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壹、前言

政府的採購業務是政府施政的一環，它的相關紀錄也是檔案的多元類型之一。正如一般民眾對採購業務的認知，它是政府機關執行業務，使用預算辦理各項公務所衍生的採購行為，更簡單來說，就是買東西或花費委外處理或解決機關需要完成的事情。然而因應科技進步，執行採購也要跟上時代，以前的辦理方式不僅花費許多時間，為了保存這些採購過程的文件，使用更多的資源諸如紙張及整理人力，才得以完整的保存採購資料。但隨著時代演進與新興技術的出現，政府辦理採購開始導入資訊科技的輔助，不僅增進辦事效率，更減少許多資源的浪費。因此本篇一併簡述政府採購檔案保存進程及新系統上線使用後的正面影響。由於採購業務包羅萬象，本篇僅先就採購金額十萬元(含)以下(即公告金額十分之一以下)之採購案件(簡稱小額採購)為主要探討內容，方便大家對政府採購的檔案保存有基本認識。

貳、政府辦理小額採購檔案保存之進程簡介

1. 採購與檔案管理的關係
   各機關依據業務職掌來辦理採購，為完成該職掌的任務，可能需要採購一批設備或是委由具有相關專業的廠商來處理機關的業務，例如文書檔管單位，為辦理檔案管理作業，可能需要一臺掃描器將紙本檔案進行電子保存，或勞務承攬人員協助整理歸檔檔案，此時就需要透過採購來完成。
   
   機關採購人員辦理採購業務時，其各階段的簽核公文與佐證文件均應妥善保存，例如廠商開立之報價單、相關設備的出廠證明或是保證書及廠商開立之發票等均為採購過程之交易資料，於整件採購案完成後，就要將全案過程的文件資料整理歸檔，這就是採購與檔案管理產生連結的開始。
   
   依《採購文件保存作業準則》第2點規定略以，「本準則所稱採購文件，係指機關或其補助、代辦機關 (構) 依本法辦理採購所持有之下列文件及其所附實物或證物…」，採購法規已對採購文件有基本規定，這些法定的文件，便是各採購業務人員辦理採購應保存之檔案文件。
    
2. 早期採購之簽核及檔案保存方式
   早期辦理採購案件，多以紙本方式辦理簽核及歸檔，惟不同採購案件因其性質差異，所產生的檔案資料多寡不一，有些採購資料甚至須以紙箱包裝，其整理不僅耗時費工，更成為檔案管理人員的困擾。
    
3. 當前採購之簽核及檔案保存方式
   隨著科技進步，電子設備開始進入我們的生活中，政府機關也隨著這樣的趨勢，引進電子設備辦理公共事務，帶給機關人員更便利的辦公方式，不僅增進行政效率，還可降低錯誤率，尤其未具保密價值與長期保存風險而有規則性之文書，較適合辦理電子化作業，諸如將公文採線上簽核、歸檔文件掃描成電子檔歸檔、舊影片轉換為電子檔案保存等，於是採購作業的文件檔案也隨之進入電子化之列。
    
4. 採購檔案保存的未來可能
   現今科技已不僅走向電子化，甚至進入網路時代，政府的檔案管理也朝向透過網路或雲端儲存的多元保存方式前進，為讓採購檔案的管理引進網路作業，也開始思考利用網路方式處理及整理的可能性；政府採購作業中的小額採購，正好有符合使用網路處理及整理的特性。雖然尚無法將所有採購案件均以電子化辦理及保存，但先從小額採購出發也是一個很好的開始。
    

參、此系統對小額採購線上簽核及檔案保存的影響

1. 經費結報系統功能簡述
   經費結報系統為行政院主計總處開發的經費報支系統，此系統可將機關各項支出經費以線上簽核的方式辦理簽核及報支，不再以紙本方式處理。小額採購是指金額十萬元(含)以下之採購案件(即公告金額十分之一以下)，由於金額相對較小，所以簡稱為小額採購，雖是小額，但確是各政府機關數量較多的採購案件。
   依照行政院主計總處的設計，經費結報小額採購作業區分為三個流程，並均在網路線上辦理：
   
   (一)請購：業務單位依需求提出請購，以線上方式處理陳核流程。
   
   (二)驗收：於請購程序核定後，廠商送貨或提供服務，執行完竣檢送相關證明資料供機關辦理驗收作業。
   
   (三)報支：經機關驗收確認合格後，請廠商開立發票或收據，向機關請求付款。
    
2. 經費結報系統的優點：
   政府經過嚴謹的規劃推出這套結報系統，其對採購流程的簽核及檔案保存產生主要的二點正面影響，說明如下：
   
   (一)減輕實體檔案保存負荷：
   從請購到付款，所有流程均改為線上簽核方式辦理，亦記錄各該流程及執行時間，包括請購流程的報價單、驗收流程的佐證資料及報支流程的廠商發票或收據，均採電子檔案形式保存，無需保存紙本實體檔案，不僅節省相當可觀的紙張，亦可減輕檔案庫房的典藏壓力。
   
   (二)增進行政效率：
   透過線上的流程紀錄，可免去紙本核章的麻煩，更減省行政流程的時間，結案後亦可線上查找各階段執行進度，不再需要從成堆的採購文件或憑證中翻找，更可經由系統產製各類所需報表，有利於機關進行採購行為的統計分析，並銜接未來大數據的發展趨勢，俾有效提升行政效率。
    

肆、結語

政府的小額採購業務對一般民眾而言，可能相當陌生，亦非關注焦點，但政府機關為推展業務，每天都有小額採購之需，辦理小額採購業務所使用的紙張資源也相當可觀，透過現今進步的科技，將以往紙本形式保存的採購檔案，從請購、驗收至報支，改由經費結報系統以電子化保存，不但提升機關之行政效率，更撙節大量紙張資源，甚至未來檔案保存年限屆期後亦可免去紙本檔案銷毀的程序。因應資訊化的趨勢，政府採購業務也應該朝這個方向努力，經費結報系統的開發建置，就是採購業務跨出資訊化的第一步，希望在這個基礎上，未來能有更大的進展！