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為落實法令規定及維護民眾應用檔案的權益，各機關的檔案管理人員應依規定辦理檔案目錄彙送，以下就常見的檔案目錄彙送問題提供說明，希望能協助檔案管理同仁在辦理檔案目錄彙送作業時，更加順遂。

國家發展委員會檔案管理局應用服務組助理員 簡明達

壹、檔案目錄彙送作業基礎概念

依檔案法第8條及檔案法施行細則第10條規定，各機關應將機關檔案目錄定期送交檔案中央主管機關，檔案中央主管機關應彙整國家檔案目錄及機關檔案目錄定期公布之，並附目錄使用說明。故檔案目錄彙送是指各機關依國家發展委員會檔案管理局(簡稱檔案局)訂定之時程及規定，將前半年完成新增及更新之檔案電子目錄轉出，上傳至機關檔案管理資訊網(簡稱ONLINE)後，再彙整送交檔案局公布之事項，相關說明如下：

一、適用對象：

(一)各級之中央及地方機關或機構。

(二)公立大專院校。

(三)行政法人。

(四)受政府委託行使公權力之個人或團體(僅就受託事務範圍內之檔案目錄辦理彙送)。

二、彙送範圍：

(一)除機密檔案目錄依機密檔案管理辦法第5條規定不予彙送外，其餘一般現行與回溯檔案目錄均應辦理目錄彙送。

 (二)機密檔案於完成機密等級註銷後，應依一般檔案管理，並辦理檔案目錄彙送。

 (三)ONLINE已建置機關例行性、異動(含銷毀、移轉、移交及接管等)，及未完成回溯等檔案目錄彙送作業的管考功能，如未依規定期程辦理，系統將寄發電子稽催信，機關接獲後應儘速辦理前開作業。目錄彙送機關亦應檢視所屬(轄)機關是否已處理完成列管彙送事項。

 (四)依檔案法施行細則第27條規定，中央二級機關及直轄市、縣（市）政府對於所屬機關檔案管理情形，應定期辦理考評及獎懲。檔案局於民國109 年函頒機關檔案管理評鑑要點，續於110年7月2日函頒「機關檔案管理評鑑表」與「考評作業指引」，其中評鑑項目包含例行性及異動(包含銷毀、移轉、移交或接管等)檔案目錄更新彙送作業。

 (五)依前開評鑑要點第3點規定，主管機關應辦理所屬(轄)機關之考評、輔導及獎懲；檔案局就中央一、二級機關及中央一級機關直屬之中央三級機關、直轄市政府及直轄市議會、縣(市)政府及縣(市)議會之機關檔案管理加以評鑑，期透過前開分級督考機制，俾利提升目錄正確性。

三、送交程序：依檔案法施行細則第10條規定每半年送交1次

(一)中央1、2級機關：由各該機關送交。

(二)中央3級以下機關：層報由上級中央2級機關彙整送交。

(三)直轄市政府、直轄市議會、縣(市)政府及縣(市)議會：由各該機關送交。

(四)直轄市政府所屬各機關：均層報由直轄市政府彙整送交。

(五)縣(市)政府所屬各機關及其他各地方機關(鄉、鎮、市區公所及鄉、鎮、市民代表會)，均層報由縣(市)政府彙整送交。

四、處理步驟：

(一)檢視目錄內容妥適性：

檔案管理同仁辦理新增、修改及接管檔案目錄彙送前，應依檔案法、個人資料保護法、政府資訊公開法等相關法令規定檢視內容妥適性，避免公布檔案目錄之內容違反法令明定應保密事項、影響公共利益及侵害第三人正當權益。另，ONLINE已建置檔案目錄機敏字詞檢核功能，機關可善用該功能，自行依據機關特性及所產生檔案內容，建立機關專有機敏字詞庫，經系統檢測機關上傳之檔案目錄內容，如含機敏字詞者，系統將提醒機關檢視確認是否須修正。

