就檔案局所提供之面談題庫，研擬應答內容，有助於即時及妥善回應評獎委員各項問題。

三、理解問題巧妙應對

參獎人員答覆評獎委員提問時間為12分鐘，所以，應妥善分配時間綜整回答各項問題，掌握問題核心，如有任何疑慮，應即時向評獎委員確認釐清，對答時應力求條理清晰，避免過於簡短或冗長，以便於有限時間確切答題，展現對問題的瞭解以及解決問題的專業能力。

四、肢體語言展現自信

參獎人員於面談過程，可適時善用眼神、表情、動作、姿勢等肢體語言及聲調等，以提升論述綜效，並形塑及展現個人檔案管理專業形象。

透過上述分析與說明，想必對金質獎評獎重點及得獎秘訣已有更深入的認識與瞭解，您是否對參加金質獎評獎更具信心了呢？依選拔獎勵要點規定，獲獎人員將由各機關依規定核予記功2次，並頒予獎座1座及證書1幀，同時於頒獎典禮公開表揚。歡迎至本局全球資訊網「金檔獎暨金質獎」專區參閱相關規定及下載報名表單吧！