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如何有效管理機關文件，一直是檔案管理人員必須面臨的課題之一。1950年美國聯邦總務署（General Services Administration, 簡稱GSA）依《聯邦文件管理法》（Records Management by Federal Agencies）首創聯邦文件中心（Federal Records Centers），保存各機關半現行文件與提供檢調應用等服務。有鑑於我國尚無文件中心之建置，本文將帶大家一同來瞭解美國文件中心迄今數十年的實務經驗。

國家發展委員會檔案管理局企劃組科員 吳承恩

壹、前言

文件中心係由檔案專案人員或機構負責營運，並提供保存各機關半現行文件及檢調應用等相關服務。按照文件生命週期理論（life cycle of records），文件依使用頻率可分為現行、半現行及非現行三階段，各階段由於價值發揮與管理方式差異，存放位置可分為機關檔案庫房保存及檔案館典藏，兩者缺一不可（圖1）。然而，機關當面臨未屆滿保存年限之歸檔文件日益累積的情況，檔案庫房往往面臨龐大的典藏壓力。同時，如採取分散式保存，對於後續管理及檢調應用也將帶來隱憂。

值得慶幸的是，文件中心為上述難題帶來解決方案，不僅有助於保存半現行文件，亦能舒緩機關檔案管理的壓力，並且能將文件資源集中統籌規劃，提升文件保存成效，有益於促進開放應用，發揮文檔價值。

貳、美國聯邦文件中心設置與營運

文件中心的構想，起源於第二次世界大戰期間，美國海軍因應軍事文件數量的攀升而設置中繼式臨時庫房。有鑑於戰後聯邦文件持續大量增長，1950年美國國會頒布《聯邦文件管理法》，正式授權美國聯邦總務署（GSA，現改制為「國家檔案暨文件署，National Archives and Records Administration，簡稱NARA」）設置聯邦文件中心。

最初文件中心的營運，係由聯邦政府全權負責，至1999年通過《公共法案106-58》，創設2,200萬美元的循環基金，兼採使用者付費，使文件中心整體營運更具彈性。現今聯邦文件中心隸屬NARA區域文件事務司（Office of Regional Records Services），受《聯邦文件管理法》約束，共有18個文件中心分布於全美境內。

參、美國文件中心類別

除了上述由聯邦政府所設立文件中心外，另有非聯邦政府及私人企業負責營運的文件中心，概述如下：

一、非聯邦文件中心

非聯邦文件中心是指由各州政府、機關或大學自行設置，雖不屬聯邦政府體系，亦不受《聯邦文件管理法》約束，但仍接受聯邦政府或各級政府檔案管理部門的監督與指導，目前各州均設有州立文件中心，提供在地文件保存與檢索服務。

二、商業文件中心

商業文件中心即由私人企業創辦，不屬政府體系，亦不受《聯邦文件管理法》約束，提供服務除了私人文件保存與應用外，亦有針對電子檔案之儲存與轉置等服務。

肆、美國聯邦文件中心服務

有關聯邦文件中心服務，主要可分為下列三項：

一、文件移轉保存與清理處置

文件移轉保存與清理處置為聯邦文件中心首要工作。其中，文件移轉工作原則係以系列為單位，並為有利排架及節省庫房空間，使用容具在尺寸上皆有明確規範，如標準尺寸約為37.7×30.5×24.1公分。同時，因應後續管理及檢調應用等服務，裝箱方式根據紙張大小，文件中心亦訂有相關裝箱規範，如每箱不應裝滿，需預留約2.5至5.1公分的空間，以供文件中心檢閱及受理申請應用時所需（圖2）。

此外，移轉申請、追蹤及後續應用主要透過檔案暨文書中心資訊系統（Archives and Records Centers Information System，簡稱ARCIS)進行，申請人（機關）填妥移轉申請單，文件中心受理後10個工作天內就會請貨運公司移轉返還，並分配本次移轉之各箱箱號，如箱號標示1/10，即表示本次移轉共10箱，此箱為編號1。同時文件中心返還之申請單，亦應一併放入該次移轉編號1之箱子中，但箱子內文件如不便由文件中心開啟，亦可黏貼於箱子外，俾文件中心確認。

至於移轉費用原則每箱5.5美元（不含運費），如非透過ARCIS申請或移轉文件屬特殊類型，如現行文件、保存期限短、混合系列或混合媒體、被列為永久保存檔案、屬機密文件等，須事先諮詢文件中心，並將採取不同收費標準。此外，文件中心另提供自整理、裝箱到貨運之全程服務，服務費用同樣需另外計算（圖3）。

在清理處置方面，由於移轉文件仍為機關所有，因此如有其他單位提出異動情形，文件中心皆會通知原機關進行確認。以屆滿保存年限待銷毀為例，文件中心於90天前便會通知機關，並以書面做成准駁決定，當未收到機關回復前，文件中心皆不對文件做任何處置。

二、文件應用

文件應用可分為紙本文件借回或掃描為電子形式，紙本文件借回經ARCIS申請或提交應用申請單等方式後，文件中心於1個工作日內便可準備郵寄或供現場取件，如有需24小時內取件等緊急應用需求，文件中心也有提供相關服務方案（圖4）。

當機關申請借回之紙本文件準備返還文件中心時，應確保箱子上編號、箱子內文件與當初借回時一致，如需替換文件可事先申請，如經文件中心發現箱子內文件分類或排序與當初借回時不符，將加價計費。

相對紙本文件應用，文件掃描為電子形式其作業上更為迅速，原則上午9時提出申請，當天下午4時即可透過電子郵件取件，不僅可以節省貨運費用，同時確保紙本文件得以持續保存於文件中心（圖5、6）。

三、其他服務

除了前述服務外，文件中心也提供文件數位化、文檔管理諮詢及保密文件（含電子形式）保存等各式服務，儘可能滿足現今文檔管理需求，如想深入瞭解，可參考聯邦文件中心網頁提供資訊（圖7）。

伍、結語

美國文件中心迄今已逐步建立半現行文件管理體系，提供文件（Records）過渡到檔案（Archives）的集中式保存空間，使各機關檔案庫房得更有效運用。同時，透過多樣化且便捷、迅速的服務，並兼顧使用者的應用需求，有效發揮文檔價值。它山之石，可以為錯，我國各機關檔案典藏壓力與日俱增，透過上述美國文件中心設置與管理經驗，值得作為我國未來設置文件(檔案)中心，以及相關制度變革之借鏡與參考。