(二)檢視目錄內容正確性：

機關於新增或現存之檔案目錄，如有資訊異常狀況情形(如年度號錯誤或保存年限異常等)，應確認正確之檔號或保存年限後，立即修正並重新彙送。

(三)檢視彙送目錄格式：

1、年度號為96年以前之檔案目錄，採案件層級辦理彙送者可採案件層級或案卷層級辦理後續移轉、移交及銷毀目錄更新。

2、年度號為96年以後之檔案目錄，均採案卷層級辦理彙送。

3、應確認每次彙送檔案目錄之唯一性，避免檔號重複，發生檔案目錄覆蓋問題。

(四)檔案電子目錄命名及格式：

1、應採用XML壓縮之ZIP格式。

2、資料內容不得使用&  >  <  ‘ ’“ ”等特殊字元，如需使用應以全形取代之。

3、目錄命名原則依文書及檔案管理電腦化作業規範之附錄11「機關電子檔案統一命名原則」，以機關(構、組織)代碼、傳送日期及流水號依序組成後存檔。

貳、實務執行常見問題與做法說明

Q1：為何要做目錄彙送？

A1：辦理目錄彙送的原因如下：

1、落實法遵事項，提供各界便捷之檔案目錄查詢方式。

2、機關可透過目錄資訊，有效掌握管有檔案之現況。

3、政府資訊公開並滿足民眾知的權利，俾申請檔案應用。

Q2：多久做一次目錄彙送？

A2：檔案目錄彙送作業是為實踐政府資訊公開，維護民眾知的權利，依檔案法第8條及其施行細則第10條規定，各機關應將檔案目錄，每半年按規定期程送交檔案局，彙整公布於機關檔案目錄查詢網(簡稱NEAR)，以提供民眾查詢檔案目錄及申請應用檔案，達到促進檔案開放與運用，充分發揮檔案功能之目的；另，檔案目錄如有更新或異動，應儘速辦理目錄彙送，以維NEAR之正確性。

Q3：如果有移轉、移交或銷毀檔案狀況，也是半年做一次目錄彙送嗎？

A3：如有移轉、移交或銷毀檔案狀況，當儘速辦理目錄更新後彙送作業，無需等待每半年規定之作業時程。

Q4：如果有解密後之檔案，是否須即時辦理目錄彙送作業？

A4：為保障民眾可快速查詢及應用檔案之權利，各機關管有之機密檔案完成解密後，請即時辦理目錄彙送作業。

Q5：同一案卷內有機密檔案與一般檔案者，是否需辦理檔案目錄彙送？

A5：現行檔案目錄公布單元為案卷層級，同一案卷內含有部分案件列有機密等級，於案卷層級編目時，依機關檔案管理作業手冊第9章「編目」9.4.1.3第3目規定，其「密等及保存年限」欄位即應著錄該案卷內最高之機密等級，並依機密檔案管理辦法第5條規定，於目錄彙送作業時排除該案卷，不予彙送公布。

Q6：檔案目錄彙送說明表之檔案起迄日期不合理時，應如何進行修正？

A6：機關檔案管理同仁應先於機關之公文及檔案管理資訊系統修正該筆文件之產生日期，再轉出檔案電子目錄，重新至ONLINE辦理檔案目錄彙送，並應確認檔號是否異動，如無，方可再次彙送以更新目錄資訊。

Q7：發現NEAR公布之目錄有年度號錯誤的狀況，請問該如何處理？

A7：有關NEAR公布之目錄有年度號錯誤狀況修正方式如下：

1.    先找出錯誤年度號之檔案目錄。

2.    至機關公文及檔案管理資訊系統將該筆目錄修正為正確年度號。

3.    轉出該筆檔案電子目錄，至ONLINE辦理彙送。

4.    至ONLINE刪除錯誤年度號目錄。

5.    至NEAR進階搜尋確認以上作業是否確實完成。

6.    可以從ONLINE轉出清單，檢視是否有年度號錯誤狀況。請登入ONLINE，從左側選單「彙送管考」→「報表查詢」，再從右方版面選擇「檔案目錄總件數統計-依檔案年度號範圍分」、統計截止日、是否含所屬機關後，按藍色查詢按鈕，即可匯出清單檢視。

Q8：如何下載已彙送之目錄?

A8：下載目前現存於ONLINE之檔案目錄，可利用「檔案目錄彙送」之「下載檔案目錄功能」，其操作步驟為登入ONLINE，點選系統左側選單「目錄彙送/刪除、下載及查詢」，進入查詢畫面後，請點選「下載檔案目錄」，可設定所需目錄之條件後，按右上角的「確認」按鈕，即可下載檔案目錄。另，下載之檔案目錄，如需匯回各機關之公文及檔案管理資訊系統，請注意其資料覆蓋問題。

參、結語

本文整理機關檔案目錄彙送基礎概念及常見問答說明，期能對機關檔案管理人員有所助益，順利完成檔案目錄彙送作業。如想進一步瞭解更多檔案目錄彙送的做法說明，請詳閱「機關檔案管理作業手冊」第19章「目錄彙送」之規定，也可至檔案局全球資訊網(https://www.archives.gov.tw)「機關服務/諮詢溝通/常見問答/檔案檢調」或「機關服務/文書檔案管理/機關檔案管理制度/應用/檢調」項下查閱；另，有關檔案目錄彙送相關功能操作手冊，亦可於「ONLINE左側選單/系統服務/E-Learning/目錄彙送」項下自行下載使用。