檔案樂活情報

第185期

2022-11-16

檔案知識+-國家檔案移轉前置輔導實務

國家檔案移轉前置輔導實務

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國家檔案移轉前置輔導實務

依檔案法第2條第3款規定,國家檔案係指具有永久保存價值,而移歸檔案中央主管機關管理之檔案。當機關辦理國家檔案移轉時,該如何作業才能符合規定且提升移轉品質與效益呢?本文將分別介紹檔案移轉前置輔導的做法與概念,並說明機關移轉檔案實務常見問題,以作為檔案管理人員作業參考。

國家發展委員會檔案管理局檔案徵集組專員 王嘉斌

 

壹、前言

機關檔案管理人員在辦理移轉前,應先熟讀國家發展委員會檔案管理局(以下稱檔案局)所編訂之機關檔案管理作業手冊(以下稱檔管手冊)第17章「移轉」,瞭解移轉作業之處理步驟,以及順遂政治檔案條例(以下簡稱本條例)公布施行後之移轉實務運作,熟悉檔案局訂定之「國家檔案移轉作業指引」及「國家檔案移轉配合事項」,以建立移轉作業初步概念。

 

貳、國家檔案移轉前置輔導原則概述

為使機關檔案移轉作業有標準可循,目前檔案局推動三級品管機制,具體作法請詳見「國家檔案移轉配合事項」,每年年初亦舉辦國家檔案移轉前置作業說明會,針對明年度需辦理檔案移轉之中央三級(含)以上及地方一級機關,說明移轉實務應注意事項及相關輔導作業。

一、國家檔案移轉前置輔導

國家檔案移轉前置輔導,包括行政院及所屬中央三級(含)以上機關辦理屆期檔案移轉時,於移轉整備期間(15個月以上)之各項移轉前置作業,由檔案局偕同上級機關進行輔導;其他機關,得由檔案局審酌移轉檔案整理及數量等個案情形進行輔導;以及移轉機關為中央一、二級機關或地方一級機關者,由檔案局逕行辦理前置輔導作業(以下統稱前置輔導)。

二、政治檔案移轉之前置輔導

為落實政治檔案條例規定,機關管有檔案經審定為政治檔案者,其移轉前置作業及輔導時間、方式等,得由檔案局視需要調整之。

三、前置輔導之方式

主要以實地訪視為主,電子郵件或電話等線上溝通為輔,作業重點包括移轉檔案電子目錄檢視、檔案保管(存)狀況、機密檔案解降密情形、檔案開放應用註記等4項。前置輔導程序得由檔案局視機關移轉期程酌予延長,並以移轉前2個月完成前置輔導作業為原則,檔案局亦視移轉檔案數量較少或查核結果良好者,採遠距輔導或簡化輔導程序。

四、作業程序

採三級品管機制運作,分別是前置輔導移轉機關試作、上級機關查核、以及檔案局複檢抽查,其程序如下圖所示:

 

圖1 國家檔案移轉前置輔導流程圖(資料來源:國家檔案移轉配合事項)

圖1 國家檔案移轉前置輔導流程圖(資料來源:國家檔案移轉配合事項)

 

參、前置輔導常見問題例舉

有關前置輔導相關規定及事項,檔案局在「國家檔案移轉作業指引」及「國家檔案移轉配合事項」有詳細說明,但在實務上,機關仍有下例常見問題:

Q1:檔案封面如何裝訂?檔號該如何標示?若有附件,如何註記?又案卷或案件目次表格式有何不同?

一、裝訂原則:檔案裝訂應有封面、封底,宜選用無酸(中性或弱鹼)且較厚之材質,並採白色或未經染色之棉線繩、紙釘、塑膠釘或其他不損壞檔案之材質加固,不宜使用金屬針釘,以結實及整齊為原則,不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案或妨害閱讀(圖2)。

 

圖2 封面、封底裝訂

圖2 封面、封底裝訂

二、封面檔號標註方式:檔案封面及卷脊標示應有現行機關全銜、檔號、案名,封面右上角亦須以6B鉛筆標示檔號至卷次號(圖3)。

 

圖3 封面檔號標註方式

圖3 封面檔號標註方式

 

三、附件的註記方式:附件如隨本文入卷,應併同本文裝訂,若規格較小時,應先以公文用紙襯貼處理,如無法直接裝訂者,應另置於合適之容具(如信封、牛皮紙袋),並於容具封面上註明內容物及數量後,併同本文裝訂(圖4);如難以併同裝訂時,應於附件適當位置標示機關全銜及檔號後另行存置(圖5)。非紙質類之附件(如錄音帶、錄影帶、光碟等)應另行存置於合適之容具後,於附件及容具適當位置標示機關全銜及檔號,並於原件目次表備註附件媒體型式及數量;另應製作「非紙質類附件另存清單」及其Excel檔或CSV檔(圖6)。

