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機密文書是依法律或法律具體明確授權之法規命令而有保密義務之公務活動紀錄，其歸檔點收、立案編目、保管、檢調、複製儲存及清理等作業事項，均有別於一般檔案。本文以機密檔案管理及機密檔案管理評鑑表項目說明機關經常詢問之實務問題，希讓檔案管理同仁在機密檔案管理及受評時能更加順遂。

國家發展委員會檔案管理局檔案徵集組科員 吳冠瑋

壹、機密文書歸檔

點收是公務文書進入檔案管理階段樞紐點，在一般檔案點收作業，檔案管理人員應依機關檔案點收作業要點相關規定，檢視歸檔案件中是否含有不得歸檔物品，核對歸檔清單所列內容及數量應與歸檔檔案相符，如有案件不全、污損、未填註頁碼等應退回補正。而機密文書歸檔點收作業，則需要顧及機密文書內容之保密性，因此，依機密檔案管理辦法（以下簡稱本辦法）第4條規定，機密文書歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套（以下簡稱專用封套）裝封，詳實填註專用封套上相關欄位，續於專用封套封口加蓋印章或職名章，再送交檔案管理單位辦理歸檔。

貳、機密檔案評鑑項目

機關檔案管理評鑑具有三大特色，分別是分級機制、聚焦法定事項及具備獎懲機制，曾於檔案樂活情報第169期簡介說明評鑑制度。以檔案管理法定事項為評鑑範圍，包括檔案點收、立案編目、保存與維護、鑑定與清理、檢調與應用、機密檔案管理、文書檔案資訊化、對所屬(轄)機關考評、計畫規劃與評估等9大評鑑項目。本文主要聚焦於機密檔案管理評鑑表項目（如下表）進行說明：

一、機密文書歸檔以機密檔案專用封套封裝並依規定記載應載事項：

本項目評鑑方式採抽檢方式進行，且至少抽檢20件機密檔案，如機關僅管有20件以下(含)機密檔案，則全部查檢。在進行實地評鑑時，需查核專用封套記載事項是不是符合本辦法第4條規定，如有1項未填，或未依機關檔案管理作業手冊（以下簡稱作業手冊）規定填列者，均視為不合格。

以下就專用封套各欄位著錄進行說明（如下圖，詳細請參考作業手冊表22-1填寫說明）：

(一)收發來文字號：依機關檔案編目規範第11點與作業手冊9.4.1.2規定，收文字號指收文機關所編之字號，發(來)文字號係由發(來)文機關所編之字號，又發文字號包括本機關發文或創簽之編號；收發(來)文字號之著錄，應以原文件之文字或符號為之，數字以阿拉伯數字表示之。

(二)單位名稱：應填寫承辦該機密案件之承辦單位名稱，以利後續保管與查找。

(三)案由（名）：應扼要記載封套內機密檔案之主旨或內容，且不得揭露機敏資訊，或得以代碼或代名表示之，但不得著錄「密不錄由」等無法判斷內涵之文字。

(四)案卷內文件起迄日期：如封套內僅封裝1件檔案，應填寫該案件之文件產生日期，合併多件文號為1案件時(即同一目次號者)，應以該案件最後產生之文件為文件產生日期；如封套內有2案件以上檔案，應填寫封套內最早與最晚之文件產生日期。

(五)頁數：應填寫封套內本文及隨同裝訂之紙本附件頁數總和。

(六)件數：應填寫案件數，合併多件文號為1案件者(即同一目次號者)，件數以1件計算。

(七)附件數：應依各媒體類型填寫附件之數量，如紙本2種、光碟1張，填寫紙本2、光碟1。

(八)機密等級、保密期限或解密條件及保存年限：應覈實填列機密文書核定之機密等級與保密期限或解密條件，並依分類號對應之保存年限著錄。

二、機密檔案保管：

為避免機密檔案之機敏資訊被隨意複製或私自攜出，本項目依本辦法第6至8、21條規定，查核重點為各機關存放機密檔案保管空間，並檢視有無符合機密檔案與一般檔案應分別存放、依機密等級分別保管、配置具安全防護功能之存放空間、密鎖，以及由專人管理等必要管制措施。

