檔案樂活情報

第176期

2022-02-16

檔案知識+-機關檔案管理資訊網 — 檔案管理填報系統介紹

機關檔案管理資訊網 — 檔案管理填報系統介紹

檔案知識⁺

機關檔案管理資訊網—
檔案管理填報系統介紹

為落實各機關自主管理及提升機關檔案管理績效,國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔案局)自民國98年起陸續推動各機關檔案管理調查、機關檔案風險管理及機關檔案管理作業檢核等系統填報作業,引領我國檔案管理作業資訊化邁向嶄新的里程碑,同時也為機關檔案管理業務推動帶來諸多效益。透過本文介紹說明,帶您進一步瞭解!

國家發展委員會檔案管理局企劃組科員 蔡艾倫

 

壹、前言

為掌握各機關檔案管理情形、蒐整相關數據,作為研議全國檔案政策、法規與管理制度之參考,檔案局於98年建置機關檔案管理調查系統,逐年就各機關檔案管理情形進行調查分析;續為推動機關檔案風險管理及自行檢核機制,以找出潛在問題,防止危害發生或減少衝擊,於107年建置機關檔案風險管理及機關檔案檢核作業系統,並與機關檔案管理調查系統整合(如圖1),納入「機關檔案管理資訊網」,俾深入研析機關檔案管理問題,進而擬定因應對策。

 

圖1 機關檔案管理工具整合示意圖

貳、建置緣起

機關檔案管理資訊網(如圖2)所建置的各項系統,皆有其時空背景及調查目的,扼要說明如下:

 

圖2 機關檔案管理資訊網系統填報作業畫面

一、檔案管理調查系統

檔案法及其相關子法自91年1月1日正式施行後,檔案局即於次年(92年)進行全國機關檔案管理調查,其可視為檔案法實施初期之政策執行評估,系統調查重點在於掌握各級機關是否能夠確實有效遵循檔案法令,同時瞭解各機關在檔案管理業務運作上可能遭遇的困難,以及所需要的支援;95年為有規律蒐整各級機關檔案管理工作情形,調查頻率改為每年1次,以增進統計資料的即時性,並利於比較分析;98年建置「全國機關檔案管理統計系統」,便捷各機關上網填報,填報至今,已累積相當成果,每年除就調查結果摘述重點並公布外(如109年度機關檔案管理調查結果),亦運用分析調查結果,提出機關檔案管理之改善建議,以資持續精進。

二、機關檔案風險管理系統

鑑於檔案風險管理已是國際趨勢,參考先進國家做法,建立機關檔案風險管理機制,以協助機關評估檔案管理可能之風險,找出潛在問題,並施以控管及即時採行因應措施,防止危害發生或減少衝擊,爰於106年12月12日函頒「機關檔案風險管理制度推動實施計畫」,提供各機關參考,並於107年建置「機關檔案風險管理系統」,請各機關透過系統填報方式,自行評估機關檔案管理風險發生機率及影響程度,進而降低不必要之風險。

三、機關檔案管理作業檢核系統

依機關檔案管理作業手冊第23章「作業成效評估」規定,各機關每年應依「檔案管理作業檢核表」檢核機關檔案管理作業辦理情形。為簡化各機關檢核作業,檔案局於107年建置「機關檔案管理作業檢核系統」,便捷各機關透過系統工具完成檢核,並就檢核結果不符合規定之事項,提出適當之處置措施或改善作為。

 

參、推動效益

綜上所述,機關檔案管理資訊網所建置的各項系統,能發揮四大效益,分別是簡化作業程序、政策推動參據、落實風險管控、健全機關自主,概述如下:

一、簡化作業程序

各項調查作業原採紙本作業,皆改由線上填報,大幅降低紙本作業之不便,同時運用網路特性,迅速蒐整各機關檔案管理相關資訊,提升調查統計效率,並為建立全國各機關檔案資料庫奠定基礎。

二、政策推動參據

檔案局及各機關可以透過系統內各項統計資料,瞭解機關檔案管理現況及發展趨勢,並從中找出目前面臨的問題,以作為政策擬定、修正或終止之參據

三、落實風險管控

透過分析檔案風險管理填報推動機關檔案風險管理作業標準化,強化機關檔案管理人員風險意識,引導機關落實檔案風險管控機制,確保檔案永續典藏及便利開放應用。

四、健全機關自主

各項系統填報已行之有年,各機關可以透過各項系統填報瞭解機關本身檔案管理問題,清楚界定機關檔案管理目標、管理進度、標竿比較以及平衡發展,進而強化機關自主管理機制。

肆、結語

檔案管理填報系統為機關檔案自主管理之工具,檔案局將持續推動維運穩定、安全與便捷的填報系統環境。透過填報系統,提供各機關檔案自我管理必要資訊,落實檔案風險管控機制,有效提升我國檔案管理效能,共同邁向智慧政府目標。

 

 

參考資料
  1. 國家發展委員會檔案管理局。檔案管理填報系統操作手冊V.1.0版。
  2. 國家發展委員會檔案管理局。機關檔案風險管理作業指引2.0。
  3. 國家發展委員會檔案管理局20週年專刊。
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