 

圖4 附件隨文裝訂之標註方式

圖4 附件隨文裝訂之標註方式

圖5 附件未隨文裝訂之標註方式

圖5 附件未隨文裝訂之標註方式

圖6 非紙質類附件另存清單

圖6 非紙質類附件另存清單

 

四、目次表裝訂:移轉之檔案需有目次表併同檔案裝訂,以案件層級移轉者,應附案件目次表(圖7),並應於各案件之首頁標示目次號(圖8);案卷層級者則應附案卷目次表(圖9)。

 

圖7 案件目次表

圖7 案件目次表

圖8 各案件首頁標示目次號

圖8 各案件首頁標示目次號

圖9 案卷目次表

圖9 案卷目次表

Q2:檔案移轉目錄如何上傳至文書檔案整合網?

機關待移轉之檔案實體、移轉目錄經檔案局前置輔導通過,即可依「文書及檔案管理電腦化作業規範」附錄5所定之檔案目錄彙送格式完整轉出XML格式,即可依命名規則(圖10),將移轉目錄上傳至文書檔案整合網。上傳檔案目錄之檔號,必須與檔案實體封面所標註者一致。上傳成功後,系統會自動產出移轉目錄(圖11)及案名清單(圖12),後續即以系統產出之目錄及清單作為國家檔案移轉交接紀錄函文附件,並以此為檔案點交依據。

 

圖10 移轉目錄上傳系統之命名規則

圖10 移轉目錄上傳系統之命名規則

圖11 文檔整合網系統產出之移轉目錄

圖11 文檔整合網系統產出之移轉目錄

圖12 文檔整合網系統產出之案名清單

圖12 文檔整合網系統產出之案名清單

Q3:機密檔案該如何辦理移轉?目錄是否應上傳文書檔案整合網?

一、密等檢討:機關待移轉之檔案若列為密等,移轉前應先依檔管手冊 17.3.1.3 所列相關法令規定,辦理機密等級之變更或解密事宜。若為政治檔案,保密期限屆滿或解密條件成就者、保密期限逾30年且無法律明文保密義務及明定有保密期限者,應予解密,完成機密等級註銷。經檢討仍需核列機密等級者,應於機密檔案專用封套檢視修正相關欄位資訊。

二、密件移轉及目錄製作:移轉檔案於移轉前全數完成解密者,請於移轉公文敘明「移轉檔案已完成解密或均為普通件」。若移轉前未完成解密且非屬永久保密之檔案者,另行編製國家檔案移轉目錄,並經離線版移轉檔案目錄檢測軟體進行檢測通過後(圖13),逕交付檔案局,無需上傳文書檔案整合網,後續併同實體檔案辦理移轉。若屬永久保密者,製作永久保密檔案清冊(圖14),併同移轉公文送交檔案局錄案,實體檔案暫不移轉。另,屬政治檔案者,應經原核定機關報請上級機關同意,並註記保密之法律依據與上級機關同意文件之日期及文號;未獲同意時,應續予檢討保密之妥適性。

 

圖13 離線版移轉檔案目錄軟體檢測通過

圖13 離線版移轉檔案目錄軟體檢測通過

圖14 永久保密檔案清冊

圖14 永久保密檔案清冊

Q4:政治檔案移轉方式為何?其與一般國家檔案移轉有何不同?又影像如何製作與命名?

有關政治檔案移轉,大致與一般國家檔案移轉相同,惟在移轉目錄,需辦理檔案立案及案件、案卷二層級編目,並就移轉檔案製作檔案影像。其影像規格及命名架構說明如下:

一、儲存規格:全彩、TIFF或JPEG檔、300DPI,移轉機關可先於作業之電腦檢視是否有符合規格。

二、命名架構:第一層為案卷層級之檔號資料夾(年度號=分類號=案次號)、第二層為案件層級之檔號資料夾(年度號=分類號=案次號=卷次號=目次號)、第三層為影像檔之序號(年度號=分類號=案次號=卷次號=目次號=頁次號.JPG/TIF,如0040=012=101=0001=001=0001.JPG)(如圖15)。這裡特別提醒,年度號必須為4碼,卷次號為4碼,目次號以不超過3碼為原則。

 

圖15 政治檔案影像儲存規格及命名架構

圖15 政治檔案影像儲存規格及命名架構

Q5:檔案應用限制說明表填列時要特別注意什麼事項?該如何上傳至文書檔案整合網?