三、檢討辦理機密等級變更或解密事宜：

依本辦法第22條及作業手冊22.4.6規定，檔案管理單位應定期清查機密檔案。清查時，得請業務承辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。但保密期限屆滿者，其解密事宜，由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理之。機密檔案經檢討，核定為解密者，承辦人員應依國家機密保護法及其施行細則、文書處理手冊或相關法令規定辦理解密，於完成機密等級註銷作業後，檔案管理單位應修正檔案目錄著錄內容，且依一般檔案管理，其目錄之案名或案由原以代名或代碼著錄者，應重新修正，將修正後的檔案目錄依規定辦理目錄彙送作業。

另本項目評鑑為查檢機關辦理機密等級變更或解密之簽核文件，並隨機抽檢機關至少20件已完成解密作業之檔案目錄修正情形，如機關僅管有20件以下（含）者，則全部查檢。

參、常見問題及說明

Q1：機密文書歸檔以專用封套封裝並依規定記載應載事項，是指隨機抽檢嗎?如果專用封套只要有一項未填或錯誤即視為不合格嗎？

A1：隨機抽檢至少20件機密檔案，如機關僅管有20件以下（含）機密檔案者，則全部查檢。本評鑑項目考量專用封套所載內容，是後續檔案據以立案編目之重要資訊，如未依作業手冊專用封套欄位定義填列或填列錯誤者，均視為不合格。

Q2：機密檔案編目資料不符規定，如案由著錄為「密不錄由」，後續應如何修正?

A2：依機關檔案編目規範第2點規定，案名係指扼要表達案卷內容之名稱，案由指扼要表達案件主旨或事由之文字，如案由或案名有洩密之疑慮者，依本辦法第4條規定，得採代碼或代名表示之。機密檔案已完成歸檔點收且該專用封套「案由或案名」欄位記載密不錄由者，考量後續管理及辨識不同案件之需，得依相關規定請業務承辦單位修正專用封套欄位內容，或依本辦法第22條規定，檔案管理單位於定期清查機密檔案時，請業務承辦單位依法辦理解降密檢討，經檢討後如認為有繼續保密之必要者，應依規定修正專用封套欄位內容，簽章後密封歸還。

Q3：機密文書辦畢歸檔後，因檔案庫房空間不足，能不能存放於專責保管人員的辦公區域之鐵櫃並上鎖就好?

A3：依本辦法第6條規定，機密檔案應與一般檔案分別存放，並依機密等級分別保管；必要時，應存放於保險室或密室中，並裝置警報及監視系統。另依本辦法第8條規定，機密檔案之存放場所或區域，得禁止或限制人員、物品進出，並為其他必要之管制措施，復依檔案庫房設施基準第2點規定，各機關為保管檔案，應設置檔案庫房，且檔案庫房應與其他技術用房舍及辦公室為必要之區隔，即人員作業空間應與檔案庫房分離，以兼顧人員健康與檔案保存及安全，因此，不宜放置於專責保管人員區域。

Q4：依規定每年至少辦理1次機密檔案清查，機關如有辦理機密檔案檢討，得否視為辦理檔案清查?如辦理時間為2年，可否視為每年均有辦理?  

A4：依本辦法第22條第2項及作業手冊22.4.6.1與22.4.6.2規定，機密檔案應依機關所定之檔案清查計畫，由檔案管理人員定期辦理清查。清查時，得請業務承辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。但屬保密期限屆滿者，其解密事宜，由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理之。上開規定是為機關主動辦理機密檔案之機密等級變更及解密事宜，如機關針對機密檔案之密等檢討專案之內涵與上開規定相符者，當可視為清查作業，又專案作業期程機關得本於權責調整，惟為利考評，受評機關應提供專案執行期間及分年執行相關作業績效或進度成果之佐證資料。
 

肆、結語

檔案管理評鑑與金檔獎評獎將分別發揮「扶弱」與「獎優」功能，原定於111年起實施主管機關對所屬機關考評，因受COVID-19疫情影響，主管機關可視情況延至112年辦理，但仍期儘速展開，以全面改善並提升各機關檔案管理效能。希望看完了以上說明及相關常見問題，能協助解決各機關檔案管理人員及承辦人員對於機密檔案管理評鑑的疑惑。如想瞭解更多，歡迎至本局網站參考運用。