維護與傳承國家智慧資產，文書及檔案管理人才的專業養成至關重要。國家發展委員會檔案管理局(下稱檔案局)自民國105年函頒「文書及檔案管理專業分級培訓計畫」(下稱培訓計畫)，將自113年起推動「檔案管理人員專業認證」制度(下稱專業認證)，建置考訓合一機制，報名認證測驗前，必須先完成指定的培訓課程。本文將說明培訓計畫起源、課程內涵、培訓對象及授課方式，帶您認識文書及檔案管理人才的專業養成教育。
國家發展委員會檔案管理局企劃組科員 劉雅芳
壹、前言
《檔案法》自民國91年實施以來，檔案意識漸趨普及，政府機關對檔案管理工作也日益重視，然而在公務人員養成教育及專業訓練中，文書流程、公文時效及檔案歸檔管理等相關課程尚嫌不足。因此，檔案局訂定培訓計畫，針對不同培訓對象及工作內容，多元化、分級化開設培訓課程，提升公務人員文書及檔案管理知能，保存政府重要施政紀錄，進而促進檔案多元應用。
貳、認證培訓 考訓合一
檔案管理人員是否具備充足專業知能，將影響檔案管理健全發展。因此，檔案局逐步推動專業認證，包含基礎與進階兩級認證，考試及格者將核發能力證明，作為公私部門遴用檔案專業人才參考依據，同時也能增進檔案管理人員職涯競爭力。
報名專業認證前，需先取得培訓計畫所列相應的學習時數，才能參加測驗，透過考訓合一機制，培育檔案管理人員專業知能。基礎級認證預定113年起開辦，著重檔案管理法令與作業手冊規定，以及培訓計畫所列「通識入門」與「基礎實務」級課程內容；進階級認證則預定114年起開辦，著重專項業務相關理論、檔案法令規定、實務做法，以及培訓計畫所列該專項「專業進階」級課程內容。
專業認證適用對象為政府機關檔案管理人員及檔案管理單位主管，但也開放一般公務人員及非公務人員參與，民眾如欲通過認證，提升自我實力及職涯競爭力，均可參考培訓計畫所列課程學習備考。有關專業認證推動進程，現階段以鼓勵性質，漸進推動各機關檔案管理人員取得認證並同步研修《檔案法》，期獲法律授權訂定認證規範，以全面落實推動。
参、優質檔案管理 5大關鍵能力
檔案局依據文書及檔案管理人員執行業務所需專業知識與技能，建構「文書及檔案管理專業發展學習地圖」(圖1)，包含5大關鍵能力：規劃管理、檔案立案編目與清理、檔案保存與維護、檔案服務與推廣及資通訊能力。在每項關鍵能力下，詳列應具備的能力向度，並據以開設63門培訓課程。
圖1 文書及檔案管理專業發展學習地圖
「規劃管理能力」包含檔案法令概念及基本素養、檔案管理制度與計畫作業、資源管理、公共關係與合作交流、緊急應變處理及風險管理、公文流程及時效管理6個能力向度，共開設10門課程。
「檔案立案編目與清理能力」包含檔案分類表及檔案保存年限區分表編製、檔案歸檔及點收、檔案立案及編目、檔案清理、檔案鑑定、機密檔案管理6個能力向度，共開設18門課程。
「檔案保存與維護能力」包含檔案庫房設施、檔案庫房安全管理、檔案入庫及保管、檔案複製及儲存、檔案修護5個能力向度，共開設12門課程。
「檔案服務與推廣能力」包含檔案檢索服務（含檔案目錄彙送作業、檔案目錄檢索工具、諮詢參考服務等）、檔案檢調及申請應用、檔案加值行銷（含檔案研究、出版、展覽、創意加值、行銷推廣等）、檔案應用統計4個能力向度，共開設8門課程。
「資通訊能力」則有文檔資訊系統建置及驗證、文檔資訊系統及電子公文交換系統操作、電子檔案長期保存、資訊安全4個能力向度，共開設15門課程。
肆、分級培訓 因材施教
63門培訓課程依難易等級分為通識入門、基礎實務及專業進階3大類。通識入門級培訓目標為認識基礎概念；基礎實務級培訓目標為具備專業知識及解決實務問題能力；專業進階級培訓目標為具備專門技術、政策規劃、研擬及評估能力。
考量業務需求，培訓對象分為一般公務人員、檔案管理人員、文書管理人員、系統管理人員及督導人員5大類，各培訓對象與其關鍵能力分級課程數量統計如表1。
表1 各培訓對象與其關鍵能力分級課程數量統計表
一般公務人員，指非承辦文書及檔案管理業務人員，課程目標為培養基本文書及檔案管理素養；檔案管理人員，指承辦檔案管理業務人員，課程目的為提升其檔案管理專業知能。
文書管理人員，指承辦文書管理業務人員，含管考公文時效的研考人員，希望提升其文書流程管理及時效管制專業知能；系統管理人員，指承辦公文及檔案管理資訊系統管理人員，希望增進其對系統規劃、建置、管理、驗證及資安的專業知能；督導人員，指文書及檔案管理業務單位主管，以及辦理督導所屬機關相關業務人員，盼使其具備輔導所屬機關的正確知能。各類人員可依培訓計畫所列修課建議，擇選與自身業務相關的課程，並依難易等級循序漸進修課。
伍、線上實體 雙軌教學
修課方式包含線上學習及實體教學，線上學習由授課講員事先錄製教材，學員可至「e等公務園+學習平臺」網站線上收看(非公務人員也可收看)，不受時空限制，防疫期間尤其發揮極大功效；實體教學則有課程講授、個案研討及實際操作3種形式，課程講授由講員依據教材內容面授講解，個案研討由講員選擇個案引導學員討論、演練，實際操作由講員示範實際運作步驟。
依據不同課程分級評估其講授方式，通識入門級課程採全數線上學習，初任文書管理及檔案管理人員任職4個月內須完成學習，共11門課程；基礎實務級課程同時提供線上學習與實體教學，學員可依需求自行選擇，文書管理及檔案管理人員任職1年內須完成學習，共23門課程；專業進階級課程以實體教學為主、線上學習為輔，共29門課程
陸、結語
隨著科技快速發展，文書及檔案管理相關法規與實務做法隨之改變，相關培訓課程也需即時滾動修正，以更符合實務需求。培訓計畫自105年函頒後，分別於109年、今(112)年修正更新，最新培訓計畫(含培訓課程表及建議修課順序)已公布於檔案局全球資訊網／機關服務／教育訓練／培訓計畫項下，歡迎更多文書及檔案管理與保存維護同儕加入學習行列，成為國家智慧資產傳承的重要生力軍。