一、機關經檢視移轉檔案內容後,如涉及個人隱私,或法令規定應限制應用者,應按國家檔案或政治檔案,分別填列「國家檔案應用限制說明」或「政治檔案限制應用說明表」(下稱說明表)(圖16、17),並依限制應用說明上傳格式之命名規則(檔名需為機關代碼_APY_日期(7碼)_2碼流水號,例如A41010000A_APY_1080823_01.xls),將移轉目錄上傳至文書檔案整合網。

 

圖16 國家檔案應用限制說明表填寫範例

圖16 國家檔案應用限制說明表填寫範例

圖17 政治檔案應用限制說明表填寫範例

圖17 政治檔案應用限制說明表填寫範例

二、為有利快速查找限制應用內容所在位置,以加速後續國家檔案開放應用。「限制應用範圍描述」欄位,如限制原因屬個人隱私,範圍描述僅需填列至卷次號,如屬案件層級移轉則可免填;屬業務層面者,應填列至卷次號及目次號,或視需要加註頁碼或文號,例如卷次2目次5。需特別注意的是,同一檔號請勿重複羅列(如圖18),若重複羅列,系統只會保留1筆資料,故同一案卷(件)所限制範圍,請列於同一欄位,勿分項羅列。

 

圖18 應用限制說明表填寫錯誤示例

圖18 應用限制說明表填寫錯誤示例

三、移轉之檔案如無限制應用情形,應於函中敘明「檔案均為普通件且全部開放應用」,免附說明表;反之,均應檢附說明表,並於函文敘明「限制應用之檔案詳如說明表;其餘檔案開放應用」。

Q6:移轉檔案裝箱該注意什麼事項?箱子規格有特別要求嗎?

一、箱子規格:移轉檔案之裝箱次序應與國家檔案移轉案名清單及國家檔案移轉目錄一致,並覈實清點後裝箱,屬政治檔案者,請另行裝箱。裝箱前,應確認移轉檔案數量、箱數(含箱子尺寸)及長度(以檔案排放於檔案架計算)後通報檔案局,箱子尺寸以42x37x32(cm)為原則,最大不可超過46x40x32(cm),另每一箱內應置放對應檔案實體之案名清單。

二、排序及裝箱方式:實體檔案裝箱應依檔號排列,先依年度,再依分類號及案次號大小,由左至右順序排列,紙質檔案卷脊朝上置放,並於箱子上面及側面應加貼標籤,標籤方向應與檔案卷脊閱讀方向一致(如圖19、20)。

 

圖19 檔案排列方式

圖19 檔案排列方式

圖20 箱子上方及側面應加貼標籤

圖20 箱子上方及側面應加貼標籤

三、移轉檔案如因規格特殊,無法放入規定尺寸箱內時,宜於檔案適當處標示檔號。大型圖表者,應以原存放方式或以捲筒式收存,辦理運送。檔案之附件若有特殊原因無法併本文裝箱時,應於案名清單上註明,另於附件適當處標示檔號,並編製附件清單。

四、機密檔案:機密案件應使用機密檔案專用封套密封,詳實填註封套上應記載事項,應以全案為單元單獨裝箱及編製移轉目錄;另已完成解密之案件,應歸回原檔案排序。

 

肆、結語

機關檔案管理人員在辦理檔案移轉前,應就時程規劃及相關事項與檔案局充分溝通,建議可先拍攝部分待移轉檔案之封面、封底、案卷目次表及檔案內頁,併同移轉目錄及限制應用說明表傳送檔案局承辦窗口,以利後續輔導及決定是否進行實地訪視。如想進一步瞭解更多檔案移轉的做法說明,歡迎登入檔案局全球資訊網「國家發展委員會檔案管理局-全球資訊網-首頁-機關服務-文書檔案管理-機關檔案管理制度-鑑定與清理 (archives.gov.tw)」項下查閱。

 

 

 

參考資料
  1. 國家發展委員會檔案管理局,《機關檔案管理作業手冊》(新北:國家發展委員會檔案管理局,民107,四版)。
  2. 國家發展委員會檔案管理局(2020)。〈國家檔案移轉配合事項〉,https://www.archives.gov.tw/Publish.aspx?cnid=102234&p=1762(民111.08.09檢索)。
  3. 國家發展委員會檔案管理局(2020)。〈國家檔案移轉作業指引〉,https://www.archives.gov.tw/Publish.aspx?cnid=1652&p=2409(民111.08.09檢索)。
  4. 顏佩貞。〈保障權益:淺談移轉國家檔案限制應用檢視〉,https://www.archives.gov.tw/ALohas/ALohasColumn.aspx?c=2046(民111年8.10日檢索)。

 

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