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隨著全民檔案意識提升，申請應用國家檔案人數及數量急遽增加，國家發展委員會檔案管理局(下稱檔案局)為提升服務效能，縮短申請人等待時間，兼顧檔案開放應用之法理，並參考國際做法，業推行保密具結閱覽抄錄措施多年。本文將就實施範圍、保密閱覽特點及實務常見問題概要說明，希望有助於各界快速便捷應用檔案。

國家發展委員會檔案管理局應用服務組助理研究員 張雅婷

壹、前言

國家檔案是指具有永久保存價值，而移轉(歸)檔案局之檔案。因此，國家檔案不僅是政府資訊，也記載國家與社會發展，以及人民生活點滴過往，既是全民集體記憶之所在，亦能凝聚文化歸屬感。

國家檔案之開放應用係以「最大開放、最小限制」為原則，然而檔案內容不免涉及國家外交安全、第三人隱私或與公共利益相關等事項，除檔案法第18條規定得予拒絕提供者外，仍應遵守個人資料保護法、政治檔案條例、著作權法等相關法令規定。因此提供申請人應用之前，檔案局同仁須逐頁檢視，並分離處理檔案中涉及個人隱私或依法應予保護之相關資訊。

面對申請應用數量急速增加，如何在各種法令規範要求及提升服務效能間取得平衡，成為國家檔案開放應用的重要課題之一。檔案局為解決上述問題，在參考國際做法及衡平相關法令規定後，於民國(以下同)106年12月8日修正令頒「國家檔案開放應用要點」，同步推行保密具結閱覽抄錄（以下簡稱保密閱覽）措施，以提供申請人更快速便捷應用檔案。

貳、實施範圍

國家檔案的申請途徑可分為「閱覽、抄錄」或「複製」的應用方式；檔案局在提供申請人應用檔案前，須就內容先行逐頁檢視，如有第三人隱私或依法應予保護之相關資訊，以遮掩或抽離等方式進行分離處理後再提供應用。如上述，逐頁檢視所需行政作業時程較長，影響申請人大量爬梳相關檔案的規劃。

因此，在考量應用需求與顧及相關法令限制後，檔案局以顧客導向檢討內部作業環節，從提升申請人應用時效及檔案准駁過程兩方面著手改善，推出保密閱覽新措施。

一、明定閱覽抄錄原則

保密閱覽新措施僅由檔案局先就檔案形式及類型進行檢視，如無下列情形則先提供申請人至局閱覽抄錄檔案之服務，減省申請人等待時間：

（一）未屆滿30年

（二）屬機密檔案

（三）檔案當事人或繼承人表示不予公開之私人文書

（四）涉及嚴重影響國家安全、利益或對外關係者

二、保密閱覽程序

從申請人的角度而言，在申請保密閱覽時，同步進行保密具結，亦即同意對於所獲知內容在使用上必須遵守相關法令限制，並在檔案局指定場所閱覽抄錄；同時可使用檔案局提供的設備自行翻拍，待閱畢後，可以再向檔案局提出所需複製範圍的申請。

此外，檔案局就准駁程序改以兩階段進行，如上所述，當申請人同意採保密具結時，先就檔案形式及類型進行審查，確定已屆滿30年且無涉機密、個人文書等須保護資訊，則可提供閱覽抄錄，再就申請人閱覽後提出之複製需求範圍進行逐頁審核。(如圖示)

參、保密閱覽特點

經改善之先閱覽抄錄再複製之措施，實施多年以來，具有下列特點，包括：

一、加速提供檔案：檔案局僅就形式類型檢視後，即可先提供申請人閱覽抄錄檔案內容，縮短等候准駁回復的時程。

二、確立需求範圍：申請人或學術研究者往往有大量爬梳檔案需求，通常希望能夠快速篩檢及查找檔案，但目錄所能提供的資訊有限，如須等到逐頁審核完成後，才能使用檔案，在看到檔案之前，申請人無法確定內容是否符合自身需要。透過保密閱覽，申請人可以明確知道檔案內容以及是否有複製之必要，進而提升檔案應用服務效益。

三、節省複製費用：申請人經確認需求，複製範圍明確，複製費用也相對精省。

肆、實務常見問題

保密閱覽自106年12月推行至今，先閱覽抄錄後複製的服務機制逐漸被各界所接受，但是在實務上仍常有申請人不清楚相關流程，整理常見問題如下：

Q1：保密閱覽是指可以閱覽密件?

A1：保密閱覽是指申請人對於應用國家檔案所知悉的檔案內容，例如第三人之個資、涉及第三人著作等，在後續使用上應依相關法令規定使用。但是，依法核定之機密檔案不提供應用；因此，無論有沒有申請保密閱覽，都不能閱覽機密檔案。

Q2：申請人選擇了保密閱覽，一定要到現場應用嗎?

A2：保密閱覽的原意是為了加速檔案應用，但考量應保護的檔案內容，爰採取指定場所閱覽的方式。亦即，如採保密閱覽方式申請應用，需請申請人親自或委託代理人至局閱覽抄錄。

Q3：為什麼現場已經有影像檔，當天卻不能複製帶走?

A3：為了讓申請人可以先快速篩檢及查找檔案，檔案內文中有關第三人個資或相關法令限制的部分，檔案局並未事先分離處理，係以指定場所閱覽抄錄及申請人同意遵守相關法令限制的方式提供閱覽抄錄，俟有複製需求的影像確認，須由檔案局再進行逐頁檢視並分離處理後才能提供。

伍、結語

檔案法自91年施行至今逾21年，各界對於檔案管理及應用觀念與意識已逐漸提升，為符合各界應用國家檔案期待，檔案局以落實檔案開放及加速提供應用為宗旨推行保密閱覽，自106年上路以來各界接受度甚高，除採用本項服務人次逐年增加外，也因能先閱覽抄錄檔案，進而確認檔案內容是否有複製必要，申請人在閱覽抄錄後所提複製需求與費用也較為減低；以111年國家檔案應用保密閱覽人次統計為例，有498人次採用本服務，其中166人次(占33%)在閱覽、抄錄完畢後，未再提出複製需求，顯見保密閱覽除能節省申請人複製費用等優點外，檔案局也可依申請人確認後之需求，有效投注人力於准駁作業程序，進而加速應用服務。

藉由本文之說明，希望讓申請人更瞭解保密閱覽措施之立意與應用方式。檔案局亦持續朝國家檔案申請應用便捷的方向創新改革，除保密閱覽外，續於112年推出「多元取件」服務，讓申請人在提出複製需求後，可於線上取件，無須出門只要一指下載，隨即可在家看檔，更加便捷應用。